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工程項(xiàng)目工地使用材料管理軟件的必要性，管控好材料成本才是第一位的
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施工企業(yè)大多都建立了以工程項(xiàng)目為管理對(duì)象，以項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制為基礎(chǔ)，材料費(fèi)的支出占整個(gè)項(xiàng)目工程成本的比例很大，材料費(fèi)用支出控制的好壞，對(duì)施工項(xiàng)目成本管理舉足輕重。
材料管理應(yīng)該包括材料的計(jì)劃、采購(gòu)、運(yùn)輸、儲(chǔ)存、領(lǐng)發(fā)、消耗控制、余料處置等整個(gè)過程。大致上，項(xiàng)目部在材料管理方面的流程是：
1) 項(xiàng)目確定以后，項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目施工圖紙，計(jì)算出主要材料及大宗材料、其它材料的需要量并提供材料核算表，相關(guān)人員核實(shí)后作為總量計(jì)劃基礎(chǔ)；
2) 在總量計(jì)劃的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目的施工方案及組織安排，提供材料需用計(jì)劃，報(bào)材料管理部門，以便按進(jìn)度組織供應(yīng)；材料采購(gòu)部根據(jù)材料需用計(jì)劃，考慮庫(kù)存后，制定材料采購(gòu)或授權(quán)采購(gòu)計(jì)劃，材料采購(gòu)到工地后的收發(fā)、保管、消耗控制都是項(xiàng)目部的職責(zé)。項(xiàng)目材料員根據(jù)施工計(jì)劃核實(shí)施工生產(chǎn)需要量，組織進(jìn)料并控制運(yùn)雜費(fèi)。項(xiàng)目管庫(kù)員根據(jù)有權(quán)領(lǐng)料人提出的限額領(lǐng)料單或領(lǐng)料單，按品名、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行限額發(fā)料，拒絕無權(quán)領(lǐng)料人、無計(jì)劃或超限額領(lǐng)料；管庫(kù)員應(yīng)逐日登記材料卡片，月末根據(jù)領(lǐng)料單或限額領(lǐng)料單匯總編制材料收、支、存動(dòng)態(tài)報(bào)表。期末，項(xiàng)目材料員必須對(duì)工地材料進(jìn)行盤點(diǎn)，分工號(hào)列出清單，對(duì)不再使用的余料辦理退庫(kù)手續(xù)，對(duì)下期仍需使用的材料可辦理假退庫(kù)手續(xù)。項(xiàng)目管庫(kù)員應(yīng)定期核對(duì)材料卡片、材料明細(xì)帳，并與項(xiàng)目財(cái)務(wù)的材料明細(xì)帳相核對(duì)。整個(gè)材料管理及核算的過程應(yīng)該體現(xiàn)：計(jì)劃有依據(jù)，采購(gòu)有授權(quán)，消耗有標(biāo)準(zhǔn)。
拜訪接觸到一些項(xiàng)目，發(fā)現(xiàn)一些項(xiàng)目部在材料管理和核算上存在一些問題。下面的資料主要是以前的，但在近期的工作中，在更廣的范圍內(nèi)發(fā)現(xiàn)有些問題其實(shí)是通病
1、項(xiàng)目沒有材料核算表，項(xiàng)目的材料需要量不詳
沒有項(xiàng)目材料核算表，項(xiàng)目部對(duì)項(xiàng)目主要和大宗材料的需要量就不可能做到心中有數(shù)。通過對(duì)一部分項(xiàng)目部的調(diào)查和了解，發(fā)現(xiàn)一部分項(xiàng)目沒有規(guī)范、或者哪怕是大致精確的材料核算表。也有少部分的項(xiàng)目有材料核算表，這些核算表不是加大損耗系數(shù)高估冒算，就是根據(jù)實(shí)際消耗補(bǔ)做以應(yīng)付檢查。例如，我在對(duì)某公司某項(xiàng)目部進(jìn)行調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn)，該項(xiàng)目的基礎(chǔ)樁工程的材料需要量就是在事后補(bǔ)做的。
項(xiàng)目部對(duì)項(xiàng)目主要和大宗材料的需要量心中沒有數(shù)就無法科學(xué)合理的分析項(xiàng)目材料的消耗情況，不利于材料成本的控制；而項(xiàng)目部材料人員因擔(dān)心出現(xiàn)待料情況招致批評(píng)，總是情愿將計(jì)劃做大，引發(fā)采購(gòu)量高于需求量，積壓資金，無論如何處理余料，都增加了轉(zhuǎn)運(yùn)和浪費(fèi)材料的機(jī)會(huì)成本。
