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　　在企業(yè)當(dāng)中差旅費(fèi)報(bào)銷亂象問題，一直存在。雖然通過相應(yīng)的“費(fèi)用管控”手段進(jìn)行管理。但是目前仍有不少企業(yè)或公司反饋，內(nèi)部或多或少還會出現(xiàn)產(chǎn)旅費(fèi)報(bào)銷亂象，大部分的原因是來自不科學(xué)、不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏靈活性、長遠(yuǎn)預(yù)見性等的“費(fèi)控管理”，每年造成嚴(yán)重的財(cái)務(wù)損失?；谶@些困難，企業(yè)的相關(guān)人士對把握“費(fèi)控管理”的現(xiàn)代辦公系統(tǒng)有了重新思考，比如具備靈活性、便捷性、預(yù)見性的智能協(xié)同管理OA系統(tǒng)中的“費(fèi)控管理”平臺或系統(tǒng)，對于企業(yè)或公司的管理價(jià)值非常高。

　　一、對于企業(yè)在費(fèi)用管控當(dāng)中存在的那些問題呢?

　　1、預(yù)算失衡，資金流向不明，管理者不了解錢究竟花在何處;

　　2、各地廣告投放和市場推廣活動不盡相同，推廣組合形式復(fù)雜且變化多樣，變動費(fèi)用難以監(jiān)管;

　　3、固定辦公費(fèi)用中存在大量浪費(fèi)，如何杜絕浪費(fèi)成為困擾管理人員的難題

　　4、手工管理的操作方式效率低下，費(fèi)用報(bào)銷的審批周期冗長，存在大量重復(fù)勞動。

　　5、員工報(bào)銷需多個(gè)部門審批以及主管簽字核準(zhǔn)，一旦相關(guān)人員出差在外，流程常常被迫中斷

　　6、紙質(zhì)單據(jù)審批完成后，財(cái)務(wù)還需要將單據(jù)逐一輸入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，整個(gè)報(bào)銷過程充斥大量重復(fù)勞動;

　　7、很多企業(yè)對財(cái)務(wù)管控不正規(guī)，對要發(fā)生的費(fèi)用不清楚，業(yè)務(wù)部門要錢，老板拍腦門決定;

　　8、主管進(jìn)行費(fèi)用審批時(shí)，由于無法及時(shí)得到有效的數(shù)據(jù)支持而無從判斷費(fèi)用開支的合理性;

　　除了以上的這些問題以外，在企業(yè)管理當(dāng)中還有其他的相關(guān)財(cái)務(wù)費(fèi)用問題，對于企業(yè)而言，費(fèi)用產(chǎn)生的原因有很多，比如員工出差、客戶接待、因公打車、市場營銷、場地租賃，報(bào)銷的理由有千百個(gè)，傳統(tǒng)的管理方式不能及時(shí)的確認(rèn)費(fèi)用的真實(shí)性。當(dāng)費(fèi)用發(fā)生了，員工來要錢報(bào)銷的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)這些費(fèi)用與企業(yè)財(cái)務(wù)制度并不相符，從財(cái)務(wù)崗位職責(zé)來說并不應(yīng)該給員工報(bào)銷，但費(fèi)用已經(jīng)發(fā)生，于是有些時(shí)候面對這些違反制度的費(fèi)用支出只能睜一只眼閉一只眼，財(cái)務(wù)在整個(gè)費(fèi)用管理的過程中只是做了出納的工作，但出問題后，財(cái)務(wù)卻要擔(dān)大部分責(zé)任。從而財(cái)務(wù)部總是處在上下為難的困境中，上級認(rèn)為財(cái)務(wù)部沒管好，業(yè)務(wù)部門認(rèn)為財(cái)務(wù)部管不好，公司內(nèi)部的爭執(zhí)在所難免。

　　那么根據(jù)以上存在的這些問題，如何才能在企業(yè)當(dāng)中夠切實(shí)有效地控制企業(yè)的費(fèi)用支出?為什么公司每個(gè)月各部門的費(fèi)用開支依然很多?公司員工的每筆報(bào)銷費(fèi)用是否合理，每分錢是否都用到了實(shí)處?OA信息化的手段是一個(gè)必經(jīng)之路。泛普軟件的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)將企業(yè)費(fèi)用預(yù)算由形式變?yōu)閷?shí)際管控，解決預(yù)算和結(jié)果相分離的難題，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)控和全面預(yù)算管理的落地。

　　二、對于企業(yè)內(nèi)部費(fèi)用管控方面，OA辦公系統(tǒng)能夠做什么?

