裝飾管理系統(tǒng)之材料商結(jié)算、工程進度管理、實收方量與工程驗收

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　　裝修質(zhì)量是一個裝飾公司生存的根本，泛普軟件-軟件的開發(fā)理念是：

　　“在保證工程質(zhì)量的基礎(chǔ)目標下，最大化簡化管理流程，達到降低各項管理成本，形成凈利潤最大化;這樣就能反作用于企業(yè)營銷，幫助裝飾公司實現(xiàn)營銷規(guī)模化和凈利潤最大化的目標。

　　首先我們先介紹一下泛普軟件-裝飾ERP管理系統(tǒng)功能：(軟件的實際功能肯定比介紹多很多，要詳細了解軟件請聯(lián)系泛普軟件-，由我們安排人員進行一對一的售前演示，這樣才能最快的熟悉和了解泛普軟件-軟件的優(yōu)勢)

　　一、 業(yè)務部的軟件管理板塊

　　1、 業(yè)務部的軟件主流程：

　　業(yè)務信息錄入—

　　業(yè)務詳情填寫或跟蹤日志填寫---

　　客戶量房預約或者是到店預約—

　　到店或者量房成功—

　　申請轉(zhuǎn)入設(shè)計部進行跟蹤—

　　業(yè)務部經(jīng)理指定相應的設(shè)計部門—

　　業(yè)務流程完成。

　　2、業(yè)務員角色的主要工作內(nèi)容：

　　(1) 每天錄入新客戶或者把客戶名單給公司，由公司指定人員錄入

　　(2) 對業(yè)務情況寫跟蹤日志

　　(3) 對有量房預約和進店預約的客戶做記錄，系統(tǒng)到期提醒相關(guān)人員

　　(4) 查看自己的業(yè)務進展和轉(zhuǎn)化情況

　　3、業(yè)務部經(jīng)理的主要工作內(nèi)容：

　　(1)軟件上檢查部門人員的跟蹤情況。

　　(2)對跟蹤日志上的業(yè)務技巧進行回復指導

　　(3)編寫相應的業(yè)務話術(shù)(錄入系統(tǒng)，方便業(yè)務員應對回答)

　　(4)整理和編輯相應的培訓教材和視頻培訓教材，錄入軟件，方便培訓新到崗的員工，避免一個一個的培訓浪費精力，不培訓業(yè)務員實戰(zhàn)能力又不行難題。

　　(5)根據(jù)線下了解的情況，寫市場調(diào)查報告提交公司軟件系統(tǒng)(計劃管理模塊)

　　(6)定期查詢各類業(yè)務分析表，寫業(yè)務分析報告提交高層分析(計劃管理模塊)

　　4、軟件給業(yè)務部門代理的便利

　　(1)工作量小，但是客戶信息很清晰了，方便自己和高層查看

　　(2)分析報表不用人員來統(tǒng)計了，系統(tǒng)自動把各類數(shù)據(jù)都匯總統(tǒng)計了，分析報表多了，工作量反而降低了

　　(3)用系統(tǒng)化管理和客戶遠程監(jiān)控功能，可以給客戶演示在建監(jiān)控工地的優(yōu)勢，能讓客戶對公司的工程管理能力更放心，從而提升簽單率。

　　二、 設(shè)計部的軟件管理板塊

　　1、 設(shè)計部的軟件主流程：

　　設(shè)計部經(jīng)理收到業(yè)務部轉(zhuǎn)過來的客戶信息，然后進行設(shè)計師分配

　　—設(shè)計師量房或者與客戶溝通后，進行平面圖設(shè)計，確定平面圖設(shè)計進度;

　　--平面圖完成后，把源文件保存在軟件中，然后提交工作審核請求

　　—設(shè)計部經(jīng)理下載平面圖審核，無異議后，審核通過

　　—開始做預算，預算完成后，提交公司相應人員進行審核

　　—審核無誤后，設(shè)計師填寫跟蹤日志并和客戶進行預約(下次談方案的時間)

　　--客戶預算修改和主材的最終確定

　　—客戶確認后，簽單協(xié)議，上傳到軟件內(nèi)