2、材料申請(qǐng)計(jì)劃取代材料采購(gòu)計(jì)劃，盲目自行采購(gòu)
材料管理在沒有做到零庫(kù)存的情況下，提供申請(qǐng)計(jì)劃有利于物資管理部門優(yōu)先考慮庫(kù)存材料，制定經(jīng)濟(jì)合理的采購(gòu)計(jì)劃。因?yàn)椴少?gòu)量高于需求量時(shí)有發(fā)生，壓庫(kù)的材料就會(huì)累積，會(huì)增加保管費(fèi)，有的材料會(huì)出現(xiàn)自然損耗、超保質(zhì)期、技術(shù)過時(shí)等。但現(xiàn)狀是有的項(xiàng)目部，更愿意自行采購(gòu)，甚至在沒有授權(quán)的情況下超權(quán)限采購(gòu)。超權(quán)限采購(gòu)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)對(duì)分供商調(diào)查不夠，或?qū)r(jià)格信息掌握不全，采購(gòu)回質(zhì)次價(jià)高的材料，增加了工程成本，影響工程質(zhì)量。在某高速公路跨鐵路立交橋項(xiàng)目，我們發(fā)現(xiàn)簽定的閉口合同中的鋼材數(shù)量是719,799噸，在財(cái)務(wù)帳上統(tǒng)計(jì)出來的采購(gòu)鋼材卻是950.311噸；合同中鋼絞線的數(shù)量是132.484噸，在財(cái)務(wù)帳上統(tǒng)計(jì)出來的采購(gòu)鋼材卻是140.877噸。項(xiàng)目部的負(fù)責(zé)人除了知道調(diào)出26.78噸鋼材外，只大概知道有幾十頓的方案調(diào)整增加量，對(duì)為什么會(huì)采購(gòu)比合同上需要的數(shù)量更多的鋼材說不出個(gè)一二三來。
有的項(xiàng)目調(diào)整了施工方案后，用料的計(jì)劃也不及時(shí)調(diào)整。如某項(xiàng)目部一個(gè)橋涵工程，原方案是自己拌混凝土，后改為購(gòu)買商品混凝土，但仍然把水泥購(gòu)買回來了，這樣就增加了浪費(fèi)的機(jī)會(huì)。
3、材料運(yùn)雜費(fèi)結(jié)算有漏洞，控制不嚴(yán)格
對(duì)材料運(yùn)雜費(fèi)控制不嚴(yán)格主要表現(xiàn)在，材料運(yùn)雜費(fèi)的支付往往不能與相應(yīng)的材料批次、重量、運(yùn)距相一一對(duì)應(yīng)；運(yùn)雜費(fèi)的發(fā)票不規(guī)范，沒有運(yùn)輸合同，很多假發(fā)票，票面上起運(yùn)地、目的地、運(yùn)距、單價(jià)、物品名稱、重量等要素記載不全。例如，某項(xiàng)目部，支付運(yùn)雜費(fèi)的依據(jù)就是一張經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽認(rèn)的某月或某季的用車清單，以及一張很容易就分辨出來的假發(fā)票，沒有任何上面所提到的需要記載的業(yè)務(wù)內(nèi)容。這種管理方式容易給不法分子以可乘之機(jī)。
4、材料入庫(kù)手續(xù)不全，點(diǎn)收把關(guān)不嚴(yán)
辦理材料入庫(kù)手續(xù)是材料管理的重要環(huán)節(jié)，是內(nèi)控制度的重要節(jié)點(diǎn)。通過辦理材料的入庫(kù)手續(xù)，能夠發(fā)現(xiàn)采購(gòu)的材料質(zhì)量是否合格，數(shù)量上是否短缺，但現(xiàn)實(shí)情況卻不容樂觀。例如，某項(xiàng)目上，在采購(gòu)了大量的鋼材、鋼腳手架、購(gòu)買和租入鋼模板時(shí)，因入庫(kù)點(diǎn)收手續(xù)不嚴(yán)，出現(xiàn)了一些問題。鋼材普遍存在正公差（直徑大于規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)），并且超過允許的范圍，同等重量的鋼材長(zhǎng)度比標(biāo)準(zhǔn)的短，通過抽樣調(diào)查，使用2000噸就多耗鋼材60噸。因周轉(zhuǎn)料點(diǎn)收計(jì)數(shù)不嚴(yán)格，以至后來發(fā)現(xiàn)短少時(shí)不能確認(rèn)具體原因。在購(gòu)買商品混凝土?xí)r，對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)不嚴(yán)格，造成二樓頂和三層柱子發(fā)生質(zhì)量事故，影響面很大，雖然訴至法院，但仍然造成了損失。
5、部分材料沒有辦理入庫(kù)手續(xù)，管理失控
