重視工程簽證管理

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　　工程簽證是工程承發(fā)包雙方在施工過程中按合同約定或者施工慣例對支付各種費用、順延工期、造價調(diào)整、賠償損失等所達(dá)成的雙方意思表示一致的補(bǔ)充協(xié)議，一般由業(yè)主代表、監(jiān)理工程師、施工單位負(fù)責(zé)人共同簽署，互相書面確認(rèn)的簽證即可成為工程結(jié)算或處理糾紛的憑據(jù)。在低價中標(biāo)的市場環(huán)境下，加強(qiáng)簽證管理已成為承包方保護(hù)或增加自身利益的重要工作，目前許多施工企業(yè)該部分管理薄弱，流失了不少應(yīng)得利益，加強(qiáng)簽證意識、業(yè)務(wù)知識和管理水平十分必要。

　　一、工程簽證存在的主要問題

　　1、意識薄弱：項目經(jīng)理及管理人員、技術(shù)人員不重視簽證，缺乏簽證意識，遇到問題，大部分采用口頭商定而不簽證，造成看得見和看不見的材料、費用、時間成本流失，達(dá)不到合同預(yù)期效益。

　　2、業(yè)務(wù)素質(zhì)低：不了解哪些情況應(yīng)辦理現(xiàn)場簽證，不了解簽證的范圍、內(nèi)容和注意事項，不善于辦理簽證，導(dǎo)致許多應(yīng)辦理簽證的未辦理或辦理不到位，使施工方在結(jié)算和解決糾紛時因缺乏證據(jù)而蒙受損失。

　　二、工程簽證存在主要問題的表現(xiàn)形式

　　1、簽證不及時。當(dāng)遇到問題時，雙方只是口頭商定而不及時簽證，以后補(bǔ)辦時，當(dāng)人員變動或?qū)炞C內(nèi)容存在疑問，補(bǔ)簽難度大或效果差。有的惡意拒簽，造成不必要的損失。

　　2、漏簽。有些事件不知道應(yīng)該辦理簽證，如零星用工、甲方口頭指令、施工組織變化等。我們應(yīng)該知道除了一些過程中例行工作需確認(rèn)外，對非施工企業(yè)原因引起的可能帶來工期、費用增加或糾紛的，與合同條件發(fā)生變化的事件均應(yīng)辦理簽證。有些甲方在施工過程中隨意性較強(qiáng)，施工中經(jīng)?？陬^改動施工計劃或設(shè)計方案，施工企業(yè)一定要求甲方提供書面指令或確認(rèn)。

　　3、程序不完整。有的簽證手續(xù)不齊全、簽字不完整，被認(rèn)定無效?，F(xiàn)場簽證必須具備業(yè)主代表、監(jiān)理工程師和承包商代表三方簽字，如果是設(shè)計變更，還需設(shè)計院簽字。對于與合同條件變化較大或涉及變更增補(bǔ)價款較大的簽證，應(yīng)加蓋公章。

　　4、簽證不明確。有的簽證內(nèi)容、價款不明確，結(jié)算重新審價時承包商局面被動。

　　5、簽證資料管理混亂。有的簽證歸檔不完整，編號不清楚，有的原件遺失，現(xiàn)場簽證要一式幾份，各方至少保存1份原件(最好按檔案要求的份數(shù))，以避免自行修改，結(jié)算時無對證等。

　　三、工程簽證應(yīng)注意的問題

　　1、合同訂立時條款明晰：訂立合同時對于工程簽證如何進(jìn)行，工程簽證的主體、范圍和程序，應(yīng)當(dāng)在工程承發(fā)包合同中加以明確。

　　2、注意簽證內(nèi)容完備：

　　在實際施工中，與合同訂立時的主客觀條件不一致，可能給施工方帶來實際或預(yù)期損失的都應(yīng)辦理簽證。

　　簽證的內(nèi)容十分廣泛，主要為對業(yè)主委托的法定代表(如監(jiān)理工程師)口頭指令的確認(rèn)、設(shè)計確認(rèn)、施工組織設(shè)計和工程組織進(jìn)度確認(rèn)、延期開工確認(rèn)、停工復(fù)工確認(rèn)、工期順延確認(rèn)、隱蔽驗收和中間驗收竣工驗收簽證、特殊環(huán)境及特殊物品施工及安全防護(hù)措施確認(rèn)、合同價款調(diào)整及變更價款確認(rèn)、工程量的確認(rèn)、施工方采購材料質(zhì)量簽證、設(shè)計變更或其它變更內(nèi)容簽證、甩項竣工確認(rèn)、竣工結(jié)算報告確認(rèn)、催款簽證、索賠報告簽證、解除合同簽證及其它內(nèi)容的各種簽證。

