綜合管理：滿分的項目經(jīng)理

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項目要能順利執(zhí)行其實并不簡單，如果又渉及多個單位合作，困難程度又大增。取得PMP或IPMP認(rèn)證，只是證明個人具備了項目管理的基本功夫，距離實際運用其實還有很大的一段距離。 以下是一位項目經(jīng)理的工作日志片段，我們從他的工作日志來看項目經(jīng)理的工作： 以上只是項目經(jīng)理工作的片段，相信每個項目經(jīng)理應(yīng)該都有自已悲慘的故事，程度恐怕只有過之而無不及。項目經(jīng)理到底應(yīng)該有那些看家本領(lǐng)呢？ 一個稱職的項目經(jīng)理應(yīng)該要其備以下的能力： 1. 要易于溝通 筆者在2002年時曾經(jīng)親自問過美國的一位項目管理專家－Dr. William Wells（曾任美國阿波羅登月計劃的計劃主持人），問他一位項目經(jīng)理最需要具備的功夫是什幺。那時他的回答是「一位項目管理最需具備的有三件事，第一是溝通，第二是溝通，第三還是溝通」。 請您回想一下，在執(zhí)行項目時，你花費最多時間在什么部份？跟領(lǐng)導(dǎo)報告工作進度、跟客戶介紹產(chǎn)品及說明工作成果、跟項目成員交待工作、跟單位內(nèi)的其它人員爭取支持、跟合作廠商協(xié)調(diào)配合事項．．．對項目經(jīng)理來說，一天內(nèi)大部份的時間幾乎都是在跟人溝通。 溝通，可以很簡單，也可以很復(fù)雜。對于部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達出來嗎，有什么難的。可是在項目過程中有那幺多的人與項目有關(guān)，因此要考量的，不僅是把意見表達出來而已，而在于「在什么樣的時間，運用什么樣的方式，將什么樣的信息，傳達給什么樣的人」。 很多項目經(jīng)理都是屬于「被動式的項目經(jīng)理」。就是「你先說你要什么項目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應(yīng)付的心態(tài)來面對信息的供應(yīng)。 如果換個比較主動的角度來看，項目經(jīng)理先了解每個與項目有關(guān)的人想要知道什么，這些信息一定有重復(fù)的地方，然后將這些信息做個整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對項目沒有疑惑，化被動為主動。這些信息整理歸類的動作，直接就納入在項目經(jīng)理的工作管制之中，這樣對項目經(jīng)理而言，也沒有任何的「意外」。 講起來簡單，做起來其實也不難，二個小時就可以做好溝通計劃，幾個步驟掌握住就好： (1) 認(rèn)識項目干系人 (2) 分析項目干系人的信息需求 (3) 依照信息需求找出信息種類 (4) 將信息種類歸類 (5) 決定信息傳遞的周期 (6) 決定信息傳遞方式 (7) 搜集信息 (8) 傳遞信息 (9) 檢討信息傳遞成效 2. 要想的周全 項目經(jīng)理有點像魔術(shù)師。事前先考慮要表演那些魔術(shù)，然后將道具準(zhǔn)備好，跟助手、燈光及舞臺配合，先仿真演練幾遍，指示每個人互動方法，并且事先想到如果發(fā)生問題時如何處置；確認(rèn)都沒有問題后，開始表演；表演時要掌控會場氣氛，使整個場子有高潮迭起的感覺；如果環(huán)節(jié)出了問題，要馬上能夠應(yīng)變，使節(jié)目能夠繼續(xù)下去，而不是就此停頓；節(jié)目結(jié)束后，感謝每個人的合作，同時檢討整個表演的過程需要改進的地方，如此一段表演才算正式收尾。 項目經(jīng)理的責(zé)任就是掌控全場，把這段表演完美無缺的呈現(xiàn)出來。不過太難了，執(zhí)行過的項目的人都知道，首先客戶的需求不容易了解，其次計劃時間不夠，再來執(zhí)行時問題重重，等到收尾時只能草草了事。 表演魔術(shù)可以事先演練，找出問題先解決，執(zhí)行項目可沒辦法先來一遍。因此項目經(jīng)理能不能夠?qū)⑽磥戆肽?、一年或二年如何?zhí)行及因應(yīng)先「演」過一遍，就對項目的成功有很大影響了。而這就靠項目經(jīng)理做「計劃」的功夫。做計劃其實是很煩人的事，相信每個人都有經(jīng)驗。必須考量有多少時間、要怎幺做、有誰可以做、技術(shù)上是否可以支持、關(guān)鍵技術(shù)是否可以掌握等，做到這個地步，恐怕早已是滿身大汗。 