[產(chǎn)品] Wiki全方位解惑 挑戰(zhàn)內(nèi)容管理軟件

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企業(yè)應(yīng)用Wiki，你準(zhǔn)備好了嗎?

任何在企業(yè)中某個(gè)團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目中干過的人都知道文檔管理會(huì)是怎樣的一場(chǎng)噩夢(mèng): 電子郵件沿不同的路徑傳送。電子報(bào)表和Word文檔散布在各處，沒人完全知道誰擁有最新的版本。一直負(fù)責(zé)會(huì)議記錄并保存在自己硬盤上的行政人員去度假了。營(yíng)銷戰(zhàn)略改變了，但沒有人想起來讓網(wǎng)絡(luò)管理人員更新公司的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)。

Wiki出場(chǎng)了!作為一種協(xié)作軟件，它可以解決所有上述問題，但與很多傳統(tǒng)的內(nèi)容管理系統(tǒng)不同，它非常簡(jiǎn)單，連非技術(shù)雇員都可以使用。

盡管Wiki已出現(xiàn)10年了，但它在企業(yè)中的應(yīng)用才剛剛起步。同Web第一次在企業(yè)世界站住腳跟時(shí)的情況一樣，Wiki可能也將經(jīng)歷瘋狂的增長(zhǎng)期、激烈的競(jìng)爭(zhēng)和不恰當(dāng)?shù)氖褂谩Ｏ旅娴腤iki應(yīng)用指南將告訴您如何最佳地使用這種有價(jià)值的協(xié)作工具。

什么是Wiki?

Wiki.org將Wiki定義為“可以運(yùn)行的最簡(jiǎn)單的在線數(shù)據(jù)庫”。受Apple的HyperCard編程環(huán)境的啟發(fā)，Ward Cunningham在1995年，作為一種管理Portland Pattern Repository的網(wǎng)站內(nèi)容的工具，開發(fā)了第一種Wiki軟件。Wiki一詞出自Wiki-Wiki。Wiki-Wiki在檀香山當(dāng)?shù)氐恼Z言里的含意是“快”。Wiki實(shí)際上是任何人――或者至少任何擁有權(quán)限的人――都可以創(chuàng)建或編輯的網(wǎng)頁。

Wiki最著名的例子是Wikipedia，一種由任何喜歡它的人編寫和維護(hù)的在線百科全書。聽起來是不是很亂?但是，并沒有那么亂。它是一種精心研究、精心編寫和倍受尊重的信息源。如果某人對(duì)某個(gè)條目進(jìn)行不正確的或不合適的改動(dòng)，其他人可以將網(wǎng)頁恢復(fù)到以前的樣子，或者保留改動(dòng)但進(jìn)行進(jìn)一步的編輯。成千上萬的人維護(hù)這個(gè)網(wǎng)站(或者至少那些他們所專業(yè)從事的區(qū)域)，進(jìn)行必要的事實(shí)核查和編輯，因此內(nèi)容的質(zhì)量一般都很高。

由于Wiki最初被極端地構(gòu)想為一個(gè)開放源代碼項(xiàng)目， 因此有一些人認(rèn)為真正的Wiki應(yīng)當(dāng)沒有作者權(quán)限制。這在像Wikipedia這樣的很少的案例中的確行之有效，但是它通常不是一種可行的選擇。在企業(yè)環(huán)境中，Wiki最好放在防火墻背后，供完全內(nèi)部的用戶基礎(chǔ)使用。

未擊中目標(biāo)

今年6月，《洛杉磯時(shí)報(bào)》創(chuàng)建了一個(gè)關(guān)注伊位克戰(zhàn)爭(zhēng)的Wiki。編輯們撰寫了一篇題為“戰(zhàn)爭(zhēng)與結(jié)果”的評(píng)論文章，并邀請(qǐng)任何愿意改寫這篇社論的人發(fā)表自己的精辟的看法?？上У氖?，Internet網(wǎng)民們選擇了雪片般地傳送色情照片和污言穢語來污染這個(gè)“Wiki社論網(wǎng)站”，經(jīng)歷了3天的維護(hù)災(zāi)難后，這家報(bào)紙關(guān)閉了這個(gè)Wiki。

