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工程項目工地使用材料管理軟件的必要性，管控好材料成本才是第一位的
施工企業(yè)大多都建立了以工程項目為管理對象，以項目經(jīng)理負責制為基礎(chǔ)，材料費的支出占整個項目工程成本的比例很大，材料費用支出控制的好壞，對施工項目成本管理舉足輕重。
材料管理應(yīng)該包括材料的計劃、采購、運輸、儲存、領(lǐng)發(fā)、消耗控制、余料處置等整個過程。大致上，項目部在材料管理方面的流程是：
1) 項目確定以后，項目部根據(jù)項目施工圖紙，計算出主要材料及大宗材料、其它材料的需要量并提供材料核算表，相關(guān)人員核實后作為總量計劃基礎(chǔ)；
2) 在總量計劃的基礎(chǔ)上，項目部根據(jù)項目的施工方案及組織安排，提供材料需用計劃，報材料管理部門，以便按進度組織供應(yīng)；材料采購部根據(jù)材料需用計劃，考慮庫存后，制定材料采購或授權(quán)采購計劃，材料采購到工地后的收發(fā)、保管、消耗控制都是項目部的職責。項目材料員根據(jù)施工計劃核實施工生產(chǎn)需要量，組織進料并控制運雜費。項目管庫員根據(jù)有權(quán)領(lǐng)料人提出的限額領(lǐng)料單或領(lǐng)料單，按品名、規(guī)格、數(shù)量進行限額發(fā)料，拒絕無權(quán)領(lǐng)料人、無計劃或超限額領(lǐng)料；管庫員應(yīng)逐日登記材料卡片，月末根據(jù)領(lǐng)料單或限額領(lǐng)料單匯總編制材料收、支、存動態(tài)報表。期末，項目材料員必須對工地材料進行盤點，分工號列出清單，對不再使用的余料辦理退庫手續(xù)，對下期仍需使用的材料可辦理假退庫手續(xù)。項目管庫員應(yīng)定期核對材料卡片、材料明細帳，并與項目財務(wù)的材料明細帳相核對。整個材料管理及核算的過程應(yīng)該體現(xiàn)：計劃有依據(jù)，采購有授權(quán)，消耗有標準。
拜訪接觸到一些項目，發(fā)現(xiàn)一些項目部在材料管理和核算上存在一些問題。下面的資料主要是以前的，但在近期的工作中，在更廣的范圍內(nèi)發(fā)現(xiàn)有些問題其實是通病
1、項目沒有材料核算表，項目的材料需要量不詳
沒有項目材料核算表，項目部對項目主要和大宗材料的需要量就不可能做到心中有數(shù)。通過對一部分項目部的調(diào)查和了解，發(fā)現(xiàn)一部分項目沒有規(guī)范、或者哪怕是大致精確的材料核算表。也有少部分的項目有材料核算表，這些核算表不是加大損耗系數(shù)高估冒算，就是根據(jù)實際消耗補做以應(yīng)付檢查。例如，我在對某公司某項目部進行調(diào)查時發(fā)現(xiàn)，該項目的基礎(chǔ)樁工程的材料需要量就是在事后補做的。
項目部對項目主要和大宗材料的需要量心中沒有數(shù)就無法科學合理的分析項目材料的消耗情況，不利于材料成本的控制；而項目部材料人員因擔心出現(xiàn)待料情況招致批評，總是情愿將計劃做大，引發(fā)采購量高于需求量，積壓資金，無論如何處理余料，都增加了轉(zhuǎn)運和浪費材料的機會成本。
2、材料申請計劃取代材料采購計劃，盲目自行采購
材料管理在沒有做到零庫存的情況下，提供申請計劃有利于物資管理部門優(yōu)先考慮庫存材料，制定經(jīng)濟合理的采購計劃。因為采購量高于需求量時有發(fā)生，壓庫的材料就會累積，會增加保管費，有的材料會出現(xiàn)自然損耗、超保質(zhì)期、技術(shù)過時等。但現(xiàn)狀是有的項目部，更愿意自行采購，甚至在沒有授權(quán)的情況下超權(quán)限采購。超權(quán)限采購，有時會出現(xiàn)對分供商調(diào)查不夠，或?qū)r格信息掌握不全，采購回質(zhì)次價高的材料，增加了工程成本，影響工程質(zhì)量。在某高速公路跨鐵路立交橋項目，我們發(fā)現(xiàn)簽定的閉口合同中的鋼材數(shù)量是719,799噸，在財務(wù)帳上統(tǒng)計出來的采購鋼材卻是950.311噸；合同中鋼絞線的數(shù)量是132.484噸，在財務(wù)帳上統(tǒng)計出來的采購鋼材卻是140.877噸。項目部的負責人除了知道調(diào)出26.78噸鋼材外，只大概知道有幾十頓的方案調(diào)整增加量，對為什么會采購比合同上需要的數(shù)量更多的鋼材說不出個一二三來。
有的項目調(diào)整了施工方案后，用料的計劃也不及時調(diào)整。如某項目部一個橋涵工程，原方案是自己拌混凝土，后改為購買商品混凝土，但仍然把水泥購買回來了，這樣就增加了浪費的機會。
3、材料運雜費結(jié)算有漏洞，控制不嚴格
