項目管理過程中的問題分析方法

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人們常常發(fā)現(xiàn)，在同一個項目中，不同的管理人員可以根據(jù)其專業(yè)經(jīng)驗和主觀判斷，選擇不同的管理方法。而應(yīng)用同樣的管理方法，有的管理人員能取得顯著的成績，有的管理人員卻可能導(dǎo)致項目的失敗。究其原因，是由于人們對問題的不同看法造成的。因此，在項目管理過程中對問題進行分析有助于提高項目管理人員的管理水平和實踐能力，進而產(chǎn)生好的結(jié)果。

關(guān)鍵詞：項目管理 問題分析

一.引言

在項目管理過程中，并不是每一個出現(xiàn)的問題都能得到順利、及時地解決的，需要在反饋信息的基礎(chǔ)上反復(fù)進行分析。管理人員在獲得項目開發(fā)過程中輸出的中間結(jié)果或最后階段的結(jié)果后，都可能改變最初的設(shè)想，或收集更多的信息以修正原來的結(jié)果。例如，項目經(jīng)理在弄清解決方案的后果以前，往往難以有把握地提出某項目標；在獲得某些信息后有可能加強管理力度，增加管理約束條件，修改原有的管理計劃等。此外，在項目管理過程中的要重視管理人員和項目發(fā)起者之間的溝通和對話。各個管理環(huán)節(jié)和管理階段都需要項目發(fā)起者的建議和判斷。而且，不斷對話意味著項目發(fā)起者考慮了問題的各個方面，感到親自參與了項目管理過程，使管理過程獲得支持，從而不至于因阻力太大而失敗。在實踐中，項目管理人員往往將問題簡單化，他們習慣于對項目中所有需要解決的問題進行精確定義，劃定其各自的邊界并直截了當?shù)刈屇承┮蛩貒栏癜垂芾碛媱澮蟀l(fā)生變化或保持不變。因此，項目管理所面臨的是一個由事態(tài)、組織、人員等因素組成的復(fù)雜的問題集合，對問題進行分析尤為重要。

二.問題分析的具體內(nèi)涵

在項目管理過程中，往往有兩種起不同作用的人員：一種是提出問題者，即項目發(fā)起者，他對項目管理的結(jié)果進行評估；另一種是解決問題者，即項目管理人員，他對項目管理過程負責。相應(yīng)地，我們可以將項目管理分成兩部分活動，一是分析問題內(nèi)容，著重從項目發(fā)起者的角度弄清該項目需要解決的問題集合；一是解決問題，著重從專業(yè)角度提出和分析各種問題的解決途徑。當然，兩者相互聯(lián)系，問題的內(nèi)容蘊涵著對解決問題所需資源的要求，而擁有資源又影響到問題內(nèi)容的邊界。

在分析問題階段，我們應(yīng)對項目中的某項具體問題和具體解決問題的活動作出詳盡的說明：規(guī)定問題的邊界和約束，劃分系統(tǒng)和環(huán)境，說明解決問題的對策和資源，并解釋問題內(nèi)容和解決問題兩部分活動之間的相互匹配關(guān)系。此外，在項目管理的實踐中，還需要區(qū)分決策者、提出問題者、委托人和系統(tǒng)分析人員。決策者，能夠采取行動去調(diào)配資源以改變項目的內(nèi)容；提出問題者，是對某種態(tài)勢感到不安，領(lǐng)悟到現(xiàn)狀和目標不適應(yīng)的人；委托人，接受決策者的旨意，委托他人從事某項系統(tǒng)分析工作；系統(tǒng)分析人員，是專業(yè)人員，應(yīng)處于不涉及自身利益、沒有偏見的位置。

具體地說，我們把分析問題階段的工作內(nèi)容概括為5個部分：

1.分析問題的性質(zhì)和條件

這里包括兩部分內(nèi)容：分析問題性質(zhì)和分析問題條件。分析問題性質(zhì)主要是弄清各種相關(guān)聯(lián)問題形成的問題集合和它們的來龍去脈，即問題的結(jié)構(gòu)、過程和態(tài)勢。為此，項目管理人員必須廣泛地和決策者、與利益有關(guān)的人員進行對話和溝通?？梢圆捎锰釂枂蔚姆绞絹慝@得必要的信息，比如下列問題：你認為存在什么問題？為什么這是個問題？如何出現(xiàn)的，什么原因引起的？解決這個問題的重要性何在？可能解決的方式有哪些？誰能采取解決問題的行動？這類行動會帶來什么影響？等等。通過各種方式的溝通，項目管理人員才可能對問題的結(jié)構(gòu)、過程和態(tài)勢獲得一個詳細、準確的總體印象。

分析問題條件主要是弄清解決問題所需的資源。為此，項目管理人員在管理過程中必須知道：涉及哪些資源分配問題？由誰實施分配？分配者的職權(quán)、作用如何？資源使用的監(jiān)督、控制系統(tǒng)如何？等等。