當前位置:工程項目OA系統(tǒng) > 領(lǐng)域應用 > 目標計劃管理軟件 > 時間管理軟件
搞個如何整理時間表
估算“自由時間”
管理者總會覺得時間不夠用,實際上,不是時間不夠用,是方法不得當。有效的管理者,第一步應先估計究竟有多少“自由時間”,然后保留相當分量的一段連續(xù)性的整塊時間。一旦發(fā)現(xiàn)還有別的事情“蠶食”保留的時間時,立刻分析自己的時間記錄,將其中比較次要的工作重新過濾。具體的做法是:
第一步,記錄時間耗用的實際情形。要了解時間是怎樣耗用的,我們必須先記錄時間。在處理某一工作的“當時”要立即記錄,而不能事后憑記憶補記。許多有效的管理者都有這樣的一份時間記錄,每月定期拿出來檢討。有效的管理者往往以三四個星期為一個時段,每天記錄,一年內(nèi)記錄兩三個時段。半年之后,他們會發(fā)現(xiàn)自己的時間耗用得很亂,浪費在種種無謂的小事上。經(jīng)過練習,他們在時間的利用上必有進步。管理時間必須持之以恒,才能避免再回到浪費的狀態(tài)。
第二步,做有系統(tǒng)的時間管理。先要將非生產(chǎn)性的和浪費時間的活動找出來,盡可能將這類活動從時間表上排除。要做到這一步,可以試問自己下列幾個問題:
1.什么事根本不必做?有些事做了也完全是浪費時間,無助于成果。將時間記錄拿出來,逐項逐項地問:“這件事如果不做,會有什么后果?”如果認為“不會有任何影響”,那么這件事應該立刻取消。
許多大忙人,天天在做一些他們覺得難以割舍的事,比如應邀講演、參加宴會、擔任委員和列席指導,而這些工作,他們本身既不感興趣,做得也不夠精彩。但他們得承受這些負擔,一年又一年,就像從天而降的災難一樣躲也躲不了。其實,對付這類事情,只要審度一下對組織有無貢獻,對他本人有無貢獻,或是對對方的組織有無貢獻。如果都沒有,就要謝絕。
2.時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果?我從來沒見過一位管理者,在檢討過自己的時間記錄后,還不改變自己的習慣,將不必親自處理的事交給別人。只要翻閱一下時間記錄,他就能立刻發(fā)現(xiàn)他的時間全用在不必要的事上了,而對于確屬重要的事、他自己希望做的事和他已經(jīng)承諾過的事,他卻沒有時間處理。其實他如果真想有所作為,只要將可由別人做的事交給別人就行了。
3.還有一項浪費時間的因素,是管理者自己可以控制和消除的,這項因素是:管理者在浪費別人的時間。這種現(xiàn)象并不明顯,但有一個簡單方法可以診斷出來:去問問你的下屬。即使管理者處理的都是頗有成效的工作,其處理方式仍可能造成別人時間的浪費。許多管理者都意識到了哪些事情會浪費他們的時間,然而他們卻不敢面對浪費別人時間的問題。殊不知即使有了錯誤,也能很快彌補。大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作,工作效率就提高了。
自由支配的時間
管理者在做過時間記錄和分析后,就會了解有多少時間可以自由支配,又有多少時間可以用在能產(chǎn)生貢獻的大事上。
我曾擔任某銀行顧問,研究該行高層管理的結(jié)構(gòu)。這家銀行的總裁是我認識的主管中最善于管理時間的。我每月與他會談一次,每次他都只給我一個半小時。過了大約一年,我終于忍不住問他:“總裁先生,為什么我們談話都以一個半小時為限?”他回答:“我的注意力只能維持一個半小時。不管研究什么問題,超過了這個限度,我的談話就沒有任何新意了。可如果時間太短,我恐怕會掌握不住問題的重心?!?br />
每次會談,我發(fā)現(xiàn)都未被打斷,問及原因,他說:“我的秘書知道,在我思考問題時,絕不許任何人打擾。然后,我再以半小時接聽電話,接待訪客。我這樣安排也是一種冒險,說不定在我們談話時,真會有什么天大的事發(fā)生呢?!?br />
然而,即使像他這樣一位自律極嚴的管理者,也常常得至少花費一半時間,來處理許多次要而不一定有意義的事,例如接待“順道來訪”的重要客戶,參加不一定非他參加不可的會議,批閱不必由他批閱的公文之類。
一位管理者的職位越高,其不能自行支配的時間也越多。組織的規(guī)模越大,其用于維系組織運行,而非發(fā)揮組織功能及生產(chǎn)的時間也一定越多。
