辦公系統(tǒng)

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　　辦公系統(tǒng)_辦公自動化系統(tǒng)

　　一、辦公自動化系統(tǒng)

　　(如果想要了解更多知識，請點擊：OA辦公系統(tǒng)）

　　辦公自動化系統(tǒng)是利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)。它采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，深受眾多企業(yè)的青睞。

　　中文名 辦公自動化系統(tǒng)外文名 泛普軟件ThinkOne OA辦公系統(tǒng)

　　自動化辦公系統(tǒng)示意圖辦公自動化系統(tǒng)(OAS)英文名稱：Office Automation System

　　辦公自動化系統(tǒng)是利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)。它采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，深受眾多企業(yè)的青睞。

　　2政務(wù)辦公自動化

　　泛普軟件ThinkOne政務(wù)OA定位

　　為新時代下的政務(wù)辦公提供易用、好用的無紙化辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)降低工作壓力，提升工作效率的目的

　　OS系統(tǒng)

　　OS系統(tǒng)是為黨政機關(guān)及事業(yè)單位的辦公信息上傳下達、信息采集匯總等需求提供的電子政務(wù)辦公管理系統(tǒng)，可以將領(lǐng)導(dǎo)班子、相關(guān)部門及下屬單位等相互相聯(lián)，實現(xiàn)公文、通知、公告、請示的上傳下達，實現(xiàn)基層數(shù)據(jù)的采集與匯總，形成一個涵蓋數(shù)據(jù)采集、信息保存、信息處理、傳輸控制的信息系統(tǒng)，逐步將黨政機關(guān)的日常辦公管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

　　3作用

　　一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。OA從最初的以大規(guī)模采用復(fù)印機等辦公設(shè)備為標(biāo)志的初級階段，發(fā)展到今天的以運用網(wǎng)絡(luò)和計算機為標(biāo)志的現(xiàn)階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

　　OAS軟件解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運轉(zhuǎn)的效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。可以概括的說，OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，是企業(yè)提高整體運轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。

　　辦公自動化(OA)系統(tǒng)提供信息化手段解決企事業(yè)單位、政府機關(guān)繁瑣的日常事務(wù)處理所造成的人員成本、辦公成本居高不下而辦事效率低下等問題，實現(xiàn)單位內(nèi)部各個崗位上的工作人員的協(xié)同交流，整合單位內(nèi)、外各類信息系統(tǒng)和信息資源，實現(xiàn)通用日常辦公流程的高效管理，同時用戶通過系統(tǒng)提供的豐富的流程定制工具，可以迅速搭建起面向具體業(yè)務(wù)的辦公環(huán)境。派得辦公自動化(OA)系統(tǒng)真正實現(xiàn)了政府及企事業(yè)單位無紙化、無距離遠程協(xié)同辦公的新概念。

　　4特性

　　辦公自動化系統(tǒng)的五大特性

　　這五大特性包括：開放性、易用性、健壯性、嚴(yán)密性和實用性。

　　這是因為與企業(yè)現(xiàn)有ERP、CRM、HR、財務(wù)等系統(tǒng)相融合集成，是OA辦公系統(tǒng)的大勢所趨。只有具備開放性的OA辦公系統(tǒng)，才能與其他信息化平臺進行整合集成，幫助用戶打破信息孤島、應(yīng)用孤島和資源孤島。如今，大部分組織內(nèi)部人員年齡跨度較大，眾口難調(diào)，只有易用性高的OA辦公系統(tǒng)才能獲得用戶的一致青睞。而OA辦公系統(tǒng)的嚴(yán)密性和健壯性是衡量軟件優(yōu)劣的重要指標(biāo)，也是反映OA軟件廠商實力差距的重要方面。此外，不實用的OA辦公系統(tǒng)，無論看起來功能多豐富，性價比多高，都可能造成與企業(yè)和行業(yè)發(fā)展的不配套，無法達到提升效率的目的。 縱觀國內(nèi)OA辦公系統(tǒng)整個市場，能在這五個特性上有著杰出表現(xiàn)的是中國軟件行業(yè)的領(lǐng)軍企業(yè)——泛普軟件ThinkOne網(wǎng)絡(luò)公司，有著“其研發(fā)的OA辦公系統(tǒng)是當(dāng)前最普及應(yīng)用的新一代協(xié)同2.0產(chǎn)品。從泛普軟件ThinkOneOA在諸多用戶中的表現(xiàn)來看，其在開放性、易用性、嚴(yán)密性、健壯性和實用性上達到了極致。

