培訓管理

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 　　隨著現(xiàn)代各行各業(yè)對辦公模式需求的不斷升級、系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化的設步伐加快，使得新型的網絡化辦公方式得以取代傳統(tǒng)的紙質辦公。無紙化辦公為各大組織和企業(yè)提供了更高效的辦公方式，使得OA系統(tǒng)在市場上的地位逐漸升高，在這同時無紙化辦公已經逐漸應用到教育培訓行業(yè)中，通過培訓管理軟件的應用，把OA辦公模式帶入教培行業(yè)，讓機構協(xié)作更高效。

　　一、那么在OA辦公管理系統(tǒng)應用培訓學校之前，有哪些問題存在?

　　1、在教職工管理上，無論是機密文件、重要會議內容、通知，培訓學校都是把相關的內容物化于紙上，形成文稿后進行打印、復印，再送到各個部門。這樣在文件印發(fā)、轉送、通知等方面不僅浪費了大量的時間、人力和物力，各部門的信息也不能得到及時有效地溝通。

　　2、在對學員的管理上，通過傳統(tǒng)的方式創(chuàng)建學生檔案，排課、選課等等，只要學員一多起來線下就不不能快速協(xié)同辦公，而且由于是紙質文件時間一久數(shù)據無從查證，并且紙質文檔保存容易丟失，導致歷史數(shù)據查詢非常不便，除此之外還不能對有需求的學員進行全過程跟蹤管理。

　　針對以上存在的問題，培訓學校急需將日常工作活動、管理活動、業(yè)務活動有機結合，以便加速工作流程運轉，減少重復工作，提高工作效率;同時還應對學員管理的傳統(tǒng)方式進行改革。OA辦公管理系統(tǒng)為實現(xiàn)培訓學?，F(xiàn)代化管理、優(yōu)化工作流程、規(guī)范工作等提供了重要手段，通過用戶組織管理、流程辦理、權限管理、通知管理等功能，讓各個部門的溝通更加便捷，同時也能對學員管理更加高效。

　　二、那么對于培訓教育的OA辦公管理系統(tǒng)應該從哪些方面進行選擇呢?

　　正所謂好馬配好鞍，培訓機構選擇什么樣的管理系統(tǒng)才能真正幫助自己解決運營中的問題呢?

　　1、OA管理系統(tǒng)是否滿足機構的適用范圍

　　市場同質化的競爭中，培訓機構管理系統(tǒng)也存在打著各類空口號，實則功能殘缺不全的產品，因此機構需要明確自己的功能需要，選擇匹配度最高的OA系統(tǒng)。

　　2、管理系統(tǒng)廠商的選擇要以經濟適用為主

　　培訓機構管理系統(tǒng)的廠商很多，盡管大牌廠商的OA系統(tǒng)很好用，然而每個廠商研發(fā)的系統(tǒng)側重點有所不同，因此并不一定適合自己的機構。需要我們在選擇的時候擦亮眼睛，清楚辨認各系統(tǒng)之間的差別。

　　3、盡量先親自體驗各類產品，然后做出決策

　　因為跟系統(tǒng)廠商之間存在信息差，盡管有的商家把自己的產品說的花里胡哨，功能齊全，也不一定就滿足你機構的實際需求。一定要貨比多家，親自使用過后方知合不合適。

　　因此在選擇使用OA系統(tǒng)時，可以試用一下看看是否能真正解決自己機構的問題，然如果實在確定不了，那么可以先了解自己機構的需求然后再進行選擇，比如以下泛普軟件OA辦公系統(tǒng)對于培訓教育機構所提供的的解決方案，對比一下就能知道是否滿足培訓機構實際所需。

　　三、OA辦公管理軟件如何解決培訓學校管理當中存在的問題?

　　1、在教師職工管理方面的解決方案：

　　A、培訓學校的教師職工可通過在泛普軟件的OA管理系統(tǒng)隨時隨地新建、分派任務，指定具體的負責人，明確任務期限、任務描述，以及員工主動新建任務做自我管理。

　　B、對于分派下去的任務遲遲沒有反饋不知道進展如何的這個問題，在OA辦公系統(tǒng)板塊可實時查看任務執(zhí)行進度，對每個成員的工作量和工作效率做到心中有數(shù)。

　　C、當然員工每天的工作有跡可循，制定每天的工作計劃、工作記錄、一天下來的總結工作，做好教職工自我管理。這樣不但團隊中每個人形成自我管理，也能夠方便管理者隨時跟進各項教程的進度，并給予支持。

　　2、在學員管理方面的所提供的解決方案：

　　A、同步學員檔案：和紙質化的信息記錄方式不同，學員電子檔案不僅可以進行登記，還能在流程的驅動下智能追蹤每位學員的教學情況。

　　無論是繳費情況、所報專業(yè)/課程、招生老師、課程進度等都能通過一張電子表單關聯(lián)呈現(xiàn)，查詢起來更方便。

　　B、課程分類招生，高速開課：和高校內的學生分班類似，教育機構的學員常常會根據所選課程進行分班，不同課程開設周期多長，授課老師是誰，這些信息現(xiàn)在都可以直接通過一條電子流程上報審核。

　　為了更好的跟蹤每項課程的完成情況，泛普將“項目管理”融入其中，每個開設的課程都是一個待完成的項目，可以進行全程跟蹤監(jiān)管。

　　C、快速協(xié)調排課資源，下達課表：排課”是學員、教師、教室等多項資源在時間上的協(xié)調，高效的排課是教育培訓機構完成大規(guī)模培訓教學服務的重要基礎。但是，線下的人工排課常常因為信息封閉，不能第一時間掌握教室和教師的空余時間錯過有效排課時間，耽誤課程進度。而通過泛普軟件OA的電子化系統(tǒng)，可以讓各類資源狀態(tài)透明化，任何時間段都能智能協(xié)調高效排課。

　　D、線上高效安排考試，使考試和閱都很方便：在教育培訓過程中，每項課程一結束都有詳細的考試測評。過去，這占據了授課教師的大量時間，不僅要出卷、閱卷還要統(tǒng)計每個學員的測試結果，過程非常麻煩。而線上、線下相結合的考試方式更有利于教育機構提升考核效率。不僅可以在系統(tǒng)直接制定試題和正確答案，還能對學員答題進行線上審批，快速核準分數(shù)，無需人工。不僅減少教育機構日常教務的瑣碎管理工作，還全面提升服務效率。

　　通過OA辦公管理系統(tǒng)的實施，不僅明確員工之間工作職責，讓員工的時間真正利用起來，而且還增加了領導與員工的溝通工作，減少不必要的誤會，以此增加整個團隊的凝聚力;同時對于學員的管理上更加細致高效，有靈活的泛普軟件OA系統(tǒng)體系做支撐，無論是線上教育還是線下教育，都能圍繞各種教學業(yè)務特征為客戶搭建不同的應用場景。最重要的是將學員、教師、機構三大角色串聯(lián)，以可控、透明、簡單的辦公環(huán)境幫助教育機構發(fā)現(xiàn)教育問題，全面提升教育培訓服務質量。