項目管理知識:項目采購管理3

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 12．1．2采購計劃的工具和方法（tools and techniques for procurement planning）
　　1. 自制和外購分析(make-or-buy analysis)。此法可用來分析某種產(chǎn)品由執(zhí)行組織生產(chǎn)是否成本更低，這是很普通的管理工具。自制或是外購分析都包括間接成本和直接成本。例如，在外購分析時，應(yīng)包括采購產(chǎn)品的成本和管理購買過程的間接費用。自制和外購分析必須反映執(zhí)行組織的觀點和項目的直接需求。例如，采購一項資本性支出項目（capital item）（從建筑吊車到個人電腦的任何項目）與租賃此一項目相比較，在成本上一般是不合算的，然而如執(zhí)行組織對某一項目有持續(xù)需求，那么結(jié)入項目的購貨成本可能比租賃來的低。

　　 2. 專家意見（expert judgement）。在采購計劃的工具和方法中，往往需要專家意見來評估管理輸入。這種專家意見可由具有專門知識，來自于多種渠道的團(tuán)體和個人提供。包括：
　　 執(zhí)行組織中的其他單位
　　 顧問
　　 專業(yè)技術(shù)團(tuán)體(professional and technical associations)
　　 實業(yè)集團(tuán)(industry groups)

　　 3. 合同類型選擇（contract type selection）不同類型的采購應(yīng)采用適合其特點的合同。合同一般分成三大類：
　　 固定價格合同(fixed price or lump sum contracts)。這類合同對一個明確定義的產(chǎn)品采用一個固定總價格，如果該產(chǎn)品沒有明確定義，賣方和買方都會面臨風(fēng)險--買方可能得不到想要的產(chǎn)品，賣方為了提供產(chǎn)品可能花費額外的成本。固定價格合同也包括對達(dá)到或超過既定項目目標(biāo)（例如進(jìn)度目標(biāo)等）的獎勵。
　　 成本補(bǔ)償合同（cost reimbursement contracts）。這類合同包括支付給賣方實際成本(actual cost)。成本分為直接成本和間接成本。直接成本指工程項目單獨花費的成本（例如，全職員工的薪水）。間接成本指由執(zhí)行組織計劃歸項目的管理費用（例如，公司董事的薪水）。間接成本一般按直接成本的一定百分比計算。成本補(bǔ)償合同也常常包括對達(dá)到或超過既定的項目目標(biāo)（例如進(jìn)度目標(biāo)等）的獎勵。
　　 單價合同（unit price contracts）--賣方按預(yù)先設(shè)定的單價支付一定金額（例如，1小時70美元的專業(yè)勞務(wù)或者一立方碼土石方1.08美元），合同的總金額是完成項目的工作量的函數(shù)。

　　12．1．3 采購計劃的輸出(outputs from procurement planning)
　　 1. 采購管理計劃(procurement management plan)。采購管理計劃應(yīng)規(guī)定剩余的采購過程將怎樣被管理。例如：
　　 采用什么類型的合同？
　　 如果采用獨立估計（independent estimates）作為評估標(biāo)準(zhǔn)，由誰準(zhǔn)備？什么時候準(zhǔn)備？
　　 如果需要標(biāo)準(zhǔn)采購單證(standardized procurement documents)，在哪里可找到？
　　 怎樣管理多家供應(yīng)商？
　　 采購如何同項目的其他部分協(xié)調(diào)，例如進(jìn)度和執(zhí)行報告？

　　 一個采購管理計劃可以是正式的或非正式的，詳細(xì)的或框架性的，具體采用什么形式要根據(jù)項目的需要。采購管理計劃在整個項目計劃（見4.1項目計劃規(guī)劃）中是一個輔助因素。

　　 2. 工作明細(xì)表（statement of work）。工作明細(xì)表足夠詳細(xì)地規(guī)定了采購項目，以便未來的賣方?jīng)Q定他們是否有能力提供這些項目。"足夠詳細(xì)"（sufficient detail）會因項目的性質(zhì)，買方需求，預(yù)期的合同的格式的不同而不同。

　　 某些不同的領(lǐng)域認(rèn)可不同類型的工作明細(xì)表。例如，在一些政府的轄區(qū)(government jurisdictions)，工作明細(xì)表是明確指定產(chǎn)品和勞務(wù)的采購項目，而必須品明細(xì)表（statement of requirements）是指作為問題需解決的采購項目。

　　 在采購流程中，工作明細(xì)表可能需要修訂，例如一個潛在的賣主可能建議一個更有效的解決方案或者成本更低的產(chǎn)品。每一個采購項目都需要一個獨立的工作明細(xì)表，然而多項產(chǎn)品和勞務(wù)可能用一個工作明細(xì)表集成一個采購項目。 

　　 工作明細(xì)表應(yīng)盡可能的清楚、完整和簡潔。它應(yīng)包括任何所必須的附帶勞務(wù)描述，例如執(zhí)行報告或前項目（post-project）對采購項目(procured item)的操作支持(operational support)，在一些應(yīng)用領(lǐng)域需具備工作明細(xì)表的特定的內(nèi)容和格式。