企業(yè)郵箱內(nèi)部通訊

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　　內(nèi)部通訊是標(biāo)準(zhǔn)即時(shí)消息的增強(qiáng)形式，通常增加用于策略管理的安全功能和工具。與標(biāo)準(zhǔn)的即時(shí)消息工具不同，企業(yè)內(nèi)部即時(shí)通訊具有審計(jì)與內(nèi)置病毒掃描程序共享文件以及端到端加密等功能。借助它，可以方便企業(yè)員工實(shí)時(shí)交談，并增加了保護(hù)公司安全所需的隱私和安全措施，那么企業(yè)郵箱系統(tǒng)需要具備哪些核心功能?

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　　一、企業(yè)郵箱系統(tǒng)需要具備哪些核心功能

　　企業(yè)郵箱作為內(nèi)部溝通與業(yè)務(wù)往來的重要載體，即使在其他即時(shí)通訊工具已經(jīng)相當(dāng)普及的當(dāng)下，一些非常關(guān)鍵、正式的文件，以及蘊(yùn)藏了有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)密的文件仍然需要通過郵箱進(jìn)行傳遞。可見，企業(yè)郵箱已成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展必不可缺的重要工具。那么，現(xiàn)在一個(gè)好的企業(yè)郵箱系統(tǒng)都需要具備哪些核心功能呢?

　　1、反垃圾反病毒模塊

　　如何有效的阻止垃圾郵件和病毒郵件對(duì)企業(yè)電子辦公的騷擾，始終是企業(yè)通訊的一大難題。市面上的郵件系統(tǒng)產(chǎn)品有關(guān)反病毒反垃圾功能宣傳不一，但具體效果如何有待考證。企業(yè)在進(jìn)行企業(yè)郵箱選型時(shí)，最好能組織一段時(shí)間的公網(wǎng)測(cè)試，并著重測(cè)試反垃圾反病毒功能的效果。

　　2、郵件加密

　　如何對(duì)郵件加密，防止企業(yè)內(nèi)部有心人士或者互聯(lián)網(wǎng)上的黑客與病毒對(duì)郵件信息進(jìn)行竊取、篡改等，這是郵件系統(tǒng)安全通訊的首要要求。企業(yè)在企業(yè)郵箱選型時(shí)，應(yīng)該了解清 楚郵件系統(tǒng)廠家對(duì)郵件信息的加密標(biāo)準(zhǔn)和過程。某些對(duì)保密要求高的行業(yè)，例如政府單位、銀行、政府等行業(yè)，對(duì)加密要求尤其嚴(yán)格。

　　3、郵件監(jiān)控

　　為了防止單位的員工通過電子郵件方式，將企業(yè)的核心資料外泄出去，企業(yè)可以利用郵件系統(tǒng)的監(jiān)控功能。如何監(jiān)控才能符合企業(yè)自己的需求，這些都需要技術(shù)人員搭建系統(tǒng)環(huán)境進(jìn)行模擬測(cè)試。

　　4、郵件審核

　　某些企業(yè)對(duì)內(nèi)部資料控制的極其嚴(yán)格，為了防止員工泄露公司機(jī)密，領(lǐng)導(dǎo)或者部門主管可以對(duì)員工的郵件收發(fā)進(jìn)行審核，及時(shí)的攔截那些有可能存在泄密危機(jī)的郵件。不同產(chǎn)品的審核規(guī)則設(shè)置是不一樣的，所能達(dá)到的效果也不同，這些都需要技術(shù)人員進(jìn)行測(cè)試。

　　5、過濾規(guī)則

　　通過過濾規(guī)則的設(shè)置，企業(yè)可以控制各類用戶或者各個(gè)不同部門郵件的收發(fā)權(quán)限，有效的保障了企業(yè)的機(jī)密資料的安全性。不同郵件系統(tǒng)對(duì)過濾規(guī)則的設(shè)置是不一樣的，有些只能單純的對(duì)具體用戶進(jìn)行設(shè)置，功能豐富的產(chǎn)品則可以針對(duì)不同的IP、部門、發(fā)件人或收件人、郵件主題、郵件內(nèi)容、時(shí)間等條件進(jìn)行過濾，從更加細(xì)致的角度規(guī)劃企業(yè)的郵件收發(fā)權(quán)限。

　　6、二次開發(fā)與技術(shù)支持

　　郵件系統(tǒng)能否實(shí)現(xiàn)企業(yè)優(yōu)化開發(fā)，以及成體系的技術(shù)支持，直接反映了郵件系統(tǒng)的使用持久性。部分郵件系統(tǒng)只為銷售量，在實(shí)際的售后中態(tài)度缺乏積極性。對(duì)這企業(yè)用戶的工作效率都帶來較大托延。

