項(xiàng)目管理協(xié)同系統(tǒng)的主要功能是什么

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 　　協(xié)同辦公系統(tǒng)主要由個(gè)人操作、文檔管理、行政辦公、信息園地、人事信息、系統(tǒng)管理和幫助系統(tǒng)等子系統(tǒng)。該系統(tǒng)提供了協(xié)作、集成的辦公環(huán)境使所有的辦公人員能夠在同一個(gè)個(gè)性化的信息門(mén)戶中協(xié)同工作，從而擺脫時(shí)間和地域的限制，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作和知識(shí)管理。

　　一、項(xiàng)目管理協(xié)作系統(tǒng)的特征

　　1、由人組成的的活動(dòng)

　　也就是人類行為的系統(tǒng)，也就是巴納德 的組織概念討論的不是組織的形式，而是組織的本質(zhì)。

　　2、是一個(gè)系統(tǒng)

　　即按照一定的方法調(diào)整人的活動(dòng)和行為之間的關(guān)系。

　　3、是動(dòng)態(tài)的和發(fā)展的

　　即當(dāng)系統(tǒng)的一部分與其他部分的關(guān)系發(fā)生變化時(shí)，系統(tǒng)整體也會(huì)發(fā)生變化。

　　4、是協(xié)作系統(tǒng)的一個(gè)組成部分

　　但是兩者混在一起，有時(shí)候界限并不清晰。協(xié)同系統(tǒng)由四部分組成，其中組織是核心子系統(tǒng);物質(zhì)的子系統(tǒng)是機(jī)械設(shè)備、材料和其他材料意味著系統(tǒng);人事子系統(tǒng)是指由管理者和員工組成的群體;社會(huì)子系統(tǒng)是指與其他合作系統(tǒng)交換效用的合作系統(tǒng)。合作系統(tǒng)以組織為核心，放入物質(zhì)子系統(tǒng)、人事子系統(tǒng)和社會(huì)子系統(tǒng)連接成一個(gè)復(fù)合的整體。

　　二、項(xiàng)目管理協(xié)作系統(tǒng)的三個(gè)基本要素

　　1、協(xié)作意愿

　　其含義是自我約束，交出個(gè)人行為的控制權(quán)，個(gè)人行為的非人格化。巴納德認(rèn)為，組織是由人組成的，但真正構(gòu)成合作系統(tǒng)的不是人，而是人 的服務(wù)、動(dòng)作、活動(dòng)和影響，所以人 愿意為協(xié)作系統(tǒng)提供服務(wù)是至關(guān)重要的。

　　2、共同的目標(biāo)

　　這是合作意愿的必然推論。巴納德認(rèn)為，組織成員的力量合作意愿在很大程度上取決于他們對(duì)組織目標(biāo)的接受和理解。如果組織成員不了解合作的目的和結(jié)果，就不可能誘導(dǎo)他們的合作意愿;同時(shí)，如果一個(gè)目標(biāo)不被組織成員所接受，它自然不會(huì)導(dǎo)致良好的合作活動(dòng)。因此，對(duì)組織目標(biāo)的接受幾乎與合作意愿不謀而合。

　　3、信息交流

　　指的是意愿、情報(bào)、建議、指令和命令等信息的傳輸。在巴納德的觀點(diǎn)，上述兩個(gè)基本要素只有通過(guò)信息交流進(jìn)行溝通，才能成為一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程;即使組織的共同目標(biāo)是存在的，如果組織成員不通過(guò)信息交流了解它，也是沒(méi)有意義的;為了使組織成員有合作的意愿和合理的行動(dòng)，也需要交換良好的信息。因此，他指出，信息交流作為一個(gè)組織的基本要素，是不可或缺和不可替代的，組織的一切活動(dòng)都是建立在信息交流的基礎(chǔ)上的。

　　三、項(xiàng)目管理協(xié)同系統(tǒng)的主要功能是什么

　　1、改變了單位傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文辦公模式

　　采用電子起草、流通、審批、簽字、簽發(fā)、存檔等電子流通方式，收發(fā)內(nèi)部和外部文件、文件管理、檔案管理、報(bào)告?zhèn)魉?、?huì)議通知等的電子化管理，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。我們采用快速、廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳輸模式，協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門(mén)的工作，減少工作中繁雜的環(huán)節(jié)，而不是跑來(lái)跑去的等待審批、簽名和蓋章。

　　2、建立信息發(fā)布平臺(tái)

　　在單位內(nèi)部建立電子公告、電子論壇、電子期刊等信息傳播和共享平臺(tái)，使內(nèi)部規(guī)章制度、新聞公告、技術(shù)交流、公告等事項(xiàng)在企業(yè)員工中廣泛傳播，讓員工了解企業(yè)的發(fā)展。

　　3、各種文檔的文檔管理自動(dòng)化

　　(包括各種文檔、知識(shí)和信息)可以根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行保存、分享使用，并有便捷的搜索方式。文檔管理自動(dòng)化使各種文檔電子化。文件存儲(chǔ)以電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)。根據(jù)權(quán)限使用和共享文檔。實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化后，如果企業(yè)來(lái)了一個(gè)新員工，管理員只需要給他注冊(cè)一個(gè)身份檔案，給他一個(gè)密碼，讓他進(jìn)入系統(tǒng)就能看到積累的東西、規(guī)章制度、各種技術(shù)文檔等。只要他的身份在允許的閱讀范圍內(nèi)，他自然能看到，所以會(huì)減少很多。

　　協(xié)同管理軟件只是基于中國(guó)特色的文檔管理研究，完全實(shí)現(xiàn)了文檔的發(fā)布、交換、收文、歸檔和公文統(tǒng)計(jì)，全面支撐大型組織的公文應(yīng)用，成為跨單位支撐、跨部門(mén)協(xié)作的有效互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)。協(xié)同管理軟件的文檔電子化解決了公文的效率和安全問(wèn)題，可以大大提高行政效率和辦公效率在模擬手工單據(jù)流程的靈活性和易用性的基礎(chǔ)上，通過(guò)單據(jù)列表配置、流程配置、單據(jù)處理節(jié)點(diǎn)定義單據(jù)體設(shè)置為紅色、公文支持等方式，實(shí)現(xiàn)高效的正式合作。