采購進貨入庫流程

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　　采購進貨入庫流程

　　一、流程及操作要求說明(采購管理中心執(zhí)行)

　　采購員到商家選擇貨品填寫采購單:分為以下兩種情況

　　1. 新品：

　　采購人員需填寫:商品名稱、大類、中類、季節(jié)、年份、進價、售價(以綿陽最高售價為定價標準)、商家名、柜組、采購市場(如：大成、金荷花、九龍)等信息，要求在一品一商多店銷售的貨品必須填寫在同一張進貨單上，并在采購單上填寫采購員姓名及聯(lián)系電話、商家地址及聯(lián)系電話。(見下示范圖)

　　2. 補貨：

　　A、外地店鋪：門店主管將當天需要補貨的商品填寫手工《補貨單》，經(jīng)店鋪負責人審核后在晚上 18:30之前,門店主管將手工的《補貨單》用微信/QQ的方式發(fā)送至對應采購員處。

　　B本地店鋪：采購員與柜組主管走場確定需要補貨的商品后，由主管手工填寫補貨單交對應采購員。

　　3. 商品打包：送到物流的貨品請供應商必須分大類按商家、店鋪、柜組打包(包內(nèi)必須要有相對應的進貨單，一大包一單，必須單貨同行)，并在內(nèi)小包外寫明店名、柜組名、總數(shù)量。

　　4. 貨品有差異時：采購員應與物流負責人一起進行核對，并在《進貨單》上進行修改、簽字，并于次日在商家處要求開具《退貨單》或《進貨單》，并在單據(jù)上說明原因。

　　5. 物流分貨員在貨品清點過程中，若發(fā)現(xiàn)貨品有充款現(xiàn)象，經(jīng)與采購溝通后不再發(fā)往門店的貨品，采購員須在當天內(nèi)將充款的貨品手工填寫《充款退貨單》，次日將貨品退回商家，商家在《充款退貨單》上簽字并注銷。

　　6. 采購單一式三聯(lián), 采購聯(lián)、物流聯(lián)、財務聯(lián)。

　　操作要求：

　　1. 填寫進貨單字跡工整，不得漏項填寫，經(jīng)辦人員必須簽字方為有效，且進行單據(jù)關(guān)鍵項自檢。

　　2. 采購員填寫進貨單時，如是新款必須注明“X”及進價和售價，如是補貨則無需注明，商品進價有變動時必須在進貨單上注明(注明由總經(jīng)理和董事長確認)。

　　3. 如是新商家，采購人員必須在進貨單的右上角注明“X”，不允許簡寫商家名稱、或用商家所發(fā)的貨品名稱，作為商家名稱填寫。

　　4. 商家開錯單據(jù)，必須由采購部經(jīng)辦人進行修改。

　　5. 為方便對供應商進行管理及進行供應商等級評價，要求一商多品多店的供應商，在開單時統(tǒng)一名稱(如：木村佐滕-馬卡、木村佐滕-傳承等，商家名統(tǒng)一為：木村佐滕)。

　　6. 每天市場現(xiàn)采貨品的單據(jù)交給財務時，不得出現(xiàn)少交、漏交現(xiàn)象，定采的由物流在收到貨品的次日10：00前(特價外采的除外)將復印件提供給財務及采購.

　　7. 定采由采購授權(quán)后，物流部負責填寫《采購進貨單》，需填寫:商品名稱、大類、中類、季節(jié)、年份、進價、售價、商家名、柜組、采購市場(如：大成、金荷花、九龍)等信息，要求在一品一商多店銷售的貨品必須填寫在同一張進貨單上，并在采購單上填寫采購員姓名及聯(lián)系電話、商家地址及聯(lián)系電話。

　　8. 物流在核對、清點貨品時發(fā)現(xiàn)問題，當日內(nèi)反饋給采購員后，采購員必須 10分鐘內(nèi)給予答復(除15:00—17:00外)，并且在2日之內(nèi)處理完畢，并在物流統(tǒng)計的《進貨差異單》上回復處理結(jié)果(個案特別溝通)。

　　9. 現(xiàn)采的結(jié)算差異必須在2天內(nèi)處理完畢，并向相關(guān)部門回饋處理結(jié)果。

　　10. 商家調(diào)庫存成本或返點等優(yōu)惠政策，請采購與供應商提前協(xié)商好后通知門店，由采購部提供(或供應商代轉(zhuǎn)交門店負責人)優(yōu)惠文件或在統(tǒng)一的表格上采購員填寫好優(yōu)惠后價格，再由門店填寫數(shù)量后，在 1 個工作日內(nèi)，將雙方(供應商、門店)簽字確認后的原始單據(jù)交給財務進行賬務處理，復印件送店鋪最高負責人備案。

　　11. 采購部在市場的現(xiàn)采由采購員現(xiàn)金結(jié)賬，市場定采的有采購員提供擬付款商家每月8號、18號、28號前與財務統(tǒng)一對賬，每月1號、11號、21號集中由財務出納依據(jù)審批流程完整的付款申請單統(tǒng)一付款。

　　12. 操作獎懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。

　　二、流程說明：(物流分貨員執(zhí)行)

　　1. 收貨：物流人員收到貨品后，在規(guī)定監(jiān)控范圍內(nèi)，仔細清點收到的總包數(shù)并進行登記(未搬家之前面朝攝像頭)，確認包裝是否完好后方可開包點數(shù)。若出現(xiàn)包裝破損時，應當場清點實數(shù),確認無差異后再收貨。

