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出納業(yè)務(wù)相關(guān)知識之七——要注意切實(shí)管好印鑒
印鑒是為了防止假冒、辨別真?zhèn)?,在支付款?xiàng)的開戶銀行內(nèi)預(yù)留供核對印章的依據(jù),是企業(yè)財權(quán)證書,代表單位支配資金的權(quán)利。因此,印鑒的管理既要有利于工作,又要便于分清責(zé)任。
在實(shí)際工作中,由于會計制度對印鑒的保管和使用沒有明確的規(guī)定,所以用法各異:有的是三枚印章;有的是單位公章,有的是財務(wù)印章;有的是分開保管,有的是出納“包管”,等等。從銀行管理的角度出發(fā),為了便于印鑒的核對,減少柜面的工作壓力,根據(jù)中國人民銀行的規(guī)定,單位預(yù)留印鑒,原則上為單位財務(wù)專用章和單位財務(wù)負(fù)責(zé)人各一枚。
不過從企業(yè)角度出發(fā),銀行印鑒還是以三枚為好,從左至右分別為本企業(yè)的財務(wù)專用章、分管財務(wù)負(fù)責(zé)人的名章、出納經(jīng)辦人員的名章,在規(guī)格上也應(yīng)從左至右由大到小,以顯得美觀。章跡要端莊秀麗,章跡很粗或篆體字都不適宜。所以選用這中印章作為印鑒,是因?yàn)槠涓饔芯唧w的用途。財務(wù)專用章,是代表企業(yè)行使財權(quán)的公章,同時也能代表會計部門;分管領(lǐng)導(dǎo)名章,表明企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員之間的明確分工,一旦出現(xiàn)問題,首先應(yīng)當(dāng)追究分管領(lǐng)導(dǎo)的個人責(zé)任;出納人員的名章,表明在會計人員中也有明確的分工,誰經(jīng)手、誰負(fù)責(zé)。如有工作變動,則應(yīng)隨時更換印鑒,以分清責(zé)任。這樣三枚印章,能夠完整地?fù)?dān)當(dāng)起銀行印鑒應(yīng)發(fā)揮的作用。試想,如果像有些單位那樣,沒有出納人員的印章,那么,發(fā)生經(jīng)辦人員更迭就難以分清責(zé)任,特別是在前后任何交接期間,往往會出現(xiàn)差錯,甚至?xí)a(chǎn)生漏洞。
至于印鑒的保管,實(shí)際操作中也有很多做法。一般情況下,由出納人員保管自己名章,由復(fù)核人員保管其余兩枚印章的做法為妥。這樣做,既有利于互相監(jiān)督,又便于明確責(zé)任。之所以說是互相監(jiān)督而不是互相牽制,是因?yàn)槿f一兩人中有一人外出時,可以臨時加蓋幾張印鑒齊備的支票,供一方先行使用,待一方回來后再做工作交接,這樣,就不至于影響正常工作的開展了。
在印鑒的保管方面,特別要提醒一下,企業(yè)在建立會計檔案的時候,其中包括企業(yè)印鑒檔案的內(nèi)容,載明印鑒印模、啟用日期、注銷日期、開戶銀行、賬號性質(zhì)、復(fù)核人員姓名等以備查考。
在印鑒的使用方面,需要簽發(fā)支票付款時,一般先由出納人員根據(jù)支票管理制度的規(guī)定,填寫好票據(jù),蓋上出納人員名章,然后交復(fù)核人員審查該付款項(xiàng)目是否列入了開支計劃,是否符合開支規(guī)定,如無不妥,則加蓋其余印鑒正式簽發(fā)。這樣,也就真正起到了付款時的復(fù)核作用。
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