項目管理中制訂項目計劃的學(xué)習(xí)體會

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

在參加項目經(jīng)理培訓(xùn)過程中，"計劃"兩字是出現(xiàn)頻率最高的詞匯之一，計劃貫穿于項目執(zhí)行的整個過程及各個子過程，是項目管理九個知識點得以實施的第一步，這足以說明計劃以及計劃的制訂在項目管理中的重要性，而項目整體計劃（下稱"項目計劃"）的制訂對項目最終結(jié)果的影響更是不言而喻。本人以前在項目管理中曾做過大大小小難以計數(shù)的計劃（包括項目計劃），其中也不乏自認(rèn)為周密完善的，但是通過培訓(xùn)老師的指導(dǎo)和自己的學(xué)習(xí)總結(jié)，對項目計劃的完整性、科學(xué)性、規(guī)范性有了新的認(rèn)識，項目計劃的內(nèi)涵和外延遠(yuǎn)非以前所想的，制訂項目計劃其實也是一個"項目"。    本文旨在對自己學(xué)習(xí)項目管理中制訂項目計劃的體會做一個總結(jié)，一方面希望對所學(xué)的知識加以消化和鞏固，另一方面旨在形成一個制訂項目計劃的模板，將來在工作實施中能得到應(yīng)用。另外，需要說明的是，在寫作過程中本人更多的是站在項目經(jīng)理的角度上。
一、項目計劃概述
簡單來講，項目計劃是一個用來協(xié)調(diào)項目中所有其他計劃，以指導(dǎo)項目執(zhí)行和控制的文件。項目計劃要體現(xiàn)項目管理中九個知識點的管理，要記錄計劃的假設(shè)以及方案選擇，要便于各干系人之間的溝通，同時還要確定關(guān)鍵的管理審查的內(nèi)容、范圍和時間，并為進(jìn)度評測和項目控制提供一個基準(zhǔn)線。計劃應(yīng)該具有一定的動態(tài)性和靈活性，并隨著環(huán)境和項目本身的變更而能夠進(jìn)行調(diào)整。計劃應(yīng)該能夠有利于項目經(jīng)理管理他們的項目團(tuán)隊和評估項目的進(jìn)展?fàn)顩r。
項目經(jīng)理是項目計劃當(dāng)然的負(fù)責(zé)人，由于項目計劃需要用到各個方面的知識，所以要想構(gòu)建并合成一個好的項目計劃，項目經(jīng)理必須懂得項目管理的基本知識，特別是整體管理的藝術(shù)。    除了項目組成人員，項目計劃制訂的參與者應(yīng)包括項目的所有干系人（有些可能只是代表，如上級領(lǐng)導(dǎo)、客戶代表等），因為項目管理的最終目的就是要使項目滿足或超過項目干系人的需求和期望。項目經(jīng)理與項目組成人員及其他項目干系人一道制定項目計劃，這將有利于項目經(jīng)理較好地理解項目的整體以及指導(dǎo)計劃的實施工作。    項目計劃如同項目本身一樣，也有其特殊性，按照特定的項目來量體裁衣，制定相符的項目計劃固然是很好的。但是對大多數(shù)項目而言，項目計劃也存在一定的普遍性和規(guī)律性，比如一個項目計劃必定包括項目的整體介紹，項目的組織描述，項目所需的管理程序和技術(shù)程序，以及所需完成的任務(wù)、時間進(jìn)度和預(yù)算等。以下就項目計劃所包含的基本內(nèi)容逐一展開。

二、項目整體介紹

項目整體介紹包括以下內(nèi)容：
1 項目名稱：每一個項目都需要一個專有的名稱，項目的起名應(yīng)注意避免與相關(guān)項目的混淆，特別是在一個大項目下面的幾個小項目之間。
2 項目以及項目所需滿足需求的簡單描述：這一段內(nèi)容很大程度上是給項目團(tuán)隊和項目干系人以外的人看的，所以應(yīng)避免出現(xiàn)過于專業(yè)的詞匯和行話。表述中應(yīng)明確項目的目標(biāo)和組織項目的原因，項目的大致時間、大致金額。
3 發(fā)起人的名稱：如果能夠的話，項目經(jīng)理最好促成將來能賦予項目更多資源的人（一般是上級領(lǐng)導(dǎo)）來做發(fā)起人，在介紹中應(yīng)給出其姓名、頭銜、聯(lián)系方式。
4 項目經(jīng)理和項目組成員的姓名：如果成員不是太多，最好列出所有人員，如果成員較多，可列出主要組成人員，并注明其職責(zé)范圍。
5 項目可交付成果：用來列舉和表述作為項目產(chǎn)出的產(chǎn)品，可能是一個系統(tǒng)、軟件包、硬件設(shè)備、技術(shù)報告，甚至可能是對某一個判斷產(chǎn)生的結(jié)論。
6 重要資料清單：許多項目都有一個前期形成的過程。將一些與項目有關(guān)的文件和會議紀(jì)要等列在這里有利于項目干系人了解項目的歷史和背景。
7 項目計劃文檔的有關(guān)定義：對文檔里出現(xiàn)的縮寫詞，文檔里涉及到的行業(yè)術(shù)語與少見的技術(shù)詞匯等做出適當(dāng)?shù)亩x和解釋。
三、項目組織情況描述

