企業(yè)使用工程項(xiàng)目檔案管理軟件有什么好處

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 　　隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)被檔案電子數(shù)字化管理模式所取代。檔案數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，也是檔案管理專業(yè)的發(fā)展方向。大多數(shù)檔案管理人員已經(jīng)熟練地應(yīng)用各種辦公程序來進(jìn)行檔案的信息處理.然而，單個(gè)程序很難滿足所有的文件管理工作，因?yàn)槊總€(gè)文件管理器 的操作方式和對程序的熟悉程度不同，容易造成同一文件信息由于格式和文字上的細(xì)微差異而不能被上下級檔案管理部門完全接受和認(rèn)可，會大大降低文件傳遞和接收的效率，甚至導(dǎo)致無法歸檔等諸多問題。

　　一、企業(yè)使用工程項(xiàng)目檔案管理軟件有什么好處

　　1、提高工作效率

　　文件管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔方式，不再需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下，一步步地歸檔文件、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省時(shí)間和資源;如果發(fā)現(xiàn)缺失的文件信息，可以直接插入補(bǔ)充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件不熟悉造成的錯(cuò)誤用戶還可以隨時(shí)隨地查閱文件資料，直接按關(guān)鍵字搜索，不用找，大大提高了工作效率。與文件有關(guān)的文件也以統(tǒng)一的電子格式輸出，與大多數(shù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)兼容，便于印刷和流通。在信息歸檔工作中，系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果可以直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省人力和時(shí)間。

　　2、更好地開發(fā)文件內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件的應(yīng)用只能實(shí)現(xiàn)單個(gè)文件的編輯，還需要附上文件的掃描件，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯完檔案的基本信息后，添加檔案的掃描電子圖片，這樣通過打開目錄文件，可以同時(shí)采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報(bào)。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以編輯相關(guān)的檔案文件，使各種相關(guān)的電子文件可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí)，文件管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)傳輸、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等。

　　3、更好的實(shí)現(xiàn)文件安全功能

　　一般辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，非常容易造成泄密，而文件管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限進(jìn)行管理、督察員的角色是分工的，人事 可以設(shè)置用戶的訪問權(quán)限，以保持機(jī)密性。當(dāng)文件搜索器搜索文件時(shí)，系統(tǒng)可以自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，并傳輸?shù)據(jù)、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作設(shè)計(jì)安全，確保文件使用安全。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，可以上鎖、機(jī)分離，即使別人打開文件管理器 的電腦，他們可以 不要打開文件管理系統(tǒng)軟件。

　　二、工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

　　1、快捷維護(hù)

　　這個(gè)系統(tǒng)可以整理儲存的信息、分類備份，做錯(cuò)了可以回去重新做。唐 不要擔(dān)心由于特殊情況造成的信息丟失、殘缺等。

　　2、方便操作

　　系統(tǒng)操作頁面非常人性化，大大降低了頁面的復(fù)雜度，讓你對想要的功能一目了然。

　　3、拓展包含

　　可以說該系統(tǒng)具有很高的可塑性如果系統(tǒng)的功能不是你一開始想要的，你可以添加它，直到你使它成為適合你工作的獨(dú)特系統(tǒng)。

　　三、工程檔案信息化管理的意義

　　1、實(shí)現(xiàn)文件管理的便利性

　　當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)生活正處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，對檔案業(yè)務(wù)管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)作為檔案工作者，我們將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，利用現(xiàn)代技術(shù)提高工作效率和辦公自動化，節(jié)省人力、物力。

　　2. 實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動整理

　　自動整理編目。通過整理工作將雜亂的文件系統(tǒng)化、有序，而編目是整理工作的發(fā)展和完善，是檔案管理部門開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和必要條件計(jì)算機(jī)通過相應(yīng)的軟件整理檔案信息，并根據(jù)管理和使用的不同要求編制各種目錄。

　　信息化是當(dāng)今的大勢所趨世界與社會發(fā)展檔案館只有克服困難，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地為社會服務(wù)。面對新形式、新機(jī)遇、新變化的挑戰(zhàn)，只有改變思維，不斷更新，才能加快發(fā)展，滿足需求。我們有理由相信，在全社會的共同參與和努力下，信息時(shí)代的檔案管理將會有一個(gè)嶄新的面貌、更廣闊的應(yīng)用領(lǐng)域和發(fā)展前景。