通過協(xié)同辦公 實現(xiàn)知識管理

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伴隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識管理已成為企業(yè)管理實踐的主題。知識管理的重要性不言而喻，我們需要探討的是知識管理在企業(yè)的實現(xiàn)方式。美國生產(chǎn)力和質(zhì)量中心對知識管理的定義：“知識管理應(yīng)該是組織一種有意識采取的戰(zhàn)略，它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人。這樣可以幫助人們共享信息，并進(jìn)而將之通過不同的方式付諸實踐，最終達(dá)到提高組織業(yè)績的目的。” 戰(zhàn)略即方法，方法即手段，管理理論與信息技術(shù)的結(jié)合成為構(gòu)建企業(yè)知識管理體系的重要手段。信息技術(shù)將快速、準(zhǔn)確的知識歸納、提煉與交付成為可能，Internet的廣泛應(yīng)用，使基于信息技術(shù)的知識管理系統(tǒng)，變?yōu)榭鐓^(qū)域、跨部門的知識共享與利用，并且同企業(yè)的業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，構(gòu)筑企業(yè)協(xié)同辦公環(huán)境。協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)的運(yùn)用成為企業(yè)知識管理的實現(xiàn)方式。

企業(yè)知識管理面臨的四大難題

信息的膨脹，每天企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中都會產(chǎn)生大量的信息，所需處理的信息迅速膨脹，平均每12-18個月就會擴(kuò)展一倍，這種幾何級數(shù)的增長的信息量讓企業(yè)的管理者無所適從。

信息的孤島，在企業(yè)信息化管理的進(jìn)程中，企業(yè)先后采用了多種管理系統(tǒng)，如CRM、HRM、ERP等，數(shù)據(jù)也依然被封存在各種不同的系統(tǒng)中，信息間缺乏相互聯(lián)系的通道，缺乏一個統(tǒng)一的界面，大量的信息，孤立的數(shù)據(jù)，多系統(tǒng)的相互獨(dú)立性也成企業(yè)的整體信息管理的障礙。

信息的非結(jié)構(gòu)化，對大多數(shù)企業(yè)來說，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)只占到企業(yè)全部信息與知識的10%左右，其他的90%都是數(shù)據(jù)庫難以存取到的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而對于企業(yè)決策者來說，往往一個備忘錄、一封郵件等這些“死角”里會隱藏了非常重要的信息資源。

信息的非個性化，企業(yè)的不同人員如管理者、部門員工、客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等都是企業(yè)知識的提供者和需求者，他們對知識和信息的切入點(diǎn)及關(guān)注點(diǎn)有本質(zhì)的區(qū)別，很多企業(yè)的信息化系統(tǒng)往往是“千人一面”，組織內(nèi)成員無法按需所取，知識和信息無法分類，知識不能有效積累和利用。

綜上所述，企業(yè)的知識管理實踐迫切需要一種為企業(yè)提供組織、搜索和獲取真正有價值的信息與知識的解決方法。需要利用統(tǒng)一的平臺來為員工、管理者、客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等企業(yè)活動的參與者提供全面的企業(yè)知識管理和應(yīng)用?；趨f(xié)同理念的企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)以其先進(jìn)的管理理念和高效的工作平臺將知識管理的過程同企業(yè)運(yùn)營流程緊密結(jié)合，為企業(yè)知識的積累、分享、利用和創(chuàng)新構(gòu)建了良好的實現(xiàn)環(huán)境。

協(xié)同辦公OA平臺如何構(gòu)建企業(yè)知識管理

知識是企業(yè)的一種特殊的資源，是個人和組織的智力資本。對于企業(yè)而言知識積累、分享、利用、創(chuàng)新的過程同企業(yè)實際的業(yè)務(wù)和工作流程是緊密關(guān)聯(lián)的，知識管理的過程和企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)營過程合而為一，這正是企業(yè)知識管理的本質(zhì)。一方面，知識來源于工作而應(yīng)用于工作，作為辦公平臺，協(xié)同辦公系統(tǒng)可以為知識管理提供實際層面的支持;另一方面，協(xié)同辦公系統(tǒng)與知識管理在管理思想上相通相融，因而能夠貼合知識管理的需求。協(xié)同辦公系統(tǒng)作為企業(yè)知識管理營造一個開放、共享、協(xié)同的知識實踐環(huán)境。

企業(yè)的知識管理可以分為三方面：

1、對知識內(nèi)容(包括以文檔資料等形式存在的顯性知識和人的經(jīng)驗、技能等隱性知識)的管理。而知識管理的關(guān)鍵，第一是要迅速、有效的獲取知識內(nèi)容并建設(shè)企業(yè)的知識庫，這包括它的及時性、有效性、可被利用性和可持續(xù)發(fā)展性;

