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淺談如何通過有效的依據(jù)管理規(guī)避結(jié)算風(fēng)險
結(jié)算風(fēng)險的主要幾個風(fēng)險源:
2011年過去了將近三個季度,已經(jīng)可以看到房地產(chǎn)行業(yè)整體態(tài)勢進入僵持期,房地產(chǎn)商們和各種新政間的拉鋸戰(zhàn)已經(jīng)展開。國家統(tǒng)計局9月18日發(fā)布的8月份樓市統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示,在全國70個大中城市中,46個城市新建商品住宅(不含保障性住房)價格環(huán)比停漲,16個城市新建商品住宅價格環(huán)比下跌。二手住宅方面,8月份70個大中城市二手住宅價格環(huán)比下降的城市有26個,持平的城市有17個。
從整體看房價漲幅進一步收窄,樓市正朝著調(diào)控預(yù)期的方向發(fā)展。專家指出,全國房價下降的拐點正在形成,但最終確立仍有賴于政策的持續(xù)和深入,尤其是全局性把握限貸、限購等關(guān)鍵點。
在如此嚴(yán)峻的行業(yè)大環(huán)境下,無論是地產(chǎn)商還是施工企業(yè),開源節(jié)流都勢在必行。而在節(jié)流方面,嚴(yán)把結(jié)算關(guān)又是重中之重??焖儆行У淖畲蠡目刂瞥杀竞褪栈乩麧?,是能否迅速的回籠資金,為平穩(wěn)渡過房地產(chǎn)嚴(yán)冬提供充足準(zhǔn)備的先決條件。
第一、來自合同條款的訂立不夠規(guī)范或者不夠細(xì)致;
第二、來自結(jié)算管理流程的缺失或者監(jiān)管不利;
第三、來自施工過程中沒有對現(xiàn)場依據(jù)進行有序和有效的管理和跟蹤;
這三項風(fēng)險源中,其中最容易實現(xiàn)風(fēng)險控制,也最有效的預(yù)防風(fēng)險的就是對現(xiàn)場依據(jù)的有序有效管理。近一年來,我有機會接觸一些做工程結(jié)算的一線人員,因此對這一點深有體會,想就如何通過有效的依據(jù)管理規(guī)避結(jié)算風(fēng)險談一點自己的看法。
有效的依據(jù)管理可以從以下幾個角度入手:
一、 建立全過程、全局的思想
首先,結(jié)算工作的起始點應(yīng)該從合約階段開始(當(dāng)然這是從承包商角度來講,如果是業(yè)主方或者建設(shè)單位這個階段開始得要更早),從合同訂立到補充協(xié)議的簽訂、招標(biāo)工程量的修訂等等這些形成的成果性文件,已經(jīng)進入了結(jié)算依據(jù)的管理范疇內(nèi),之后變更、簽證等一系列過程依據(jù)的收集和整理,當(dāng)然也會對結(jié)算階段產(chǎn)生影響。
另外,依據(jù)收集工作并不限于變更、洽商等這些可以在資料員手中取得的施工資料,一些詢價資料、往來函件、第三方提供的證明材料以及政策性的、市場參考的資料收集也在結(jié)算依據(jù)之內(nèi)。想要在結(jié)算時取得有爭議項目的話語權(quán),扯皮是沒用的,最好能在前期把這些基礎(chǔ)工作做扎實,詳實有效的依據(jù)證明是最有效的籌碼。
有了這種全過程、全局的思想,結(jié)算階段的工作就可以水到渠成了。
二、 分類處理現(xiàn)場依據(jù)
分類處理現(xiàn)場依據(jù),這件事說起來容易做起來難。我碰到的一些造價人員往往等到快結(jié)算,才抱出一大盒一大盒的東西,說前面的東西都在這兒了,亂七八糟的。如果碰上工程中間更換了負(fù)責(zé)人,東西轉(zhuǎn)手了幾次,此時結(jié)算的工作量就可想而知,也很難想象這樣的結(jié)算沒有遺漏沒有損失。
依據(jù)的分類應(yīng)該是隨時隨地形成的。結(jié)算工作做的細(xì)致的人,可以看到一開始就做了分類工作,之后任何單據(jù)來的時候僅把與結(jié)算相關(guān)的東西放入指定的分類就可以了,這樣分類的好處是節(jié)省時間,形成的依據(jù)又按照時間自然的做了排序,一些經(jīng)濟無關(guān)的圖紙釋疑等資料,也早早的被篩除掉了,不會給結(jié)算工作帶來不必要的負(fù)擔(dān)。
更有效的是,針對不同的分類,例如變更類的依據(jù)、索賠類的依據(jù)可以做不同的區(qū)別對待和跟蹤處理;這一點我們在下面就做詳細(xì)闡述。
三、 建立一定的依據(jù)跟蹤機制
由于前面做好了結(jié)算依據(jù)全方面的采集和整理,有做了有效的分類和排序;那么針對那么幾類容易在后期失去效力的依據(jù),我們就可以有針對性的做跟蹤和優(yōu)先處理。
例如,一些隱蔽工程或者后期不好計量的清單項目的變更確認(rèn)或索賠工作,這一點最明顯的是土方工程和混凝土工程。這類變更或者索賠在發(fā)生的初期,是可以計量的,但一旦分部工程結(jié)束,依據(jù)就變得不好取得或者難以追溯,也就失去了結(jié)算階段談判的有利地位。因此這一類的依據(jù)一經(jīng)取得,應(yīng)該立即引起重視,在事實正在發(fā)生或者未發(fā)生時,即處于有利地位時,取得結(jié)算數(shù)量或者價格上的認(rèn)可,將變更或者索賠流程在最快的時間走完,是減少結(jié)算風(fēng)險的必要措施。
四、 依據(jù)文檔管理電子化
而對于已取得單據(jù)的遺失或者交接中有遺失或者遺漏的問題,我們的建議是向那些百強房地產(chǎn)企業(yè)和管理水平高的大型施工企業(yè)學(xué)習(xí),他們對現(xiàn)場依據(jù)的管理除了常規(guī)的紙質(zhì)文檔之外,通常要求全部掃描或者拍照儲存為電子文檔備查。
這樣當(dāng)然有利有弊,缺點是從紙質(zhì)文檔到電子文檔的轉(zhuǎn)換費時費力,優(yōu)點當(dāng)然也很明顯:便于查找瀏覽、便于保存、便于異地傳輸、便于與項目管理系統(tǒng)信息化管理接軌,就總體來看,還是利大于弊。
因此有條件的能夠?qū)崿F(xiàn)依據(jù)電子化的地方,自然管理水平會提高一個層次,成本控制和管理也會提高一個層次,結(jié)算風(fēng)險自然減?。?br />
基于以上幾點對通過有效的依據(jù)管理規(guī)避結(jié)算風(fēng)險分析,可以看出,有效的依據(jù)管理并不需要付出更多的人工和時間,更多的是對結(jié)算依據(jù)管理的一種思維方式的轉(zhuǎn)變和一種工作模式、工作習(xí)慣上的變革。
我們希望一些優(yōu)秀的結(jié)算人員的經(jīng)驗,可以幫助更多的人輕松的解決掉結(jié)算中的難題,可以為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值,從而在這個危機將至的時期里,仍然實現(xiàn)個人利益和企業(yè)利潤的雙贏!
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