卡爾森教授在他的研究報告中曾提到一位最有效的管理者。他每天上班前總有90分鐘時間留在家里,不接電話,專門從事研究工作。這種做法,會比每天晚飯后再花3小時處理的方式好得多。
會議管理的技巧
公司高管時間寶貴,但是卻偏偏有人在浪費他們的時間,如何讓高管的時間不再浪費?高層管理團隊只要在擬定會議議程和安排會議結(jié)構(gòu)的方式上做一些變動,就會使會議效率和效果大為改觀。
一、 將運營議題和戰(zhàn)略議題分開處理
許多高層會議的議程常常被日常的運營問題所“淹沒”,而留給重大戰(zhàn)略的討論時間非常少。而針對運營和戰(zhàn)略問題分別召開會議,可以避免這種現(xiàn)象。
二、 專注于決策,而不是討論
要讓高層會議更多地專注決策,只需一些看似平淡無奇的改變。例如,英國吉百利史威士公司只對它的高層會議做出了兩項小改動,就大大提高了決策的質(zhì)量和速度:一是要求所有的閱讀材料至少在開會的前5天分發(fā)給參會者,讓參會者能盡早熟悉重要的戰(zhàn)略議題;二是在閱讀材料上附一張標準封面,標明會議目的——分享信息、討論和辯論,還是行動和決策,從而給議題留出更多的時間。
三、 評估每個議題的真正價值,把更多的時間花在價值高的議題上
議題一旦確定,就需要以明確的方式解決。這個流程包括一份清晰的時間表,其中詳細地指明團隊成員應何時以及如何就每項議題形成決策、最終戰(zhàn)略的審批必須有哪些成員參加等等。
四、 將真正不同的選擇擺在桌面上
管理層在對任何戰(zhàn)略進行討論或?qū)徟?,必須至少接?個不同的備選方案,這樣才能盡量保證不會遺漏或忽略一些可能更合適的方法。按照勞埃德TSB銀行的前董事長皮特曼的話來說:“如果想對你要接受的東西有把握,你就必須弄清你要拒絕的是什么?!?/p>
以上是"搞個如何整理時間表"的內(nèi)容,本文的主題是“管理者在做過時間記錄和分析后,就會了解有多少時間可以自由支配,又有多少時間可以用在能產(chǎn)生貢獻的大事上?!薄r間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理,致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣,那么你可能對以下文章也感興趣: 如何管理好自己的時間 既勞逸結(jié)合又勞有所得, 什么是受干擾驅(qū)動, 工作習慣助力事業(yè)成敗, 感謝您對本站的支持。
時間管理系統(tǒng)原創(chuàng)文章,轉(zhuǎn)載請注明出處。原文地址:gong-zuo-xi-guan-zhu-li-shi-ye-cheng-bai.html
- 1時間管理善做自己的“時間經(jīng)紀人”
- 2合理安排睡眠時間讓自己放松
- 3時間優(yōu)化管理不良的對策
- 4我們的“本錢”其實來至我們的時間
- 5時間管理:進度管理也要懂得軟技巧
- 6我們花費的時間要怎么計算
- 7做事的最主要的是不浪費時間
- 8個人時間管理的工具,哪個比較好?時間管理的工具?
- 9如何提高閱讀效率
- 10你是否“成熟”的六大特征
- 11要管理好就要精益求精
- 12大學生最困擾的三個時間管理問題
- 13時間的管理要分配好
- 14投資時間是最有價值的
- 15魔法時間,你的秘訣
- 16CEO關(guān)鍵是要闡明5大信息
- 17如何管理學習的時間更好的利用
- 18卓越企業(yè)領(lǐng)導的成功秘訣—時間管理
- 19時間管理基本功能介紹
- 2010個習慣讓你降低時間效率
- 21人生在于時間,時間在于生命
- 22克服拖延癥的6法則
- 23珍惜自己的財富:時間管理能力
- 24做好個人的時間管理日記
- 25抓住你身邊的時間小偷
- 26科技助力時間管理
- 27時間管理在于個人管理
- 28擺脫拖沓 享受輕松生活新感覺
- 29激勵員工對一個企業(yè)有什么收益
- 30分享德魯克時間管理技巧
成都公司:成都市成華區(qū)建設(shè)南路160號1層9號
重慶公司:重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務(wù)大廈18樓