銷售合同

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　　隨著社會的發(fā)展，城市化進(jìn)程在飛速發(fā)展，化工企業(yè)也在突飛猛進(jìn)。合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分。高效的合同管理可以使企業(yè)在市場競爭中占據(jù)一定優(yōu)勢，減少大量法律風(fēng)險。也是企業(yè)利潤盈虧的重要縮影。合同管理，關(guān)乎化工企業(yè)之對于很多中小型企業(yè)來說，公司沒有專職的法務(wù)人員，合同往往是由行政以及財務(wù)直接管理的。所以在企業(yè)合同管理中往往會存在很多問題如合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)，合同簽訂沒有交底，合同執(zhí)行過程中忽視變更管理。

　　一、化工行業(yè)合同管理存在的問題有哪些

　　1、合同發(fā)票信息采集發(fā)票采集工作不僅是對原始票據(jù)的整理和儲存，更為重要的是需要對票據(jù)上的信息進(jìn)行識別、錄入和核對。多數(shù)財務(wù)人員仍需要人工識別和錄入發(fā)票信息，時間成本高且出錯幾率大。

　　2、不注重合同的主體資格的審查，在對外交往中，對方有時往往以辦事處、項(xiàng)目部名義等簽訂合同，更有一些企業(yè)的業(yè)務(wù)人員直接代表法人對外簽訂合同。在這種情況下，一些企業(yè)往往不注重審查對方簽約是否適格，只要對方有人簽字就萬事大吉，一旦發(fā)生糾紛，誰應(yīng)承擔(dān)合同責(zé)任，爭議較大，有的企業(yè)不承認(rèn)簽字人的身份，而簽字人又無法找到，也沒有證據(jù)證明其身份，在這種情況下，合同的風(fēng)險就相當(dāng)大了。

　　3、合同進(jìn)度控制困難，由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通word、excel，但這種管理已很難滿足公司發(fā)展需要，并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務(wù)人員的付款依據(jù)也與進(jìn)度密切相關(guān)，但同樣存在障礙。

　　4、合同文檔管理困難，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時需要耗費(fèi)很多時間。

　　5、資金管理意識淡薄，無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)精細(xì)化管理要求。將企業(yè)一切生產(chǎn)經(jīng)營活動以產(chǎn)品銷售利潤作為衡量考核的最終依據(jù)。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對資金管理重視不夠，雖然企業(yè)制定了科學(xué)、健全的財務(wù)管理制度，但各部門在協(xié)調(diào)、溝通、配合財務(wù)部門執(zhí)行資金管理制度中存在著積極性不高、不作為等消極心態(tài)。在市場經(jīng)濟(jì)深入發(fā)展的今天，企業(yè)對產(chǎn)品種類的調(diào)整、銷售市場的調(diào)研都需要極大規(guī)模的資金信息量，尤其是對關(guān)于企業(yè)產(chǎn)品采購、生產(chǎn)銷售等過程資金流量信息的需求。

　　二、泛普軟件-合同管理系統(tǒng)的功能應(yīng)用

　　1、合同發(fā)票管理

　　對合同執(zhí)行過程中涉及的發(fā)票進(jìn)行電子化管理，能夠登記發(fā)票的已開/未開金額，并且對已開的發(fā)票進(jìn)行掃描上傳?？梢灾庇^的查看發(fā)票的金額、發(fā)票類型、發(fā)票對方、合同情況等信息。

　　2、合同審批管理

　　合同管理系統(tǒng)支持審批流程定制。可以自定義審批節(jié)點(diǎn)，根據(jù)不同的合同類型、發(fā)起部門、合同分類、合同金額等條件，提交不同的審批流程進(jìn)行審批。審批完成后合同自動審核生效，完成合同歸檔。審批過程中被駁回的合同，可以重新修改后再次提交審批。

　　3、合同進(jìn)度管理

　　合同管理系統(tǒng)通過對合同事項(xiàng)的詳細(xì)管理，進(jìn)行合同生命周期的全程管控，讓商業(yè)行為承諾必有果，事事可追蹤。同時可以明確記錄合同進(jìn)度，并與計劃情況進(jìn)行對比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況。支持任務(wù)的進(jìn)度各級段執(zhí)行情況的跟蹤，匯報和評定。

　　4、合同存檔管理

　　合同管理系統(tǒng)所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，資料長期保存，隨時可查。支持合同資料的批量導(dǎo)入、導(dǎo)入、支持合同名稱的排重、支持多條件搜索。支持合同資料、聯(lián)系人資料的修改、刪除權(quán)限的控制。上傳和保存合同的相關(guān)掃描文件等基本信息。

　　5、合同資金管理

　　合同管理系統(tǒng)對于合同執(zhí)行過程中的合同金額/待收/應(yīng)收金額方便的管理，了解當(dāng)前企業(yè)的合同中有哪些待收款;對于采購合同需要能快捷的統(tǒng)計和分析待付款金額。

　　三、合同管理系統(tǒng)有哪些亮點(diǎn)

　　1、合同全生命周期管理

　　合同管理系統(tǒng)提供合同的起草、審批、簽署、履約、變更、查詢、歸檔等全生命周期管理。

　　2、合同模版可視化編輯

　　合同管理系統(tǒng)通過建立行業(yè)合同范本庫，可在系統(tǒng)內(nèi)便捷引用、在線編輯、在線維護(hù)、在線管理，實(shí)現(xiàn)合同范本標(biāo)準(zhǔn)化管理。

　　3、合同履約跟蹤

　　合同管理系統(tǒng)對合同履約全過程進(jìn)行跟蹤，可實(shí)時查詢采購合同的履約狀態(tài)，通過驗(yàn)收管理、合同履約質(zhì)量評價、付款、財務(wù)對賬等功能進(jìn)行合同履約的可視化管理。

　　4、直觀展示合同履行進(jìn)度

　　合同管理系統(tǒng)合同相關(guān)的數(shù)據(jù)報表可以自動生成，并能根據(jù)企業(yè)自身情況自定義。將合管理和其他管理工作之間進(jìn)行關(guān)聯(lián)，同時對進(jìn)度、成本等進(jìn)行監(jiān)控，管理更標(biāo)準(zhǔn)、更規(guī)范，對于順利完成施工項(xiàng)目提供了保障。

　　綜上所述，合同管理系統(tǒng)可以升級原有的管理手段，不僅加強(qiáng)對合同文檔的管理，確保文檔安全，更有利于提升合同履約水平。合同管理系統(tǒng)在管理方面更加嚴(yán)謹(jǐn)和標(biāo)準(zhǔn)化，解決合同信息不同步、管控節(jié)點(diǎn)不明確的問題，提升企業(yè)的核心競爭力，適應(yīng)市場化競爭的要求。