2、知識流動環(huán)節(jié)的管理，包括知識的生產(chǎn)、知識的獲取、知識的整理、知識的傳遞、知識的共享、知識的利用、知識的積累、知識的創(chuàng)新等。知識能夠大流量、高效率的進(jìn)行流轉(zhuǎn)，把知識迅速而通暢的貫穿到企業(yè)工作的各個方面中，以最佳的方式實現(xiàn)知識的共享、利用和增值;

3、知識載體(人和組織)的管理，這包括對人員和組織進(jìn)行變革，使其能適應(yīng)知識管理的需求，讓人和組織在知識的活動中最大程度的受益。

下面我們就以上三個層面的管理需求在協(xié)同辦公平臺上的如何實現(xiàn)做進(jìn)一步的闡述：

知識內(nèi)容的管理在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)

1、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建立企業(yè)級知識庫

提供了全面的知識文檔管理的框架，可自定義的目錄結(jié)構(gòu)對知識進(jìn)行完全規(guī)范化的組織，對知識進(jìn)行合理的分類，建立企業(yè)級知識庫，保證企業(yè)知識信息的有效積累

通過定義文檔目錄及文檔模版設(shè)置，并結(jié)合文檔審批流程，對文檔進(jìn)行多種形式的發(fā)布。如新聞發(fā)布

2、工作過程中的知識積累

在工作過程中各部門人員在系統(tǒng)中積累不同的信息內(nèi)容

A、銷售部

為每個客戶建立完整的客戶卡片，客戶資源集中管理，防止資源流失

銷售人員在銷售過程中及時填寫客戶聯(lián)系記錄，部門主管可對客戶狀態(tài)及時掌控，職位變動或人員離職不會影響銷售工作的開展

銷售過程中產(chǎn)生的需求分析、方案書、合同等各類文檔存儲到相應(yīng)的文檔目錄中，并同相關(guān)客戶卡片關(guān)聯(lián)，體現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同性

B、人力資源部

在系統(tǒng)中建立人事檔案庫

工作過程中產(chǎn)生的人事相關(guān)政策、招聘、通知、薪酬制度、培訓(xùn)計劃等文檔存儲在相應(yīng)的文檔目錄中

C、行政管理部

在系統(tǒng)中建立企業(yè)資產(chǎn)信息庫，并將資產(chǎn)相關(guān)的說明書、采購合同、維修手冊等文檔存儲到相應(yīng)文檔目錄中

建立行政工作相關(guān)的供應(yīng)商卡片，并將相關(guān)文檔與卡片關(guān)聯(lián)

行政管理工作過程產(chǎn)生的通知、新聞等文檔存儲在相應(yīng)的文檔目錄中

D、項目管理部

為每個項目建立完善的項目卡片，并對項目卡片進(jìn)行及時更新，項目成員可隨時了解項目進(jìn)程，項目卡片同客戶卡片建立關(guān)聯(lián)，體現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同性

項目過程中產(chǎn)生的調(diào)研表、計劃書、方案書、項目報告等文檔存儲到相應(yīng)的文檔目錄，并同項目卡片關(guān)聯(lián)，體現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同性

3、從隱性到顯性的知識管理

知識管理過程同工作流程的結(jié)合，將人員在工作中的一些經(jīng)驗和工作方法等隱性非結(jié)構(gòu)化的知識挖掘并歸類形成顯性知識沉淀在知識系統(tǒng)中。員工會在系統(tǒng)中創(chuàng)建同工作相關(guān)或其他內(nèi)容的文檔，知識管理過程中的激勵機(jī)制會激發(fā)成員知識貢獻(xiàn)的熱情，這些文檔正是隱性知識轉(zhuǎn)化成顯性知識的體現(xiàn)。

4、同工作流程關(guān)聯(lián)的信息歸結(jié)

審批流程將信息經(jīng)過審核、分類變成能協(xié)助個人、企業(yè)或團(tuán)體創(chuàng)造智能與價值的有用信息，如合同審批、客戶審批、項目審批、新聞審批、費(fèi)用報銷、工作總結(jié)等信息經(jīng)過審批后歸結(jié)成信息在系統(tǒng)中留存成為企業(yè)運(yùn)營和管理過程中可隨時調(diào)用的有價值的信息。

知識流動在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)