　　1、先談費(fèi)用合理性，再談報(bào)銷必要性

　　傳統(tǒng)的報(bào)銷方式，因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)制度規(guī)范，費(fèi)用的申請與報(bào)銷比較隨意。很多時(shí)候，費(fèi)用已經(jīng)產(chǎn)生了才開始走報(bào)銷流程，導(dǎo)致很多費(fèi)用的支出根本沒必要。

　　借助OA辦公管理系統(tǒng)的流程體系進(jìn)行事前申請，在費(fèi)用產(chǎn)生前先對其合理性進(jìn)行評估，將減少很多不必要的費(fèi)用支出。員工報(bào)銷時(shí)，必須關(guān)聯(lián)申請的費(fèi)用，若出現(xiàn)報(bào)銷的費(fèi)用與申請的費(fèi)用出入比較大的情況，相關(guān)審批者完全可以拒絕此次申請。通過這樣的方式，讓每一筆費(fèi)用的產(chǎn)生都有其合理性，而不是費(fèi)用產(chǎn)生后去談報(bào)銷的必要性。

　　2、審批信息立體化，保障報(bào)銷真實(shí)性

　　關(guān)于報(bào)銷，員工一直在說報(bào)銷的理由，而領(lǐng)導(dǎo)更想知道報(bào)銷的原由，比如說：報(bào)銷怎么產(chǎn)生的?報(bào)銷數(shù)據(jù)真實(shí)嗎?時(shí)間節(jié)點(diǎn)對得上嗎?關(guān)聯(lián)的客戶是哪位?等等一系列問題，通過OA辦公系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)體系，實(shí)現(xiàn)流程與客戶、項(xiàng)目等模塊數(shù)據(jù)對接，令審批信息豐富而立體。通過費(fèi)用報(bào)銷表單可查看費(fèi)用發(fā)生的明細(xì)，即這筆費(fèi)用是在什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、因?yàn)槭裁丛蚨a(chǎn)生的。

　　除此之外，報(bào)銷表單可關(guān)聯(lián)之前的申請流程，并穿透客戶、項(xiàng)目、合同等模塊數(shù)據(jù)，令這筆費(fèi)用關(guān)聯(lián)的客戶、項(xiàng)目、供應(yīng)商等信息一目了然。值得一提的是，關(guān)聯(lián)的客戶信息可以來自O(shè)A系統(tǒng)內(nèi)，也可以通過集成來自其他系統(tǒng)。

　　通過OA系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)體系，報(bào)銷不再只是單向的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，而變成多維立體的數(shù)據(jù)分析。通過一張報(bào)銷表單，管理者可以全面掌握與該報(bào)銷相關(guān)的客戶、合同情況，有效避免信息不對稱導(dǎo)致的審批不嚴(yán)情況的發(fā)生。

　　3、OA系統(tǒng)自動化的流程運(yùn)轉(zhuǎn)，使責(zé)帶關(guān)系清晰

　　對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷，信息不對稱，公司的制度難以落地執(zhí)行。對于有問題的報(bào)銷，事后也不好查找追蹤，導(dǎo)致責(zé)帶關(guān)系不明，開源節(jié)流往往變成“紙”上談兵。

　　通過自動化的OA系統(tǒng)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，報(bào)銷節(jié)點(diǎn)清晰，相關(guān)信息多維呈現(xiàn)，有效避免責(zé)任帶不清晰的情況發(fā)生。若報(bào)銷發(fā)生問題，也可以通過流程歸檔進(jìn)行便捷搜索與查詢，每個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)權(quán)明確，很容易找出責(zé)任人。

　　泛普軟件的OA辦公系統(tǒng)作為國內(nèi)協(xié)同協(xié)同管理軟件專業(yè)廠商，其費(fèi)用管理系統(tǒng)以協(xié)同管理平臺為技術(shù)支持，以信息共享為基礎(chǔ)，以“協(xié)同控制”為核心，從費(fèi)用的申請開始，到每一步費(fèi)用的審批，有效區(qū)分超支費(fèi)用、預(yù)算外費(fèi)用，并且重點(diǎn)把控并盡量減少超支和杜絕預(yù)算外費(fèi)用的發(fā)生。在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，秉承要報(bào)銷必須先有申請，嚴(yán)格控制報(bào)銷金額超申請的現(xiàn)象，從而從整體上有效把控費(fèi)用的開銷，幫助企業(yè)對費(fèi)用的管控方式由“粗放式管理”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;精確管理”。