做個小練習(xí)：取一張白紙，在紙的上緣首先將要交給客戶的產(chǎn)品以樹狀方式畫出來。然后在紙的中間，將如何做出這項產(chǎn)品的主要工作步驟（5-6個即可），以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來；需要供貨商供貨或其它單位配合的部份，以分支的方式指向各主要步驟。 上述步驟，就是整個計劃的基礎(chǔ)了。由上圖，可以發(fā)展出細部的工作步驟及時間、所需的人力資源及預(yù)算需求、采購品項及合同商要求等。如何發(fā)展出這些細節(jié)，限于篇幅，爾后再論。 這樣還不夠的。再取一張白紙，將執(zhí)行這些工作步驟所可能產(chǎn)生的問題列出來。這個是很關(guān)鍵的步驟，列的愈多，將來臨機處理的狀況愈少（試想如果項目執(zhí)行過程中可能發(fā)生100個問題，你能事先考量到99個，你只要去擔(dān)心那突然出現(xiàn)的1個；但如果你只事先考量到1個，那結(jié)果可就不得了了）。這些問題，就是你要先期處理，以減少處理意外狀況的時間。 二張紙，一個計劃的框架就成形了。這樣其實還不足以執(zhí)行項目，但是最起碼項目經(jīng)理先將整個項目執(zhí)行過程大概想了一遍（就有如魔術(shù)師先行彩排一樣），同時也建立一個以后細部計劃的基礎(chǔ)。由以上的練習(xí)來看，做計劃并不難，重點在于去不去想，去不去做。 3. 要能夠預(yù)測結(jié)果 日前一個朋友赴美，飛機誤點，航空公司沒有宣布會擔(dān)誤多久時間，因此在機場枯坐了三個鐘頭。搭乘那班班機的乘客，有的人需要轉(zhuǎn)機，有的人有親友在目的地機場接機，有的人初次訪美。此時在機場看到每個人都是焦慮的眼神，焦慮的原因在于他們無法知道誤點多少時間，所以沒有辦法控制之后的行程。你的項目是不是也是如此？ 計劃是「想」，執(zhí)行是「做」。真的去做的時候，碰到需求、能力、技術(shù)、管理、人力等問題，都會影響到執(zhí)行效果。雖然最后都可以完成，但是如果無法推測完成的時間、成本及產(chǎn)出，項目經(jīng)理就像是那些旅客一樣──彷徨無助。所以項目經(jīng)理除了要會做計劃之外，還要能綜合研判情勢，預(yù)測項目時間、成本及產(chǎn)出的結(jié)果。 以一個一年的項目來說，開始之后，項目經(jīng)理就負了成敗責(zé)任，所有的壓力都落在項目經(jīng)理肩上。每天項目經(jīng)理要想的，不應(yīng)該只是誰的問題要怎幺解決，今天的日子要怎么過，而是一年后的今天，我是否可以將客戶要的東西按時交付、公司的項目盈余目標(biāo)可以達成、今天無法達成的，剩下的時間里我應(yīng)該怎么處理才能達成。所以總的來看，項目經(jīng)理不僅要做Micro Management（細節(jié)管理），同時還要做到Macro Management（總體管理）。而要做到Macro Management最基本的作法就是從全面預(yù)測項目結(jié)果，并且采取各種因應(yīng)作法。 要如何預(yù)測結(jié)果？今天工作延誤，明天也會延誤，后天也照樣會延誤，以后到底要如何補回來呢？傳統(tǒng)的項目經(jīng)理在現(xiàn)在這個時點是沒有概念的，結(jié)果是到項目要結(jié)束前才在趕工，到那時候才發(fā)現(xiàn)所要花的錢早就把利潤吃光了。 比較好的作法是今天發(fā)生問題了，找出原因，評估這個問題如何解決。如果一定得增加時間及人力，那幺假設(shè)今天這個工作得延長二周，照著時程表推下去，所有相關(guān)工作，包含對人力資源、合同商、成本的影響為何都要找出來；再往下看，推到項目完成期限，是否會延誤（不是所有工作的延誤都對項目完成時間有影響的！）；如果有影響，就要思考后續(xù)的工作要如何先期調(diào)整，以適度的調(diào)配資源。要做這些評估，較簡單的方式，可能仍得借助項目管理軟件。目前項目管理軟件，不論是國內(nèi)或國外的，都能做到計劃功能，也能夠經(jīng)由計劃的調(diào)整，去分析對整體的影響。 項目經(jīng)理的工作其實是很復(fù)雜。對于一個不愿意看全局的項目經(jīng)理，這些步驟全部在不知不覺中被省去。但是對于一個企業(yè)來說，由一位沒有看家本領(lǐng)的項目經(jīng)理來執(zhí)行重要的項目，公司的時間、名譽、獲利及質(zhì)量保證，不僅僅是兒戲。 您的項目經(jīng)理有沒有這些看家本領(lǐng)呢？