相當(dāng)大一部分的項(xiàng)目部，即使建有工地料庫(kù)，對(duì)上級(jí)供應(yīng)的直發(fā)材料，雖然不一定一次用完，但卻不辦理入庫(kù)手續(xù)。例如某項(xiàng)目部對(duì)公司供應(yīng)的水泥不辦理入庫(kù)手續(xù)，公司發(fā)料單轉(zhuǎn)來后取代用料小票，直接計(jì)入工程項(xiàng)目的材料成本。還有一些項(xiàng)目沒有工地料庫(kù)，購(gòu)買的材料憑發(fā)票直接計(jì)入工程項(xiàng)目的材料成本。材料不辦理入庫(kù)手續(xù)，使得工地材料的管理出現(xiàn)混亂，材料實(shí)物發(fā)生用途轉(zhuǎn)移時(shí)材料在帳面失去了操作對(duì)象，材料管理容易出現(xiàn)漏洞。某項(xiàng)目部，向外單位調(diào)出40多噸水泥帳面竟然沒有任何手續(xù)，給小金庫(kù)的形成提供了條件。
6、材料無手續(xù)出庫(kù)，庫(kù)存材料出庫(kù)制度被破壞
材料出庫(kù)有嚴(yán)格的領(lǐng)發(fā)制度，但有關(guān)人員卻能以權(quán)力破壞制度。某項(xiàng)目部為例，除了調(diào)撥水泥沒有手續(xù)，兩次賣出庫(kù)存鋼材一噸多，憑的只是有關(guān)人員的口頭通知，沒有任何手續(xù)，收入當(dāng)然不會(huì)入帳。
7、庫(kù)存材料盤點(diǎn)制度不落實(shí)，工地余料盤點(diǎn)不真實(shí)
之所以會(huì)出現(xiàn)庫(kù)存材料沒有手續(xù)出庫(kù)而不會(huì)被發(fā)現(xiàn)，與庫(kù)存材料盤點(diǎn)制度不落實(shí)有很大的關(guān)系。不論是公司供應(yīng)料還是自購(gòu)料，材料出庫(kù)銷帳的數(shù)量往往是根據(jù)高估或含有較大損耗率的數(shù)量，很多項(xiàng)目是根據(jù)材料核算表下帳的，而實(shí)際領(lǐng)用量并不一定有那大，聚少成多，工地料庫(kù)的實(shí)際存量往往大于帳面數(shù)量。如果不堅(jiān)持定期盤點(diǎn)，進(jìn)而調(diào)整庫(kù)存并相應(yīng)調(diào)整成本，無手續(xù)發(fā)出庫(kù)存材料是不可能從對(duì)帳中發(fā)現(xiàn)問題。
有的項(xiàng)目部為了調(diào)節(jié)成本，期末盤點(diǎn)工地材料時(shí)，不是根據(jù)剩余材料的實(shí)際情況進(jìn)行，而是根據(jù)考核指標(biāo)的完成情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。成本指標(biāo)高了，就把工地余料量做大；成本指標(biāo)低了，就把工地余料量做小，以此來調(diào)節(jié)成本，滿足考核的要求。有的項(xiàng)目在完工的時(shí)候，特別是在該項(xiàng)目已經(jīng)完成公司下達(dá)的指標(biāo)時(shí)，工地余料更是不盤點(diǎn)入庫(kù)，沖減成本，而是自行處理，形成小金庫(kù)的另一個(gè)來源。
8、弄虛作假，虛擬材料支出套取資金
有些項(xiàng)目利潤(rùn)率較大，為了在實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)前套出資金謀取小集體利益，有的人不惜鋌而走險(xiǎn)弄虛作假，虛擬材料采購(gòu)及支出，計(jì)入成本和應(yīng)付帳款，然后從應(yīng)付帳款中套取資金。某項(xiàng)目在發(fā)放的工資獎(jiǎng)金很高的情況下，為了額外給職工發(fā)放獎(jiǎng)金，逃避含量工資管理及個(gè)人所得稅，虛擬了220多萬(wàn)元的沙石料支出，套取資金。這些套取出來的資金發(fā)放都是在帳外的，缺乏透明度，也容易出現(xiàn)另外一些問題。
如何避免這些情況的出現(xiàn)是我們要考慮的問題，如果過程中各個(gè)部門互相監(jiān)督，數(shù)據(jù)資源共享，流程式辦公，過程中就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃偏差問題，采購(gòu)價(jià)格，質(zhì)量問題，庫(kù)存現(xiàn)場(chǎng)，結(jié)算支付情況，能夠在過程中發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題，避免項(xiàng)目竣工了發(fā)現(xiàn)虧損了，也已經(jīng)于事無補(bǔ)了,所以使用泛普軟件-材料管理軟件勢(shì)在必行。
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