建筑基礎工程企業(yè)管理系統(tǒng)

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 　　項目文檔管理，是指在一個系統(tǒng)(軟件)項目開發(fā)進程中將提交的文檔進行收集管理的過程。通常，文檔管理在項目開發(fā)中不是很受重視，當發(fā)現(xiàn)其重要性時，往往為時已晚。整個項目可能因此變得管理混亂，問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關重要的作用，其關鍵性不容忽視。

　　一、文檔的作用：

　　其一，它是項目管理者了解開發(fā)進度、存在的問題和預期目標的管理依據(jù)。

　　第二，大多數(shù)軟件開發(fā)項目會被劃分成若干個任務，并由不同的組去完成。文檔管理則是不同小組任務之間聯(lián)系的重要憑證。

　　第三，可提供完整的文檔，保證了項目開發(fā)的質(zhì)量。

　　第四，項目文檔是系統(tǒng)管理員、操作員、用戶、管理者和其他相關人員了解系統(tǒng)如何工作的培訓與參考資料;

　　第五，項目文檔將為系統(tǒng)維護人員提供維護支持;

　　第六，項目文檔作為重要的歷史檔案將成為新項目的開發(fā)資源。

　　二、項目文檔管理規(guī)定：

　　(1)將文檔分為兩大部分提交管理：項目常規(guī)文檔和項目歸檔文檔。常規(guī)文檔的提交和使用根據(jù)項目組內(nèi)部小組成員任務的不同進行權限劃分;項目歸檔文檔由項目管理主管(或項目文檔管理員)將項目中的重要文檔從常規(guī)文檔中進行分類歸檔。

　　(2)常規(guī)文檔管理目錄分為項目日常管理文檔和項目流程管理文檔。

　　(3)日常管理文檔包括項目報告、會議紀要、項目管理模板、重大問題跟蹤、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理。項目報告又可分為個人周報、小組周報、項目周報、項目簡報，項目簡報。并都按照不同目錄進行分類管理。

　　(4)提交完整的項目開發(fā)、應用開發(fā)流程文檔。一般包括：項目計劃、業(yè)務需求說明書、數(shù)據(jù)需求說明書、模塊、應用開發(fā)文檔、系統(tǒng)測試文檔、詳細設計文檔、系統(tǒng)測試文檔、用戶手冊、上線文檔、培訓資料、系統(tǒng)運行維護等。

　　(5)所有項目組成員均建立VSS軟件環(huán)境下的對應用戶，各自擁有對以上各類文檔的讀、寫、增加、刪除權限。由各項目小組長保證提交已保存文檔的質(zhì)量;由文檔管理員或項目經(jīng)理整體把握項目文檔在各階段的提交情況。

　　項目文檔管理規(guī)范制定好之后，關鍵在于大家要“依規(guī)執(zhí)行”，使雜亂無章的存放模式變得井井有條。

　　三、功能：

　　1、文檔庫

　　1)操作權限

　　由公司文檔管理人員負責操作該表單，其他人員可以查看相關密級的文檔。

　　2)操作

　　根據(jù)項目情況可以手工錄入現(xiàn)存的文檔，也可以把文檔接收、文檔起草中相關數(shù)據(jù)文檔歸類到文檔庫中。

　　2、文檔起草

　　1)操作權限

　　由公司內(nèi)部管理人員使用，作為部門之間業(yè)務溝通過程的工作手段進行。

　　2)業(yè)務流程

　　填報基本信息、錄入備忘內(nèi)容信息，走審批流程、流程最后抄送文檔管理人員，由文檔管理人員打印報表、將報表導出PDF文件、再上傳到本條記錄的附件中去，再進行文檔入庫，最后執(zhí)行“文檔分發(fā)”功能。

　　3)操作

　　新增錄入備忘錄內(nèi)容信息，需要走流程的走流轉(zhuǎn)功能后，打印報表，再進行入庫、文檔分發(fā)(針對公司部門使用)。

　　3、文檔分發(fā)

　　1)操作權限

　　企業(yè)內(nèi)部與外部協(xié)助單位管理人員都可以使用，但是所進入的平臺層級不一樣。

　　2)業(yè)務流程

　　新增文件分發(fā)記錄、選擇分發(fā)文檔、選擇接收單位和接收人(兩種方式：增加和使用分發(fā)表)后進行分發(fā)。

　　3)操作

　　新增文件分發(fā)記錄，選擇分發(fā)文檔、接收人員，點擊分發(fā)直接發(fā)送文檔到相關人員的文件接收中去。

　　4、文檔接收

　　1)操作權限

　　企業(yè)內(nèi)部與外部協(xié)助單位管理人員都可以使用，但是所進入的平臺層級不一樣。

　　2)業(yè)務流程

　　選擇要接收的文檔，查看相關內(nèi)容后，點擊：歸類。

　　5、文檔借閱

　　1)操作權限

　　企業(yè)內(nèi)部與外部協(xié)助單位管理人員都可以使用，但是所進入的平臺層級不一樣。

　　2)業(yè)務流程

　　借閱人填報借閱“基本信息”、“借閱明細”、走預定義審批流程、審批流程到審批人批準后，即可跟文檔管理人員借閱相關文件(紙質(zhì)借閱)，電子借閱直接在電子借閱查詢中查詢批準過的電子文件。

　　3)操作

　　新增錄入借閱內(nèi)容信息，需要走流程的走流轉(zhuǎn)后，到文檔管理人員處領取相關實物文檔。