對材料運雜費控制不嚴格主要表現(xiàn)在，材料運雜費的支付往往不能與相應(yīng)的材料批次、重量、運距相一一對應(yīng)；運雜費的發(fā)票不規(guī)范，沒有運輸合同，很多假發(fā)票，票面上起運地、目的地、運距、單價、物品名稱、重量等要素記載不全。例如，某項目部，支付運雜費的依據(jù)就是一張經(jīng)項目經(jīng)理簽認的某月或某季的用車清單，以及一張很容易就分辨出來的假發(fā)票，沒有任何上面所提到的需要記載的業(yè)務(wù)內(nèi)容。這種管理方式容易給不法分子以可乘之機。
4、材料入庫手續(xù)不全，點收把關(guān)不嚴
辦理材料入庫手續(xù)是材料管理的重要環(huán)節(jié)，是內(nèi)控制度的重要節(jié)點。通過辦理材料的入庫手續(xù)，能夠發(fā)現(xiàn)采購的材料質(zhì)量是否合格，數(shù)量上是否短缺，但現(xiàn)實情況卻不容樂觀。例如，某項目上，在采購了大量的鋼材、鋼腳手架、購買和租入鋼模板時，因入庫點收手續(xù)不嚴，出現(xiàn)了一些問題。鋼材普遍存在正公差（直徑大于規(guī)定的標準），并且超過允許的范圍，同等重量的鋼材長度比標準的短，通過抽樣調(diào)查，使用2000噸就多耗鋼材60噸。因周轉(zhuǎn)料點收計數(shù)不嚴格，以至后來發(fā)現(xiàn)短少時不能確認具體原因。在購買商品混凝土時，對質(zhì)量檢驗不嚴格，造成二樓頂和三層柱子發(fā)生質(zhì)量事故，影響面很大，雖然訴至法院，但仍然造成了損失。
5、部分材料沒有辦理入庫手續(xù)，管理失控
相當大一部分的項目部，即使建有工地料庫，對上級供應(yīng)的直發(fā)材料，雖然不一定一次用完，但卻不辦理入庫手續(xù)。例如某項目部對公司供應(yīng)的水泥不辦理入庫手續(xù)，公司發(fā)料單轉(zhuǎn)來后取代用料小票，直接計入工程項目的材料成本。還有一些項目沒有工地料庫，購買的材料憑發(fā)票直接計入工程項目的材料成本。材料不辦理入庫手續(xù)，使得工地材料的管理出現(xiàn)混亂，材料實物發(fā)生用途轉(zhuǎn)移時材料在帳面失去了操作對象，材料管理容易出現(xiàn)漏洞。某項目部，向外單位調(diào)出40多噸水泥帳面竟然沒有任何手續(xù)，給小金庫的形成提供了條件。
6、材料無手續(xù)出庫，庫存材料出庫制度被破壞
材料出庫有嚴格的領(lǐng)發(fā)制度，但有關(guān)人員卻能以權(quán)力破壞制度。某項目部為例，除了調(diào)撥水泥沒有手續(xù)，兩次賣出庫存鋼材一噸多，憑的只是有關(guān)人員的口頭通知，沒有任何手續(xù)，收入當然不會入帳。
7、庫存材料盤點制度不落實，工地余料盤點不真實
之所以會出現(xiàn)庫存材料沒有手續(xù)出庫而不會被發(fā)現(xiàn)，與庫存材料盤點制度不落實有很大的關(guān)系。不論是公司供應(yīng)料還是自購料，材料出庫銷帳的數(shù)量往往是根據(jù)高估或含有較大損耗率的數(shù)量，很多項目是根據(jù)材料核算表下帳的，而實際領(lǐng)用量并不一定有那大，聚少成多，工地料庫的實際存量往往大于帳面數(shù)量。如果不堅持定期盤點，進而調(diào)整庫存并相應(yīng)調(diào)整成本，無手續(xù)發(fā)出庫存材料是不可能從對帳中發(fā)現(xiàn)問題。
有的項目部為了調(diào)節(jié)成本，期末盤點工地材料時，不是根據(jù)剩余材料的實際情況進行，而是根據(jù)考核指標的完成情況進行調(diào)節(jié)。成本指標高了，就把工地余料量做大；成本指標低了，就把工地余料量做小，以此來調(diào)節(jié)成本，滿足考核的要求。有的項目在完工的時候，特別是在該項目已經(jīng)完成公司下達的指標時，工地余料更是不盤點入庫，沖減成本，而是自行處理，形成小金庫的另一個來源。
8、弄虛作假，虛擬材料支出套取資金
有些項目利潤率較大，為了在實現(xiàn)利潤前套出資金謀取小集體利益，有的人不惜鋌而走險弄虛作假，虛擬材料采購及支出，計入成本和應(yīng)付帳款，然后從應(yīng)付帳款中套取資金。某項目在發(fā)放的工資獎金很高的情況下，為了額外給職工發(fā)放獎金，逃避含量工資管理及個人所得稅，虛擬了220多萬元的沙石料支出，套取資金。這些套取出來的資金發(fā)放都是在帳外的，缺乏透明度，也容易出現(xiàn)另外一些問題。
如何避免這些情況的出現(xiàn)是我們要考慮的問題，如果過程中各個部門互相監(jiān)督，數(shù)據(jù)資源共享，流程式辦公，過程中就能及時發(fā)現(xiàn)計劃偏差問題，采購價格，質(zhì)量問題，庫存現(xiàn)場，結(jié)算支付情況，能夠在過程中發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題，避免項目竣工了發(fā)現(xiàn)虧損了，也已經(jīng)于事無補了,所以使用泛普軟件-材料管理軟件勢在必行。
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