借款統(tǒng)計

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　在企業(yè)當中差旅費報銷亂象問題，一直存在。雖然通過相應的“費用管控”手段進行管理。但是目前仍有不少企業(yè)或公司反饋，內部或多或少還會出現(xiàn)產旅費報銷亂象，大部分的原因是來自不科學、不嚴謹，缺乏靈活性、長遠預見性等的“費控管理”，每年造成嚴重的財務損失。基于這些困難，企業(yè)的相關人士對把握“費控管理”的現(xiàn)代辦公系統(tǒng)有了重新思考，比如具備靈活性、便捷性、預見性的智能協(xié)同管理OA系統(tǒng)中的“費控管理”平臺或系統(tǒng)，對于企業(yè)或公司的管理價值非常高。

　　一、對于企業(yè)在費用管控當中存在的那些問題呢?

　　1、預算失衡，資金流向不明，管理者不了解錢究竟花在何處;

　　2、各地廣告投放和市場推廣活動不盡相同，推廣組合形式復雜且變化多樣，變動費用難以監(jiān)管;

　　3、固定辦公費用中存在大量浪費，如何杜絕浪費成為困擾管理人員的難題

　　4、手工管理的操作方式效率低下，費用報銷的審批周期冗長，存在大量重復勞動。

　　5、員工報銷需多個部門審批以及主管簽字核準，一旦相關人員出差在外，流程常常被迫中斷

　　6、紙質單據(jù)審批完成后，財務還需要將單據(jù)逐一輸入財務系統(tǒng)，整個報銷過程充斥大量重復勞動;

　　7、很多企業(yè)對財務管控不正規(guī)，對要發(fā)生的費用不清楚，業(yè)務部門要錢，老板拍腦門決定;

　　8、主管進行費用審批時，由于無法及時得到有效的數(shù)據(jù)支持而無從判斷費用開支的合理性;

　　除了以上的這些問題以外，在企業(yè)管理當中還有其他的相關財務費用問題，對于企業(yè)而言，費用產生的原因有很多，比如員工出差、客戶接待、因公打車、市場營銷、場地租賃，報銷的理由有千百個，傳統(tǒng)的管理方式不能及時的確認費用的真實性。當費用發(fā)生了，員工來要錢報銷的時候，財務人員發(fā)現(xiàn)這些費用與企業(yè)財務制度并不相符，從財務崗位職責來說并不應該給員工報銷，但費用已經(jīng)發(fā)生，于是有些時候面對這些違反制度的費用支出只能睜一只眼閉一只眼，財務在整個費用管理的過程中只是做了出納的工作，但出問題后，財務卻要擔大部分責任。從而財務部總是處在上下為難的困境中，上級認為財務部沒管好，業(yè)務部門認為財務部管不好，公司內部的爭執(zhí)在所難免。

　　那么根據(jù)以上存在的這些問題，如何才能在企業(yè)當中夠切實有效地控制企業(yè)的費用支出?為什么公司每個月各部門的費用開支依然很多?公司員工的每筆報銷費用是否合理，每分錢是否都用到了實處?OA信息化的手段是一個必經(jīng)之路。泛普軟件的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)將企業(yè)費用預算由形式變?yōu)閷嶋H管控，解決預算和結果相分離的難題，幫助企業(yè)實現(xiàn)財務內控和全面預算管理的落地。

　　二、對于企業(yè)內部費用管控方面，OA辦公系統(tǒng)能夠做什么?

　　1、先談費用合理性，再談報銷必要性

　　傳統(tǒng)的報銷方式，因為缺乏相關制度規(guī)范，費用的申請與報銷比較隨意。很多時候，費用已經(jīng)產生了才開始走報銷流程，導致很多費用的支出根本沒必要。

　　借助OA辦公管理系統(tǒng)的流程體系進行事前申請，在費用產生前先對其合理性進行評估，將減少很多不必要的費用支出。員工報銷時，必須關聯(lián)申請的費用，若出現(xiàn)報銷的費用與申請的費用出入比較大的情況，相關審批者完全可以拒絕此次申請。通過這樣的方式，讓每一筆費用的產生都有其合理性，而不是費用產生后去談報銷的必要性。

　　2、審批信息立體化，保障報銷真實性

　　關于報銷，員工一直在說報銷的理由，而領導更想知道報銷的原由，比如說：報銷怎么產生的?報銷數(shù)據(jù)真實嗎?時間節(jié)點對得上嗎?關聯(lián)的客戶是哪位?等等一系列問題，通過OA辦公系統(tǒng)強大的數(shù)據(jù)關聯(lián)體系，實現(xiàn)流程與客戶、項目等模塊數(shù)據(jù)對接，令審批信息豐富而立體。通過費用報銷表單可查看費用發(fā)生的明細，即這筆費用是在什么時間、什么地點、因為什么原因而產生的。

　　除此之外，報銷表單可關聯(lián)之前的申請流程，并穿透客戶、項目、合同等模塊數(shù)據(jù)，令這筆費用關聯(lián)的客戶、項目、供應商等信息一目了然。值得一提的是，關聯(lián)的客戶信息可以來自OA系統(tǒng)內，也可以通過集成來自其他系統(tǒng)。

　　通過OA系統(tǒng)強大的數(shù)據(jù)關聯(lián)體系，報銷不再只是單向的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，而變成多維立體的數(shù)據(jù)分析。通過一張報銷表單，管理者可以全面掌握與該報銷相關的客戶、合同情況，有效避免信息不對稱導致的審批不嚴情況的發(fā)生。

　　3、OA系統(tǒng)自動化的流程運轉，使責帶關系清晰

　　對于傳統(tǒng)的紙質報銷，信息不對稱，公司的制度難以落地執(zhí)行。對于有問題的報銷，事后也不好查找追蹤，導致責帶關系不明，開源節(jié)流往往變成“紙”上談兵。

　　通過自動化的OA系統(tǒng)流程運轉，報銷節(jié)點清晰，相關信息多維呈現(xiàn)，有效避免責任帶不清晰的情況發(fā)生。若報銷發(fā)生問題，也可以通過流程歸檔進行便捷搜索與查詢，每個環(huán)節(jié)責權明確，很容易找出責任人。

　　泛普軟件的OA辦公系統(tǒng)作為國內協(xié)同協(xié)同管理軟件專業(yè)廠商，其費用管理系統(tǒng)以協(xié)同管理平臺為技術支持，以信息共享為基礎，以“協(xié)同控制”為核心，從費用的申請開始，到每一步費用的審批，有效區(qū)分超支費用、預算外費用，并且重點把控并盡量減少超支和杜絕預算外費用的發(fā)生。在費用報銷時，秉承要報銷必須先有申請，嚴格控制報銷金額超申請的現(xiàn)象，從而從整體上有效把控費用的開銷，幫助企業(yè)對費用的管控方式由“粗放式管理”轉變?yōu)?ldquo;精確管理”。