建立項目組合管理的治理：關(guān)鍵組件(3)

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因為我們了解組織圖的慣例，所以該框架告訴我們，例如，John Magee 向 Danielle Lee 報告。并且，由于我們了解了組織圖的使用，因而我們知道 Brian McLean 不位于作為 Renaissance 計劃 中一部分的決策制定的直接權(quán)力線上。這兩點對組織圖中的所有讀者或用戶都是清楚的（假設(shè)他們了解組織圖的慣例及使用）。
　　類似地，建立了項目組合管理的治理，就確定了提供信息、透明度，及對類似于上面所確定的那些問題的回答的結(jié)構(gòu)。這些問題包括：“誰向誰報告？”以及“誰包括（不包括）在決策制定過程中？”
　　確定項目組合管理的治理結(jié)構(gòu)的行為將引出 —— 這意味著之后必須解決 —— 關(guān)于項目組合及計劃管理的重要問題。該定義工作的結(jié)果，在有效貫徹的情況下，簡化為一張簡單且（大部分）明確的圖（或其他形式）。然而，這種簡化及清晰結(jié)果源于廣泛的討論、協(xié)商和達(dá)到共識的工作。討論及共識的達(dá)成關(guān)系到（大于實際的“圖片”）管理結(jié)構(gòu)是否是可用的，且被所有人接受的。
　　對于定義項目組合管理結(jié)構(gòu)這一行為的“可見”結(jié)果，包括了類似于下面的工作產(chǎn)品：
　　對于治理實體的任務(wù)陳述 
　　角色確定及描述 
　　職責(zé)的定義 
　　決策制定的 RACI 圖（responsible、accountable、consulted、informed） 
　　主要職能的列表及描述 
　　控制執(zhí)行 
　　如果確定及執(zhí)行項目組合管理治理機制的工作采取這樣的形式就好了：定義、同意、實現(xiàn)，并永久使用！但很少有這樣的情況。在定義時似乎簡單且合理的東西在實際中并不一定有效。內(nèi)部及外部的事件可能影響治理機制的有效性（或相關(guān)性）。隨著時間的推移而產(chǎn)生的變更的簡單影響可能需要修補及調(diào)整。
　　做好準(zhǔn)備，以處理由治理框架執(zhí)行引起的影響和所需的變更，要定義并實現(xiàn)子機制（及可能的軟件工具）。這些子機制收集信息及運作反饋，同時提供解釋信息或反饋含義的職能，并且它們提供定義并且指示變更的附加職能?？傊?，需要一個反饋及控制系統(tǒng)。
　　反饋及控制系統(tǒng)的一個重要開發(fā)部分是，確定需要識別并收集的測量及量度。一旦收集起來了，必須驗證這些測量及量度能夠提供可以幫助指導(dǎo)治理指示變更的有用且重要的信息。
　　在以下兩種情景中處理控制及測量的定義是有用的：
　　第一，存在項目組合管理機制有效性的質(zhì)量控制和測量。這些確保了被確定的項目組合管理治理的目標(biāo)及愿景的實現(xiàn)。 
　　第二，存在項目組合管理機制在商定的參數(shù)（正確的且正當(dāng)?shù)倪\作）中運作質(zhì)量的控制和測量。 
　　總之，項目組合管理治理機制的連續(xù)運作需要需要信息、反饋，及量度的連續(xù)系統(tǒng)，加上它的結(jié)構(gòu)和權(quán)力，能夠使我們不斷的對機制進行調(diào)整。
　　決策制定權(quán)力
　　在本文更早的部分中，我提到過項目組合管理人員要做的一些事情。它們是：
　　將計劃分組為項目組合 
　　確保計劃與業(yè)務(wù)目標(biāo)很好地結(jié)合 
　　在相互競爭的計劃（在多個關(guān)系中）中進行選擇 
　　實行連續(xù)的監(jiān)督 
　　實行持續(xù)的決策制定 
　　所有這些行為中的必要部分（在最后一個中明確地陳述了）是制定決策的能力和權(quán)力。這些決策的比例對企業(yè)的許多方面有重大的影響。
　　例如，假設(shè)推薦取消與組織頭號業(yè)務(wù)目標(biāo)緊密相關(guān)的主要計劃。如果執(zhí)行了，該推薦會在組織中產(chǎn)生重大影響，包括，例如，業(yè)務(wù)方向、主要資本投資、主要資源的應(yīng)用，和約束組織的合同。一般的業(yè)務(wù)謹(jǐn)慎行為建議，制定（或推薦）有重大影響的決策時必須具有清楚、具體，且可追溯性的描述。
　　在某些行業(yè)（或政府實體），會導(dǎo)致如此大影響的行為和決策可能受到審計、外部審查，或有合法部門介入。
　　對于決策制定權(quán)力，如同項目組合管理的治理結(jié)構(gòu)一樣，生成獲取廣泛討論、協(xié)商，和共識的簡單工件是重要的。
　　這些工件可以采用（尤其）決策權(quán)力文檔、一組 RACI 圖，或決策權(quán)力矩陣的形式。
　　決策權(quán)力矩陣將治理結(jié)構(gòu)中每個角色都進行了命名。對每個所列出的角色，指定了許多主要的決策區(qū)域。在每個主要的決策區(qū)域中，指定了具體的需要的決策或需要的決策的主題。最后，對每個需要的決策或主題區(qū)域，提供了實際的權(quán)力限制（根據(jù)決策限定詞進行確定）。
