工程類檔案管理軟件

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　　建設(shè)工程文件指的是在工程建設(shè)工程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。所有與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全、整理立卷。煙草行業(yè)檔案管理要求“一項一卷”，即以事件、問題為一條主線來管理材料，同一項內(nèi)容可以單獨成卷，也可以形成多個卷宗。

　　一、工程類檔案管理存在的問題

　　1、相關(guān)市場管理缺乏規(guī)范性，要充分、充分、全面地發(fā)揮檔案管理的作用和特色，必須通過制度來規(guī)范和維護，營造良性的競爭和流通市場環(huán)境。一是檔案管理業(yè)務(wù)的承接模式不明確。特定的地域特征和行業(yè)性質(zhì)導致個別保障方式和保護主義的存在，延緩了管理的可持續(xù)發(fā)展。特別是在我國建筑行業(yè)檔案管理的實際工作中，會導致管理體制上出現(xiàn)連體管理的情況。

　　2、檔案管理人員缺乏敬業(yè)精神，建筑一直是一個專業(yè)要求很高的行業(yè)。涵蓋了建筑、暖通、消防、給排水等諸多內(nèi)容，需要專業(yè)的管理人員來操作。工程檔案管理作為重要的一環(huán)，貫穿于建筑施工的全過程，其重要性和專業(yè)性不言而喻。經(jīng)過短期的檔案管理培訓后，他們將轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｂ殭n案管理人員。這將導致一系列的蝴蝶效應(yīng)，使他們對當前工作的管理規(guī)定和規(guī)范性要求的概念產(chǎn)生混淆。如何使檔案管理人員發(fā)揮最大的作用尚不清楚。

　　3、缺乏管理者關(guān)注的完整性，即決策過程、施工圖設(shè)計過程、建設(shè)項目投資過程、現(xiàn)場施工過程和竣工過程。從而進行有效的監(jiān)督。建筑工程中的抑塵和環(huán)保成為除了施工質(zhì)量之外公眾非常關(guān)心的問題。為了保證上述關(guān)鍵因素的實現(xiàn)，檔案管理需要從整體上把握建設(shè)項目。由于建設(shè)項目的管理者通常更重視施工階段的管理，這進一步擾亂了檔案管理的完整性、統(tǒng)一性和系統(tǒng)性，從而形成了厚此薄彼的局面。

　　二、工程類檔案管理的對策

　　1、完善檔案工作體系

　　根據(jù)國家工程檔案管理規(guī)范，以建設(shè)單位的實際情況為出發(fā)點，設(shè)計出符合要求、符合實際、保證執(zhí)行的工程檔案管理制度，確保檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有依據(jù)可參考、有規(guī)范可遵守。建立健全檔案的歸檔、會簽、借閱和流通制度，盡可能避免重要手續(xù)和工程檔案的丟失對整個建設(shè)工作的影響，用有效的制度保證檔案管理的順利、有序、正常運行，提高工程檔案的管理質(zhì)量。

　　2、培訓檔案管理人員

　　工程檔案管理對從業(yè)人員的要求不僅體現(xiàn)在其職業(yè)素養(yǎng)上，還要求檔案管理人員具有強烈的責任感、積極的工作態(tài)度和對工程檔案管理重要性的高度認識。施工企業(yè)應(yīng)對檔案管理工作人員進行專業(yè)化、系統(tǒng)化、系統(tǒng)化的培訓，將RFID技術(shù)、大數(shù)據(jù)、智能終端應(yīng)用于檔案管理，使相關(guān)人員利用現(xiàn)代化手段和設(shè)備提高工程檔案管理的信息處理能力，從而有效提升檔案管理水平。

　　3、明確項目檔案收集的范圍

　　界定建設(shè)項目的歸檔范圍，收集相關(guān)內(nèi)容。根據(jù)檔案管理的規(guī)定，明確具體的歸檔要求，突出重點，嚴格控制，實現(xiàn)廣義上的嚴肅性和可比性。檔案管理人員要與工藝裝備技術(shù)人員和基建項目實施人員進行溝通，共同比較。根據(jù)當前項目推進過程中出現(xiàn)的偶發(fā)性、突發(fā)性、典型性問題，及時調(diào)整檔案收集范圍，刪除不需要保存的資料，確保項目檔案的及時性、完整性和有效性，對項目檔案的整理結(jié)果負責。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件帶來的好處

　　1、實現(xiàn)檔案目錄信息的管理

　　以現(xiàn)在流行的通用檔案管理軟件為例。當用戶輸入文件數(shù)據(jù)時，可以通過計算自動生成文件目錄信息。文件管理員需要什么格式的文件目錄，只需移動鼠標就可以生成并打印出來，非常方便，不再需要人工處理。編目是檔案軟件的一個基本功能，其他檔案軟件在檔案編目的處理上有自己的特點，給檔案管理人員帶來了很多方便。

　　2、檔案的全文存儲和檢索

　　在檔案管理軟件中存儲檔案全文，不僅可以實現(xiàn)檔案目錄檢索，還可以實現(xiàn)檔案全文檢索，為檔案的利用提供了有力的基礎(chǔ)。在檔案全文存儲的基礎(chǔ)上，還可以實現(xiàn)檔案在互聯(lián)網(wǎng)上的遠程傳輸。我接觸過的通用檔案管理軟件的功能非常好。一個是鏈接管理，指明文件在計算機硬盤中的位置。另一種是面向?qū)ο蠊芾?，即將電子文檔保存在數(shù)據(jù)庫中，用戶可以根據(jù)需要選擇保存方式。

　　3、多媒體檔案信息的集中統(tǒng)一管理

　　多樣化的檔案信息需要集中統(tǒng)一管理。利用檔案管理軟件，不僅可以管理目錄和全文信息，還可以實現(xiàn)文字、圖形、靜止圖像、動態(tài)圖像、聲音等多種形式的檔案信息的集中統(tǒng)一管理。以上面提到的通用存檔軟件為例。用戶可以使用該軟件定制聲像檔案、照片檔案等不同類型檔案的歸檔模板，或者按部門定義辦公檔案、財務(wù)檔案，按照一定的規(guī)則管理文字、圖形、圖像等文件。非常方便。

　　4、檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理

　　可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理。檔案工作是指檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容。檔案管理軟件可以用來管理檔案的收集、整理、著錄和標引，檔案銷毀前的價值鑒定等。還可以用來收集和掌握檔案業(yè)務(wù)的管理信息和動態(tài)變化，并進行具體分析，對提高檔案管理的效率和增強預測能力將起到非常重要的作用。

　　工程項目檔案管理在建筑工程中發(fā)揮著不可替代的作用，通過分析現(xiàn)階段工程檔案存在的問題和針對性解決措施，幫助企業(yè)認識到工程檔案管理工作重要性的同時，不斷完善自身檔案管理體系建設(shè)，從而促進整體工程建設(shè)水平的有效提升。