對(duì)水利工程重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的思考

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前言
    幾年來(lái)，上海水利投資建設(shè)有限公司組織實(shí)施國(guó)家治理太湖流域擴(kuò)大攔路港、疏浚泖河、斜塘工程，紅旗塘工程，黃浦江上游干流段防洪工程（簡(jiǎn)稱(chēng)治太“２＋１”工程），市區(qū)防汛墻工程，蘇州河六支流建閘工程等二十多項(xiàng)國(guó)家和上海市重點(diǎn)工程項(xiàng)目的建設(shè)，由于這些項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些工程檔案既是重點(diǎn)水利工程建設(shè)的真實(shí)記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，也是整個(gè)上海城市建設(shè)和國(guó)家及上海檔案的重要組成部分；它在保障城市人民生活正常進(jìn)行和預(yù)防及抵御自然災(zāi)害方面有重要作用。它既為水務(wù)工程項(xiàng)目的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為上海長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和水務(wù)事業(yè)不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好這些重點(diǎn)水務(wù)工程項(xiàng)目的檔案工作對(duì)推動(dòng)上海經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。同時(shí)，我們也看到，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)日在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對(duì)工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問(wèn)題。特別是近幾年，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，越來(lái)越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，無(wú)紙化辦公方式產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)新課題和新挑戰(zhàn)，面對(duì)這種形勢(shì)，如何加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，應(yīng)作進(jìn)一步的思考與研究。
    １、上海重點(diǎn)水利建設(shè)項(xiàng)目檔案的現(xiàn)狀
    我國(guó)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作起步于５０年代，發(fā)展于８０年代。１９８５年、１９９２年國(guó)家檔案局和國(guó)家計(jì)委召開(kāi)了兩次“全國(guó)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料工作座淡會(huì)”，國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上講了話(huà)。１９９２年國(guó)家檔案局頒發(fā)了《建設(shè)項(xiàng)日（工程）檔案驗(yàn)收辦法》。１９９７年國(guó)家檔案局和國(guó)家計(jì)委聯(lián)合發(fā)布了《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)日檔案管理登記辦法》。這些規(guī)定和辦法為重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的健康發(fā)展提供了保證。在國(guó)家重點(diǎn)水利建設(shè)工程項(xiàng)日中，首先規(guī)范檔案管理的是引灤入津工程，此后，葛洲壩工程、魯布革工程、小浪底工程至現(xiàn)在在建的三峽工程，檔案管理工作提高到一個(gè)新的高度。在這些工程建設(shè)中出現(xiàn)了專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，制定了比較健全的項(xiàng)目檔案管理制度，管理嚴(yán)格，服務(wù)有效，為重點(diǎn)水利工程建設(shè)提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。上海從８０年代以來(lái)，就開(kāi)始對(duì)上海市水利工程建設(shè)項(xiàng)日檔案工作加強(qiáng)探索和思考，在對(duì)上海太浦河工程建設(shè)檔案管理的實(shí)踐基礎(chǔ)上，通過(guò)“九五計(jì)劃”參與治太“２＋１”工程、張家塘泵閘樞紐工程、市區(qū)防汛墻工程、蘇州河六支流建閘工程等市重點(diǎn)水利工程項(xiàng)目建設(shè)，使上海水利工程建設(shè)的檔案管理工作呈現(xiàn)出新面貌。這些重點(diǎn)工程項(xiàng)目工作計(jì)劃性強(qiáng)，管理科學(xué)，組織嚴(yán)密，程序規(guī)范，為做好檔案工作提供了良好的外部條件。我公司配合市水務(wù)局（原市水利局）在摸索和總結(jié)重點(diǎn)水利工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上于１９９９年制定了《上海市水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定（試行）》，使上海重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化的道路，開(kāi)始與工程建設(shè)協(xié)調(diào)同步，為上海水利工程優(yōu)質(zhì)保量的完成發(fā)揮了積極作用。
    ２、上海重點(diǎn)水利建設(shè)項(xiàng)目存在的問(wèn)題與思考
    “十五”期間，國(guó)家將繼續(xù)加大城市建設(shè)與管理，改善生態(tài)環(huán)境為重點(diǎn)，增強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展能力，拉動(dòng)內(nèi)需的政策不會(huì)變。在十五計(jì)劃中，上海市水務(wù)局將投資４６０億用于不斷完善防汛保安、水環(huán)境保護(hù)和水資源配置“三大體系”，完善和新建４６個(gè)排水系統(tǒng)，新建—批大型出海閘和１９座區(qū)域除澇泵站，也包括正在組織實(shí)施的新增黃浦江１１０公里防汛墻工程以及正在建設(shè)中的治太“２＋１”工程等，這使得“十五”期間的重點(diǎn)水務(wù)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作十分艱巨，既有全面深化的問(wèn)題，更有抓住重點(diǎn)、難點(diǎn)工作，進(jìn)一步開(kāi)拓創(chuàng)新的問(wèn)題。
    ２．１對(duì)加入ＷＴＯ和國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理體制改革帶來(lái)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理變化缺少研究和思考。近年來(lái)，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理工作發(fā)生了很大變化，國(guó)家對(duì)建設(shè)管理體制改革正逐步推進(jìn)，工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場(chǎng)稽查制度逐漸完善，有形建筑市場(chǎng)正在加強(qiáng)，到２００１年底全國(guó)５８％的有形建筑市場(chǎng)已實(shí)現(xiàn)與政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的職能分離，科技成果轉(zhuǎn)化與信息化建設(shè)力度加強(qiáng)，有１０多個(gè)省制定了推廣應(yīng)用新技術(shù)，限制淘汰落后技術(shù)的管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。為適應(yīng)ＷＴＯ與國(guó)際慣例接軌的需要，政府轉(zhuǎn)變職能，行政審批進(jìn)行改革，對(duì)不適應(yīng)深化改革、擴(kuò)大開(kāi)放新形勢(shì)的部分規(guī)章和規(guī)范性文件進(jìn)行了系統(tǒng)的清理、修訂，使項(xiàng)目檔案內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化，但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改，工程檔案還沒(méi)有納入新的管理機(jī)制，如何與國(guó)際慣例接軌，如何盡快建立完善項(xiàng)目檔案法規(guī)制度，目前缺乏研究和應(yīng)對(duì)措施。
    ２．２對(duì)檔案工作重視不夠，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目大都點(diǎn)多線(xiàn)長(zhǎng)，且施工隊(duì)伍流動(dòng)性強(qiáng)，目前還沒(méi)有形成有效檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)，一是檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)不健全，檔案人員的職責(zé)不清：二是檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動(dòng)、變更，導(dǎo)致人走檔案走，人走檔案沒(méi)人做的現(xiàn)象出現(xiàn)，影響了檔案工作的質(zhì)量。
