項目經(jīng)理如何適應(yīng)時間和壓力

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　　在項目管理中項目經(jīng)理處于核心地位 項目經(jīng)理的行為關(guān)乎項目的成敗，而時間和壓力會對項目經(jīng)理產(chǎn)生關(guān)鍵性的影響，因此適應(yīng)時間和壓力成為項目經(jīng)理的基本要求。

　　時間和壓力是兩個可變因素 既能強化也能減弱執(zhí)行情況。一方面時間是項目經(jīng)理最有限的資源 一旦耗盡將無法復(fù)原。另一方面，時間的推移和為任務(wù)執(zhí)行確定優(yōu)先次序方面的困難，有使項目經(jīng)理處于壓力之下的趨勢，壓力本身又能導(dǎo)致執(zhí)行情況變差。

　　時間管理　時間管理涉及項目經(jīng)理如何在一個工作小時、工作日、工作周或其他時間間隔中利用可利用的時間。隨著項目的進(jìn)展，項目經(jīng)理會受到內(nèi)部和外部兩方面的可變因素的影響：競爭，政府部門的規(guī)定，技術(shù)上的變化，上級部門提出的方向，同行、政策和規(guī)則。出自這種環(huán)境的決定，會隨后在其生產(chǎn)率、道德和發(fā)展的質(zhì)量方面影響項目隊伍。其次這些決定會在執(zhí)行情況、成本和計劃進(jìn)度成果各個方面影響項目任務(wù)。

　　隨著復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)計劃編制和計劃進(jìn)度系統(tǒng)的使用，今日的項目經(jīng)理們發(fā)現(xiàn)自己被夾在直線時間概念——學(xué)術(shù)性的年月順序排列概念和自然時間之間。這回響著一種更深的、無計時的人類的生命觀念。因此，時間管理便不可或缺。

　　時間問題　雖然許多項目經(jīng)理的時間安排麻煩，對一般經(jīng)理們來講很平常，項目經(jīng)理的麻煩從某些方面來講比較特殊。比如：由于計劃進(jìn)度和成本要求的高壓常常導(dǎo)致延長工作時間來“趕上計劃”。項目經(jīng)常由多個班組來完成，需要有一個更廣的管理時間——速度。因此，項目經(jīng)理必須花更多時間，去做一個前瞻的人，而不是反應(yīng)的人。這需要一個淘汰系統(tǒng)，以便把那些不出活的時間消耗者從值得注意的少數(shù)幾個重要的工作中淘汰出去。

　　時間管理的基礎(chǔ)　為管理時間經(jīng)理應(yīng)建立一個時間管理記錄本，記載一周中每一天時間是如何用掉的，在周末，經(jīng)理以一種或更多種其他方法找出一個有代表性的時間運用的不當(dāng)?shù)姆矫妫罕热缇拖喈?dāng)重要的工作做出的一些太快的判斷；連續(xù)不斷的電話交談；當(dāng)受到一刻不停的打擾時，有意義的事是辦不成的；總想著那些不重要的事情，他們完全可以委托給別人去辦或不予考慮；埋頭于勞苦的文書工作時，其中處理許多不必要的文件。這樣一來我們就可以發(fā)現(xiàn)一些主要的時間瓶頸，如文書工作、會議、面對面的交談和打電話。

　　下面是處理時間方面的一些建議：

　　一、計劃編制方面 經(jīng)驗表明一個項目中有10%的工作會花掉70%的時間 ，而70%的工作卻只需要10%的時間，只有20%的工作名副其實，需要20%的時間，因此對于10%的重要工作作為項目經(jīng)理應(yīng)給予足夠的重視。經(jīng)驗提醒我們決不要去做你遇到的每一件事，或試圖將其安排在無邊無際的時間內(nèi)；從來不會有足夠的時間來應(yīng)付每件事。寧可對某些事情用另一種解決方法來辦成（委托或從新組合），或忽略不予考慮。

　　二、組織方面 組織的功能主要是處理分組和順序安排各種活動，以便他們能在最有效和高效的狀況下完成。在此注意，項目經(jīng)理應(yīng)把重點放在能確保完成一項高質(zhì)量項目的活動上，按時完成并不超預(yù)算。因此項目經(jīng)理必須清楚的認(rèn)識到哪些工作重要那些工作不重要，盡管后者可能要求更急一些。

　　三、控制和協(xié)調(diào)方面 這些方面的活動與進(jìn)度跟進(jìn)有關(guān)，通過盡早識別并處理這些問題 以便以后努力節(jié)省時間。許多組織成立了委員會來分析、開發(fā)和提出解決問題的方法。

　　——在與委員會工作時，主動引導(dǎo)討論那些可供選擇的解決方案是很重要的，以便發(fā)掘出小組的全部潛力，開創(chuàng)一種“開放”的氛圍，一旦此階段的探索完成，便使小組縮小解決辦法的范圍。

　　——要防止