建筑工程電子檔案管理軟件系統(tǒng)

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 　　在建筑工程企業(yè)中，面對(duì)逐步形成的企業(yè)信息系統(tǒng)集群，有大量的企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)在支撐企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)施建筑工程電子檔案管理軟件就不僅是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單解決文件管理、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化辦公需求，而往往被作為一個(gè)具有個(gè)性化的內(nèi)部綜合檔案信息門(mén)戶(hù)，在高效協(xié)同、項(xiàng)目管理等方面提出了新的要求。

　　一、傳統(tǒng)建筑工程企業(yè)檔案管理中存在的缺陷

　　1、紙張浪費(fèi)嚴(yán)重

　　傳統(tǒng)的工程檔案管理是需要耗費(fèi)大量紙張的，每次都需要打印大量的紙質(zhì)文件，使用過(guò)后又必須銷(xiāo)毀，造成很大的浪費(fèi)。

　　2、工作量大

　　一個(gè)工程項(xiàng)目涉及到的業(yè)務(wù)量眾多，并且一個(gè)公司有很多個(gè)項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、整理、歸類(lèi)、校對(duì)、打印等工作繁雜，需要花費(fèi)大量的人力和物力。

　　3、環(huán)節(jié)多，易出錯(cuò)

　　從工程檔案的收集整理到最后的裝訂，每份文件都需要經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)，任何一步出現(xiàn)問(wèn)題哪怕是一點(diǎn)點(diǎn)問(wèn)題也需要全部重來(lái)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。尤其是如果發(fā)到參會(huì)者手中的文件如果有錯(cuò)誤的地方就根本來(lái)不及修改了。

　　4、保密措施不夠

　　紙質(zhì)文件的中間環(huán)節(jié)過(guò)多、歸類(lèi)整理時(shí)間長(zhǎng)，涉及到的相關(guān)經(jīng)手人較多，這樣一來(lái)，檔案的保密措施很難應(yīng)對(duì)。

　　5、難以共享查找

　　在傳統(tǒng)的紙質(zhì)工程檔案管理中，所有項(xiàng)目檔案資料都存在于各個(gè)施工員或者項(xiàng)目管理員的電腦里，沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，導(dǎo)致檔案資料難以查找，共享難度大。

　　二、建筑工程企業(yè)如何應(yīng)對(duì)工程檔案管理難題

　　針對(duì)以上實(shí)際情況，泛普軟件公司專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)了泛普建筑工程電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)以建筑工程施工業(yè)務(wù)為核心，建立起以基礎(chǔ)信息為主線的工程信息、人員信息、參建單位信息、資質(zhì)信息為基礎(chǔ)的靜態(tài)共享信息庫(kù)，同時(shí)建立以工程建設(shè)為主線的監(jiān)督、檢測(cè)檔案動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)共享信息庫(kù)，通過(guò)兩大信息的庫(kù)的結(jié)合，監(jiān)管人員可實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的掌握各個(gè)方責(zé)任主體的相關(guān)信息及工程建設(shè)的動(dòng)態(tài)質(zhì)量信息。該系統(tǒng)通過(guò)聯(lián)網(wǎng)的電腦程序?qū)崿F(xiàn)了整個(gè)建筑工程過(guò)程中的檔案電子化、安全性控制，集中了資料收集、資料歸類(lèi)、資料查詢(xún)等功能，提供給項(xiàng)目管理員靈活自由、豐富完整的電子化檔案管理方式。

　　三、泛普建筑工程電子檔案管理系統(tǒng)特色

　　1、全自動(dòng)化高效管理

　　實(shí)現(xiàn)了從工程報(bào)監(jiān)、領(lǐng)導(dǎo)分配任務(wù)、監(jiān)督員記錄監(jiān)督資料、填寫(xiě)監(jiān)督日志、事故處理、觀感評(píng)定、竣工驗(yàn)收、資料歸檔、質(zhì)量等級(jí)證書(shū)發(fā)放等全過(guò)程電腦自動(dòng)化管理。

　　2、靈活穩(wěn)定的操作平臺(tái)

　　構(gòu)架于Microsoft Office通過(guò)嵌入到Word的核心內(nèi)部從而與Word完全融為一體，既具有Word的靈活性、穩(wěn)定性又具有施工資料管理的專(zhuān)業(yè)性。

　　3、煥然一新模板界面

　　用戶(hù)新建工程和模板庫(kù)分開(kāi)操作，讓初學(xué)做檔案資料的人簡(jiǎn)單易懂、得心應(yīng)手，并根據(jù)施工順序、資料類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)和排序。

　　4、專(zhuān)業(yè)完整的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

　　建筑工程檔案管理軟件完全符合國(guó)家建筑工程施工統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。包含施工現(xiàn)場(chǎng)的各種資料的填制，如檢驗(yàn)批、安全資料、監(jiān)理資料、質(zhì)量保證資料、工程管理資料、以及施工組織設(shè)計(jì)方案和技術(shù)交底內(nèi)容。

　　5、多級(jí)化權(quán)限設(shè)置

　　強(qiáng)大的權(quán)限管理功能，能給監(jiān)督員分權(quán)、分配監(jiān)督任務(wù)，能隨時(shí)監(jiān)控監(jiān)督員的工作情況，并發(fā)布整改指令。

　　6、嚴(yán)格的檔案審批

　　完成工程檔案擬稿、審批過(guò)程，保留審批意見(jiàn)及修改痕跡，對(duì)辦理過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)檔案辦理情況進(jìn)行查詢(xún)統(tǒng)計(jì)，并在企業(yè)知識(shí)中心存檔。

　　7、強(qiáng)大的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)

　　領(lǐng)導(dǎo)能隨時(shí)動(dòng)態(tài)了解所有工程或某個(gè)工程、所有監(jiān)督員或某個(gè)監(jiān)督員、某天或某段時(shí)間或全年的各種動(dòng)態(tài)監(jiān)督資料情況(在建工程、完工工程、合格工程、工程質(zhì)量等)，并能打印統(tǒng)計(jì)各種報(bào)表。

　　綜上，通過(guò)借助泛普建筑工程項(xiàng)目檔案管理軟件，完成檔案數(shù)據(jù)輸入、輸出及打印功能，將繁重、雜亂的工程檔案編制、整理和查詢(xún)工作變得簡(jiǎn)單、輕松、有序，使檔案管理人員可以方便和快捷地編制各種施工技術(shù)用表，顯著提高工作效率。