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　　隨著經濟全球化的發(fā)展和經濟競爭的不斷加劇，外貿企業(yè)要想在世界市場上獲取更大的經濟效益，就要控制企業(yè)的成本，信息化管理是外貿企業(yè)提高競爭力，獲取經濟效益的主要手段。

　　一、外貿企業(yè)內部管理控制的重要性

　　隨著我國社會主義市場經濟的初步建立和完善，企業(yè)內部管理對外貿企業(yè)的作用和影響會不斷拓展，對外貿企業(yè)實現其經營目標具有重要意義。

　　企業(yè)管理者和決策者必須及時了解企業(yè)的信息，并及時通過企業(yè)的企業(yè)內部管理體系加強信息的真實性和準確性，從而在激烈競爭中實現對企業(yè)的有效管理;對各部門進行分工和確定職責，各種手續(xù)、審批程序和檢查監(jiān)督手段等方面進行嚴格控制，可以有效保證企業(yè)的生產和經管活動順利進行;

　　企業(yè)通過企業(yè)內部管理通過制定辦法、審核批準、監(jiān)督檢查等手段，企業(yè)內部管理可以有效地貫徹實施企業(yè)決策者制定的各項政策和制度;企業(yè)信息的準確性和資料的真實性，需要建立完備的企業(yè)內部管理體系，從而提高生產、經營和管理效率，降低企業(yè)成本費用，提高外貿企業(yè)經濟效益。

　　二、外貿企業(yè)企業(yè)內部管理體系的建構

　　1.大力抓好外貿出口企業(yè)的環(huán)境建設

　　對于外貿企業(yè)來說，企業(yè)內部管理是一項巨大的控制體系，想要使企業(yè)的企業(yè)內部管理能夠根據環(huán)境的改變相應地進行調節(jié)控制，有效地對風險作出反應，這需要全體員工的努力。當然，企業(yè)內部管理也離不開決策者宏觀調控的作用。

　　2.建立具有外貿出口企業(yè)特色的組織結構

　　完善的組織結構是建立和實施企業(yè)內部管理的基本保障。企業(yè)內部管理制度不僅要實用有效而且還需要考慮企業(yè)的行業(yè)特點。外貿企業(yè)還可以利用企業(yè)內部管理的特殊要求，設置單證管理、信息管理、信用管理、內部審計等專職工作，已達到不同職務的各自獨立，科學地劃定各部門的工作任務，將不同部門相互之間的合作和限制明確的標示出來。

　　3.完善外貿企業(yè)的管理信息系統(tǒng)

　　高效的信息傳遞渠道是企業(yè)內部管理職能發(fā)揮提供信息的最大保障。在外貿出口業(yè)務中，外貿企業(yè)通過管理信息系統(tǒng)把企業(yè)的財務信息和業(yè)務信息有效的結合起來，這樣就可以實現全方位的交叉管理，加強了業(yè)務的控制力度，保證了信息的通暢，給領導決策提供數據支持。同時也保證了企業(yè)各部門互相獨立、相互牽制，各司其職，能夠有效的控制內部實施，及時發(fā)現避免帶來風險。

　　4. 提高企業(yè)人員的綜合素質

　　人力資源是企業(yè)發(fā)持續(xù)展下去的關鍵。專業(yè)管理人員和業(yè)務人員都是知識密集型外貿企業(yè)的寶貴資源，加強人力資源管理，提高董事、經理等相關人員的職業(yè)道德和專業(yè)能力是加強企業(yè)內部管理的重要手段。

　　對于企業(yè)內部管理來說，關鍵還是將制度實施執(zhí)行，如果企業(yè)內部管理制度設計出來并沒有實施的話，那么它的價值還是沒有得到發(fā)揮利用，只有建立監(jiān)督機制，才能保證制度嚴格執(zhí)行。

　　三、泛普軟件-OA管理系統(tǒng)在外貿企業(yè)中應用現狀

　　1.郵件管理

　　電子郵件是貿易中不可缺少的技術工具。郵件系統(tǒng)提供郵件的發(fā)送、接收和管理，但不提供線索、活動、客戶、供應商、訂單審批、查詢和流程管理等功能。

　　2.材料、知識和文件的管理

　　所有交易信息，包括內部工作系統(tǒng)、營銷策略、銷售材料手冊等，業(yè)務員可根據公司規(guī)定標注相關屬性，對相關信息進行分類管理，方便查詢，節(jié)省業(yè)務辦理時間，建立統(tǒng)一的客戶交易信息數據庫。根據各種搜索條件的組合，高級管理人員和業(yè)務主管可以靈活地檢索所有的交易信息，以便查看和監(jiān)督日程業(yè)務的運行和進度，加強業(yè)務管理。

　　3.信息共享

　　分享聯系人、客戶、商機、訂單等方面的信息。緊密集成的銷售和客戶服務模塊允許銷售人員查看最新的客戶支持事件、聯系信息和其他與客戶需求和滿意度相關的數據。

　　4.協(xié)作工作和交流

　　通過內部工作流，可以加強內部員工的管理、協(xié)作和溝通。通過流程的可視化，領導的工作匯報、合同審批、工作安排、內部員工的監(jiān)督都可以在線完成，可以減少紙張成本、電費、傳真等溝通成本，提高內部員工的辦公效率和執(zhí)行力。

　　5.智能審批和系統(tǒng)管理

　　部門、人員、區(qū)域之間的工作協(xié)同，以及銷售人員管理、訂單管理、內部費用報銷等審批管理都可以通過OA管理軟件進行有效的記錄和管理。企業(yè)可以基于業(yè)務員或特定客戶定制公司系統(tǒng)的審批流程。管理體系流程的所有審批、修改、下發(fā)都在OA協(xié)同管理軟件中進行?？梢员Ａ艉圹E，可視化審批，明確責任。

　　四、泛普軟件-外貿企業(yè)OA管理系統(tǒng)的意義

　　1. 有利于提高經濟效益

　　外貿企業(yè)信息化管理能夠降低企業(yè)運營各個環(huán)節(jié)的成本，進而擴大企業(yè)的利潤空間。具體來說，企業(yè)外貿企業(yè)加強信息化管理能夠減低生產成本，減少人力、物力和財力的消耗，增加企業(yè)的利潤，提高企業(yè)的經濟效益。

　　2. 有利于提高外貿企業(yè)競爭力

　　外貿企業(yè)加強信息化管理有利于促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，提高企業(yè)的整體競爭力，對企業(yè)發(fā)展有著重要意義。在對外貿易中，國際市場競爭主要依賴于商品的質量和價格，而商品的價格取決于商品的成本。因此，只有加強控制商品的成本，才能增強價格優(yōu)勢，提高外貿企業(yè)的競爭力。因此，外貿企業(yè)信息化管理工作有利于提高外貿企業(yè)的競爭力。

　　3. 有利于提高外貿企業(yè)管理水平

　　外貿企業(yè)的商品成本是評價企業(yè)經營活動的重要依據，能夠間接反映外貿企業(yè)的管理情況。外貿企業(yè)加強信息化管理能夠增強企業(yè)員工的信息化管理意識，提高企業(yè)員工的產品改進意識，改變傳統(tǒng)的企業(yè)經營管理方法，創(chuàng)新企業(yè)管理模式，完善企業(yè)管理制度，提高外貿企業(yè)的綜合管理水平。

　　泛普軟件OA系統(tǒng)基于工作流的理念，使外貿企業(yè)內部員工方便快捷地共享信息，高效協(xié)同工作。改變過去復雜低效的人工辦公模式，實現快速、全方位的信息采集和處理，為企業(yè)管理和決策提供科學依據。