項(xiàng)目管理知識(shí):項(xiàng)目采購(gòu)管理3

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 12．1．2采購(gòu)計(jì)劃的工具和方法（tools and techniques for procurement planning）
　　1. 自制和外購(gòu)分析(make-or-buy analysis)。此法可用來(lái)分析某種產(chǎn)品由執(zhí)行組織生產(chǎn)是否成本更低，這是很普通的管理工具。自制或是外購(gòu)分析都包括間接成本和直接成本。例如，在外購(gòu)分析時(shí)，應(yīng)包括采購(gòu)產(chǎn)品的成本和管理購(gòu)買(mǎi)過(guò)程的間接費(fèi)用。自制和外購(gòu)分析必須反映執(zhí)行組織的觀點(diǎn)和項(xiàng)目的直接需求。例如，采購(gòu)一項(xiàng)資本性支出項(xiàng)目（capital item）（從建筑吊車(chē)到個(gè)人電腦的任何項(xiàng)目）與租賃此一項(xiàng)目相比較，在成本上一般是不合算的，然而如執(zhí)行組織對(duì)某一項(xiàng)目有持續(xù)需求，那么結(jié)入項(xiàng)目的購(gòu)貨成本可能比租賃來(lái)的低。

　　 2. 專(zhuān)家意見(jiàn)（expert judgement）。在采購(gòu)計(jì)劃的工具和方法中，往往需要專(zhuān)家意見(jiàn)來(lái)評(píng)估管理輸入。這種專(zhuān)家意見(jiàn)可由具有專(zhuān)門(mén)知識(shí)，來(lái)自于多種渠道的團(tuán)體和個(gè)人提供。包括：
　　 執(zhí)行組織中的其他單位
　　 顧問(wèn)
　　 專(zhuān)業(yè)技術(shù)團(tuán)體(professional and technical associations)
　　 實(shí)業(yè)集團(tuán)(industry groups)

　　 3. 合同類(lèi)型選擇（contract type selection）不同類(lèi)型的采購(gòu)應(yīng)采用適合其特點(diǎn)的合同。合同一般分成三大類(lèi)：
　　 固定價(jià)格合同(fixed price or lump sum contracts)。這類(lèi)合同對(duì)一個(gè)明確定義的產(chǎn)品采用一個(gè)固定總價(jià)格，如果該產(chǎn)品沒(méi)有明確定義，賣(mài)方和買(mǎi)方都會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)--買(mǎi)方可能得不到想要的產(chǎn)品，賣(mài)方為了提供產(chǎn)品可能花費(fèi)額外的成本。固定價(jià)格合同也包括對(duì)達(dá)到或超過(guò)既定項(xiàng)目目標(biāo)（例如進(jìn)度目標(biāo)等）的獎(jiǎng)勵(lì)。
　　 成本補(bǔ)償合同（cost reimbursement contracts）。這類(lèi)合同包括支付給賣(mài)方實(shí)際成本(actual cost)。成本分為直接成本和間接成本。直接成本指工程項(xiàng)目單獨(dú)花費(fèi)的成本（例如，全職員工的薪水）。間接成本指由執(zhí)行組織計(jì)劃歸項(xiàng)目的管理費(fèi)用（例如，公司董事的薪水）。間接成本一般按直接成本的一定百分比計(jì)算。成本補(bǔ)償合同也常常包括對(duì)達(dá)到或超過(guò)既定的項(xiàng)目目標(biāo)（例如進(jìn)度目標(biāo)等）的獎(jiǎng)勵(lì)。
　　 單價(jià)合同（unit price contracts）--賣(mài)方按預(yù)先設(shè)定的單價(jià)支付一定金額（例如，1小時(shí)70美元的專(zhuān)業(yè)勞務(wù)或者一立方碼土石方1.08美元），合同的總金額是完成項(xiàng)目的工作量的函數(shù)。

　　12．1．3 采購(gòu)計(jì)劃的輸出(outputs from procurement planning)
　　 1. 采購(gòu)管理計(jì)劃(procurement management plan)。采購(gòu)管理計(jì)劃應(yīng)規(guī)定剩余的采購(gòu)過(guò)程將怎樣被管理。例如：
　　 采用什么類(lèi)型的合同？
　　 如果采用獨(dú)立估計(jì)（independent estimates）作為評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，由誰(shuí)準(zhǔn)備？什么時(shí)候準(zhǔn)備？
　　 如果需要標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)單證(standardized procurement documents)，在哪里可找到？
　　 怎樣管理多家供應(yīng)商？
　　 采購(gòu)如何同項(xiàng)目的其他部分協(xié)調(diào)，例如進(jìn)度和執(zhí)行報(bào)告？

　　 一個(gè)采購(gòu)管理計(jì)劃可以是正式的或非正式的，詳細(xì)的或框架性的，具體采用什么形式要根據(jù)項(xiàng)目的需要。采購(gòu)管理計(jì)劃在整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃（見(jiàn)4.1項(xiàng)目計(jì)劃規(guī)劃）中是一個(gè)輔助因素。

　　 2. 工作明細(xì)表（statement of work）。工作明細(xì)表足夠詳細(xì)地規(guī)定了采購(gòu)項(xiàng)目，以便未來(lái)的賣(mài)方?jīng)Q定他們是否有能力提供這些項(xiàng)目。"足夠詳細(xì)"（sufficient detail）會(huì)因項(xiàng)目的性質(zhì)，買(mǎi)方需求，預(yù)期的合同的格式的不同而不同。

　　 某些不同的領(lǐng)域認(rèn)可不同類(lèi)型的工作明細(xì)表。例如，在一些政府的轄區(qū)(government jurisdictions)，工作明細(xì)表是明確指定產(chǎn)品和勞務(wù)的采購(gòu)項(xiàng)目，而必須品明細(xì)表（statement of requirements）是指作為問(wèn)題需解決的采購(gòu)項(xiàng)目。

　　 在采購(gòu)流程中，工作明細(xì)表可能需要修訂，例如一個(gè)潛在的賣(mài)主可能建議一個(gè)更有效的解決方案或者成本更低的產(chǎn)品。每一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目都需要一個(gè)獨(dú)立的工作明細(xì)表，然而多項(xiàng)產(chǎn)品和勞務(wù)可能用一個(gè)工作明細(xì)表集成一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目。 

　　 工作明細(xì)表應(yīng)盡可能的清楚、完整和簡(jiǎn)潔。它應(yīng)包括任何所必須的附帶勞務(wù)描述，例如執(zhí)行報(bào)告或前項(xiàng)目（post-project）對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目(procured item)的操作支持(operational support)，在一些應(yīng)用領(lǐng)域需具備工作明細(xì)表的特定的內(nèi)容和格式。