論項(xiàng)目的溝通管理

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摘要：在項(xiàng)目管理的進(jìn)行過程中，經(jīng)常用到的一種能力是溝通，溝通管理作為項(xiàng)目管理的一個(gè)重要方面，是項(xiàng)目的成功實(shí)施的一種重要手段。本文結(jié)合沙鋼集團(tuán)景德鋼板廠200萬噸板卷軋鋼項(xiàng)目實(shí)施溝通管理的實(shí)踐，提出了溝通的基本概念與方法，為項(xiàng)目管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理 項(xiàng)目溝通管理

　　1. 溝通管理的概念及意義

　　溝通是一個(gè)廣泛的主題，包括一個(gè)很廣泛的知識(shí)體，并非只限于項(xiàng)目背景，例如：

　　• 發(fā)送--接收模型：反饋回路和溝通障礙。
　　• 傳媒的選擇：何時(shí)用書面溝通、口頭溝通、備忘錄和正式報(bào)告等。
　　• 寫作風(fēng)格：積極或被動(dòng)的口吻，語句結(jié)構(gòu)，詞匯選擇等。
　　• 表達(dá)技巧：體態(tài)語言、直觀手段的設(shè)計(jì)等。
　　• 會(huì)議管理技術(shù)：準(zhǔn)備議程、處理時(shí)間沖突等。

　　項(xiàng)目溝通管理將這些廣泛的概念應(yīng)用到項(xiàng)目的具體需求中去。例如，決定何時(shí)、以什么形式、向誰報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)度。

　　項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目所有信息及時(shí)、正確地提取、收集、傳播、存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目信息暢通。它是人、思路和信息之間的關(guān)鍵紐帶，是項(xiàng)目成功所必須的。參與項(xiàng)目的每一個(gè)人都必須使用項(xiàng)目“語言”傳達(dá)和接收信息，理解他們以個(gè)人身份涉及的信息將如何影響整個(gè)項(xiàng)目。

　　溝通的重要性體現(xiàn)在一下幾點(diǎn)：是決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)，組織和控制管理過程的依據(jù)和手段，建立和改善人際關(guān)系必不可少的條件，也是項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。

　　溝通的類型包括人際溝通和組織溝通。

　　溝通方式方法有正式溝通、非正式溝通；上行溝通、下行溝通、平行溝通；單向溝通、雙向溝通；書面溝通、口頭溝通；言語溝通、體語溝通。

　　2. 項(xiàng)目溝通管理過程：

　　項(xiàng)目管理過程原理見下表：
 
　　2.1溝通計(jì)劃編制

　　溝通計(jì)劃編制包括確定項(xiàng)目干系人的信息和溝通需求：何人，在何時(shí)需要何種信息，以及如何將信息提供給他們。

　　1)溝通需求：

　　溝通需求是項(xiàng)目干系人的信息需求的總和。需求由經(jīng)過價(jià)值 分析的信息格式和類型定義。只有依靠有助于項(xiàng)目成功的信息溝通，項(xiàng)目資源才可以擴(kuò)大。缺少溝通將導(dǎo)致失敗。以下典型信息將決定項(xiàng)目溝通需求：

　　• 項(xiàng)目組織和項(xiàng)目干系人的責(zé)任關(guān)系。
　　• 涉及項(xiàng)目的規(guī)定、部門和專長。
　　• 關(guān)于參與項(xiàng)目的人數(shù)和地點(diǎn)。
　　• 外部信息需求（如與媒體進(jìn)行溝通
　　本項(xiàng)目溝通需求見溝通計(jì)劃

　　2)溝通技術(shù)：
　　項(xiàng)目要素間來回傳送信息的技術(shù)和方法差別很大：從簡單的談話到擴(kuò)大會(huì)議，從簡單的書面文檔到隨時(shí)可得的在線進(jìn)度計(jì)劃和數(shù)據(jù)庫?？赡苡绊戫?xiàng)目溝通技術(shù)的因素包括：

　　• 信息需求的及時(shí)性-不斷更新的信息是否依靠一紙通知即可獲得？定期發(fā)布的書面報(bào)告是否滿足需要？

　　• 技術(shù)可用性-現(xiàn)有體系是否適當(dāng)？或者項(xiàng)目是否需要授權(quán)變更？
　　• 預(yù)期項(xiàng)目人員配置-所建議的溝通系統(tǒng)是否與項(xiàng)目的參與人員的經(jīng)驗(yàn)和專長匹配？
　　• 技術(shù)變更-項(xiàng)目結(jié)束之前，現(xiàn)有的技術(shù)是否可能因要求采用較新的技術(shù)而可能要改變？

　　3)項(xiàng)目干系人分析：

　　應(yīng)對(duì)不同項(xiàng)目干系人的信息需求進(jìn)行分析，為了滿足這些需求開發(fā)出一套針對(duì)他們信息需求和信息來源的方法和邏輯觀點(diǎn)。分析應(yīng)考慮使用合適的能提供所需要信息的項(xiàng)目方法和技術(shù)。應(yīng)小心避免在不必要的信息和不適當(dāng)?shù)募夹g(shù)上浪費(fèi)資源。

　　溝通管理計(jì)劃1：
　　溝通管理計(jì)劃是提供以下內(nèi)容的文檔：
　　• 收集和歸檔結(jié)構(gòu)，用于詳