項目經理如何適應時間和壓力

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　　在項目管理中項目經理處于核心地位 項目經理的行為關乎項目的成敗，而時間和壓力會對項目經理產生關鍵性的影響，因此適應時間和壓力成為項目經理的基本要求。

　　時間和壓力是兩個可變因素 既能強化也能減弱執(zhí)行情況。一方面時間是項目經理最有限的資源 一旦耗盡將無法復原。另一方面，時間的推移和為任務執(zhí)行確定優(yōu)先次序方面的困難，有使項目經理處于壓力之下的趨勢，壓力本身又能導致執(zhí)行情況變差。

　　時間管理　時間管理涉及項目經理如何在一個工作小時、工作日、工作周或其他時間間隔中利用可利用的時間。隨著項目的進展，項目經理會受到內部和外部兩方面的可變因素的影響：競爭，政府部門的規(guī)定，技術上的變化，上級部門提出的方向，同行、政策和規(guī)則。出自這種環(huán)境的決定，會隨后在其生產率、道德和發(fā)展的質量方面影響項目隊伍。其次這些決定會在執(zhí)行情況、成本和計劃進度成果各個方面影響項目任務。

　　隨著復雜的網絡計劃編制和計劃進度系統的使用，今日的項目經理們發(fā)現自己被夾在直線時間概念——學術性的年月順序排列概念和自然時間之間。這回響著一種更深的、無計時的人類的生命觀念。因此，時間管理便不可或缺。

　　時間問題　雖然許多項目經理的時間安排麻煩，對一般經理們來講很平常，項目經理的麻煩從某些方面來講比較特殊。比如：由于計劃進度和成本要求的高壓常常導致延長工作時間來“趕上計劃”。項目經常由多個班組來完成，需要有一個更廣的管理時間——速度。因此，項目經理必須花更多時間，去做一個前瞻的人，而不是反應的人。這需要一個淘汰系統，以便把那些不出活的時間消耗者從值得注意的少數幾個重要的工作中淘汰出去。

　　時間管理的基礎　為管理時間經理應建立一個時間管理記錄本，記載一周中每一天時間是如何用掉的，在周末，經理以一種或更多種其他方法找出一個有代表性的時間運用的不當的方面：比如就相當重要的工作做出的一些太快的判斷；連續(xù)不斷的電話交談；當受到一刻不停的打擾時，有意義的事是辦不成的；總想著那些不重要的事情，他們完全可以委托給別人去辦或不予考慮；埋頭于勞苦的文書工作時，其中處理許多不必要的文件。這樣一來我們就可以發(fā)現一些主要的時間瓶頸，如文書工作、會議、面對面的交談和打電話。

　　下面是處理時間方面的一些建議：

　　一、計劃編制方面 經驗表明一個項目中有10%的工作會花掉70%的時間 ，而70%的工作卻只需要10%的時間，只有20%的工作名副其實，需要20%的時間，因此對于10%的重要工作作為項目經理應給予足夠的重視。經驗提醒我們決不要去做你遇到的每一件事，或試圖將其安排在無邊無際的時間內；從來不會有足夠的時間來應付每件事。寧可對某些事情用另一種解決方法來辦成（委托或從新組合），或忽略不予考慮。

　　二、組織方面 組織的功能主要是處理分組和順序安排各種活動，以便他們能在最有效和高效的狀況下完成。在此注意，項目經理應把重點放在能確保完成一項高質量項目的活動上，按時完成并不超預算。因此項目經理必須清楚的認識到哪些工作重要那些工作不重要，盡管后者可能要求更急一些。

　　三、控制和協調方面 這些方面的活動與進度跟進有關，通過盡早識別并處理這些問題 以便以后努力節(jié)省時間。許多組織成立了委員會來分析、開發(fā)和提出解決問題的方法。

　　——在與委員會工作時，主動引導討論那些可供選擇的解決方案是很重要的，以便發(fā)掘出小組的全部潛力，開創(chuàng)一種“開放”的氛圍，一旦此階段的探索完成，便使小組縮小解決辦法的范圍。

　　——要防止