采購管理

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　　對任何企業(yè)來講，采購是其經(jīng)營的起始環(huán)節(jié)。采購直接影響企業(yè)生產(chǎn)、運營，從而決定企業(yè)發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟發(fā)展，人民對消費的態(tài)度逐漸轉(zhuǎn)向，餐飲業(yè)近幾年發(fā)展迅速，成為促進我國經(jīng)濟發(fā)展的又一重要力量。在物流活動向現(xiàn)代化邁進的同時，餐飲業(yè)采購問題日益凸顯，不僅制約企業(yè)發(fā)展，而且損害消費者利益。餐飲企業(yè)采購發(fā)展前景較大，改進措施也較易執(zhí)行，若加以改進，可直接為企業(yè)創(chuàng)造價值。

　　一、餐飲業(yè)采購存在的問題

　　1、傳統(tǒng)采購模式，弱視供應商管理。商品供應分為兩部分:供應商送貨上門;獨立采購。晚上廚房各個部門會根據(jù)經(jīng)驗和訂貨情況準備采購總結(jié)文件，提交給采購部。當天采購人員會根據(jù)單據(jù)通知供應商第二天的發(fā)貨數(shù)量，一些需要在市場采購的菜品也會通知供應商備貨。有些菜沒有供應商送貨，采購人員必須去市場采購。大多數(shù)商品都是由供應商提供的。供應商繳納入場費后，同行分析和績效評估的管理是空白。

　　2、采購計劃缺乏準確性，材料采購計劃是根據(jù)很多方面制定的，每年各部門實際使用材料的統(tǒng)計，現(xiàn)有庫存資源的統(tǒng)計，企業(yè)資金的流向等等。各部門材料使用實際情況的統(tǒng)計每年都不真實。有些企業(yè)往往沒有針對物料管理制定完整的企業(yè)管理流程，造成資源需求無計劃的問題。無法驗證這些物料是否真正得到了落實，因此不確定上一年度的物料使用數(shù)據(jù)是否滿足生產(chǎn)經(jīng)營的實際需要。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模不斷擴大，對物資的需求也越來越大。

　　3、 招標過程控制不到位。部分餐飲企業(yè)招標程序不規(guī)范，重點環(huán)節(jié)管理不到位，致使招標工作流于形式。有的餐飲企業(yè)招標前期工作準備不充分，倉促招標，未能實現(xiàn)有效競爭。有的單位對投標人資格審查不嚴，有的單位設定不合理條件限制或排斥潛在投標人。有些招標項目，由于過程控制不到位，造成投標人之間互相勾結(jié)哄抬報價。

　　4、引流來的客戶和訂單信息不能自動匯集。往往處理訂單要在各平臺、各店鋪之間來回切換，員工忙的手忙腳亂，發(fā)貨量大，難免錯發(fā)漏發(fā)，訂單管理流程不規(guī)范，處理效率低。

　　5、企業(yè)缺乏有效的預算管理。餐飲企業(yè)企業(yè)相關(guān)組織架構(gòu)不健全完善，部門權(quán)責不匹配，部分企業(yè)只重視預算編制，而忽視預算執(zhí)行過程，與預算編制和執(zhí)行嚴重脫節(jié)，預算報表編制和審批程序不嚴謹，與預算執(zhí)行和控制體系脫節(jié)，盲目機械模仿其他企業(yè)預算管理模式;實踐中缺乏相關(guān)的監(jiān)督、管理和審計機構(gòu)，使預算編制成為一紙空文，缺乏客觀性、嚴肅性和權(quán)威性，無法實施有效控制;企業(yè)信息化水平低，導致財務和業(yè)務無法形成有效連接。

　　二、泛普軟件采購管理軟件的功能

　　1、供應商管理

　　供應商信息管理：包括供應商基本信息、組織信息、聯(lián)系信息、法律信息、財務信息、溝通記錄、機會信息、成本信息、產(chǎn)品與服務信息、合約與訂單信息、供應商咨詢單信息。供應商資格審核：提供供應商資格審核框架。每個新的供應商都必須經(jīng)過資格審核流程以確保其符合企業(yè)制定的要求。供應商分類管理：時跟蹤每個供應商的資格審核狀態(tài)及績效，并根據(jù)這些信息將其歸入為：尚未進行資格審核、合資格、不合資格、黑名單、高滿意度幾大類。