1、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)提供個性化信息門戶

基于瀏覽器的信息門戶，集成企業(yè)內(nèi)外部的信息，為員工、客戶、合作伙伴等提供個性化的知識信息門戶，員工能迅速獲得與其職位和權(quán)限相關(guān)的知識，并隨時隨地在系統(tǒng)中創(chuàng)建和共享信息，知識推送功能讓系統(tǒng)在第一時間獲取同崗位職責(zé)相關(guān)的信息，保證信息的個性化。

2、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)支持多種方式共享知識文檔

協(xié)同辦公系統(tǒng)為成員提供多種方式獲取信息的通道，所有的用戶都可在系統(tǒng)中進(jìn)行知識文檔的高度共享，有價值的信息被迅速的傳遞和利用。

通過內(nèi)外網(wǎng)站查看

通過“最新文檔”查看最新創(chuàng)建的文檔

通過快速搜索或高級搜索查看

通過知識地圖迅速獲得需要的知識文檔

通過與即時通訊、工作流程等文檔推送機(jī)制獲得知識文檔

文檔的批量共享

通過文檔訂閱查看

3、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)創(chuàng)建企業(yè)知識共享環(huán)境

員工完全可以通過協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)知識積累、分享、利用、創(chuàng)新的過程，創(chuàng)建一個完善的知識共享的環(huán)境。

設(shè)定不同的知識地圖，如專家地圖、崗位地圖、行業(yè)知識地圖等，方便知識的歸類和獲取

通過與文檔回復(fù)、協(xié)作區(qū)、工作流程、網(wǎng)絡(luò)會議、即時通訊、郵件、短信等的集成，加快知識文檔的流動和共享

輔助的評分機(jī)制、訂閱機(jī)制、網(wǎng)上調(diào)查、在線編輯、收藏夾等功能提升知識文檔的利用

與人力資源的結(jié)合，激勵員工分享和創(chuàng)新知識，并幫助快速找到有知識專長的人員

除文檔之外的系統(tǒng)中的其他信息也可以在權(quán)限范圍內(nèi)分享，如客戶卡片上的聯(lián)系記錄、項目卡片中記載的項目信息等可以作為經(jīng)驗供相關(guān)人員分享

1、員工在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)

可創(chuàng)建自己的文檔目錄，并且不限層級，個人文檔滿足個性化需求，允許用戶隨時隨地進(jìn)行文檔創(chuàng)建和編輯

通過個人信息門戶獲取個性化信息，在系統(tǒng)構(gòu)建的知識環(huán)境中充分利用和分享知識

知識文檔中搭建各種知識地圖的應(yīng)用為員工的自主培訓(xùn)提供了最便捷高效的方式

系統(tǒng)為員工開通完全屬于自己的個性化的員工blog，讓員工在交流的過程中學(xué)習(xí)、分享、討論和協(xié)作，提供完全個性化的交流溝通平臺，充分體現(xiàn)個體在組織中的價值

文檔打分、知識訂閱、知識報表等知識激勵機(jī)制在完善企業(yè)知識庫的同時更有助于員工在系統(tǒng)中的知識成長，提升員工個人知識管理水平

2、組織在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)

協(xié)同辦公系統(tǒng)為企業(yè)搭建知識庫的同時與工作流程緊密結(jié)合，將人員、知識、信息、流程集成一體形成完善的企業(yè)知識管理和協(xié)同運(yùn)營體系

企業(yè)信息門戶集成內(nèi)部員工和外部客戶、供應(yīng)商、合作伙伴的信息，實現(xiàn)企業(yè)信息的高度集成和業(yè)務(wù)的快速響應(yīng)

組織內(nèi)的成員在協(xié)同知識環(huán)境中快速成長，業(yè)務(wù)能力和知識水平的提高逐步形成企業(yè)級的專家網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而促進(jìn)整個企業(yè)知識管理體系的進(jìn)一步發(fā)展和優(yōu)化。

組織憑借系統(tǒng)提供的強(qiáng)大的報表功能，實時對組織內(nèi)人員、知識、流程、各部門的業(yè)務(wù)信息等企業(yè)知識體系中的內(nèi)容進(jìn)行全方面的統(tǒng)計和分析，為企業(yè)運(yùn)營管理提供有效的決策支持。

管理從本質(zhì)上是用智慧代替魯莽、用知識代替習(xí)慣、用合作代替強(qiáng)制。――杜拉克

知識管理是企業(yè)管理實踐的主題。而知識管理并不能作為一個獨(dú)立的系統(tǒng)存在，實踐證明：協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)的運(yùn)用，建立企業(yè)協(xié)同運(yùn)作環(huán)境正是企業(yè)知識管理的實現(xiàn)方式!