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協(xié)同辦公系統(tǒng)流程設(shè)計四式之二:預(yù)定義人員
在上篇文章中,我們介紹了華天動力oa系統(tǒng)中基于指定人員的流程設(shè)計方式,本篇文章將介紹四種方式的第二種:基于預(yù)定義人員,看看一種比較靈活的流程設(shè)置方式。
流程設(shè)計中的小麻煩
流程就像女朋友,我們希望她盡量簡單、好管,可是她卻總會給我們制造一點小麻煩。在OA系統(tǒng)中設(shè)計工作流程時,并不是每個流程的每個節(jié)點都可以指定一個固定的審批人,然后按部就班的流轉(zhuǎn),比如下面的情況:
我們公司的很多文件需要經(jīng)理級人員來會簽,但不同的文件會有不同的會簽人員,我可以將所有經(jīng)理都加入到會簽列表中,然后由審批人從這個列表中選擇具體的幾個經(jīng)理來會簽么?
在上面的問題中,我如何控制我所選的人員是都需要審批,還是只要其中一人審批就可以向下流轉(zhuǎn)?
有的審批流程中某一步驟的審批人無法預(yù)先確定,需要由上一步審批者自行選擇,如何實現(xiàn)?
上面的問題有一個共同點,就是在設(shè)計流程時,無法精確地指定到人,而只能確定一個人員范圍,這時候就需要用到華天動力OA系統(tǒng)中“預(yù)定義人員選擇”的方式來實現(xiàn)。
解決的辦法
預(yù)定義人員選擇:預(yù)定義人員選擇就是預(yù)先指定一個審批范圍,當(dāng)前審批人從指定的審批范圍內(nèi)選擇一個或多個審批人員進(jìn)行下一步審批。適用于不確定具體的審批人,但可以確定審批范圍的流程,比如某一個審批步驟,審批人只能從財務(wù)經(jīng)理、企劃經(jīng)理、人事經(jīng)理、辦公室主任等三級崗位中選擇審批人員。
在華天動力OA系統(tǒng)中,預(yù)定義人員選擇有三種方式:
1、當(dāng)前指定的人員:流程管理員指定了人員范圍,并預(yù)先設(shè)置是只需其中一個人審批即可,還是需要全部人員審批。審批時,流程按照管理員的設(shè)定流轉(zhuǎn)。
2、審批時由當(dāng)前用戶從指定人員中選擇:流程管理員指定了人員范圍,并預(yù)先設(shè)置是一人審批還是多人審批。審批時,由前一步的審批人從指定范圍中選擇一個或多個審批人進(jìn)行下一步審批。
3、審批時由當(dāng)前用戶指定人員:流程管理員不指定人員范圍,但預(yù)先設(shè)置是一人審批還是多人審批。審批時由前步審批人自由指定當(dāng)前步驟的審批人員,這種方式的靈活性最大。
華天動力OA系統(tǒng)預(yù)定義人員選擇設(shè)置畫面
應(yīng)用案例
金信集團(tuán)要對所有的規(guī)章制度進(jìn)行修改和整理。
辦公室主任劉明想這樣來做:首先由行政秘書王倩整理所有的制度文件,發(fā)給相關(guān)的部門經(jīng)理進(jìn)行修改,然后將修改后的文件發(fā)給自己,由他組織有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會簽,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
劉明希望借助OA系統(tǒng)來加快工作進(jìn)度,于是請信息部經(jīng)理姜程協(xié)助設(shè)置一個工作流程。
姜程思考了一下說:“這個流程里面審批人不確定,需要通過預(yù)定義人員選擇的方式來設(shè)計。首先,修改人員不確定,所以我要將所有相關(guān)的部門經(jīng)理都加進(jìn)來,由王倩從中選擇;其次會簽人員不確定,所以我要將公司所有的中層領(lǐng)導(dǎo)都加進(jìn)來,由你從中選擇,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。這樣流程就是:王倩發(fā)起—部門經(jīng)理修改—劉明簽批—領(lǐng)導(dǎo)會簽—趙總簽發(fā)。”
劉明:“王倩可能會需要同時選擇兩個經(jīng)理來修改文件,比如銷售部經(jīng)理和市場部經(jīng)理,而我肯定是要選擇多個人來同時會簽的,可以實現(xiàn)么?”
姜程:“當(dāng)然可以,你們選擇一個人或多個人都行的,而且可以決定是只要一個人審批就可以通過,還是所有人審批才可以通過。”
劉明:“那就好,那就麻煩你設(shè)置一下這個流程吧,等王倩將文件整理完后,我們就正式開始進(jìn)行。”
姜程:“好,這個流程很容易設(shè)計,半小時后你登陸OA系統(tǒng)就可以看到了。”
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