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綜合管理:滿分的項(xiàng)目經(jīng)理
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項(xiàng)目要能順利執(zhí)行其實(shí)并不簡(jiǎn)單,如果又渉及多個(gè)單位合作,困難程度又大增。取得PMP或IPMP認(rèn)證,只是證明個(gè)人具備了項(xiàng)目管理的基本功夫,距離實(shí)際運(yùn)用其實(shí)還有很大的一段距離。 以下是一位項(xiàng)目經(jīng)理的工作日志片段,我們從他的工作日志來看項(xiàng)目經(jīng)理的工作: 以上只是項(xiàng)目經(jīng)理工作的片段,相信每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該都有自已悲慘的故事,程度恐怕只有過之而無不及。項(xiàng)目經(jīng)理到底應(yīng)該有那些看家本領(lǐng)呢? 一個(gè)稱職的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該要其備以下的能力: 1. 要易于溝通 筆者在2002年時(shí)曾經(jīng)親自問過美國(guó)的一位項(xiàng)目管理專家-Dr. William Wells(曾任美國(guó)阿波羅登月計(jì)劃的計(jì)劃主持人),問他一位項(xiàng)目經(jīng)理最需要具備的功夫是什幺。那時(shí)他的回答是「一位項(xiàng)目管理最需具備的有三件事,第一是溝通,第二是溝通,第三還是溝通」。 請(qǐng)您回想一下,在執(zhí)行項(xiàng)目時(shí),你花費(fèi)最多時(shí)間在什么部份?跟領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作進(jìn)度、跟客戶介紹產(chǎn)品及說明工作成果、跟項(xiàng)目成員交待工作、跟單位內(nèi)的其它人員爭(zhēng)取支持、跟合作廠商協(xié)調(diào)配合事項(xiàng)...對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來說,一天內(nèi)大部份的時(shí)間幾乎都是在跟人溝通。 溝通,可以很簡(jiǎn)單,也可以很復(fù)雜。對(duì)于部份人來說,反正溝通就是把我的意見表達(dá)出來嗎,有什么難的??墒窃陧?xiàng)目過程中有那幺多的人與項(xiàng)目有關(guān),因此要考量的,不僅是把意見表達(dá)出來而已,而在于「在什么樣的時(shí)間,運(yùn)用什么樣的方式,將什么樣的信息,傳達(dá)給什么樣的人」。 很多項(xiàng)目經(jīng)理都是屬于「被動(dòng)式的項(xiàng)目經(jīng)理」。就是「你先說你要什么項(xiàng)目信息,我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此,信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的,只能夠見招拆招,抱著應(yīng)付的心態(tài)來面對(duì)信息的供應(yīng)。 如果換個(gè)比較主動(dòng)的角度來看,項(xiàng)目經(jīng)理先了解每個(gè)與項(xiàng)目有關(guān)的人想要知道什么,這些信息一定有重復(fù)的地方,然后將這些信息做個(gè)整理歸類,不等你開口要,我就先提供給你,讓你對(duì)項(xiàng)目沒有疑惑,化被動(dòng)為主動(dòng)。這些信息整理歸類的動(dòng)作,直接就納入在項(xiàng)目經(jīng)理的工作管制之中,這樣對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言,也沒有任何的「意外」。 