　　—申請轉(zhuǎn)入工程部進行跟蹤

　　—設(shè)計部經(jīng)理指定相應的工程部門

　　—設(shè)計流程完成。

　　2、 設(shè)計師角色的主要工作內(nèi)容：

　　(1) 對客戶跟蹤情況寫日志，把預約時間錄入系統(tǒng)，方便提示

　　(2) 上傳設(shè)計源文件和做預算報價

　　(3) 查看在建工程進度，了解在建客戶的施工情況，下工地時上傳圖片

　　(4) 配合材料部完成對材料的確認、配合工程部對工程周期和施工工藝進行確認

　　3、設(shè)計部經(jīng)理的主要工作內(nèi)容：

　　(1)軟件上檢查部門人員的跟蹤情況。

　　(2)對跟蹤日志上的業(yè)務技巧進行回復指導

　　(3)編寫相應的設(shè)計師話術(shù)(錄入系統(tǒng)，方便設(shè)計師應對回答)

　　(4)整理和編輯相應的培訓教材和視頻培訓教材，錄入軟件，方便培訓新到崗的員工，避免一個一個的培訓浪費精力，不培訓設(shè)計師，簽單能力又不行難題。

　　(5)定期查詢各類設(shè)計分析表，寫設(shè)計部分析報告提交高層分析(計劃管理模塊)

　　4、軟件給設(shè)計部門代理的便利

　　(1)設(shè)計客戶跟蹤管理的工作量小，但是客戶信息很清晰了，方便自己和高層查看

　　(2)分析報表不用人員來統(tǒng)計了，系統(tǒng)自動把各類數(shù)據(jù)都匯總統(tǒng)計了，分析報表多了，工作量反而降低了

　　(3)用系統(tǒng)化管理和客戶遠程監(jiān)控功能，可以給客戶演示在建監(jiān)控工地的優(yōu)勢，能讓客戶對公司的工程管理能力更放心，從而提升簽單率。

　　三、 高層決策分析：

　　1、轉(zhuǎn)化分析：包含各部門員工，按不同周期進行查詢的，預約客戶信息、每天到店客戶數(shù)量、定金客戶、定金金額、簽單客戶、簽單量分析。

　　2、活動分析：包含每次活動費用、預計簽單量、實際簽單量、實際費效比

　　3、計劃分析：每個部門、每個設(shè)計師或者業(yè)務員根據(jù)業(yè)績要求，再根據(jù)他們的平均簽單額和簽單轉(zhuǎn)化率，自動算出他們每月需要接待多少客戶才能轉(zhuǎn)化到達要求。

　　4、廢單分析：對一定時期的廢單進行分析，找出客戶在哪個環(huán)節(jié)最容易丟單，丟單的原因。

　　5、來源分析：對不同的業(yè)務渠道來的客戶進行分析，再配合部門費效比表，就能分析出不同來源渠道的價值。

　　6、排名分析：對員工或者部門，針對不同的統(tǒng)計量分析排名分析。

　　1、業(yè)務部信息管理：從裝修項目的錄入開始，將信息數(shù)據(jù)統(tǒng)一口徑，統(tǒng)一應用平臺，規(guī)范操作標準。同時ERP還具備網(wǎng)上客戶信息審批功能。

　　采用ERP管理客戶合同信息，不僅能迅速處理客戶跟蹤中各種信息，而且能夠通過ERP自動監(jiān)控各售前部門的跟蹤進度，并對沒有按照公司要求操作的超期動作進行提醒。通過對全方位的項目信息的快捷查詢代替了手工查找借閱和翻閱的麻煩，滿足客戶跟蹤過程中的動態(tài)管理需要，可隨時將實際情況變化隨時提供給各級管理層，便于迅速解決客戶跟蹤管理過程中的問題。

　　2、業(yè)務渠道管理功能：方便與掌握裝修信息資源的人員，達成業(yè)務合作并建立長期業(yè)務渠道，渠道合作者只需要填寫一下客戶的聯(lián)系方式，后面的跟進情況，通過ERP自動匯總客戶的跟進情況，這樣就讓業(yè)務渠道合作者與公司建立了信任，公司將利用新的管理技術(shù)提供的公信力，獲得了大批不需要基本工資的業(yè)務渠道，從而達到增加客戶信息量的目的。

　　3、設(shè)計師進度管理和預算管理：快速便捷的預算功能，把原來單機數(shù)據(jù)變?yōu)楣蚕頂?shù)據(jù)，部門經(jīng)理審核設(shè)計圖紙和預算更加方便啦!預算和圖紙的管理也不會因為員工的流失而造成公司的損失。

