企業(yè)流程優(yōu)化的關鍵成功要素（3）

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　如何讓流程責任人切實履責，首先應明確流程責任人承擔的具體的職責，并和流程責任人一起制定流程梳理優(yōu)化的工作計劃，根據需要簽訂相關目標承諾函，以避免流程責任人由于其他業(yè)務工作而將流程建設優(yōu)先級置后；其次建立流程責任人的定期匯報及流程講評機制，讓流程責任人向企業(yè)高層匯報流程梳理優(yōu)化成果以及階段改進目標，以推動流程責任人的切實投入；最后，以流程責任人為責任中心成立相應的業(yè)務組進行流程的梳理，咨詢公司或流程管理部門需擔當指導培訓和項目管理角色，通過項目計劃跟進、進展通報和專業(yè)輔導等，保障項目的順利推進。

　　三、流程優(yōu)化

　　流程優(yōu)化過程的重點是目標問題導向和共識的形成。一方面，要明確目前現(xiàn)狀存在的問題和流程優(yōu)化的目標，切忌漫無目的的優(yōu)化；另一方面，流程各方參與者對問題和優(yōu)化方案共識的形成是后續(xù)流程推行落地的基礎。因此，必須通過有效的項目過程組織，主導和推進流程優(yōu)化，具體包括設置分步控制點，有效的組織溝通會議推動共識的達成等，以避免流程優(yōu)化討論的多輪反復和陷入泥潭。

　　首先，將流程優(yōu)化過程分為三步走，每一步都在上一步共識形成的基礎上再進一步細化：第一步，通過對現(xiàn)狀問題調研總結，建立流程優(yōu)化框架，包括支撐流程運作的業(yè)務組織職責分工、流程優(yōu)化的目標、流程運作的整體框架、流程中相關術語和分類定義的統(tǒng)一等，明確優(yōu)化的整體方向。第一步優(yōu)化討論必須在主管該流程領域的高層和相關業(yè)務部門負責人間形成共識；第二步，進入具體流程的優(yōu)化，基于可運作的現(xiàn)實以及可改進的方向，考慮和現(xiàn)有業(yè)務的承接和延續(xù)性，因此第二步的優(yōu)化必須在流程相關運作部門間形成共識；第三步，流程表單模板的優(yōu)化，大量的實際操作是通過表單模板來落實的，因此需通過表單模板優(yōu)化建立流程易于落實的工具。在具體項目推進上，可以此三步分別設置關鍵里程碑，以有效的控制流程優(yōu)化項目的風險。

　　在流程優(yōu)化的整個過程，需組織大量的研討溝通會議，要讓每次會議都有共識的形成和有效輸出，必須進行有效的會議策劃和管理。首先，明確需討論共識的問題，如哪些部門/崗位間職責不清晰，哪些流程環(huán)節(jié)不順暢等等，并盡可能準備多個備選方案和優(yōu)劣分析；其次，確定每次參會的人員，針對要形成共識的問題，需讓流程相關方都參與會議，以避免多方的意見不一致，同時在多方爭持不下的時候能有決策者以確定最終方案；再次，在會議的過程中往往業(yè)務部門會因一個問題牽引出其他的業(yè)務問題而討論，因此必須有效的引導和組織，避免會議主題偏離；最后，切忌，沒有完美的方案，與企業(yè)業(yè)務發(fā)展相適應的優(yōu)化方案，并得到各方的認同和共識，即達成流程優(yōu)化討論會議目標。

　　流程梳理優(yōu)化項目目標不是形成厚厚的流程文件，而是在整個流程梳理優(yōu)化的過程中，讓企業(yè)各方人員逐漸形成面向流程思考、按照流程運作的習慣。作為整個項目推動的流程管理部門和咨詢公司在整個項目中一定要切實發(fā)揮項目管理者、推動者和引導者的角色，有效的組織和管理，為后續(xù)的流程實施推廣落地奠定基礎。

　　AMT咨詢10余年來一直在流程管理、知識管理、信息化規(guī)劃方面深入研究和推廣先進的方法論，切實服務了兩萬余家客戶。