講起來簡(jiǎn)單,做起來其實(shí)也不難,二個(gè)小時(shí)就可以做好溝通計(jì)劃,幾個(gè)步驟掌握住就好: (1) 認(rèn)識(shí)項(xiàng)目干系人 (2) 分析項(xiàng)目干系人的信息需求 (3) 依照信息需求找出信息種類 (4) 將信息種類歸類 (5) 決定信息傳遞的周期 (6) 決定信息傳遞方式 (7) 搜集信息 (8) 傳遞信息 (9) 檢討信息傳遞成效 2. 要想的周全 項(xiàng)目經(jīng)理有點(diǎn)像魔術(shù)師。事前先考慮要表演那些魔術(shù),然后將道具準(zhǔn)備好,跟助手、燈光及舞臺(tái)配合,先仿真演練幾遍,指示每個(gè)人互動(dòng)方法,并且事先想到如果發(fā)生問題時(shí)如何處置;確認(rèn)都沒有問題后,開始表演;表演時(shí)要掌控會(huì)場(chǎng)氣氛,使整個(gè)場(chǎng)子有高潮迭起的感覺;如果環(huán)節(jié)出了問題,要馬上能夠應(yīng)變,使節(jié)目能夠繼續(xù)下去,而不是就此停頓;節(jié)目結(jié)束后,感謝每個(gè)人的合作,同時(shí)檢討整個(gè)表演的過程需要改進(jìn)的地方,如此一段表演才算正式收尾。 項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任就是掌控全場(chǎng),把這段表演完美無缺的呈現(xiàn)出來。不過太難了,執(zhí)行過的項(xiàng)目的人都知道,首先客戶的需求不容易了解,其次計(jì)劃時(shí)間不夠,再來執(zhí)行時(shí)問題重重,等到收尾時(shí)只能草草了事。 表演魔術(shù)可以事先演練,找出問題先解決,執(zhí)行項(xiàng)目可沒辦法先來一遍。因此項(xiàng)目經(jīng)理能不能夠?qū)⑽磥戆肽?、一年或二年如何?zhí)行及因應(yīng)先「演」過一遍,就對(duì)項(xiàng)目的成功有很大影響了。而這就靠項(xiàng)目經(jīng)理做「計(jì)劃」的功夫。做計(jì)劃其實(shí)是很煩人的事,相信每個(gè)人都有經(jīng)驗(yàn)。必須考量有多少時(shí)間、要怎幺做、有誰可以做、技術(shù)上是否可以支持、關(guān)鍵技術(shù)是否可以掌握等,做到這個(gè)地步,恐怕早已是滿身大汗。 做個(gè)小練習(xí):取一張白紙,在紙的上緣首先將要交給客戶的產(chǎn)品以樹狀方式畫出來。然后在紙的中間,將如何做出這項(xiàng)產(chǎn)品的主要工作步驟(5-6個(gè)即可),以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來;需要供貨商供貨或其它單位配合的部份,以分支的方式指向各主要步驟。 上述步驟,就是整個(gè)計(jì)劃的基礎(chǔ)了。由上圖,可以發(fā)展出細(xì)部的工作步驟及時(shí)間、所需的人力資源及預(yù)算需求、采購(gòu)品項(xiàng)及合同商要求等。如何發(fā)展出這些細(xì)節(jié),限于篇幅,爾后再論。 這樣還不夠的。再取一張白紙,將執(zhí)行這些工作步驟所可能產(chǎn)生的問題列出來。這個(gè)是很關(guān)鍵的步驟,列的愈多,將來臨機(jī)處理的狀況愈少(試想如果項(xiàng)目執(zhí)行過程中可能發(fā)生100個(gè)問題,你能事先考量到99個(gè),你只要去擔(dān)心那突然出現(xiàn)的1個(gè);但如果你只事先考量到1個(gè),那結(jié)果可就不得了了)。這些問題,就是你要先期處理,以減少處理意外狀況的時(shí)間。 二張紙,一個(gè)計(jì)劃的框架就成形了。這樣其實(shí)還不足以執(zhí)行項(xiàng)目,但是最起碼項(xiàng)目經(jīng)理先將整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過程大概想了一遍(就有如魔術(shù)師先行彩排一樣),同時(shí)也建立一個(gè)以后細(xì)部計(jì)劃的基礎(chǔ)。由以上的練習(xí)來看,做計(jì)劃并不難,重點(diǎn)在于去不去想,去不去做。 3. 要能夠預(yù)測(cè)結(jié)果 日前一個(gè)朋友赴美,飛機(jī)誤點(diǎn),航空公司沒有宣布會(huì)擔(dān)誤多久時(shí)間,因此在機(jī)場(chǎng)枯坐了三個(gè)鐘頭。