項目組織情況的描述應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容：
1 組織結(jié)構(gòu)圖：除了項目發(fā)起人公司和客戶方公司（客戶方也可能在項目發(fā)起人公司內(nèi)部，此時注明客戶方為公司內(nèi)部的項目接收機(jī)構(gòu)）的組織結(jié)構(gòu)圖外，還應(yīng)包括項目組的組織結(jié)構(gòu)圖，說明項目的權(quán)利、義務(wù)和溝通的關(guān)系。
2 項目責(zé)任：項目計劃的這一部分應(yīng)該說明項目的主要職能和任務(wù)并明確各自都由哪些具體的人負(fù)責(zé)?？刹捎秘?zé)任任務(wù)書的形式來表示，責(zé)任任務(wù)書就是一種用來說明這些信息的常用工具。
3 其他與組織或過程相關(guān)的信息：根據(jù)項目的性質(zhì)，有時候還需要在這里記錄項目之后的一些主要過程信息。例如，如果項目是要發(fā)布一個軟件的升級版本，讓項目相關(guān)人員看看該過程的主要幾個步驟的計劃圖表和時間限制對他們來說一定很有好處。
四、項目的管理和方法描述

描述項目的管理和方法包括以下一些內(nèi)容：
1 管理目標(biāo)：包括如何理解上級管理層對項目的想法，項目有哪些要優(yōu)先考慮的因素，項目有哪些假象條件和限制條件等等。
2 項目控制：這部分主要描述如何對項目進(jìn)行監(jiān)控，并如何處理變更。評估周期是一個月還是一個季度？要不要在項目進(jìn)度監(jiān)控過程中使用某些圖和表？要不要進(jìn)行掙值分析來跟蹤評估項目的執(zhí)行情況？變更控制的過程是什么？不同類型的變更都需要哪些管理部門的批準(zhǔn)？
3 風(fēng)險管理：這部分用來簡要講述如何進(jìn)行風(fēng)險的識別、管理和控制。這一點是以往項目管理中經(jīng)常被忽略或淡化的，實際上絕大多數(shù)項目都需要對此進(jìn)行詳細(xì)制訂。
4 項目人員：描述項目所需人員的數(shù)量和類型等信息，可以參考公司的知識地圖，如果項目需要，就應(yīng)該參考該人員分配計劃進(jìn)行描述。
5 技術(shù)過程：這一部分用來敘述項目可能用到的一些具體方法以及信息的歸檔方法。對IT企業(yè)而言尤其重要，比如有些項目要采用一些具體的軟件開發(fā)方法和計算機(jī)輔助軟件工程工具，許多公司和顧客都要求技術(shù)歸檔的特定格式，在項目計劃中明確這些技術(shù)過程是很重要的。
五、項目任務(wù)描述

項目任務(wù)的描述包括以下內(nèi)容：
1 主要工作包：一般都通過WBS將項目工作分解成一些工作包，并且還需要制定一個工作說明來描述工作的細(xì)節(jié)內(nèi)容。這部分應(yīng)簡要總結(jié)項目的主要工作包并參考范圍管理計劃的適當(dāng)內(nèi)容。
2 主要可交付成果：這部分要把項目產(chǎn)出的主要產(chǎn)出列舉出來。同時還要說明對每一個可交付成果的質(zhì)量要求。
3 與工作有關(guān)的其他信息：這一部分要重點突出項目要做工作的一些重要信息。例如，列出一些項目過程中要用到的某些軟硬件，或者一些必須遵循的規(guī)范等，并記錄項目工作確定的前提條件。
六、項目進(jìn)度信息 

1 進(jìn)度概要：能夠在一頁紙上瀏覽整個項目進(jìn)度安排這樣肯定會有幫助。根據(jù)項目大小和復(fù)雜程度的不同，進(jìn)度概要可能只列出一些關(guān)鍵的可交付成果和計劃完成日期。對于那些小項目，可能會用一個甘特圖包括整個項目的所有工作和有關(guān)日期。
2 進(jìn)度細(xì)則：這一部分用來詳細(xì)描述項目進(jìn)度計劃。這里應(yīng)該提及進(jìn)度管理計劃并討論項目活動的相互依賴關(guān)系，這些關(guān)系對項目進(jìn)度影響很大?？梢杂庙椖烤W(wǎng)絡(luò)圖和PERT圖表來顯示這些依賴關(guān)系。
3 與進(jìn)度有關(guān)的其他信息：在做項目進(jìn)度計劃時會有一些假設(shè)條件。這部分要記錄一些主要假設(shè)并重點說明與項目進(jìn)度有關(guān)的其他信息。
七、項目整體的預(yù)算

項目整體預(yù)算包括以下內(nèi)容：
1 預(yù)算概要：預(yù)算概要要對整個項目有一個整體的估算。還可以包括按特定的預(yù)算種類給出每個月的或每年的預(yù)算估算，同時對這些數(shù)字給出詳細(xì)的解釋。例如，其中的預(yù)估數(shù)字是不是固定不能變動的，還是只是根據(jù)未來3年預(yù)測的成本所作的一個大致估算。
2 預(yù)算細(xì)則：這部分需要充分總結(jié)成本管理計劃的有關(guān)內(nèi)容，給出較為詳細(xì)的預(yù)算資料。例如，每年預(yù)估的項目固定成本和重置成本各是多少？預(yù)計的項目經(jīng)濟(jì)收入是多少？項目工作都需要哪些類型的人員？勞動成本要是怎樣計算的？等等。
3 與項目預(yù)算有關(guān)的其他信息：這部分記錄并強(qiáng)調(diào)與項目資金有關(guān)的其他一些信息。
明確項目計劃的制訂內(nèi)容僅僅是制訂項目計劃的基礎(chǔ)條件，計劃是否具備科學(xué)性，是否有利于執(zhí)行，是否貼近于公司的實際情況，還需要更多的知識和技巧積累，但是，"Planning is nothing，Planning is everything"，盡管不可能制訂出絕對理想的計劃，通過不斷學(xué)習(xí)總結(jié)，不斷實踐，在項目管理中制訂出更完備的計劃，是每個項目經(jīng)理所必須追求的。