巧用租賃項目的后管理進行成本降低

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　20年前，我在一家金融租賃公司工作，當(dāng)時做項目好象“狗熊掰棒子”只管前頭，不管后頭。那時我以為就我們公司是這樣，后來發(fā)現(xiàn)這樣做項目的租賃公司不止一家。因為當(dāng)時融資租賃還處于計劃經(jīng)濟思維，只要有行政許可，就認為換款有保障。因此對項目的管理并沒有人關(guān)心，資金來源也比較容易。不管是出資人、出租人還是承租人對租賃項目都不對自己的行為負責(zé)任。
　　后來在催債過程中發(fā)現(xiàn)租賃項目中的諸多問題都和項目的管理和風(fēng)險控制有關(guān)，迫使我們不得不關(guān)注“租賃項目后管理”的問題。因為亡羊補牢的成本要遠遠大于公司的利潤，如果項目做好以后就采用放任的態(tài)度，對一個租賃公司來說是一件非常危險的事情。只要有一個項目出現(xiàn)問題，有可能前期的利潤全部賠進不說，還有可能搭上本錢。這里雖然談的是后管理，可是租賃公司的管理制度應(yīng)該在公司成立之際就應(yīng)該建立。
　　如今融資租賃公司開始起步，社會對租賃公司有全面的認識，租賃公司資金來源不象以前那么容易，出資人對租賃公司的租賃項目管理水平和風(fēng)險控制能力開始與放貸或購買租賃資產(chǎn)掛鉤。租賃公司的后管理能力直接涉及到今后的融資與持續(xù)發(fā)展。工程機械領(lǐng)域里的高拖欠率（應(yīng)收未回收租金占應(yīng)收租金總額的30%以上）不能總強調(diào)外因，和我們項目的后管理不善也是有關(guān)的。
　　租賃公司的利潤從哪來？一是開源，二十節(jié)流。開源靠的是開發(fā)項目賺取收益。但掙到手的錢如何保留最高的收益，將經(jīng)營成本和“補牢”的費用降到最低，就是節(jié)流的任務(wù)。租賃項目的后管理也是一種變相的創(chuàng)收。
　　項目管理主要有四大類：文件管理、進程管理、風(fēng)險管理和客戶管理。
　　文件管理文件管理是所有管理的基礎(chǔ)，沒有文件管理，其他管理都難以執(zhí)行。文件管理主要包括以下幾個方面：文件的建立、歸檔、更改和借閱制度。租賃公司的文件包括：企業(yè)管理文件、租賃業(yè)務(wù)文件、外部合作與交流文件、數(shù)據(jù)與圖形文件。
　　文件的建立（由于篇幅的限制，本節(jié)只簡單介紹業(yè)務(wù)文件的建立）。租賃與購貨合同簽定后首先要做的是：建立臺帳、原始文件歸檔和編制業(yè)務(wù)進程。建立臺帳的目的是創(chuàng)建項目基本的原始數(shù)據(jù)資料庫，和外部的統(tǒng)計有統(tǒng)一的口徑和標準的格式，并且能動態(tài)第放映項目的即時狀況。過去有些企業(yè)忽視這項工作，業(yè)務(wù)、財務(wù)、管理部門的數(shù)據(jù)都不一樣，公司自己都很難掌握企業(yè)內(nèi)部的真實情況，更不要說對外的管理了。
　　隨著電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)需要用文件電子化、網(wǎng)絡(luò)化和標準化解決上述問題。高管人員、財務(wù)人員可以通過網(wǎng)絡(luò)直接了解項目的狀態(tài)，還租情況。對出現(xiàn)的問題可以及時作出反映和處理。
　　文件的標準化是建立文件的基礎(chǔ)。租賃，尤其是融資租賃，因為還涉及到租賃資產(chǎn)證券化問題，因此文件符合資金市場、資本市場和二手市場的標準化非常重要。實踐證明，不符合市場化標準的文件，不一定會造成項目出問題，但是因為非市場可以接受，租賃公司的資產(chǎn)不能實現(xiàn)保理和證券化交易，租賃公司的資產(chǎn)不能流動，要想持續(xù)發(fā)展就困難了。這就是目前有些租賃公司雖然項目做的不錯，但因為不能再融資，項目規(guī)模做不大的重要原因。
　　文件的格式應(yīng)該按照5W的原則設(shè)立：為什么要發(fā)布這個文件；需要有標題和摘要說明文件的主要內(nèi)容是什么；發(fā)布的對象是誰，誰來發(fā)布、批準人是誰，還應(yīng)該有發(fā)送范圍；還要有發(fā)布日期、有效期、修改日期；是否需要反饋等內(nèi)容。
　　文件接口是文件標準化的一個重要環(huán)節(jié)。現(xiàn)在有些企業(yè)發(fā)布的文件因為與外界不對口，因此接受方和發(fā)布方溝通很困難。既不適合開發(fā)項目也不適合企業(yè)管理，因此文件的接口，一定要符合適應(yīng)性原則。接口文件分：內(nèi)部接口和外部接口。內(nèi)部接口主要涉及租賃公司內(nèi)部機構(gòu)。外部接口涉及到租賃公司以外的單位