如何推廣OA辦公系統(tǒng)？

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　　泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)推廣成功經(jīng)驗(yàn)談

　　OA (office automatic )即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在中國(guó)的出現(xiàn)已近20年 ，本文將從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的沿革、成功保障等方面來(lái)進(jìn)行一些探討。

　　辦公自動(dòng)化的概念

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在我國(guó)有著特殊的意義，博大精深的中華文化賦予了辦公自動(dòng)化非常的內(nèi)涵。我國(guó)的公文辦理模式始于始皇帝，至今仍受到廣泛的影響，因此必須注重OA 系統(tǒng)的規(guī)范性。譬如朱批、印章、上行文、下行文、會(huì)簽等諸多OA 運(yùn)行中至關(guān)重要的處理。

　　所謂辦公自動(dòng)化，一般須經(jīng)歷這么幾個(gè)階段：

　　1、 桌面文件處理軟件的應(yīng)用，如WPS 、Ms Office 等。

　　2、 信息文件的共享，如電子郵件、QQ 、文件傳遞系統(tǒng)等的應(yīng)用。

　　3、 協(xié)作平臺(tái)，以群件平臺(tái)、工作流理論為支撐，對(duì)流轉(zhuǎn)信息及文件進(jìn)行嚴(yán)格的協(xié)作控制與安全控制，對(duì)公文等各種信息進(jìn)行有序的管理與控制，通常可以通過(guò)工作流的定義，自動(dòng)地在流程中進(jìn)行信息或文件的傳遞。

　　4、 知識(shí)管理，知識(shí)管理是OA 應(yīng)用的終極目標(biāo)，指在協(xié)作平臺(tái)的基礎(chǔ)上，提供強(qiáng)大的信息管理平臺(tái)，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘與分析，智能地向使用者或決策者提供有效的分析結(jié)果、參考模型，提供使用者決策依據(jù)，并能以規(guī)范的管理，在系統(tǒng)中快速傳遞知識(shí)，從而創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織、降低培訓(xùn)成本。

　　辦公OA系統(tǒng)實(shí)施成功要素

　　1、項(xiàng)目業(yè)主方領(lǐng)導(dǎo)重視。信息化工程是“一把手工程”，對(duì)于影響面最為廣泛的OA 項(xiàng)目，則更是如此。很難想象，在一個(gè)處處需要決策的應(yīng)用系統(tǒng)里，缺乏領(lǐng)導(dǎo)這一重要的角色。

　　2、管理規(guī)范化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推進(jìn)離不開(kāi)管理的規(guī)范化，如果沒(méi)有規(guī)范的管理，指望靠行行生硬的數(shù)字代碼系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)不了辦公的自動(dòng)化的。我曾經(jīng)在一個(gè)成功推廣辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的用戶那里，看到了大量的管理準(zhǔn)備，一冊(cè)百余頁(yè)的《XX機(jī)關(guān)管理規(guī)范》，辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的運(yùn)行以此《規(guī)范》為規(guī)則，OA 系統(tǒng)很快便順利實(shí)施推廣 。

　　3、軟件設(shè)計(jì)思想的先進(jìn)性。這里強(qiáng)調(diào)的是軟件設(shè)計(jì)思想，而非軟件技術(shù)架構(gòu)。再好的軟件技術(shù)架構(gòu)，脫離開(kāi)設(shè)計(jì)理念，也只能是徒有其表。軟件首先反映的是設(shè)計(jì)者的思想，以成熟的工作流、群件理論為設(shè)計(jì)基礎(chǔ)，無(wú)疑是OA 項(xiàng)目成功的重要基礎(chǔ)。但我國(guó)的OA 系統(tǒng)也有其特殊性，比如流程的控制，我們的要求是規(guī)范而靈活，因此，我們需要更為豐富的工作流群件理論，XXOA 的“面向?qū)ο蠡顒?dòng)模型”，正是對(duì)這一理論的有效補(bǔ)充，在國(guó)內(nèi)數(shù)百個(gè)OA 項(xiàng)目中得到了成功的推廣。在整個(gè)OA 系統(tǒng)中，流程非常重要，有效的流程控制技術(shù)，不僅能輕松地實(shí)現(xiàn)各種復(fù)雜多變的文件信息流轉(zhuǎn)流程，而且能對(duì)現(xiàn)存流程有效梳理，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化。角色的概念也非常重要，每一個(gè)人員的權(quán)限都是由若干角色組成的，當(dāng)人員的職位職務(wù)發(fā)生變化時(shí)，刪除原有角色的配置，保留共有的角色配置，賦予新角色的配置，這樣，軟件能快速適應(yīng)組織機(jī)構(gòu)的變化。

　　4、項(xiàng)目雙方的設(shè)計(jì)思想認(rèn)同。項(xiàng)目雙方的設(shè)計(jì)思想認(rèn)同是至關(guān)重要的，作為項(xiàng)目承建方而言，往往有眾多的成功經(jīng)驗(yàn)可以與業(yè)主方分享。作為項(xiàng)目建設(shè)方，有自己的個(gè)性化需求是完全正當(dāng)且可以理解的。找到雙方的共同點(diǎn)非常重要，在這里，技術(shù)實(shí)現(xiàn)就非常重要，包括以什么樣的思想去實(shí)現(xiàn)?是什么樣的理論基礎(chǔ)作為技術(shù)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)?軟件開(kāi)發(fā)也是講究科學(xué)發(fā)展觀的，項(xiàng)目建設(shè)方往往不是這方面的理論專(zhuān)家，不能以自己的理論去要求承建方，因?yàn)檫@樣的要求有可能是錯(cuò)誤的，建設(shè)方只要最終的實(shí)現(xiàn)結(jié)果就可以了。需要強(qiáng)調(diào)的是，對(duì)于承建方而言，堅(jiān)持真理，有時(shí)候很重要。

　　5、原型推動(dòng)法。OA 項(xiàng)目一般都有個(gè)性化的需求，基于原型的開(kāi)發(fā)推廣方法無(wú)疑是最有效率的。XXOA 的推廣步驟一般是：部署原型系統(tǒng)→配置系統(tǒng)基本信息(包括承建方的基本組織機(jī)構(gòu)、用戶、動(dòng)作、角色、基本業(yè)務(wù)流程)→ 試運(yùn)行 → 需求調(diào)研 → 二次迭代開(kāi)發(fā) → 交付 → 驗(yàn)收 。

　　泛普軟件項(xiàng)目實(shí)施部 2014-09-20