如何判斷電子郵件外包的成本效益？

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在許多組織中，也許第一批集中服務之一就是電子郵件，以及與之關聯(lián)的服務，比如日程和合同管理。這也正迅速成為許多企業(yè)提供的主要云服務，這些企業(yè)包括微軟公司、谷歌公司、IBM公司，甚至VMware公司。如果有哪家公司還沒有考慮是否要在內(nèi)部管理這些服務還是把它放到云服務中的話，我會感到很驚訝的。

在高等教育機構(gòu)工作，電子郵件外包的話題討論一直很熱烈，現(xiàn)在學院和大學討論的更積極了，因為微軟和谷歌都分別在Live@EDU和谷歌Apps提供了免費的服務。

很明顯，不是每一方面都喜歡這些公司提供的免費服務，因此，金錢在外包決策中占有重要角色。在財務因素中扮演的角色有：

●基礎設施節(jié)約。對一些組織來說，支持電子郵件以及相關協(xié)作服務的硬件成本每年要花幾百萬。在判斷該服務涉及硬件整體財務成本時，組織需要把服務器和存儲空間，以及相關電源，制冷和備份需要的設備考慮在內(nèi)。

●軟件授權(quán)。不用說，幾乎所有企業(yè)級電子郵件/協(xié)作服務都承擔著軟件授權(quán)方面的費用。例如，如果你使用Exchange，你需要考慮Exchange服務器授權(quán)、Exchange用戶客戶訪問授權(quán)、Windows服務器授權(quán)和客戶端訪問授權(quán)的總成本。

●工作人員時間。每套系統(tǒng)都需要進行管理。對于電子郵件和協(xié)作系統(tǒng)，不僅包括管理前面提到的基礎設施和授權(quán)，還包括管理個人用戶賬號和與該服務關聯(lián)的服務臺請求。

通過遷移到云計算，上面的這些問題中有一些（還不是全部）可以得到解決，但是仍然存在工作負荷的需求。關于基礎設施的問題，既然組織可以省掉之前為支持電子郵件基礎設施的服務器和存儲，節(jié)約回報是很明顯的。一旦該設備退役了，也會帶來能源和制冷方面支出的減少。然而，在工作人員時間方面，回報可能就不是那么明顯。盡管實際系統(tǒng)管理任務不需要做了，但是IT員工的合同談判和管理技能需要加強，以確保組織不會從不良供應商那里簽訂較差的服務級別協(xié)議（SLAs）或者遇到更壞的情況。

盡管財務收益可能更明顯，在決定卸掉（外包）業(yè)務關鍵功能之前，組織需要仔細考慮下面的因素：

●帶寬。在關鍵的、持續(xù)使用的用戶服務被轉(zhuǎn)移到離岸機構(gòu)時，組織的當前帶寬可以支持可能會大幅增長的帶寬壓力嗎？對于高度集中的組織，帶寬成本的增加會消除外包服務帶來的收益嗎？對于高度分散并嚴重依賴于分散和移動辦公的組織而言，電子郵件外包可能確實會帶來經(jīng)濟收益。畢竟，如果用戶不再需要使用中央通道來訪問電子郵件，取而代之的是供應商，組織就可能避免在將來增加帶寬。

●業(yè)務流程。轉(zhuǎn)移到離岸托管之后，業(yè)務流程將會受到怎樣的影響？現(xiàn)存的電子郵件和日程安排系統(tǒng)是否與其它在線服務（比如：第三方空間或者資源調(diào)度服務、移動設備同步和客戶關系管理系統(tǒng)）緊密集合？如果是這樣的話，這些組織在決定簽訂外包合同之前，需要進行流程的逐個審查，來判斷如何處理每個需求。

●用戶培訓。如果組織簡單地從按需定制需求轉(zhuǎn)移到了托管Exchange，用戶將繼續(xù)使用Outlook，培訓的問題可能是爭論的焦點，盡管用戶需要保持清醒，但他們獲得的體驗也可能隨他們各自的互聯(lián)網(wǎng)連接質(zhì)量不同而不同（從局域網(wǎng)轉(zhuǎn)移向廣域網(wǎng)可能會有不良影響）。然而，如果你正在從Exchange向Google應用跳轉(zhuǎn)，用戶將可能注意到這種變化，而且需要對此有心理準備，盡管你使用的是Outlook連接器。

●服務危險性和風險接受度。一些組織更愿意控制他們自己的命運，而不是求得供應商的憐憫，不管你有多么穩(wěn)固的SLA。電子郵件對你的組織有多重要？雖然主要供應商可以提供更堅實的基礎設施，但是停電事件會影響大量客戶和組織，他們只是毫無控制地等待服務恢復。盡管在內(nèi)部保持電子郵件需要高可用的架構(gòu)，一些組織仍然寧愿選擇這種方法，因為他們可以在有新需求時做出響應。

Westminster學院和電子郵件外包的困境

就電子郵件而言，到目前為止，我們已經(jīng)決定在Westminster大學把電子郵件保留為內(nèi)部服務。首先，我們要把所有事情都遷移到虛擬化，目前我們這些計劃中只包含了Exchange 2010。雖然仍然有授權(quán)，服務器資源和存儲空間方面的資源成本，但它也沒有重要到能歸納為一個主要的財務案例。要記住，微軟給高校的授權(quán)一點也不貴。此外，我們在努力工作來提供給用戶高度集成的體驗和感受，保持內(nèi)部實現(xiàn)此服務有助于我們走向這一目標。其次，作為一個服務高度駐留（也就是說，非常集中）的學院，我們關注帶寬影響和潛在的問題，我們會經(jīng)歷連接異常事件或者服務異常終止的情況，盡管這種情況很少發(fā)生。隨著時間的推移，我們向多個供應商遷移以獲取互聯(lián)網(wǎng)訪問，但是在農(nóng)村地區(qū)，還有一些挑戰(zhàn)。一旦我們到這一點了，決策可能就變了。

我們也為在我們數(shù)據(jù)中心構(gòu)建“私有云”做出了相當大的努力。雖然，我們不會永遠紙上空談，但它與商業(yè)數(shù)據(jù)中心可用性一樣，在近幾年我們正在體驗著巨大的長時間無故障運行的成功（但愿總是這么走運），特別是由于我們架構(gòu)的冗余特性。

盡管采用外包方案有明顯的優(yōu)勢，但是我們認為，在我們目前所處的這個點上，采取外包的潛在問題大于它帶來的益處。任何考慮采取類似策略的組織都需要進行分析（財務分析和運營分析），判斷需求和適合程度、判斷項目的預期結(jié)果是否能滿足業(yè)務需求。