項目溝通之從電影超強(qiáng)臺風(fēng)中看ERP管理

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前段時間，筆者看了電影“超強(qiáng)臺風(fēng)”后，對其中的“十防九空”論深有感觸。雖然說，在防臺風(fēng)上，十次有九次落空，但是，仍然必須防。因為只要有一次中標(biāo)了，那么損失將無法挽回。
　　其實，不僅防臺風(fēng)上是如此。在ERP項目的實施過程中，也有類似的情況。如筆者在ERP項目的實施過程中，不斷強(qiáng)調(diào)對于銷售定單的變更要通過定單變更單進(jìn)行。而不能先手工的在打印出來的單據(jù)上更改，等到空下來的時候再去系統(tǒng)中進(jìn)行更改。這么做的話，萬一在物料需求計劃運行之前銷售定單數(shù)量沒有修改過來的話，則生產(chǎn)計劃、采購計劃等都會受到不利影響。但是，用戶不相信有這個巧合，總以為自己回去會馬上更改。真是由于這種盲目的自信，才導(dǎo)致了后來不利的結(jié)果?？紎試/大一次，用戶這么操作以后，就出差了。臨走之前，沒有把erp系統(tǒng)中的銷售定單數(shù)量改過來。結(jié)果采購、生產(chǎn)都是按照原先錯誤的定單數(shù)量在安排采購計劃與生產(chǎn)計劃。最后，項目管理員、銷售員、簽字審核的生產(chǎn)經(jīng)理與銷售經(jīng)理都為此受到了警告處分。
　　所以，在ERP項目上，對于一些管理漏洞，我們的態(tài)度必須是“即使十防九空，仍然勢在必行”。
　　第一：定單變更管理，即使十防九空，仍勢在必行。
　　在ERP系統(tǒng)管理中，其實很多管理上的漏洞都可以利用ERP系統(tǒng)來克服。但是，員工往往是過于相信自己的能力，而不愿意利用系統(tǒng)來束縛自己。確實，若利用ERP系統(tǒng)來進(jìn)行管理的話，員工必須遵循一定的規(guī)章來辦事情。這會降低員工的靈活性。
　　如對于上面這個銷售定單變更來說。銷售員發(fā)現(xiàn)銷售定單數(shù)量有錯誤，在原銷售定單上進(jìn)行更改，然后分發(fā)下去，也未嘗不可。但是，若采用了ERP系統(tǒng)之后，則這往往是行不通的。雖然我們可以相信員工在事后會及時的對銷售定單進(jìn)行更改，但是，我們不僅要這么問一句，萬一他沒有按時對銷售定單進(jìn)行更改，則會造成什么情況?考|試/大那時，采購、生產(chǎn)都會受到拖累。若產(chǎn)品或者原材料造成庫存，這可能還是小事;若不能及時交貨，導(dǎo)致企業(yè)失去這個客戶，那對企業(yè)來說，可是不能夠接受的。
　　所以在定單變更管理上包括采購定單、銷售定單、生產(chǎn)定單等等，若涉及到內(nèi)容變更的，則一定要先在系統(tǒng)中變更，然后審核人員才能夠確認(rèn)生效。即使我們再怎么相信我們的員工，會兢兢業(yè)業(yè)。企業(yè)仍然不能夠冒這個險。故定單變更流程，即使十防九空，企業(yè)仍然必須堅決遵守，而不能有絲毫的動搖。
　　第二：權(quán)限設(shè)置，先小人后君子。
　　有些人遵循“疑人不用，用人不疑”的觀念，對員工非常的信任。這在ERP項目的體現(xiàn)，就是權(quán)限設(shè)置混亂。
　　如筆者在ERP項目實施過程中，發(fā)現(xiàn)有些部門經(jīng)理很會“授權(quán)”。在采購單上，按照筆者的設(shè)計意圖，采購員只有在未審核之前對采購單有維護(hù)的權(quán)利。但是，有些采購經(jīng)理為了省事，就把采購單審核、撤消審核、采購定單作廢等權(quán)利都放給了采購員。這對于ERP系統(tǒng)運行來說，存在著比較大的風(fēng)險。
　　如筆者以前在企業(yè)中負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)維護(hù)的時候，就碰到過。那時，在ERP系統(tǒng)中，普通采購員跟采購經(jīng)理的權(quán)限是分開的。但是，采購經(jīng)理把自己的用戶名與密碼告訴給了采購員。采購員可以隨時的利用采購經(jīng)理的帳戶去操作一些不是其可以操作的動作。如那時，有個采購員跟供應(yīng)商串通。在采購單審核后，又利用采購經(jīng)理的權(quán)限去把采購定單撤消審核提高其采購定單中的價格。由于其一次性改動的不大，所以，很長時間以來，大家都沒有察覺。但是，因為采購的基數(shù)大，所以，對于采購員來說，這筆收益也是蠻大的。后來好象是這個采購員跟其他員工有矛盾，才被人打小報告告發(fā)的。
