項目管理中溝通的作用性

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　　[關鍵詞]項目管理；溝通；有效；信息

　　隨著經(jīng)濟的全球化,企業(yè)面對的環(huán)境日趨復雜,競爭越發(fā)激烈,在重大機遇面前能否把握機會，實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，項目化管理必將大行其道。在項目管理中，溝通與協(xié)調(diào)是進行各方面管理的紐帶，是在人、思想和信息之間建立的聯(lián)系,它對于項目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。溝通與協(xié)調(diào)可使矛盾著的各個方面居于統(tǒng)一體中，使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡,使項目實施和運行過程順利。所以，大多數(shù)的企業(yè)管理人和項目執(zhí)行者都將溝通、談判列為推進項目進程發(fā)展的首要步驟，而為此投入大量的精力。

　　每個項目經(jīng)理都要了解項目團隊每位成員需要什么類型的信息，并在項目工作中根據(jù)不同的目的采用不同的溝通方式。對于目前來說，越來越發(fā)達的科技將引導著我們今后的生活方式向多元性發(fā)展，相對應的，溝通的方式和途徑也會越來越多樣化。其中包括：書面材料、電子郵件、電話、短信、會議、實地溝通、正式的論壇、非正式溝通活動等。其中：

　　一、書面材料

　　對于一些重要的、需雙方確認的信息可以采取這種正式的方式進行溝通。例如，在項目管理中，對溝通過的、認可的、重要的事項需通過書面材料的形式予以備案留存。

　　二、電子郵件

　　通過這種方式可以及時、方便地傳遞與客戶、供應商、項目團隊成員之間、上層管理者之間的文件，比如項目計劃、備忘錄、會議紀要、工作報告、項目預算、項目文檔等等。

　　三、提供一個正式的論壇

　　在此上面可以公布用來溝通的政策和工作程序。

　　四、項目會議

　　通過項目會議可以比較直接地溝通項目狀況、存在的問題，并及時得以解決的方式等。項目管理論壇

　　五、電視電話網(wǎng)絡會議

　　為身處異地的項目團隊成員提供一個參與溝通的方式，既快捷、直觀也可多方討論。

　　六、內(nèi)部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)留言板

可與全體成員進行正式地溝通項目狀況，進展和目標，并可及時發(fā)布最新通知。

　　七、實地溝通

　　與你的團隊、客戶、供應商等面對面地實地溝通并當場解決問題。

　　八、非正式溝通活動

　　如聯(lián)誼活動、聚會、個別交流等，都可使其與項目相關方關系更加融洽，更利于及時、有效、順利地完成項目。

　　所有這些溝通方式，無論多復雜，實際上都可以簡化成一對一的溝通形式，但是具體到溝通的最終形態(tài)都只是兩者之間的事情，即信息發(fā)出者和信息接收者。相對于項目管理當中溝通起到的主要作用就是建立一個由信息發(fā)出者給出的參考和信息接收者獲得的思考的一個平臺，例如項目經(jīng)理與項目團隊對于項目進展之間的信息互動。

　　因此作為一名項目經(jīng)理就要承擔起整個項目管理的溝通環(huán)節(jié)。項目經(jīng)理的溝通能力是影響管理和領導核心項目團隊的主要因素，所以在項目運營中項目經(jīng)理就不應該埋在一大堆的技術、管理工作中，甚至可能需要花費百分之九十或更多的時間去與項目干系人進行溝通，所以他們應站在較高的角度去審視整個項目，使自己既能準確地把客戶的意圖傳遞給項目相關人員，同時又能及時正確地去理解項目相關人員的需求，達成一種共識，使他們可以更好的理解你、支持你、幫助你。

　　計劃和組織是項目管理中重要的兩個步驟，同樣，優(yōu)秀的項目經(jīng)理還應懂得如何計劃溝通工作，這就要要牢記5個“C”。

　　1.清楚(Clear)：說明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當?shù)厥褂眯g語。

　　2.簡潔(Concise)：抓住重點;不讓信息漫無邊際。

　　3.禮貌(Courteous)：講禮貌，注意語調(diào)。

　　4.一貫(Consistent)：使用恰當?shù)恼Z調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應傳達一樣的信息。

　　5.令人信服(Compelling)：讓他們有理由去注意。

　　項目管理的過程包括項目啟動、需求確認、計劃安排、項目實施、項目驗收、項目收款等，在各個階段都需要有項目經(jīng)理圍繞項目的進度、成本、質(zhì)量等要素與客戶、項目組成員、供應商、上層管理者及其他相關項目經(jīng)理等進行溝通、協(xié)調(diào)和控制。與項目各個相關方之間保持持續(xù)、有效的溝通，是促成項目成功的諸多因素中最重要的一項因素。作為項目經(jīng)理，為調(diào)動項目組成員的的工作熱情、提高其效率，還應充分了解項目成員的個性、喜好等，并采取不同的溝通方法，使項目組成員的工作協(xié)調(diào)一致，從而保證按時、按質(zhì)、按量完成預期的任務。項目經(jīng)理博客