　　將關(guān)于許可權(quán)力的討論和協(xié)商（以及可能的規(guī)章或合法的規(guī)定）的結(jié)果，如圖 2 所示，減少為一個清晰且（大部分）明確的結(jié)構(gòu)。在項目組合管理實踐的實行中，這樣的簡單工件，可以使那些需要獲得決策（對于該決策的權(quán)力在整個治理機制中是既定的）的人很清楚。
　　項目組合管理就是要進行選擇。這些選擇，像應(yīng)用到組織計劃中一樣，影響（尤其）業(yè)務(wù)（或機構(gòu)）成功地達(dá)到在企業(yè)業(yè)務(wù)策略（或者使命聲明）中設(shè)置的戰(zhàn)略目標(biāo)的程度。
　　不管所選擇的技術(shù)或工件是什么，關(guān)于做出什么決策，以及授權(quán)誰來制定（及審查或驗證）決策的明確性，是項目組合管理治理機制中的必要部分。
　　權(quán)力的合法實行
　　公司和政府實體在組織職能、實體，和角色范圍內(nèi)授予權(quán)力，為了實現(xiàn)組織或機構(gòu)的目標(biāo)、業(yè)務(wù)活動和決策。
　　在項目組合管理領(lǐng)域內(nèi)，授予權(quán)力為的是確保被提議的計劃以業(yè)務(wù)和目標(biāo)的最大利益被批準(zhǔn)。
　　更進一步的是，授予項目組合管理的治理權(quán)力是為了確?，F(xiàn)有的計劃受到戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)的審查，這確保了這些計劃不斷地交付所需要的業(yè)務(wù)價值和確定的利益（在所期望的大小和時間范圍內(nèi)），并且確保它們執(zhí)行并符合商定的計劃和參數(shù)。
　　存在圍繞實行委托權(quán)力的限制和可接受的行為。項目組合管理的治理原則集合（早在項目組合管理實踐采用的部分中定義的），對可接受的內(nèi)容提供了一些指導(dǎo)。整個的公司（或機構(gòu)）治理政策和原則是權(quán)力和決策制定實行過程中可接受（和道德的）行為的定義的另一個來源。
　　很重要的是，在項目組合管理的治理機制的定義中，規(guī)定了可應(yīng)用的政策、審查的行為，和監(jiān)督的具體實行的定義及傳播。還必須確定上述行為的職責(zé)。這確保了治理和決策制定的實行符合所有的組織政策和原則，也符合所有適用的規(guī)章和法律。
　　確定職能、角色及職責(zé)的建立及維持
　　此關(guān)鍵組件（建立并維持職能、角色及職責(zé)）聯(lián)系著“治理框架或結(jié)構(gòu)”的概念。
　　在治理框架的環(huán)境中，對各種組織實體建模，并且就權(quán)力和決策制定而言，定義他們互相之間的關(guān)系。這是治理框架或結(jié)構(gòu)。此項建模工作由上面提到的執(zhí)行治理的項目團隊成員來執(zhí)行。
　　一旦工作完成，用運作職責(zé)和要執(zhí)行的主要職能的定義來填充治理框架的骨架是有必要的。此項定義工作將確保，成功地將項目組合管理的使用作為組織過程來實現(xiàn)并確保所需的所有工作能夠被確定、分配，并且為控制構(gòu)建起來。很可能的是，在治理結(jié)構(gòu)中的各種角色和實體在治理采用團隊的成員之間進行了分割。
　　“建立”和“維持”是職能、角色，和職責(zé)支持的兩個獨立的活動類型。下面有解釋和實例。
　　建立結(jié)構(gòu)的一個實例是項目組合管理的治理結(jié)構(gòu)。作為項目組合管理采用的一部分，我們理解需要治理。我們知道項目組合管理的規(guī)程需要管理、監(jiān)督和控制，以及實行這些的方法。因此作為建立采用工作的一部分，我們定義、驗證并實現(xiàn)治理結(jié)構(gòu)。當(dāng)完成這步之后，作為組織過程的項目組合管理的采用中的另一個步驟就是“建立”。
　　一旦我們完成了作為組織過程的項目組合管理的采用工作，我們需要做可以維持其持續(xù)使用的事情。定義并實現(xiàn)指明治理有效性所需要的量度工作是維持“資產(chǎn)”的一個實例。我們定義這些量度，并且對使用它們達(dá)成一致。我們設(shè)置政策和工具來收集它們。項目組合管理職能的領(lǐng)導(dǎo)者定期地審閱被收集的并經(jīng)過分析的量度。
　　量度分析確定一些不那么有效的運作，或?qū)嵺`。因此，領(lǐng)導(dǎo)者們定義需要采取的行動，決策被制定，對項目組合管理實施的實踐和用法進行調(diào)整。
　　在調(diào)整和變更之后，對不那么有效的運作或?qū)嵺`的另一種評估將被執(zhí)行。這一次，量度表示改進。將項目組合管理作為可靠的、有用的和有效的組織過程使用及應(yīng)用，也就是“持續(xù)的”。
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