　　二、OA辦公系統(tǒng)在溝通能夠?yàn)槠髽I(yè)做什么

　　內(nèi)部溝通是企業(yè)最為重要的，OA辦公系統(tǒng)在溝通上能夠?yàn)槠髽I(yè)做到以下幾點(diǎn)：

　　1、使自上而下溝通暢通無阻

　　傳統(tǒng)的自上而下溝通很容易被人忽視——它只是沉默在人們存檔的電子郵件中，屏幕的角落里，或者在無人問津的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)中。

　　通過OA協(xié)作平臺(tái)，經(jīng)理可以使用多個(gè)渠道來傳遞消息。消息可以通過社交活動(dòng)流進(jìn)行發(fā)布、重新分享和討論，觸發(fā)雙向溝通。內(nèi)容可以放置在情境化環(huán)境中，瞄準(zhǔn)特定的隸屬組織和感興趣的社區(qū)。這不僅有助于更好地傳遞消息和信息，還有助于建立信任，讓員工更加了解組織機(jī)構(gòu)中正在發(fā)生的事。

　　2、積極構(gòu)建企業(yè)文化

　　企業(yè)文化(通常)包括如何在公司做事的潛規(guī)則。它和官方流程與系統(tǒng)共同形成指導(dǎo)公司員工如何工作的“軟件”。只要人們互動(dòng)，企業(yè)文化就能得到最好的建立和鞏固。為了積極建立企業(yè)文化，你需要關(guān)鍵人物樹立正確的行為模式。

　　3、提高和評(píng)估內(nèi)部溝通效率

　　交流者發(fā)現(xiàn)常常很難向管理層證明，內(nèi)部溝通具有商業(yè)價(jià)值，因?yàn)樗麄內(nèi)狈λ璧亩亢投ㄐ訩PI(關(guān)鍵績效指標(biāo))。事實(shí)上，在大多數(shù)溝通部門，評(píng)估內(nèi)部溝通效率是一件難事。

　　三、為何選擇泛普軟件的OA系統(tǒng)

　　1、性價(jià)比高

　　企業(yè)郵箱是根據(jù)用戶數(shù)來購買的，按需購買，整體費(fèi)用比較低，但是郵件的安全性卻得到保障，比起使用免費(fèi)郵箱放心的多，至少售后確是有保障的。

　　2、降低通信成本

　　方便內(nèi)部溝通使用企業(yè)郵箱進(jìn)行內(nèi)部溝通，節(jié)省公司員工之間的通訊成本，特別是在各地都有分公司的企業(yè)。在企業(yè)通訊錄里可以查詢到企業(yè)員工的所有資料，方便溝通內(nèi)部溝通。

　　3、安全

　　電子郵件作為外貿(mào)企業(yè)重要商務(wù)交流途徑，它的安全和穩(wěn)定性對(duì)于企業(yè)進(jìn)行一些商務(wù)交流有著比較重要的影響，企業(yè)郵箱有專業(yè)的設(shè)備，技術(shù)隊(duì)伍，可以使企業(yè)的信息得到最大程度的保護(hù)。

　　四、企業(yè)為什么要選擇OA系統(tǒng)

　　企業(yè)選擇OA系統(tǒng)主要是因?yàn)橐韵鹿δ芸梢苑奖愎芾砥髽I(yè)：

　　1、各項(xiàng)審批

　　隨時(shí)隨地發(fā)起審批流程，通過搭建各類審批場(chǎng)景，包括：外出申請(qǐng)、加班申請(qǐng)、合同審批等，所有審批信息自動(dòng)匯總形成報(bào)表。

　　2、車輛管理

　　在線發(fā)起訂單的維修、退款流程，自動(dòng)提醒責(zé)任人。

　　3、費(fèi)控管理

　　所有費(fèi)用支出情況一目了然，規(guī)范項(xiàng)目費(fèi)用申請(qǐng)流程，費(fèi)用支出情況實(shí)時(shí)展示在大屏報(bào)表中。

　　4、物資管理

　　物資進(jìn)出情況全程追蹤，規(guī)避物資去向不明、丟失等問題。

　　泛普軟件還能夠?qū)θ請(qǐng)?bào)周報(bào)管理，系統(tǒng)可以定期提醒員工撰寫周報(bào)、日?qǐng)?bào)，員工以模板形式錄入報(bào)告，管理者自動(dòng)接收?qǐng)?bào)告信息。