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信息化項目時間控制的影響因素及措施
對于信息化項目來說,項目成員的信心尤其重要。如在企業(yè)要上ERP項目,組大部分項目成員卻對ERP很陌生,甚至是個從未接觸的領域,那么全要靠CIO的帶領。若他們對項目失去了信心,就是對CIO失去了基本的信賴。在項目管理過程中,最忌諱的是項目無限止的延期下去。一鼓作氣,再而衰,三而竭,最后導致項目組成員對項目喪失信心,使得項目失敗。
在一個信息化項目中,影響CIO對時間控制的因素有很多,概括起來,有以下幾個方面。
第一,前期需求調研不夠充分,導致在后期項目實施的過程中,冒出大量的新需求,影響項目的進度。
在項目的初始階段,項目調研非常重要。項目調研一要抓住企業(yè)的核心流程,切忌面面俱到,防止項目調研占用過多的項目時間;二是對于重點、難點流程不能漏過一個,因為其處理要么比較復雜,要么關系到其他多個業(yè)務,若在后期實施階段,再去考慮的話,則很可能前期的工作都要白費。
就拿編碼中的供應商編碼為例。供應商編碼無論是進銷存項目,還是ERP項目,都要用到這類編碼。若在項目調研階段,對這編碼不予考慮,只是按手工操作年代的按供應商名字來進行查詢,則在系統(tǒng)實施后,無論是查詢業(yè)務伙伴信息,還是單據(jù)操作上選擇業(yè)務伙伴,都要輸入中文供應商名字來進行查詢或者選擇,效率非常慢,特別是遇到冷僻字的時候,更是讓人頭疼。怎么辦?只好返工。
所以,在項目需求調研時,對關鍵項目要抓住不放,要全面徹底,對于非關鍵項目,則可以置于一旁。
第二, 信息化項目涉及范圍大,往往涉及多個部門。
現(xiàn)在企業(yè)推行的信息化項目,已經(jīng)不是以前小打小鬧的階段,如上個財務系統(tǒng),只涉及財務單個部門,現(xiàn)在都是大規(guī)模作戰(zhàn),ERP、OA等等信息化項目,都是公司整個集團作戰(zhàn)。若哪個部門配合不好,就會影響到整個作戰(zhàn)計劃。
CIO,作為這個戰(zhàn)役的指揮員,該如何統(tǒng)領這支部隊走向成功的彼岸呢?一是要選準時機,大型的信息化項目要等到企業(yè)淡季再去實施,因為信息化項目的推行,往往會增加員工很多額外的工作,若在旺季推行的話,員工的精力有限,可能會無法適應,從而增加不必要的矛盾;二是要強調任務的分配與追蹤。CIO要根據(jù)項目的進度,及時把任務分配下去,并進行定時的追蹤。
第三,信息化項目周期比較長,不確定因素比較多。
因為信息化項目涉及范圍比較廣,所以,一些項目的周期往往比較長。在這中間,可能會出現(xiàn)一些人為控制因素。如項目組成員的流失、一把手的變動,甚至公司遷址、自然災害等。這些因素都會影響項目的進度。對于這些因素,CIO只能盡量的防范,作一些后備。如在條件允許的情況下,擴大項目組的成員,或者采取一些激勵措施,以保證實施團隊的穩(wěn)定,等等。
“田字框”,時間控制的工具:
在實際項目管理中,筆者很喜歡利用“田字框”來對時間進行控制。這是個在時間管理上,非常常用的一個工具。
如CIO把信息化項目分解后,現(xiàn)在要對編碼方案進行調研。則CIO可以先列出編碼涉及到哪些內容。如:成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼、辦公用品編碼、固定資產編碼、員工編碼、部門編碼、倉庫編碼、供應商編碼、客戶編碼。
根據(jù)以上編碼,按“重要且緊急”、“重要不緊急”、“不重要且緊急”、“不重要且不緊急”進行分類,分別填入到田字框中。
因為成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼為基本資料信息,對信息化項目的成敗起著決定作用,而且其種類、數(shù)量繁多,編寫其來需要一定的時間與精力,所以,在編碼方案這個任務重,放在首位解決。
員工編碼、部門編碼
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