　　可見，在商業(yè)社會中，“疑人不用，用人不疑”的觀念可能是過時了。在誠信確實的現(xiàn)在，筆者認(rèn)為，考|試/大“先小人，后君子”比“疑人不用，用人不疑”更加的現(xiàn)實。在ERP系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)計中，也需要貫徹這個信念。
　　雖然說，給ERP系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限限制，防止用戶越權(quán)操作為自己謀求私利，也就好象是防臺風(fēng)那樣，十防九空。有些人會認(rèn)為十人中可能最多只有一個人會損害公司利益。但是，對于企業(yè)來說，發(fā)生在自己身上就是百分之百了。而且，勝者為王，敗者為寇。也許，在前段時間，ERP軟件使用的不錯，在企業(yè)日常管理中，已經(jīng)出了效果。但是，很可能因為某個員工的越權(quán)行為給企業(yè)造成了損失，而把ERP打回了原形。辛辛苦苦積攢起來的堡壘，就被其一下子破壞了。
　　故筆者認(rèn)為，在日常工作中，也需要注意用戶的越權(quán)行為，像銀行在這方面就做的比較好。像用戶辦卡、換卡業(yè)務(wù)中，必須要有一個主管人員授權(quán)。我們在向銀行申請銀行卡的時候，等相關(guān)信息確認(rèn)完畢之后，業(yè)務(wù)人員都會叫當(dāng)日的值班經(jīng)理過來授權(quán)。在這方面，企業(yè)還需要多跟銀行學(xué)學(xué)。對待權(quán)限，要嚴(yán)謹(jǐn)。
　　第三：在數(shù)據(jù)管理上，要嚴(yán)防死守。
　　業(yè)務(wù)員拉定單的過程中，有沒有把原本是企業(yè)的定單拿出去自己做呢?筆者可以責(zé)任的說，這種情況有，而且很普遍。考|試/大如筆者有一段時間是負(fù)責(zé)江浙地區(qū)的五金企業(yè)的ERP項目。在給他們實施的過程中，可以接觸到一些機(jī)密的信息，如客戶、聯(lián)系人等等。那時，筆者經(jīng)常會遇到一種奇怪的現(xiàn)象。如A公司ERP系統(tǒng)中有一個業(yè)務(wù)員叫做李某，在B公司的ERP系統(tǒng)中，有個客戶聯(lián)系人信息中也叫李某。剛開始筆者以為兩個人同名同性，純屬巧合。在一次整理基礎(chǔ)資料的時候，跟他們的項目經(jīng)理聊天。說這個李某的名字正是普通，某家企業(yè)的業(yè)務(wù)員也叫李某(其實，這個名字很生僻。通過全國名字查詢，到現(xiàn)在全國同名同性的不到十人)。這個項目經(jīng)理神秘的笑笑?？吹脚赃厸]人，就悄悄的告訴我，其實他們就是同一個人。這個業(yè)務(wù)員有時候把自己拉到的單子拿出來給他們做，從中謀取收益。筆者聽后大吃一驚，原來背后還隱藏著這么大的秘密。后來筆者才發(fā)現(xiàn)，原來這已經(jīng)是不成文的秘密。由于國內(nèi)大部分企業(yè)沒有自己的品牌，基本上是貼牌生產(chǎn)，所以這種情況也就特別的普遍?，F(xiàn)在頁界，把這種情況稱為“飛單”。
　　若在ERP項目中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理的不好的話，會更加加重這種態(tài)勢。考|試/大因為在系統(tǒng)中，存儲有所有客戶以及相關(guān)的交易信息。如此的話，業(yè)務(wù)員可以輕松的了解到某個客戶的購買欲望與產(chǎn)品價格。甚至連這個產(chǎn)品的成本信息、工藝信息、物料清單等等都了解的一清二楚。如此的話，作為業(yè)務(wù)員，就可以輕易的從客戶那邊拿到單子去私下里做。
　　所以，ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理也是非常重要的。企業(yè)要確實落實相關(guān)的訪問權(quán)限設(shè)置與處罰責(zé)任，打好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的安全保衛(wèi)戰(zhàn)。考|試/大在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理中，即使“十防九空”，也要“勢在必行”。企業(yè)由于ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)保護(hù)不周而損失一張定單，就會給ERP系統(tǒng)留下一個污點。