指負(fù)責(zé)《洛杉磯時(shí)報(bào)》在Wiki上的失敗公平或者準(zhǔn)確嗎?絕對(duì)不公平。也許《洛杉磯時(shí)報(bào)》的期望太高，也許它錯(cuò)誤判斷了一些Web用戶的幼稚的能力。但是，Wiki社論網(wǎng)站存在的真正問題是Times讓W(xué)iki去干blog的工作。

從結(jié)構(gòu)上看，Wiki能夠處理對(duì)話，但是這并不是它的強(qiáng)項(xiàng)，相反，Wiki最擅長(zhǎng)的是協(xié)作。它們的用途是隨著內(nèi)容的發(fā)展，維護(hù)一系列獨(dú)特的文檔以及提供一種組織這些信息的有機(jī)的手段。

為什么選擇Wiki?

由于Web(一般來說是網(wǎng)絡(luò))的原因，發(fā)表和共享信息的費(fèi)用大大降低了――而這使Wiki成為吸引企業(yè)的殺手應(yīng)用。在Wiki出現(xiàn)前，進(jìn)行復(fù)雜的信息管理需要一種昂

貴的企業(yè)應(yīng)用。然而由于大多數(shù)Wiki是基于開放源代碼的，它們對(duì)于選擇開放源代碼軟件的公司來說是免費(fèi)的，或者對(duì)于愿意為Wiki的部署和支持支付費(fèi)用的公司來說是比較便宜的。

Wiki設(shè)計(jì)用于為團(tuán)隊(duì)內(nèi)或團(tuán)隊(duì)間交換信息提供方便。Wiki中的內(nèi)容可以毫無延遲、無需任何真正的管理努力進(jìn)行更新，并且不需要分發(fā)――用戶/貢獻(xiàn)者(對(duì)于Wiki來說，他們是同一個(gè)人)訪問和更新一個(gè)共同的網(wǎng)站。

Wiki可以集中各類企業(yè)數(shù)據(jù)，如電子報(bào)表、Word文檔、PowerPoint幻燈片、PDF――任何可以在瀏覽器中顯示的內(nèi)容。它們還可以嵌入標(biāo)準(zhǔn)的通信媒體，如電子郵件和IM。重型基于PHP的Wiki可以直接與公司數(shù)據(jù)庫連接，將音頻和圖像文件輸入到數(shù)據(jù)庫中。Wiki的功能僅僅受到實(shí)現(xiàn)它的人員的編程技能的限制。

需要指出的是，將文檔放到Wiki中不一定使它能夠被所有訪問Wiki的人編輯。例如，營(yíng)銷部門可以向銷售團(tuán)隊(duì)或公司提供一張PowerPoint幻燈片，但不允許它們修改或覆蓋它。

此外，Wiki還具有內(nèi)置的版本控制，甚至可以控制那些具有編輯特權(quán)的人。不建立修改人的記錄，就不能進(jìn)行修改，而且恢復(fù)以前的版本只是點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)的事情。

如果您有如下需要，就可以考慮部署Wiki:

您希望在不犧牲功能性、安全性或持久性的條件下，迅速、廉價(jià)地建立公司內(nèi)聯(lián)網(wǎng)。

您希望在一個(gè)可為所有人訪問的位置上發(fā)表多種企業(yè)文檔，并讓雇員不費(fèi)力、沒有延遲、沒有冗余性風(fēng)險(xiǎn)地管理這些文檔。

您希望管理和組織會(huì)議記錄、團(tuán)隊(duì)議程和公司日歷。

您需要一種廉價(jià)的(如果不是免費(fèi)的)、可擴(kuò)展的和可通過任何Web瀏覽器訪問的項(xiàng)目管理工具。

您一個(gè)可以大型和/或分散的團(tuán)隊(duì)可以觀看和修改共享文檔的中央位置。

如果您的機(jī)構(gòu)符合以下條件，Wiki可能不適合您的機(jī)構(gòu):

