功能介紹

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　　辦公自動化(OA)，主要是通過特定流程或特定環(huán)節(jié)與日常事務(wù)聯(lián)系在一起，使公文在流轉(zhuǎn)、審批、發(fā)布等方面提高效率，實(shí)現(xiàn)辦公管理規(guī)范化和信息規(guī)范化，降低企業(yè)運(yùn)行成本。那么OA辦公系統(tǒng)功能模塊主要有哪些?

　　一、OA辦公系統(tǒng)功能模塊主要有哪些

　　(想要了解更多內(nèi)容，可以點(diǎn)擊：OA辦公系統(tǒng))

　　OA辦公系統(tǒng)功能模塊主要由以下幾部分構(gòu)成：

　　1、個人辦公功能模塊

　　個人辦公功能模塊在OA系統(tǒng)主要起輔助工作的作用，能實(shí)現(xiàn)的OA系統(tǒng)辦公功能主要有：待辦事宜功能、日程安排功能 、工作日志功能、個人設(shè)置功能

　　2、網(wǎng)絡(luò)通訊功能模塊

　　網(wǎng)絡(luò)通訊是OA系統(tǒng)功能模塊中實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息及時流轉(zhuǎn)、信息共享、協(xié)同辦公的主要手段與方法。利用先進(jìn)的辦公設(shè)備和可靠的設(shè)備管理措施，該功能模塊提供了電子郵件和即時通訊等通訊方式，為實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公提供了方便。

　　3、公共信息功能模塊

　　OA系統(tǒng)在公共信息列功能模塊提供了一個信息發(fā)布和共享平臺，滿足了個人之間，上下級之間，集體間交換信息的需求。

　　4、OA系統(tǒng)工作流

　　OA系統(tǒng)工作流，簡單的說，就是實(shí)現(xiàn)一組人員分多個步驟完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交(交互)的OA系統(tǒng)流程。幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦公公文審批流轉(zhuǎn)處理。

　　OA系統(tǒng)流程，即每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者(如文件起草人)發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理(如簽署、會簽)，最終到達(dá)流程的終點(diǎn)(如發(fā)出文件、歸檔入庫)。

　　二、OA軟件的特點(diǎn)

　　OA軟件有以下特點(diǎn)：

　　1、處理各項(xiàng)事務(wù)自動化

　　在企業(yè)及單位的辦公管理中，都會涉及到秘書與行政要務(wù)，辦公自動化的應(yīng)用，能夠及時的了解行政事務(wù)與人事關(guān)系，確保事務(wù)處理更加準(zhǔn)確。

　　2、處理文件自動化

　　在傳統(tǒng)的辦公管理中，每一份文件都必須要進(jìn)行嚴(yán)密的分析、解讀，以紙質(zhì)的形式不斷的進(jìn)行著修改，這樣不僅降低了工作效率，也使員工的工作量增多，同時也很容易出現(xiàn)修改失誤或文件信息丟失的問題，致使文件中的信息存在漏洞。而辦公自動化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)自動化的管理各類文件。

　　3、實(shí)現(xiàn)自動化決策

　　在企業(yè)管理中，是否正確的決策是確保辦公管理的基礎(chǔ)，使用辦公自動化系統(tǒng)能夠自動對文件進(jìn)行核對，如人事關(guān)系、財務(wù)賬目等。而辦公自動化可以對涉及到?jīng)Q策的相關(guān)資料進(jìn)行科學(xué)的分析，這樣能夠有效的提高決策的科學(xué)性與數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度。

　　在了解到基本特點(diǎn)之后，那么企業(yè)使用OA軟件又有哪些優(yōu)點(diǎn)呢?

　　三、泛普軟件-使用OA系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)有哪些

　　OA系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：

　　1、節(jié)省工作成本，利于文件傳閱管理

　　與過去對紙質(zhì)文件的審閱方式相比，通過OA系統(tǒng)處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張，降低辦公成本。領(lǐng)導(dǎo)可直接在OA系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反復(fù)修改文件草稿而浪費(fèi)大量紙張的問題，而且，電子文件在OA系統(tǒng)上可同時向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質(zhì)文件丟失的可能性。

　　2、方便檢索查閱，促進(jìn)信息共享

　　OA系統(tǒng)中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門共享信息資源的平臺，員工可通過OA系統(tǒng)及時了解全院的最新信息，有利于部門之間的溝通與合作。OA系統(tǒng)上強(qiáng)大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了極大的便利，解決了過去花費(fèi)大量時間翻查紙質(zhì)文件的問題，從而提高搜集文件資料的效率。

　　3、增強(qiáng)監(jiān)控能力，提高行政管理水平

　　OA系統(tǒng)能及時有效地監(jiān)控各個部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會議室、車輛和辦公用品的使用情況，并具有催辦督辦和自動提醒的功能，一方面防止了延誤業(yè)務(wù)辦理時間的情況，另一方面有利于管理員的全局監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時協(xié)調(diào)解決。

　　此外，在OA系統(tǒng)上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。

　　四、泛普軟件-企業(yè)采用OA系統(tǒng)可以給企業(yè)帶來什么

　　企業(yè)采用OA系統(tǒng)可以為企業(yè)帶來以下好處：

　　1、使辦公模式更加移動化

　　隨著智能終端的普及與互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，辦公移動化已經(jīng)成為現(xiàn)代辦公的一種發(fā)展趨勢，隨時可以辦公的目標(biāo)，大大的提高了工作效率。

　　2、使行政管理更加集成化

　　在企業(yè)的行政管理中，應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，可以將行政審批與文件的流轉(zhuǎn)相集成，利用辦公自動化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)財務(wù)、會議、后勤、人事等一系列的行政管理工作，如在日常行政工作中的用車派車、員工考勤等。

　　3、使系統(tǒng)功能更加使用化

　　自動化的辦公系統(tǒng)主要是將企業(yè)的部門能夠相互聯(lián)系，使部門之間、員工之間關(guān)系更加密切。同時在企業(yè)中也能夠體現(xiàn)出責(zé)任和權(quán)利的分配，使其能夠更好的合作和交流。企業(yè)應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，一些項(xiàng)目也能夠通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不斷的進(jìn)行交流和協(xié)作，有效的解決企業(yè)信息匱乏的問題，極大的提高了企業(yè)的綜合管理水平。

　　如今辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用也為企業(yè)的發(fā)展起到重要的作用。隨著我國企業(yè)的不斷發(fā)展，一味的擴(kuò)大規(guī)模并不能夠代表企業(yè)健康發(fā)展，這需要企業(yè)在擴(kuò)大規(guī)模的同時提高內(nèi)部管理水平，因此使用泛普軟件的OA系統(tǒng)也成為了很多企業(yè)的不二選擇。