　　4、泛普軟件-裝飾裝修ERP軟件系統(tǒng)獨有的客戶管理功能，讓甲方也可以登錄管理，讓客戶在遠程就可以查看工程進度，驗收材料，提升了裝飾公司規(guī)范管理的形象，從而在競爭中更容易給客戶留下好印象。

　　5、業(yè)務分析功能(核心功能)：對售前相關(guān)部門的成交率、成交量、平均成交額、投入產(chǎn)出比、轉(zhuǎn)化率等，在不增加任何人力的情況下，提升了裝飾公司管理層對售前的業(yè)務分析能力。整個業(yè)務管理流程中，即能實現(xiàn)一線人員操作最簡化，還能實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘深度最大化。

　　四、工程管理板塊

　　1、 工程成本管理：管理每個項目的收入和支出，能夠隨時顯示每個項目的成本變化，有利于公司管理每個合同的凈利潤水平。同時實現(xiàn)網(wǎng)上審核和批準每一筆采購數(shù)據(jù)。每筆數(shù)據(jù)內(nèi)的詳情查詢，能與材料商同步，與公司財務各項表格同步。

　　2、 材料商結(jié)算管理：隨時可以查詢到每個合同材料商、工人、項目經(jīng)理與公司的賬務結(jié)算數(shù)據(jù)，每月結(jié)算數(shù)和供應數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了裝飾公司與材料商同步。每次公司材料員下單后，馬上在材料商賬號，就可以查詢到送貨清單、送貨地址、收獲人姓名電話、送貨時間等，極大的方便了材料商的備貨和雙方的工作交接。

　　3、 工程進度管理：對工程中每個施工環(huán)節(jié)進行倒計時管理，方便公司內(nèi)部和甲方了解每個工程的完成進度以及同步上傳的圖片和附件，方便工程部門對過程中和施工完工后的監(jiān)控。

　　4、 實收方量與工程驗收的同步功能：每步單項工程完工后，馬上進行實收，有利于結(jié)算量的準確性和記錄保存。

　　5、 工程圖片保存功能：每個單項工程的圖片由項目經(jīng)理、監(jiān)理，甚至甲方都可以上傳，這樣一方上傳，其他人就能節(jié)約路途的時間浪費，同時圖片數(shù)據(jù)的長期保存，有利于后期維護。

　　6、 工程內(nèi)部跟蹤日志：有利于內(nèi)部人員更換時，對該項工程的快速了解。

　　7、 客戶對話功能：能夠避免甲方對現(xiàn)場人員反映的問題，因為現(xiàn)場人員個人利益問題，而沒有反應上去或者及時改進，造成甲方反映的問題解決不及時，不僅能提升甲方管理人員對公司的信任，而且能對縮短工期起到很大的作用。

　　8、材料采購管理：ERP緊密結(jié)合項目進度建立材料采購供應計劃，并能及時調(diào)整采購計劃;ERP支持多種采購方式和庫存處理，支持各類材、多級倉庫的自動化管理;通過采購管理的比較分析功能嚴格控制采購成本。

　　ERP全面管理材料采購過程與庫存，提升公司材料管理水平，有效配合項目進度計劃進行采購成本控制，最終實現(xiàn)材料管理的科學化、合理化與規(guī)范化。

　　采購管理幫助公司采購部門及采購人員實現(xiàn)采購業(yè)務全過程的計算機管理。其中包括：采購需求計劃的提交，采購計劃的產(chǎn)生，采購訂單生成、審核、批準、發(fā)貨、驗收等。同時ERP統(tǒng)計采購業(yè)務各類表單的數(shù)據(jù)，自動生成各種采購業(yè)務報表，為采購部門及有關(guān)公司領(lǐng)導提供強有力的決策支持信息。

　　材料外加工、工人借支及結(jié)算、提成直接計入銷售成本，方便企業(yè)對項目凈利潤的管理。

　　9、項目成本分析(核心功能)：單個項目成本分析、公司全部項目成本分析、完工項目凈利潤率排名、項目凈利潤趨勢等功能，讓裝飾公司在不需要增加任何人力是情況下，提升了對項目成本的相關(guān)分析能力。

