信息化項目時間控制的影響因素及措施

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對于信息化項目來說，項目成員的信心尤其重要。如在企業(yè)要上ERP項目，組大部分項目成員卻對ERP很陌生，甚至是個從未接觸的領域，那么全要靠CIO的帶領。若他們對項目失去了信心，就是對CIO失去了基本的信賴。在項目管理過程中，最忌諱的是項目無限止的延期下去。一鼓作氣，再而衰，三而竭，最后導致項目組成員對項目喪失信心，使得項目失敗。

　　在一個信息化項目中，影響CIO對時間控制的因素有很多，概括起來，有以下幾個方面。

　　第一，前期需求調研不夠充分，導致在后期項目實施的過程中，冒出大量的新需求，影響項目的進度。

　　在項目的初始階段，項目調研非常重要。項目調研一要抓住企業(yè)的核心流程，切忌面面俱到，防止項目調研占用過多的項目時間;二是對于重點、難點流程不能漏過一個，因為其處理要么比較復雜，要么關系到其他多個業(yè)務，若在后期實施階段，再去考慮的話，則很可能前期的工作都要白費。

　　就拿編碼中的供應商編碼為例。供應商編碼無論是進銷存項目，還是ERP項目，都要用到這類編碼。若在項目調研階段，對這編碼不予考慮，只是按手工操作年代的按供應商名字來進行查詢，則在系統(tǒng)實施后，無論是查詢業(yè)務伙伴信息，還是單據(jù)操作上選擇業(yè)務伙伴，都要輸入中文供應商名字來進行查詢或者選擇，效率非常慢，特別是遇到冷僻字的時候，更是讓人頭疼。怎么辦?只好返工。

　　所以，在項目需求調研時，對關鍵項目要抓住不放，要全面徹底，對于非關鍵項目，則可以置于一旁。

　　第二， 信息化項目涉及范圍大，往往涉及多個部門。

　　現(xiàn)在企業(yè)推行的信息化項目，已經(jīng)不是以前小打小鬧的階段，如上個財務系統(tǒng)，只涉及財務單個部門，現(xiàn)在都是大規(guī)模作戰(zhàn)，ERP、OA等等信息化項目，都是公司整個集團作戰(zhàn)。若哪個部門配合不好，就會影響到整個作戰(zhàn)計劃。

　　CIO，作為這個戰(zhàn)役的指揮員，該如何統(tǒng)領這支部隊走向成功的彼岸呢?一是要選準時機，大型的信息化項目要等到企業(yè)淡季再去實施，因為信息化項目的推行，往往會增加員工很多額外的工作，若在旺季推行的話，員工的精力有限，可能會無法適應，從而增加不必要的矛盾;二是要強調任務的分配與追蹤。CIO要根據(jù)項目的進度，及時把任務分配下去，并進行定時的追蹤。

　　第三，信息化項目周期比較長，不確定因素比較多。

　　因為信息化項目涉及范圍比較廣，所以，一些項目的周期往往比較長。在這中間，可能會出現(xiàn)一些人為控制因素。如項目組成員的流失、一把手的變動，甚至公司遷址、自然災害等。這些因素都會影響項目的進度。對于這些因素，CIO只能盡量的防范，作一些后備。如在條件允許的情況下，擴大項目組的成員，或者采取一些激勵措施，以保證實施團隊的穩(wěn)定，等等。

　　“田字框”，時間控制的工具：

　　在實際項目管理中，筆者很喜歡利用“田字框”來對時間進行控制。這是個在時間管理上，非常常用的一個工具。

　　如CIO把信息化項目分解后，現(xiàn)在要對編碼方案進行調研。則CIO可以先列出編碼涉及到哪些內容。如：成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼、辦公用品編碼、固定資產編碼、員工編碼、部門編碼、倉庫編碼、供應商編碼、客戶編碼。

根據(jù)以上編碼，按“重要且緊急”、“重要不緊急”、“不重要且緊急”、“不重要且不緊急”進行分類，分別填入到田字框中。

　　因為成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼為基本資料信息，對信息化項目的成敗起著決定作用，而且其種類、數(shù)量繁多，編寫其來需要一定的時間與精力，所以，在編碼方案這個任務重，放在首位解決。

　　員工編碼、部門編碼