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中小建筑施工OA軟件企業(yè)費用報銷管理流程分析
中小建筑施工OA軟件企業(yè)費用報銷管理流程分析
1.建筑施工OA軟件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
費用預算是普遍采用的成本控制方法,報銷管理也是成本控制的重要環(huán)節(jié)。本系統(tǒng)支持費用預算的編制、調(diào)整、控制和執(zhí)行績效的評估,并可以在費用報銷的過程中分月份、季度和年度對預算進行監(jiān)控。本系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫采用SQL SERVER 2005,可以同時支持網(wǎng)頁填報和Excel客戶端填報。
2.建筑施工OA軟件系統(tǒng)功能
系統(tǒng)由四個部分組成:主數(shù)據(jù)、費用預算管理、報銷管理、績效評價。
主數(shù)據(jù)部分包括:
交通工具 用于報銷交通費時,設置可供選擇的交通工具。
預算費用名稱 用于設置費用名目,包括差旅費、通信費、工資福利費等。
費用預算管理部分包括:
預算申報 用于各個部門申報本部門的年度預算數(shù)據(jù),并進行層層審批。
預算調(diào)整 用于在預算執(zhí)行過程中對預算進行調(diào)整,也需要進行審批。
預算余額 主要用于存儲每個部門當前可用的預算額度,每次借款或者報銷發(fā)生時,該數(shù)據(jù)會更新。
報銷管理部分包括:
借款單 用于員工申請借款,并為每筆借款分配所使用的預算。
差旅費報銷單 用于員工申請報銷包含交通費的費用,并在報銷的同時沖銷此前的借款。
其他費用報銷 用于員工申請報銷不含交通費的其他費用,并在報銷的同時沖銷借款。
收回借款 當報銷金額不足以沖抵借款,員工退回部分現(xiàn)金給財務部門時,可以使用該模板記錄退款,同時沖抵借款并調(diào)整相應的預算余額。
3.建筑施工OA軟件費用預算申報
本系統(tǒng)的預算以部門為預算單元,采用自下而上的預算編制方法,即由各個部門申報本部門的年度預算,然后由上級部門進行審批。 如下圖所示,用于在申報費用預算時,需填寫本部門名稱和預算年度。本模板中的費用項目字段為系統(tǒng)自動提取,數(shù)據(jù)來源于主數(shù)據(jù)中的"預算費用名稱"模板。用戶可以根據(jù)自己的需要增加新的費用項目,或者刪除某些不需要的費用項目。費用預算的金額需要逐月填寫,即從1月份到12月份,系統(tǒng)將自動計算每個季度的金額以及年度的總金額。 費用預算需經(jīng)過部門經(jīng)理、財務副總和總經(jīng)理三級審批。費用預算審批通過以后,系統(tǒng)將自動創(chuàng)建一份"預算余額表",用于記錄預算余額。
4.建筑施工OA軟件費用預算調(diào)整
費用預算調(diào)整模板如下圖所示。預算調(diào)整一次只能調(diào)整一種費用,當某個部門需要調(diào)整多種費用的預算時,例如差旅費和通信費,則需要填報多個表單。 調(diào)整預算時,用戶需填寫部門名稱、預算年份和費用名稱,然后系統(tǒng)自動提取當前的預算額。用戶可以在"調(diào)整后"一欄內(nèi)填寫修改后的預算金額(如某個月份的預算金額沒有變化則填寫與調(diào)整前相同的數(shù)值)。 預算調(diào)整地審批過程與預算申報的審批過程相同。在審批通過以后,系統(tǒng)將自動更新相應的預算總額和預算余額。
5.借款
借款時,員工需填寫借款單,然后進行審批。借款單如下圖所示。(費用報銷管理系統(tǒng)介紹 )申請人需要填寫部門名稱、金額、事由等信息。系統(tǒng)會自動為該表單分配一個借款單編號。申請人需牢記此編號,以備事后報銷使用。 借款單的審批過程包括部門經(jīng)理審批、財務副總審批、總經(jīng)理審批、出納付款。在部門經(jīng)理審批環(huán)節(jié),部門經(jīng)理可以為該筆借款分配一個預算,屆時系統(tǒng)將自動調(diào)整該預算的余額。 出納付款以后,系統(tǒng)將自動調(diào)減相應的預算余額
6.差旅費報銷
差旅費報銷如下圖所示。如果申請人此前有借款,在填寫報銷申請時需填寫借款編號,以沖抵借款。申請人還需要掃描報銷單據(jù),并在"報銷單據(jù)"字段以附件形式上傳。 在部門經(jīng)理審批環(huán)節(jié),如果報銷金額超出了原有借款金額,則部門經(jīng)理可以為超出的部門重新指定預算。 在出納付款或確認環(huán)節(jié),系統(tǒng)將自動更新借款的銷賬金額和預算的余額(當報銷額超出借款額時)。
7.收回借款
當存在借款返還的情況時,可以使用"收回借款"模板,如下圖。用戶需要輸入借款單編號,系統(tǒng)將自動提取該借款單的信息。然后用戶需要輸入收回借款的金額,保存時系統(tǒng)將自動更新借款單中的銷賬額。 該表單保存后就不可修改,如果有填錯情況,可以填報一個收回借款金額為負數(shù)的表單,沖抵錯誤的表單。
8.績效評估
可以使用下圖所示的模板查詢某個部門的費用預算的完成比例。用戶需要輸入部門名稱和預算年度,系統(tǒng)將自動提取該部門所有費用預算的總額和余額,并計算到目前為止的完成比例。
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