　　3、注意簽證的有效性、時效性、合法性、明確性

　　1)、注意簽證的有效性

　　簽證必須采用書面形式，手續(xù)齊全，有相關(guān)方的簽字和收發(fā)詳細(xì)日期。我們經(jīng)常會碰到業(yè)主或業(yè)主代表對需要簽收的函件拖諉，不予簽字、回復(fù)，最終對其所應(yīng)負(fù)的責(zé)任以乙方無證據(jù)為由不予以承擔(dān)。對這種情況，我們可以采取快遞郵件的形式，詳細(xì)寫下收發(fā)件人的姓名、發(fā)件日期及函件主要內(nèi)容，使之成為合法、有效的證據(jù)，也可以用公證送達(dá)、錄音、照片等有形的資料作為合法、有效證據(jù)。

　　2)、注意簽證的時效性

　　有些合同規(guī)定，“在工程變更確定14天內(nèi)施工方不向監(jiān)理工程師提出變更工程價款報告，視為該項變更不涉及合同價款的變更”。這就要求我們注意簽證的時效性，在有效期內(nèi)及時行使簽證權(quán)利?，F(xiàn)場簽證要及時簽辦，不應(yīng)拖延過后補(bǔ)簽。對于一些重大的現(xiàn)場變化，還應(yīng)及時拍照或錄像，以保存第一手原始資料。同時施工企業(yè)應(yīng)注意靈活運用“對方在收到函件后在有效期限內(nèi)無正當(dāng)理由不回復(fù)，則視為默認(rèn)”的一些合同條件。雖然目前有些工程對簽證時效性要求不嚴(yán)，但隨著國際接軌和建筑管理的規(guī)范化，在涉及某些合同爭議時，這點也十分重要。

　　3)、注意簽證權(quán)限的合法性

　　不是每個工程的監(jiān)理工程師、設(shè)計院、總包方都具有合法的簽證權(quán)，應(yīng)在合同條款中寫明業(yè)主代表、總包的職權(quán)，明確他們的簽證范圍。如一般情況下，監(jiān)理工程師沒有變更合同的權(quán)利，只有監(jiān)督施工方執(zhí)行合同的權(quán)利，變更合同內(nèi)容應(yīng)取得業(yè)主的同意。設(shè)計院認(rèn)可的材料或方案變更也應(yīng)取得業(yè)主的同意，否則業(yè)主可以不予確認(rèn)。所以，我們在施工過程中要根據(jù)合同明確監(jiān)理工程師、設(shè)計院、總包方的簽證權(quán)限、簽證范圍。變更合同內(nèi)容應(yīng)取得業(yè)主的同意。

　　4)、注意簽證的明確性

　　簽證的內(nèi)容、數(shù)量、項目、原因、部位、日期等要明確，價款的結(jié)算方式、單價的確定應(yīng)明確商定，不明確的簽證不能作為結(jié)算和處理糾紛的直接依據(jù)，由于該簽證受到質(zhì)疑而被重新審定，可能給我們帶來不必要的損失?，F(xiàn)場簽證應(yīng)當(dāng)做到一次一簽、一事一簽、及時處理、及時上報，早日落實。

　　3、先簽后干

　　先簽后干是施工方消除風(fēng)險、避免損失的一個重要原則，施工方可以根據(jù)價格水平?jīng)Q定干和不干，可以在價格協(xié)商上獲得一定的主動權(quán)，并規(guī)范對方行為，保證自己的利益。

　　4、注意簽證的技巧性

　　有些經(jīng)濟(jì)簽證對方敏感性較強(qiáng)，審核程序多，審核時間較長，辦理難度大的事件，我們可先辦理事件簽證，如先辦理設(shè)計變更確認(rèn)、口頭指令書面確認(rèn)等，再辦理經(jīng)濟(jì)簽證，以避免甲方事后拒簽。

　　四、控制簽證的措施

　　1、強(qiáng)化意識。簽證是一項政策性、經(jīng)濟(jì)性、技術(shù)性很強(qiáng)的貫穿于工程管理中的一項日常工作，技術(shù)及施工管理人員人人都應(yīng)有很強(qiáng)的簽證意識，牢牢記住“重文輕口、先簽后干”八個字。

　　2、提高思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)。技術(shù)及施工管理人員應(yīng)不怕麻煩，本著維護(hù)企業(yè)利益的思想，加強(qiáng)合同的學(xué)習(xí)和管理，做到即熟悉現(xiàn)場實際情況，又熟悉有關(guān)規(guī)定，把握好簽證。每個項目應(yīng)有人統(tǒng)一審定和專人管理。

　　3、盡可能避免工作脫節(jié)。簽證管理人員盡可能從工程營銷、訂立合同、圖紙會審、現(xiàn)場管理、竣工結(jié)算全過程參與或盡可能多的掌握信息，避免工作脫節(jié)，辦好簽證，防止漏簽。

　　4、加強(qiáng)檢查、監(jiān)督。公司主管部門應(yīng)多檢查、監(jiān)督，項目部及管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)控制度，減少未簽證先施工事件，共同促進(jìn)簽證的管理。