　　2. 貨品清點：收貨人員拆開包裝后根據(jù)包內(nèi)的采購單與實物進行核對,首先取出隨貨同行單，根據(jù)進貨單核對商品吊牌上的品名款號及數(shù)量等信息是否和進貨單上一致，無誤后貨品清點人員在進貨單上簽字，當實物與單據(jù)不符時必須進行復點，兩人簽字后(多貨必須上報)，按照“采購進貨流程1.4”進行操作，物流錄單員則按實收數(shù)量做入庫，并對差異進行手工登記《進貨差異單》，交與采購人員及財務人員。

　　3. 物流分貨員在貨品清點過程中，若發(fā)現(xiàn)貨品有充款現(xiàn)象，不得再做貨品入庫，經(jīng)與采購溝通后不再發(fā)往門店并登記《進貨差異單》。

　　4. 不得漏點、漏配送

　　5. 操作獎懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。

　　三、流程說明：(物流錄單員執(zhí)行)

　　(1)嚴格按業(yè)務發(fā)生日期錄單

　　新品---錄入員嚴格按照標準建立商品檔案。

　　具體操作：打開分銷管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【基礎(chǔ)檔案】、【商品信息】，進入【商品快速建檔】窗口，選擇供貨商代碼、商品屬性，并且輸入進價、售價，點擊【保存】按鈕，此時商品資料就建立完成了，并在進貨單上填寫對應的商品內(nèi)部條碼，。

　　(2)：補貨商品----錄入員查詢商品，依據(jù)進貨單上采購員標注的新進價核對系統(tǒng)內(nèi)進價，在第(5)步中，輸入該款商品之后，單擊工具欄的【修改】按鈕，修改該商品的進價即可。

　　(3)、打印條碼：打開分銷管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【基礎(chǔ)檔案】、【商品信息】，進入【商品目錄】窗口，找到要打印條碼的商品，單擊工具欄上的【打印】、【條碼打印】進入【打印數(shù)量】窗口，然后輸入數(shù)量(按實點數(shù)量打印)，點擊窗口底部的【打印】按鈕此時條碼打印完畢。

　　(4)、入庫：打開分銷管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【進貨管理】、【進貨操作】進入【商品進貨單】窗口。單擊工具欄上的【新增F4】按鈕，選擇表頭的【供應商】、【倉庫】，手工輸入【商品代碼】【數(shù)量】，后面的【備注】里面選擇【入庫類型】,錄入完畢之后點擊工具欄上的【保存】按鈕保存數(shù)據(jù)。核對商品的數(shù)量和單價、總金額無誤之后，單擊【商品進貨單】工具欄的【驗收】按鈕此時物流庫存增加，然后單擊【記賬】

　　(5)、快速批量打印條碼：先入庫再打印條碼，打開SBC管理模塊，選擇【條碼管理】、【條碼打印】進入【按單據(jù)打印條碼】窗口，【單據(jù)類型】選擇【商品進貨單】，【單據(jù)編號】選擇要打印的進貨單單據(jù)編號，單擊【查詢按鈕】，然后單擊【打印】按鈕此時，進貨單上面所有的商品條碼打印完畢。

　　(6)、錄單員必須將當天所有入庫貨品驗收并記賬

　　(7)、進貨單上無供應商名，統(tǒng)一用商家地址、檔口號做為商家名稱。

　　(8)、操作獎懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。

　　四、流程說明：(公司財務執(zhí)行)

　　(1)：結(jié)算：打開財務管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【采購管理】、【基本單據(jù)】，進入【進貨結(jié)算單】窗口。瀏覽審核單據(jù)明細金額和總金額是否有差異，若無差異，點擊【記賬】按鈕，若有差異，單擊工具欄上的【修改】，修改相應的錯誤，然后在單擊【保存】按鈕，【記賬】按鈕。

　　(2)付款：，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【采購管理】、【基本單據(jù)】，進入【進貨付款單】窗口。單擊工具欄上的【新增】按鈕，選擇【供貨商】、【付款類型】、【付款方式】，勾選【使用結(jié)余款】，輸入【付款金額】，單擊【取明細】然后單擊工具欄上的【保存】按鈕，檢查沒有錯誤后單擊【記賬】按鈕完成操作。單擊【關(guān)閉】按鈕退出操作。

　　(3)優(yōu)惠處理：在【應付調(diào)整單】里調(diào)整應付帳款，具體步驟如下：打開財務管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務切換】按鈕，選擇【采購管理】、【基本單據(jù)】，進入【應付調(diào)整單】窗口。單擊工具欄上的【新增】按鈕，選擇【供貨商】、在【金額】處輸入優(yōu)惠的金額，正數(shù)為應付款增加，負數(shù)為應付款減少，確認后點擊工具欄的【保存】按鈕，【記賬】按鈕。)

　　(4)說明：【驗收】后庫存發(fā)生改變，單據(jù)數(shù)量不可修改，可修改單價金額。

　　【記賬】后應付賬款發(fā)生改變，單據(jù)數(shù)量和金額都不可修改。

　　【修改】單據(jù)貨號錄錯，少錄了數(shù)量，單價錯誤或補錄貨號，在驗收前可單擊工具欄上的修改按鈕完成操作。

　　【終審】后單據(jù)不能做清空標志位處理。

　　操作要求

　　1. 進貨結(jié)算單、付款單必須在一個工作日內(nèi)進行賬務處理。

　　2. 系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)與原始單據(jù)有差異應立即修改或刪除單據(jù)并通知物流重做進貨單。

　　3. 進貨單核對：每天在分銷管理中導出當天的配貨、退貨數(shù)據(jù)，與原始單據(jù)進行勾對，并與對方會計核對。

　　4. 如發(fā)現(xiàn)物流在理貨過程中未發(fā)現(xiàn)的差異或錯誤，應在收到單據(jù)當日的工作時間內(nèi)(休假順延)內(nèi)通知物流及采購部人員，并進行差異登記及跟蹤。

　　5. 操作獎懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。