　　2、采購計劃管理

　　各部門可根據(jù)各自不同的費用類別來制定不同的采購計劃。根據(jù)采購計劃，管理采購完成率和跟蹤偏差，并在整個采購計劃和執(zhí)行過程中提供預警。

　　3、招標管理

　　軟件提供了一個有效的框架，幫助您為招標階段制定有效的計劃與策略。例如：供應商信息請求、報價請求、提議書請求、持續(xù)報價、供應安排。軟件能夠幫助企業(yè)實時追蹤與管理招投標的整個過程：已通過篩選的候選人名單-標書準備-公布招標邀請函給投標人-投標人應標-評標-最終選標-公告結(jié)果。軟件提供一個web-base的平臺，支持端到端的電子招投標過程，招標方與投標方都可以在這個平臺上獲取實時的招標信息、溝通信息以及雙方提交的共享文檔等。

　　4、訂單管理

　　采購訂單、銷售單與付款管理:軟件支持從采購申請到付款整個采購過程的管理。采購訂單、銷售單與付款可以由每個部門分別管理，也可以由整個企業(yè)統(tǒng)一管理。實時服務水平協(xié)議:能夠設置服務水平協(xié)議的獎勵與懲罰規(guī)則，并實時自動追蹤其實際結(jié)果。同時支持設置里程碑，收入/支出，可交付成果質(zhì)量，服務的可用性，服務能力，缺陷率，服務周轉(zhuǎn)時間等跟蹤要素。在執(zhí)行過程中，軟件自動跟蹤并衡量結(jié)果，計算出相應的獎勵/懲罰，并實時通知相關(guān)人員。

　　5、預算管理

　　采購管理的一個重要方面是跟蹤和管理可用預算，因為支出直接影響組織的底線。創(chuàng)建和執(zhí)行動態(tài)審批工作流程可以幫助企業(yè)通過解決審批瓶頸和定義進行各種規(guī)模采購所需的權(quán)限來提高采購流程的效率，從而進一步加強采購審批。具有基于規(guī)則的預算控制和自動支出監(jiān)控的解決方案，可以在潛在問題影響你的業(yè)務之前了解它們。

　　三、選購采購管理軟件的要點

　　1、符合企業(yè)經(jīng)營規(guī)模

　　不同的企業(yè)使用相同的采購供應軟件產(chǎn)生不同的效益。業(yè)務規(guī)模越大，他們能減少的工作量就越多，產(chǎn)生的效益也就越大。對于采購業(yè)務規(guī)模大的企業(yè)來說，功能強的軟件比功能簡單的軟件要好，提高的效益大于采購支出。

　　2、評估軟件的有效性

　　評估軟件的性能是選擇軟件時最重要的因素之一。比如這個軟件是否能完成采購部門要求的工作，是否與現(xiàn)有的其他支撐系統(tǒng)(如會計、進銷存、收款)兼容，是否易于與采購信息系統(tǒng)中的其他數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫集成，是否易于使用和理解，是否能隨著采購部門的業(yè)務變化而增加功能，是否提供控制功能和異常報告供管理人員使用。

　　3、軟件的成本

　　目前大部分軟件價格由:軟件產(chǎn)品價格、實施指導價、定制價、二次開發(fā)價、年服務費等組成。

　　4、軟件的易用性和系統(tǒng)的穩(wěn)定性

　　所采用的軟件必須易于使用。同時，軟件要保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性。穩(wěn)定的采購管理軟件技能在輸入正確數(shù)據(jù)時能正常運行，在輸入錯誤數(shù)據(jù)時能自動檢測錯誤，并提供人工檢測錯誤的平臺，保證軟件的正常運行。

　　5、軟件產(chǎn)品的可擴展性

　　要求軟件產(chǎn)品的功能既要滿足企業(yè)當時的需求，又要滿足未來的需求，即所購買的軟件要有一定的擴展性，將來可以與其他系統(tǒng)集成和擴展，滿足企業(yè)信息化的整體需求。

　　加強餐飲業(yè)的采購管理流程，提高餐飲業(yè)供應鏈的效率，幫助餐飲業(yè)占領(lǐng)更多的市場空間，從采購供應鏈管理的角度，餐飲業(yè)需要加強對供應商的考察，選擇更適合自身發(fā)展實際的供應商;同時，加強自身與供應商的戰(zhàn)略合作，及時了解餐飲原料的市場發(fā)展動態(tài);利用供應鏈信息共享平臺的建設，還可以掌握采購原材料的供應和物流運輸情況，實現(xiàn)對采購環(huán)節(jié)的整體控制，進而提高自身的運營效率。