　　開放性：把整合用到極致

　　從技術(shù)上看，泛普軟件ThinkOneOA采用整合性強的技術(shù)架構(gòu)(J2EE)作為底層設(shè)計對軟件的整合性會有決定性的幫助。因此，軟件就能預(yù)留大量接口，為整合其他系統(tǒng)提供充分的技術(shù)保障。

　　易用性：學(xué)軟件有難度，但上網(wǎng)人人都會

　　泛普軟件ThinkOneOA是目前國內(nèi)唯一一款能真正做到徹底網(wǎng)絡(luò)風(fēng)格化的協(xié)同軟件，平臺從整體到細節(jié)，徹底堅持網(wǎng)絡(luò)風(fēng)格，甚至能實現(xiàn)與外網(wǎng)的全面打通，從而，讓軟件應(yīng)用變得像上網(wǎng)一樣簡單。

　　健壯性：沒有并發(fā)數(shù)上限的平臺

　　堅持網(wǎng)絡(luò)風(fēng)格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，這樣一來，決定應(yīng)用并發(fā)數(shù)的并不是軟件平臺本身，而是硬件和網(wǎng)絡(luò)速度;也就是說，從理論上講，泛普軟件ThinkOneOA這樣的軟件平臺沒有嚴(yán)格的并發(fā)數(shù)限制。

　　嚴(yán)密性：“用戶、角色、權(quán)限”三維管控還不夠

　　企業(yè)，尤其是集團型企業(yè)，從制度落地的現(xiàn)實需求來看，一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，OA辦公系統(tǒng)不僅要實現(xiàn)“用戶、角色和權(quán)限”上的三維管控，還必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實現(xiàn)“用戶、角色、權(quán)限+數(shù)據(jù)”的四維管控，具備全面的門戶功能。而泛普軟件ThinkOneOA平臺的權(quán)限分配就能成功實現(xiàn)嚴(yán)密的分級設(shè)置模式，徹底實現(xiàn)真正的門戶應(yīng)用。

　　實用性：80%標(biāo)準(zhǔn)化+20%個性化的絕配

　　支撐制度落地的OA辦公系統(tǒng)最好能采用標(biāo)準(zhǔn)化平臺的模式，在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，提供開放的強大的自定義功能，如此便能同時具備項目化與產(chǎn)品化的優(yōu)點。泛普軟件ThinkOneOA就成功做到了這一點，既有標(biāo)準(zhǔn)化，又部署了大量的自定義工具，包括：首頁門戶自定義、知識管理平臺、工作流程平臺、自定義模塊平臺，自定義關(guān)系平臺，以及大量的設(shè)置和開關(guān)與支持以上模塊定義的基礎(chǔ)自定義內(nèi)容，如：數(shù)據(jù)表自定義、表單自定義、頻道自定義等，通過這些功能或工具，讓企業(yè)對系統(tǒng)的控制力大大加強，在日常的使用中不再過分依賴軟件開發(fā)商，能夠讓系統(tǒng)迅速適應(yīng)管理的變革。

　　5發(fā)展階段

　　工具階段：

　　-紙張信息數(shù)字化，純文字、表格處理、存儲、查詢，工具階段

　　MIS階段：

　　-數(shù)字信息采集匯總，流程、表單管理，局域共享，C/S結(jié)構(gòu)為主流

　　網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作時代-互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，對信息全方位、多角度共享及協(xié)同要求，基于智能、門戶、管理及業(yè)務(wù)一體化整合，B/S結(jié)構(gòu)為主流。

