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OA系統信息發(fā)布平臺的使用取代了傳統信息發(fā)布方式
在實際建設中OA系統的使用中所存在的問題
加速各種信息的上傳下達，便于監(jiān)控分析各環(huán)節(jié)辦公情況，促進管理的透明化和公開化。OA系統信息發(fā)布平臺的使用取代了傳統信息發(fā)布方式，各部門人員可以方便地瀏覽各種通知、新聞，可以第一時間獲知各種辦公事宜。相關領導可以在線查看辦事人員的工作進展，隨時掌握相關情況。分析流程各環(huán)節(jié)辦事效率，及時發(fā)現中間薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地實施相應的補救措施。
但在實際建設中OA系統的使用還存在許多問題。
第一，注重系統功能的強大，輕視實際應用。對于單位重金購買的OA系統，雖然有很多功能，但是也有一部分功能無法結合本單位的實際情況得到應用。OA系統的建設講究“三分技術，七分應用”。因此，OA系統能否真正應用的關鍵在于管理和應用?，F在很多高校的管理層中缺乏既懂信息技術又懂管理的復合型人才，而網絡管理中心不具備行政管理職能，這就需要管理部門和技術部門有效配合和統一。由于兩部門的職能存在差異，共同建設和使用系統時存在一些溝通協調的困難，導致系統的管理需求和應用需求脫節(jié)，無法滿足日常辦公和管理的需求。有的高校令門成立了辦公自動化建設領導小組，由校級領導任組長，校長辦公室、網絡信息中心等部門工作人員作為成員，對OA建設進行管理和規(guī)劃。這種模式，小組成員在本職工作繁忙的情況下，對OA系統建設會出現“力不從心”的狀況。
第二，另外一個突出的問題是與學校其他信息系統的結合度不夠，如與學校的檔案系統無法做到數據直接緊密集成。數據不同步，信息共享度不高，學校仍需花費大量人力物力對不同系統之間的相關信息進行增、查、刪、改等操作，使學校信息資源利用的成本大大提高。
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