　　成本管理功能貫穿于工程項目成本控制的全過程。主要功能是成本預算、成本控制、成本分析。公司實現(xiàn)了對項目的目標成本、預算成本、實際成本進行分析、監(jiān)控的管理體系，通過成本管理模塊建立一套全公司通用的成本科目體系(如按照人工、材料、分包、費用等進行分類分級)。可以對分析表的結(jié)構(gòu)進行設(shè)置，系統(tǒng)會自動生成成本分析對比表。從而實現(xiàn)整個公司項目成本可以做橫向的及時對比。為實施分公司的施工生成經(jīng)營決策提供全面的項目成本信息，通過反映出施工及管理工作中存在的問題，達到不斷降低工程成本，提供企業(yè)的市場競爭力，提供經(jīng)濟消息的目的。重點關(guān)注施工過程中成本的動態(tài)控制，使得各個部門、分公司之間信息得以相互連接，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源高度共享和及時處理，從根本上改變業(yè)務運作時間差產(chǎn)生的信息不對的滯后狀況，從而實現(xiàn)對工程變更等動態(tài)因素的良好控制。

　　通過使用成本管理實現(xiàn)了：1)對成本控制難點、重點進行分析、交底，有利于項目部在施工過程中的事前控制;2)施工過程中的主要成本支出，源于合同結(jié)算、物資領(lǐng)用，通過對合同結(jié)算控制、材料領(lǐng)用控制，實現(xiàn)了成本事中控制;3)通過合同模塊、物資模塊的成本數(shù)據(jù)直接傳遞，實現(xiàn)了成本歸集有據(jù)可依。

　　五、財務管理板塊

　　1、管理費用：自由設(shè)定會計科目，采用報銷費用與內(nèi)部員工個人賬戶掛鉤的原則，真正實現(xiàn)全員化，每個員工都有自己的工資和費用報銷賬戶。同時較為先進的財務集成功能，為業(yè)務體系的投入產(chǎn)出比提供了最真實的數(shù)據(jù)。

　　2、工資管理：實現(xiàn)基礎(chǔ)提成全部進入工程成本，績效提成計入工資，工資初始量填寫采用了人力資源數(shù)據(jù)與基本工資數(shù)據(jù)分離，避免了行政部門了解太多的人員工資信息;工資發(fā)放流程保證每個員工審核工資后，工資詳細數(shù)據(jù)就不在個人賬戶顯示，避免員工間互相了解和窺探他人工資、提成等重要信息。

　　3、現(xiàn)金、銀行帳管理：全部采用ERP自動錄入數(shù)據(jù)，保證財務數(shù)據(jù)的嚴謹，沒有一點人工操作的可能性，也就沒有修改資金數(shù)據(jù)的可能性，保證了企業(yè)的資金安全。

　　4、資產(chǎn)的賬實管理，不僅能管理資金帳，而且實物管理、資產(chǎn)清理、賠償、借出、折舊都實現(xiàn)了信息化。

　　5、易耗品的賬實管理，不僅管理易耗品的資金，而且實物管理、賠償、清理、賠償、領(lǐng)用、借用都實現(xiàn)信息化

　　6、倉庫管理：庫存管理幫忙公司倉庫管理員對倉庫物品的入庫、出庫、移動、調(diào)撥、庫存資金核算等業(yè)務進行全面的控制和管理，能及時反應庫存狀態(tài)的變化，以達到降低庫存，減少資金占用的目的。還能跟蹤到物料流動過程，并與采購管理，成本管理等模塊嚴密結(jié)合。

　　六、甲方管理功能：

　　1、預算網(wǎng)上查詢：方便甲方查詢材料信息時，不帶紙質(zhì)預算也能了解工程量，材料量。、實收和預算鎖定功能：讓網(wǎng)上數(shù)據(jù)更有公信力。

　　2、驗收功能：公司下單數(shù)據(jù)同步功能，避免了不誠信的公司偷換材料的可能，通過規(guī)范的ERP管理增加了公司的公信力。

　　3、工程進度管理：對工程每個節(jié)點都采用倒計時管理，讓甲方和公司都清晰的知道工程進度和完工日期等目標和結(jié)果。

　　4、工程圖片查看：項目經(jīng)理、監(jiān)理、甲方三方都可以上傳圖片，一方發(fā)現(xiàn)問題，其他兩方都可以節(jié)約一點路途時間，無需到現(xiàn)場也能解決問題。