　　雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應(yīng)用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

　　辦公自動化可以和一個企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。

　　辦公自動化還是一個企業(yè)與整個世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系;另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力將非常巨大。

　　6功能支持

　　辦公自動化系統(tǒng)主要面向組織中的業(yè)務(wù)管理層，為各種類型的文案工作提供支持，通過應(yīng)用信息技術(shù)，支持辦公室的各項信息處理工作，協(xié)調(diào)不同地域之間、各職能間和各信息工作者間的信息聯(lián)系，提高辦公活動的工作效率和質(zhì)量。

　　不同組織中的辦公業(yè)務(wù)是不同的，所以，不同辦公系統(tǒng)有很大的區(qū)別，但一般情況下，辦公自動化系統(tǒng)都具有通過文字處理、桌面印刷、電子化文檔進行文檔管理;通過數(shù)字化日歷、備忘錄進行計劃和日程安排;通過桌面型數(shù)據(jù)庫軟件進行數(shù)據(jù)庫管理;通過電子郵件、語音信箱、數(shù)字化傳真和電視會議等形式進行信息聯(lián)絡(luò)與溝通的功能。

　　系統(tǒng)以結(jié)構(gòu)化組件方式，將主要的業(yè)務(wù)流程抽象出來，形成通用模塊,具備下屬功能模塊：

　　1 公共資源管理：對車輛、會議室、辦公耗材、水電等資源進行總和管理;

　　2 人事、檔案管理：根據(jù)相關(guān)規(guī)范，實現(xiàn)檔案建檔、存檔、銷存、查詢等功能;

　　3 公共信息管理：對會議、通知通告、制度、經(jīng)驗知識、文檔資料等進行分級管理;

　　4 決策執(zhí)行與協(xié)同應(yīng)用：對資源消耗情況、個人績效情況、收支情況對未來經(jīng)營提供輔助決策，提供即時通訊、網(wǎng)絡(luò)會議等形式實現(xiàn)協(xié)同辦公功能;

　　5 流程定制：實現(xiàn)辦公流程圖形化定制，辦公流程實現(xiàn)自動優(yōu)化。

　　7結(jié)構(gòu)

　　辦公自動化系統(tǒng)具有多種結(jié)構(gòu)。它不僅單有計算機結(jié)構(gòu)、局域網(wǎng)結(jié)構(gòu)、廣域網(wǎng)結(jié)構(gòu)，還有利用互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的服務(wù)器、瀏覽器結(jié)構(gòu)。

　　8分類

　　企業(yè)的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：

　　起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。

　　已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

　　已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

　　已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò);使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng);能較好得支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通;通過Internet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù);Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益。正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

　　辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認(rèn)識到盡快進行辦公自動化建設(shè)，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

　　辦公自動化的實施應(yīng)該考慮企業(yè)的實際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟實力。按照上述分析，第一類企業(yè)進行辦公自動化建設(shè)就需要較多投入，既要搭建企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò)，又要開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強的經(jīng)濟實力才能完成;而對于第二、第三類企業(yè)，由于企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)存在，只是沒有或沒有好的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，所以只須投入相對網(wǎng)絡(luò)投資少得多的資金即可開發(fā)通用辦公自動化系統(tǒng)，產(chǎn)生較高的投資回報。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少得多，而產(chǎn)生的經(jīng)濟效益更高;對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動化基礎(chǔ)好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

　　9適用范圍

　　那么，什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動化(OA)系統(tǒng)?幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動化(OA)系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會有所不同，具體是：

　　[1]信息化尚未入門的企業(yè)

　　由于沒有信息化應(yīng)用基礎(chǔ)，先上辦公自動化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質(zhì)與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。

　　[2]信息化失敗的企業(yè)

　　信息化失敗，特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風(fēng)險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

