企業(yè)檔案保護(hù)注意事項(xiàng)

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　　企業(yè)檔案的保護(hù)是指采取必要的防護(hù)措施，減少對(duì)檔案造成損毀的各種不利因素的影響，最大限度地維護(hù)企業(yè)檔案的齊全、完整與安全，延長(zhǎng)檔案的壽命。

　　從影響檔案保存壽命的外部因素看，不適宜的溫濕度、光照、灰塵、日、霉、水、火以及機(jī)械磨損等因素，都會(huì)造成對(duì)檔案的破壞。所以要配備適合安全保管檔案的專柜，采取措施，滿足溫濕度控制、防光、防火、防盜和防有害生物等檔案保護(hù)技術(shù)要求。

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　　火災(zāi)是能夠?qū)n案造成重大損失的最直接隱患。因此，檔案庫(kù)房必須在滿足消防要求上采取必要措施。在庫(kù)房的裝修裝飾上不應(yīng)采用易燃材料如一般木料、塑料等，而應(yīng)使用難燃、阻燃的材料如防火門、難燃窗簾、電線等。同時(shí)應(yīng)添置必須的消防器材，如滅火器等，有條件的企業(yè)還可以加裝消防警報(bào)裝置。

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　　防盜是防止人為原因破壞檔案的必要措施。安裝必要的防盜設(shè)施，有條件的企業(yè)可以采取電子監(jiān)控警報(bào)裝置，以確保檔案的安全。

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　　光線中的紫外線輻射對(duì)紙張中的纖維素和木質(zhì)素都有很大的破壞作用，使紙張強(qiáng)度降低，因而檔案柜、箱等應(yīng)安放在避免日光直曬之處，較難避開(kāi)的，則可采用懸掛遮陽(yáng)窗簾來(lái)防止光線照射檔案，也應(yīng)盡量避免燈光長(zhǎng)時(shí)間直射檔案。

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　　在炎熱、潮濕的環(huán)境下，檔案極易發(fā)生霉變。檔案一旦長(zhǎng)霉，霉菌很難除去，滲透到紙張內(nèi)部的霉菌還會(huì)使紙張的牢固性在數(shù)天之內(nèi)降低50%。因此，檔案應(yīng)置于通風(fēng)處，若發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)生霉，則可用軟刷、干布等蘸取福爾馬林或75%的酒精擦去霉菌，然后晾干。

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　　檔案一旦被蟲(chóng)蛀，嚴(yán)重者千瘡百孔，不可收拾。防蛀的方法是保持檔案室、檔案箱（柜）等空氣流通，清潔干燥。對(duì)新裝入的檔案箱（柜）的檔案，應(yīng)嚴(yán)格檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲(chóng)蛀的，不經(jīng)殺蟲(chóng)處理不得裝入檔案箱柜，對(duì)已裝入檔案箱（柜）的檔案，要經(jīng)常檢查。發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害，及時(shí)治理。為有效殺蟲(chóng)，可以在檔案箱（柜）中放置一些檔案專用防蟲(chóng)藥物。

　　（六）防塵

　　灰塵會(huì)摩擦和破壞檔案紙張纖維，會(huì)使檔案字跡線條模糊不清，有的灰塵如蘇打、水泥等有酸性或堿性，對(duì)檔案有較強(qiáng)的腐蝕作用，灰塵還是微生物寄生和繁殖的掩護(hù)者，是各種霉菌的傳播者。所以，保護(hù)好檔案必須做好防塵工作。要經(jīng)常打掃檔案室，清潔檔案柜，防止灰塵污染檔案。

　?。ㄆ撸┓栏邷?、防潮濕

　　檔案在高溫潮濕的環(huán)境下最容易生霉、長(zhǎng)蟲(chóng)。在條件允許的情況下，應(yīng)避免將庫(kù)房設(shè)置在建筑的頂層或西向夕曬房間。庫(kù)房的溫度、濕度一定要經(jīng)常監(jiān)測(cè)，使其在一定范圍內(nèi)。比較理想的溫度是14℃－24℃，相對(duì)濕度是45%－60%。為維持庫(kù)房的最佳溫、濕度條件，一般可采用自然調(diào)節(jié)和機(jī)器控制兩種辦法。自然調(diào)節(jié)主要是采用密封的辦法隔熱、隔濕，或采用定期通風(fēng)的辦法降溫、降濕等。機(jī)器控制則是采用電器設(shè)備，控制庫(kù)房溫濕度，如空調(diào)和抽濕機(jī)等。

　?。ò耍┓乐箼n案的機(jī)械損傷（如揉、折、撕裂、擦傷、劃傷等），一方面要采用適當(dāng)?shù)谋９苎b具存放檔案，另一方面要注意在使用檔案的過(guò)程中，輕拿輕放，小心維護(hù)。對(duì)已發(fā)生機(jī)械損傷的殘破檔案，可采用托裱、復(fù)制的方法進(jìn)行修復(fù)。

　?。ň牛┱掌⒌灼?、磁帶、光盤等特殊載體的檔案材料應(yīng)同時(shí)注意溫濕度控制和防磁，特殊載體檔案材料多且有條件的企業(yè)，可以添置防磁柜等裝置。