　　5、問題反映直通車：解決了傳統(tǒng)現(xiàn)場管理，甲方反映的問題，長期無人解決，最終拖出大問題。

　　6、出現(xiàn)問題：能夠從系統(tǒng)全面的進行梳理，找出問題的責任人，也是減少雙方扯皮的可能性的最佳方式。

　　七、實施的便捷性：

　　1、泛普軟件-裝飾ERP是根據(jù)傻瓜照相機的原理來設(shè)計的，把各種復雜的選擇，交給計算機去操作、運算，讓一線員工的操作工作量降低到最低。

　　2、一個公司高層精力是100%的話，面對20個管理問題，如果采用分散管理方式，每個問題都投入5%的精力，結(jié)果什么都沒有管理好;采用泛普軟件-的核心管理法，重點管理幾個核心節(jié)點，實現(xiàn)節(jié)點數(shù)據(jù)管理，帶動員工的自覺性，最終走向良性循環(huán)。

　　3、泛普軟件-裝飾ERP能在幾天內(nèi)完成數(shù)據(jù)的全面導入和各項業(yè)務流程的測試，這一點充分說明了，軟件的主題架構(gòu)的合理性、一線操作的便捷性、全面管理的簡潔性。

　　4、集成化軟件在模塊功能流程上，把各職位的動作分解的很細，所以每個職務雖然操作量很小，但是流程和權(quán)限的優(yōu)化，又能保障企業(yè)信息的保密性和簡化性。

　　八、泛普軟件-裝飾ERP給裝飾公司帶來什么樣的核心競爭力：

　　1、業(yè)務流程簡單化：每一套軟件的背后，都是一種管理智慧的體現(xiàn)，我們經(jīng)常在和同行的項目管理軟件比較，泛普軟件-提倡業(yè)務流程簡潔化(不去搞太多的業(yè)務流程細化，流程越細說明管理鏈越長，管理的難度就會加大，實施成功的可能性就會降低，同時業(yè)務管理人員的增加，又會帶來行政人員的增加的雙重負擔。)

　　泛普軟件-業(yè)務分析數(shù)據(jù)不是手動填出來的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而是系統(tǒng)自動從財務系統(tǒng)內(nèi)提取出來的，所以既能保證一線操作最簡化，也能滿足業(yè)務管理分析的數(shù)據(jù)深度和廣度;眾所周知：對于很多裝飾軟件，美其名曰“流程細化”，泛普軟件-的觀點是：人力成本是裝飾公司最大的成本，而為了節(jié)約100元，而花200元的力氣，只會造成新的浪費。

　　2、管理節(jié)點管控自動化

　　裝飾公司整個業(yè)務流程核心節(jié)點就那么幾個，為什么會出現(xiàn)管理混亂呢?因為拿錢的人多了，而管事的人少了;要改變這種現(xiàn)狀，只需要讓ERP軟件代替中層干部的監(jiān)督功能，每天用系統(tǒng)自動去檢查每個員工做了什么，如果沒有做馬上提示責任人和公司管理層，這樣就有效的提升一線工作效率，也能減輕中層管理干部的壓力，讓他們把更多的精力放在思考問題，而不是放在繁瑣的監(jiān)控工作上。

　　3、財務結(jié)果明朗化

　　做業(yè)務的最終目標是什么?肯定是盈利;很多裝飾公司老板只關(guān)注過程，只要業(yè)務量，不管利潤值;與其做1億不賺錢的公司，還不如做5000萬很賺錢的公司，做大靠營銷、做強靠管理。

　　泛普軟件-ERP是一款集業(yè)務管理、項目管理、財務管理一體化的軟件，與其他軟件最大的區(qū)別;由于我們財務板塊嚴謹，能做到隨時出利潤表、資產(chǎn)平衡表;各項財務數(shù)據(jù)清晰;財務分析就是要找出企業(yè)的短板，發(fā)現(xiàn)問題再來解決問題，而不是一開始就搞一大堆流程，讓企業(yè)管理壓力不堪重負，造成不必要的財務費用的浪費。

　　泛普軟件-裝修預算軟件更注重企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，只有財務增長穩(wěn)定的企業(yè)，才可能在未來的競爭中勝出。