　　[3]缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)

　　信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數(shù)企業(yè)會猶豫不決。因此，對于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動化(OA)，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

　　[4]已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的企業(yè)

　　辦公自動化(OA)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。

　　10如何選擇

　　1、擁有固定辦公場所

　　你也許遇到過這種情況：當(dāng)你提出要去給你做網(wǎng)站的公司實地看看時，對方會找出種種理由推脫，極力阻止你去，同時卻以低于市場價很多的價格向你承諾各種服務(wù)。可想而知，那些連公司的地點都不愿告訴客戶、不敢讓客戶去他們公司看看的網(wǎng)絡(luò)公司一定都是含有欺詐成分的公司，而缺乏足夠的辦公環(huán)境、技術(shù)實力，所做的承諾也只能成為不切實際的空中樓閣。

　　2、具有多年的OA系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗

　　我們不否定新生事物，但是如果從長遠考慮的話，我們還是建議您選擇具有多年的網(wǎng)站設(shè)計經(jīng)驗的公司，一方面在網(wǎng)站設(shè)計的過程中他們會考慮到的東西更多，更能了解客戶的需求;另一方面這樣的公司積累了大量的客戶群體，也不會輕易倒閉。

　　3、網(wǎng)絡(luò)公司技術(shù)人員與業(yè)務(wù)人員的比例

　　一個網(wǎng)站建設(shè)公司如果全是業(yè)務(wù)員的話就要注意網(wǎng)站報價的水分了，因為業(yè)務(wù)員是一個公司的基礎(chǔ)，當(dāng)然也會拿大量的訂單回報，所以說合理的技術(shù)與業(yè)務(wù)人員比例才會保證客戶的費用真正的用在網(wǎng)站的建設(shè)上面

　　4、OA系統(tǒng)案例，不要只看他們自己的網(wǎng)站。因為有些網(wǎng)站制作公司自己的網(wǎng)站都是別人給設(shè)計制作的。

　　網(wǎng)站案例中只有截屏的小圖不能說明問題，一定要有客戶網(wǎng)站的正式鏈接，并且您一定要到客戶的網(wǎng)站上看一看。因為一般網(wǎng)站的界面縮小后，看起來效果都不錯，很多細節(jié)更本看不出來;還有，通過切實訪問該公司為客戶制作的網(wǎng)站，了解一下網(wǎng)站的訪問速度。這些也是檢驗網(wǎng)站制作公司的工作是否精細的重要環(huán)節(jié)，因為一個網(wǎng)站做得好不只是設(shè)計這一方面，還包括頁面制作是否認(rèn)真負(fù)責(zé)，圖片是否在保證效果的前提下，盡量做到最小，以提高網(wǎng)站的訪問速度。

　　5、不要相信那些大包大攬的公司，甚至終身免費維護的鬼話。他們可能只是為了得到你的單子，但沒有考慮服務(wù)的問題，所以可以任意向你承諾。

　　6、泛普軟件ThinkOne報價

　　不能只看網(wǎng)站報價，中等規(guī)模以上的網(wǎng)站需求需要的不僅僅是一份報價單，而是一個全面的網(wǎng)站策劃方案書。網(wǎng)站的制作質(zhì)量一定是和費用相關(guān)的，過低的報價不可能提供優(yōu)秀的網(wǎng)站設(shè)計，更是無法保證保障網(wǎng)站項目的質(zhì)量與服務(wù)水平。從事或號稱能網(wǎng)站建設(shè)的人員很多，包括在個人自學(xué)的學(xué)生，但開發(fā)人員的經(jīng)驗非常重要，而且需要多人合作的具有一定項目管理實施過程才能圓滿完成網(wǎng)站的建設(shè)與發(fā)布，這樣網(wǎng)站的含金量也大大不同。選擇網(wǎng)站開發(fā)公司比較費用時，應(yīng)該比較的是“性價比”，就是您花費同樣的費用是否可以得到最好的結(jié)果.