會議管理

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 　　在汽車企業(yè)內(nèi)，信息共享、意見交換、培訓(xùn)宣傳、頭腦風(fēng)暴甚至重大決策，都是在會議室內(nèi)誕生的。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的當(dāng)下，技術(shù)推動著數(shù)字化、信息化應(yīng)用不斷深入會議室，幫助企業(yè)更快速地開展決策來應(yīng)對瞬息萬變的時(shí)代。

　　一、汽車企業(yè)傳統(tǒng)會議室的管理難題

　　1、工作效率低

　　會議室無人管理，使用情況不明，增加了不少等候會議室時(shí)間;在會議期間經(jīng)常受到外部人員的干擾，.終導(dǎo)致會議中斷;使用傳統(tǒng)白板書寫，越寫越亂，而且總面積比較有限，不能加寬。

　　2、會議室難以管理

　　會議記錄，丟三落四，開會時(shí)為了更好的做會議記錄，手足無措，常常忽視會議的要點(diǎn);視頻會議穩(wěn)定性差，音/視頻質(zhì)量及共享資源畫面質(zhì)量差等等。

　　3、操作繁瑣

　　會議室電器不及時(shí)關(guān)閉，造成用電浪費(fèi);各種電線需要連接，經(jīng)常出現(xiàn)困難和故障，會議室看起來亂成一團(tuán);會議前需要管理員手動提前打開相關(guān)媒體用電設(shè)備;投屏需要接線，或者轉(zhuǎn)接頭，操作麻煩。

　　二、泛普軟件—汽車會議管理系統(tǒng)的產(chǎn)品效果

　　1、預(yù)約查詢

　　會議應(yīng)用狀況，閑忙情況一目了然，一鍵預(yù)約會議室，會議邀請參會人員，通過短信群發(fā)通知參會人員，防止忽略會議通知。確認(rèn)參加人數(shù)并節(jié)省時(shí)間。

　　2、集中管理

　　系統(tǒng)通過互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程控制，無需人工換卡、插卡，實(shí)現(xiàn)不同場所、不同受眾、不同時(shí)間段能夠播放不同的會議信息內(nèi)容。這樣信息包括會議室啟用情況，預(yù)定信息，簽到情況，以及各種會議宣傳、品牌展示項(xiàng)目都可以通過該系統(tǒng)進(jìn)行。

　　3、信息實(shí)時(shí)發(fā)布

　　除了顯示會務(wù)信息，系統(tǒng)中的會議門牌一體機(jī)在空閑時(shí)還能即時(shí)發(fā)布緊急信息、突發(fā)事件，插播媒體文件，實(shí)現(xiàn)銀行外匯、基金利率、政策法規(guī)、促銷活動、天氣預(yù)報(bào)、時(shí)鐘等即時(shí)信息的同步發(fā)布，提升企業(yè)形象，增強(qiáng)訪客的體驗(yàn)友好度。

　　4、智能集控

　　智能集控系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)會議室內(nèi)音量、燈光、空調(diào)、顯示、視訊等環(huán)境的控制、狀態(tài)反饋、場景控制等功能。通過會務(wù)系統(tǒng)與智能控制系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)對控制系統(tǒng)的權(quán)限管理，預(yù)約會議即可對會議環(huán)境進(jìn)行控制，會議結(jié)束釋放權(quán)限。

　　5、文檔存儲

　　交互式白板書寫，共享文件、注釋，存儲，無需當(dāng)場記錄，會議后掃描二維碼帶去存儲或本地U盤，及其電子郵件存儲，通通都有，改善了記錄會議的方式，提高了文檔存儲的效率。

　　6、門禁系統(tǒng)

　　會務(wù)人員刷臉開關(guān)門，每日簽到一氣呵成;門禁系統(tǒng)顯示屏即時(shí)同步會議室使用信息，會議全程面部簽到，授權(quán)應(yīng)用，會中免打擾模式，會議更加流暢、高效率。

　　三、汽車企業(yè)怎么選擇會議管理系統(tǒng)?

　　1、會議系統(tǒng)的穩(wěn)定性，要選擇一個(gè)好的會議管理系統(tǒng)，首先系統(tǒng)就必須得穩(wěn)定，能夠?qū)崟r(shí)清晰清楚的傳輸畫面和語音，能讓與會者之間溝通順暢，就像在本地會議室開會一樣。

　　2、 會議系統(tǒng)的多場景易用性，會議管理系統(tǒng)選擇很重要的因素就是需要容易使用，因?yàn)椴皇敲總€(gè)地方都有專門的系統(tǒng)維護(hù)人員，使用方法簡單的系統(tǒng)將會提高溝通的效率。

　　3、 會議系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)備性價(jià)比，一直以來，會議系統(tǒng)一直維持著高價(jià)位，動輒上幾萬，甚至幾十萬的投入讓很多中小企業(yè)望而卻步，低成本，高性能就顯得更為重要。

　　隨著公司規(guī)模不斷擴(kuò)大，會議管理系統(tǒng)帶來的經(jīng)濟(jì)效益會越來越多。工作效率提高后生產(chǎn)效率也會提高，那個(gè)時(shí)候整體成本就會有所降低，大大提高了企業(yè)競爭力，所以對于企業(yè)來說還是有很大好處的。