搭乘那班班機(jī)的乘客,有的人需要轉(zhuǎn)機(jī),有的人有親友在目的地機(jī)場(chǎng)接機(jī),有的人初次訪美。此時(shí)在機(jī)場(chǎng)看到每個(gè)人都是焦慮的眼神,焦慮的原因在于他們無法知道誤點(diǎn)多少時(shí)間,所以沒有辦法控制之后的行程。你的項(xiàng)目是不是也是如此? 計(jì)劃是「想」,執(zhí)行是「做」。真的去做的時(shí)候,碰到需求、能力、技術(shù)、管理、人力等問題,都會(huì)影響到執(zhí)行效果。雖然最后都可以完成,但是如果無法推測(cè)完成的時(shí)間、成本及產(chǎn)出,項(xiàng)目經(jīng)理就像是那些旅客一樣──彷徨無助。所以項(xiàng)目經(jīng)理除了要會(huì)做計(jì)劃之外,還要能綜合研判情勢(shì),預(yù)測(cè)項(xiàng)目時(shí)間、成本及產(chǎn)出的結(jié)果。 以一個(gè)一年的項(xiàng)目來說,開始之后,項(xiàng)目經(jīng)理就負(fù)了成敗責(zé)任,所有的壓力都落在項(xiàng)目經(jīng)理肩上。每天項(xiàng)目經(jīng)理要想的,不應(yīng)該只是誰的問題要怎幺解決,今天的日子要怎么過,而是一年后的今天,我是否可以將客戶要的東西按時(shí)交付、公司的項(xiàng)目盈余目標(biāo)可以達(dá)成、今天無法達(dá)成的,剩下的時(shí)間里我應(yīng)該怎么處理才能達(dá)成。所以總的來看,項(xiàng)目經(jīng)理不僅要做Micro Management(細(xì)節(jié)管理),同時(shí)還要做到Macro Management(總體管理)。而要做到Macro Management最基本的作法就是從全面預(yù)測(cè)項(xiàng)目結(jié)果,并且采取各種因應(yīng)作法。 要如何預(yù)測(cè)結(jié)果?今天工作延誤,明天也會(huì)延誤,后天也照樣會(huì)延誤,以后到底要如何補(bǔ)回來呢?傳統(tǒng)的項(xiàng)目經(jīng)理在現(xiàn)在這個(gè)時(shí)點(diǎn)是沒有概念的,結(jié)果是到項(xiàng)目要結(jié)束前才在趕工,到那時(shí)候才發(fā)現(xiàn)所要花的錢早就把利潤(rùn)吃光了。 比較好的作法是今天發(fā)生問題了,找出原因,評(píng)估這個(gè)問題如何解決。如果一定得增加時(shí)間及人力,那幺假設(shè)今天這個(gè)工作得延長(zhǎng)二周,照著時(shí)程表推下去,所有相關(guān)工作,包含對(duì)人力資源、合同商、成本的影響為何都要找出來;再往下看,推到項(xiàng)目完成期限,是否會(huì)延誤(不是所有工作的延誤都對(duì)項(xiàng)目完成時(shí)間有影響的!);如果有影響,就要思考后續(xù)的工作要如何先期調(diào)整,以適度的調(diào)配資源。要做這些評(píng)估,較簡(jiǎn)單的方式,可能仍得借助項(xiàng)目管理軟件。目前項(xiàng)目管理軟件,不論是國(guó)內(nèi)或國(guó)外的,都能做到計(jì)劃功能,也能夠經(jīng)由計(jì)劃的調(diào)整,去分析對(duì)整體的影響。 項(xiàng)目經(jīng)理的工作其實(shí)是很復(fù)雜。對(duì)于一個(gè)不愿意看全局的項(xiàng)目經(jīng)理,這些步驟全部在不知不覺中被省去。但是對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說,由一位沒有看家本領(lǐng)的項(xiàng)目經(jīng)理來執(zhí)行重要的項(xiàng)目,公司的時(shí)間、名譽(yù)、獲利及質(zhì)量保證,不僅僅是兒戲。 您的項(xiàng)目經(jīng)理有沒有這些看家本領(lǐng)呢?- 12015年一級(jí)建造師《法規(guī)及相關(guān)知識(shí)》每日一練(11.28)
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