知識文檔管理

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　一、企業(yè)在傳統(tǒng)的文檔管理存在哪些問題?

　　檔案管理由于其特殊性、繁復性、重要性、歷史性等特征，很多企事業(yè)單位在這部分的管理明顯跟不上現(xiàn)代信息化發(fā)展水平。主要的問題有：

　　1、檔案管理無序化

　　2、檔案管理人工工作量巨大

　　3、檢索再利用困難

　　4、無法適應企業(yè)信息化帶來的無紙化歸檔要求

　　企業(yè)信息化發(fā)展起來后，幾乎所有辦公流程、郵件、收發(fā)文、公文、公告等重要業(yè)務，全部實現(xiàn)無紙化辦公存儲。其中重要的公文、流程、收發(fā)文等，按照企業(yè)管理規(guī)則，全部需要歸檔保存;還有OA系統(tǒng)中流轉傳遞的種種重要郵件、文檔、公告等，也有歸檔的需求。而且很多空間存儲有限，是無法滿足所有郵件、流程、公文的永久保存的。所以在此情況下，重要文件的歸檔管理需求，顯得更加突出。所以讓企業(yè)重要的信息文檔安全保存，方便檢索、可再利用，是檔案管理信息化必須要解決的問題。

　　二、OA辦公管理系統(tǒng)檔案管理的設計目標?

　　1、實現(xiàn)所有檔案管理工作信息化

　　實現(xiàn)從檔案采集、分類、歸檔、管理、檢索、查閱、銷毀等整個檔案全生命周期的信息化管理，取代過去檔案信息的人工分檢和人工查閱。盡最大可能實現(xiàn)所有資料電子化、信息化管理。

　　2、提高企業(yè)檔案管理安全管理水平

　　所有檔案信息化管理，采用雙線備份、實現(xiàn)企業(yè)檔案資料線下紙質、線上電子存檔的雙線管理，幫助企業(yè)將重要的產品技術、科技信息、項目成果、工程資料盡最大可能實現(xiàn)電子化、代碼化管理，線下線上相結合。保證這些重要資料的安全保存和管理。

　　3、提升企業(yè)檔案管理水平，加快檢索再利用速度

　　企業(yè)檔案不僅是企業(yè)發(fā)展的寶貴歷史和財富，也是未來產品更新?lián)Q代、科技探索進步、制度變更完善的重要資料庫，為一代代企業(yè)管理、技術、應用人員提供著無限的資源和支持。所以為滿足企業(yè)日益加快的發(fā)展速度，必須重視檔案信息化管理，提升企業(yè)重要產品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。建立完善的企業(yè)重要資料檔案庫，實現(xiàn)所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理，通過先進的檢索工具，實現(xiàn)企業(yè)資料的快速查閱、科學變更、及時積累的功能。為企業(yè)發(fā)展帶來便利。

　　4、實現(xiàn)企業(yè)OA系統(tǒng)并行安全歸檔

　　建設泛普軟件的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)OA辦公平臺中幾乎所有重要工作內容的及時歸檔和管理。保證OA系統(tǒng)負載均衡，輕負擔運行，同時也保證企業(yè)無紙化辦公中，重要流程、公文、文檔的科學企業(yè)管理。

　　三、OA辦公管理系統(tǒng)的檔案管理主要是如何解決企業(yè)問題的?

　　OA檔案管理軟件是企業(yè)單位正常運作不可缺少的部分之一，也是OA系統(tǒng)上重要的組成模塊。OA檔案管理軟件通過對檔案的系統(tǒng)管理，全面提高檔案的管理水平和檔案信息資源的開發(fā)利用能力，實現(xiàn)信息與知識的互通和積累。如泛普軟件所提供的的OA辦公信息化解決方案：

　　1、 檔案設置：檔案中心在正式使用前需要系統(tǒng)管理員先進行基本設置，包括建立檔案、保存期限、檔案管理員、檔案分類和案卷維護等等。檔案管理員擁有檔案中心管理的全部權限，可以設置負責檔案管理的工作人員賬號為檔案管理員。

　　用戶可通過檔案管理對單位人員進行資料的錄入，歸檔。添加用戶信息時可按照企業(yè)的基本信息進行錄入，可通過EXCEL導入或導出相關的數(shù)據(jù)。可在檔案管理功能上設置對檔案管理內的員工所錄入的檔案信息進行到期提醒通知，可設置具體的提醒對象。

　　2、 檔案維護：檔案管理員在OA系統(tǒng)檔案維護模塊點擊已有類目下的案卷名稱后，點擊新建檔案按鈕即可新建檔案。管理員可以對檔案進行維護設置，如限制檔案名稱、格式，對過期檔案進行刪除等。也可理解為是收集、整理、查看、歸檔、著錄和統(tǒng)計等功能，綁定多種業(yè)務引擎功能，全面管理檔案文件的流向，支持并發(fā)流程、子流程和回流流程，以滿足客戶檔案管理的需求。

　　3、檔案瀏覽：檔案管理員可以在OA系統(tǒng)檔案瀏覽模塊下查看本單位的所有檔案，可通過檔案編號或者檔案名稱對檔案進行排序，還可通過存儲方式和狀態(tài)對檔案進行篩選或通過檔案名稱進行搜索。

　　現(xiàn)今企事業(yè)單位和政府機構管理逐漸信息化，OA檔案管理軟件建立公文管理和檔案管理的高效銜接，實現(xiàn)辦公文檔系統(tǒng)化管理，減少紙張浪費，在迅速發(fā)展的同時，也讓企事業(yè)單位和政府機構的數(shù)據(jù)更具兼容性和安全性。

　　同時檔案也是一個企業(yè)知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎部分。OA檔案管理子系統(tǒng)的打造將企業(yè)檔案信息電子化，在助力企業(yè)擺脫傳統(tǒng)紙質檔案難管理、難保存、難查詢的弊端的同時，也為企業(yè)帶來了更加輕易便捷的檔案管理方式，有效節(jié)約了企業(yè)的管理成本、資源消耗。