　　溝通的目的是為了兩者之間的交流，交換信息、拓寬思路和統(tǒng)一認識。在執(zhí)行項目的過程中因受到慣例時間、財政因素以及資源限制的影響，很容易在意見分歧當中發(fā)生沖突。沖突大多是由錯誤的認知、缺乏信息或不存在的問題等因素引起的，歸根結(jié)底還是溝通無效導致的。即使發(fā)生沖突也要以整個項目為根本，用比較圓潤易接受的溝通方式、積極和適當?shù)姆椒ㄈソ鉀Q問題，保持和諧的氣氛。
　　任何作為都是有成本的，溝通亦然。最主要的溝通成本包括三方面：一是直接的時間成本，溝通所花費的時間和精力;二是在溝通過程中，由于溝通不利，信息的失真和損失;三是溝通之于職場發(fā)展的價值。其中，在信息傳遞的過程中，成本的大小取決于表達能力、理解能力、觀點和思維的一致性以及表達成一致的意愿強烈程度等多種因素。而且，在很多情況下，即使是兩個同樣具有很強的表達和理解能力的人，他們進行溝通要達成一致，所需要花費的溝通成本也有可能是巨大的，而且很可能是沉沒成本。所以，在項目管理中，若項目經(jīng)理與項目團隊溝通不暢，很容易發(fā)生上令下不達;若項目團隊成員之間的溝通不到位，鏈接協(xié)調(diào)能力也就不會強。如此，溝通是學問，溝通是藝術，若能做到溝通和諧，自然也會成為贏家。

　　客戶是項目成果的使用者。因此，在項目的整個過程中，項目經(jīng)理都應與其決策層、業(yè)務部門保持及時有效的溝通，以便獲得他們的支持、參與和推動，特別是項目啟動的前期更為重要。良好的溝通能使雙方對于項目目標和范圍達成共識，保證項目健康的進行。在與客戶的溝通中首先要培養(yǎng)客戶對項目的價值與戰(zhàn)略重要性的認同感，形成雙向交流，以保持信息的一致性，增強項目進度的透明度，并確保雙方了解項目的進展。其次，必須通過良好的溝通就客戶的需求達成一致，否則會給項目帶來無窮的隱患，甚至會使項目前功盡棄。再次，還要與客戶在管理思想、管理理念上要達成一致，爭取客戶的理解和支持，如果項目初期就沒有得到客戶的支持和認同，那么真不知道還有什么方式能夠推動項目的啟動和繼續(xù)。

　　項目經(jīng)理在與上層管理者的溝通還需要注意很多細節(jié)，上層管理者往往更加關心的是項目的工期、成本、質(zhì)量等等。作為項目經(jīng)理，就應該經(jīng)常主動地與上層管理者保持溝通，及時地反饋信息，特別是將可能會延期、將增加項目成本、會產(chǎn)生質(zhì)量問題的苗頭等等提早匯報，使上層管理者能及時并適時調(diào)整工作計劃，在人力、物力、財力等方面給予支持，保證項目的順利進行。

　　項目經(jīng)理還需要保證溝通的有效性，任何經(jīng)過深思熟慮和充滿信心的計劃都有可能百密一疏，溝通也不例外，而要建立有效溝通的前提條件是需要樹立一定的威信，在解決和處理事物的能力中勝人一籌，得到別人的認可。沒有這些先決條件，或許你的努力在對方的眼里就只是一出蹩腳的表演。

　　最后在項目管理的溝通過程當中最為重要的一點就是要保證信息的正確傳遞，信息的傳遞一定是雙向。首先，必須保證你所傳遞的是正確的、有價值的信息，而不是給他們提供過量的、不相關的或是重復性的信息，也就是說傳遞的信息質(zhì)量要高。其次，必須保證信息被接收者可以準確及時的收到。無論是通過哪一種溝通的形式都必須要有回饋的機制，以確保信息的及時性和有效性。再次，必須保證對收到信息的理解是正確的，以免給項目帶來或大或小的損失。對于一些重要的信息，在可行的情況下采用雙方會談的方式可能會更快更準確地讓對方接收。

　　綜上所述，在項目管理中，溝通是關乎項目成功與否的重要因素而且是管理工作至關重要的組成部分。所有的項目都是在不斷的溝通與交流的過程中建立起來的，有效的溝通都是項目管理一個策略性過程，起著非常重要的作用。項目管理中涉及到眾多的項目干系人，為保證項目溝通的有效性，項目經(jīng)理只有建立項目溝通計劃、靈活運用各種溝通形式、盡早和主動的與項目干系人進行溝通、保持暢通的溝通渠道、運用溝通技巧等方法，才能保證信息傳遞的準確、及時、理解無誤，以保證項目順利完成。