    ２．３ 檔案管理水平普遍較差，在項(xiàng)日檔案管理工作上遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。從近幾年參與我公司組織實(shí)施的重點(diǎn)水利工程項(xiàng)目的施工單位檔案管理情況來(lái)看，許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，在制度執(zhí)行上也存在“軟”的現(xiàn)象。
    ２．４ 檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，知識(shí)層次低。在重點(diǎn)水務(wù)工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，工程技術(shù)人員多，缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生，檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級(jí)職稱(chēng)的人很少，熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練撐握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，軟件制作，用電腦進(jìn)行操作并對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)再利用的專(zhuān)業(yè)人才更是奇缺。
    ３、對(duì)策和建議
    ３．１ 加強(qiáng)對(duì)建設(shè)管理體制改革的研究，立求項(xiàng)目檔案管理走在前面。要定期對(duì)國(guó)家制定適應(yīng)建設(shè)管理體制改革的檔案管理制度和法規(guī)進(jìn)行研究學(xué)習(xí)，及時(shí)制定一批既符合工程檔案上作自身發(fā)展規(guī)律，又適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求，既符合我國(guó)國(guó)情義兼容國(guó)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的檔案法規(guī)規(guī)章。２００１年，國(guó)家檔案局為適應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的改革開(kāi)始制定《基本建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)范》兩個(gè)文件，為進(jìn)一步做好項(xiàng)目檔案工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境，提供了及時(shí)服務(wù)，也為我們應(yīng)對(duì)工程建設(shè)體制改革如何提高檔案提供了參考依據(jù)，我們可根據(jù)其要求，及時(shí)學(xué)習(xí)和宣傳，并結(jié)合工程建設(shè)實(shí)踐，通過(guò)今后幾年的努力，不斷完善重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的規(guī)章制度，依法管好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案。
    ３．２ 以全員檔案意識(shí)，認(rèn)真抓好檔案的收集、保管、利用三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過(guò)程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體，一組完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，抓早收集。在安全保管的基礎(chǔ)上，加大對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)再利用力度。上海水利投資建設(shè)有限公司在近幾年參與建設(shè)上海重大工程的實(shí)踐中，檔案人員能深入現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行及時(shí)的指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)、管理人員宣傳檔案在工程建設(shè)中重要作用，使他們能自覺(jué)地把握好檔案材料的完整程度，另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，通力合作，使重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作呈現(xiàn)出新面貌。
    ３．３ 計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案工作帶來(lái)的深刻影響，要大力加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)水務(wù)工程檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的研究。大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。目前，美國(guó)、德國(guó)、荷蘭對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用ＣＡＤ光盤(pán)技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于日前光盤(pán)的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國(guó)家又制定《ＣＡＤ電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤(pán)塔或光盤(pán)庫(kù)載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開(kāi)始對(duì)照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤(pán)刻錄，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。
    ３．４ 加大檔案人才的培養(yǎng)力度，努力提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員的素質(zhì)。面對(duì)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展以及我國(guó)加入ＷＴＯ的新形勢(shì)，檔案人員必須提高素質(zhì)，以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為抓手，對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)現(xiàn)有的檔案人員，可以通過(guò)委培、進(jìn)修、培訓(xùn)，不斷拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握管理項(xiàng)日檔案所需要的相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理檔案的技能以及一定外語(yǔ)水平，同時(shí)要大力引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)中高級(jí)人才，為重點(diǎn)水務(wù)建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)。
    ３．５ 對(duì)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收做到規(guī)范、嚴(yán)格把關(guān)。這是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對(duì)建設(shè)周期長(zhǎng)的工程，應(yīng)分階段驗(yàn)收，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；加強(qiáng)對(duì)檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，以確保資料齊全完整和準(zhǔn)確。國(guó)家檔案局和國(guó)家計(jì)委從２００１年已開(kāi)始著手《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)范》的制定，將對(duì)項(xiàng)日檔案驗(yàn)收的程序、方法和要求做出具體規(guī)定，在水務(wù)工程建設(shè)檔案管理中可以認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹。
    總之，加入ＷＴＯ后，我國(guó)的建筑市場(chǎng)將面臨嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)和激烈的競(jìng)爭(zhēng)，管理體制將進(jìn)行改革，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也會(huì)出現(xiàn)新情況，同時(shí)會(huì)有較大的發(fā)展機(jī)會(huì)和空間。我們應(yīng)以加入ＷＴＯ為契機(jī)和動(dòng)力，積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)和手段，充分利用我們的本土化優(yōu)勢(shì)，重視對(duì)項(xiàng)目檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制，不斷總結(jié)完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)水務(wù)工程檔案管理再上一個(gè)臺(tái)階。