您必須使用復(fù)雜的文件格式。一些Wiki平臺(tái)只能支持文本或HTML文件?？紤]使用可以處理強(qiáng)健的文件類型的基于PHP/SQL的Wiki平臺(tái)。避免選擇基于PERL的Wiki。

您沒有可以承擔(dān)Wiki使用責(zé)任的人員。Wiki的本體(或者它使用的搜索引擎)有多好它才能有多好。您需要可以建立命名網(wǎng)頁和維護(hù)鏈接的規(guī)則的人員。

協(xié)作格式不適合您的小組或工作場(chǎng)所。對(duì)等審查不總是內(nèi)容管理的最佳解決方案。

您尋求交換觀點(diǎn)。Wiki并不是發(fā)表觀點(diǎn)或進(jìn)行對(duì)話的最好的工具。如果這是您的公司的主要目標(biāo)，那么請(qǐng)使用blog。

Wiki Vs. 傳統(tǒng)內(nèi)容管理軟件

目前市場(chǎng)上有大量可供使用的項(xiàng)目管理和協(xié)作軟件，那么為什么還要使用Wiki呢?

Wiki廉價(jià)、可擴(kuò)展、易于實(shí)現(xiàn)，它們不需要大規(guī)模的軟件部署。它們還可以很好地與已有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施連接。例如，Wiki軟件生產(chǎn)商Socialtext將重點(diǎn)放在使它的平臺(tái)可以使用已有的安裝在企業(yè)防火墻后面的全球ID和注冊(cè)系統(tǒng)。

此外，Wiki是基于Web的，因此在采用時(shí)不需要多少或根本不需要學(xué)習(xí)時(shí)間，而且它們還允許用戶決定內(nèi)容的相關(guān)性，而不用依靠中央發(fā)表中心或線性發(fā)表鏈。在初次建立后，用戶，而不是管理人員，控制Wiki，使雙方受益。

許多Wiki的主要好處是它們有機(jī)地組織自己的能力。換句話說，用戶可以創(chuàng)建自己的網(wǎng)站結(jié)構(gòu)(即本體, ontology)，而不是接受內(nèi)容軟件開發(fā)商強(qiáng)加給他們的結(jié)構(gòu)。這就是說，Wiki必須為具有同樣的文體語音的人來使用，使本體和導(dǎo)航對(duì)于所有人都有意義。Wiki適用于工作場(chǎng)所，因?yàn)橥ㄓ玫钠髽I(yè)語言已經(jīng)存在。

最后，與內(nèi)容管理軟件的工作流結(jié)構(gòu)相比，Wiki固有的協(xié)作性質(zhì)使Wiki有別于內(nèi)容管理軟件，將使它們具有優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理工具根本不能重現(xiàn)Wiki所創(chuàng)建的協(xié)作和參與環(huán)境。

Wiki在哪兒?

那么，哪些公司實(shí)際使用Wikis呢?Wiki在一些需要大量?jī)?nèi)容管理的特定企業(yè)領(lǐng)域(如項(xiàng)目管理和規(guī)格控制)中，取得了最偉大的最初成功。

據(jù)一次對(duì)73家公司的Gilbane調(diào)查顯示，正在試驗(yàn)Wiki技術(shù)的公司主要是小企業(yè)(收入在2千5百萬美元以下的企業(yè))。鑒于Wiki軟件的廉價(jià)性和易實(shí)實(shí)現(xiàn)，這并不讓人感到吃驚。然而，一些大型企業(yè)也成功地部署了Wiki。

Nokia一年半來一直在使用Socialtext Wiki軟件，支持其Insight & Foresight內(nèi)的信息交換。Yahoo利用TWiki軟件幫助開發(fā)團(tuán)隊(duì)克服與不同獨(dú)立位置合作時(shí)相關(guān)的問題。Michelin China也將TWiki作為一種知識(shí)管理工具來使用。該公司IT部門的Jean-Noel Simonnet寫道:“我們的目的是共享所有的信息、程序、設(shè)置文檔，使我們減少對(duì)某位成員的知識(shí)的依賴，使團(tuán)隊(duì)中沒有人擁有任何保存在個(gè)人目錄中的文檔?！?/FONT>