打造高效的封閉式內(nèi)控體系

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　　文/毛昌鋒 張麗芬 姚熙

　　注重規(guī)范目標(biāo)管理

　　中交四公局注重目標(biāo)的制定、分解、考核，將目標(biāo)管理形成了體系，并進(jìn)行了流程化管理。管理體系文件《綜合管理總手冊》中提出了管理總目標(biāo)，管理總目標(biāo)結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行評審，并作必要的修訂。管理總目標(biāo)確立了企業(yè)管理活動的努力方向，在內(nèi)容上與發(fā)展規(guī)劃保持一致，與管理總方針相吻合，并體現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。

　　年度工作目標(biāo)由各部門提出(職責(zé)范圍內(nèi))，并分解至所屬各單位及相關(guān)部門;目標(biāo)主管部門對各部門提出的目標(biāo)進(jìn)行匯總、分析、整理;總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)。年度工作目標(biāo)的重點(diǎn)是在確定各項(xiàng)工作年度目標(biāo)的基礎(chǔ)上，將其分解到所屬各單位及相關(guān)部門，確保全局年度工作目標(biāo)的完成。部門年度工作目標(biāo)的重點(diǎn)是將部門年度工作目標(biāo)分解至各崗位/每個(gè)人，以增強(qiáng)工作責(zé)任感和緊迫感，確保部門年度工作目標(biāo)的完成。

　　年度工作目標(biāo)圍繞管理總目標(biāo)，《總經(jīng)理工作報(bào)告》對近期的藍(lán)圖規(guī)劃、本年度工作部署，經(jīng)營形勢預(yù)測情況、上年度目標(biāo)完成情況、同行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)的先進(jìn)指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)技術(shù)的可行性及相關(guān)要求等制定。

　　目標(biāo)管理部門組織各部門通過年終綜合管理大檢查等形式，對各單位、各部門的目標(biāo)完成情況進(jìn)行檢查，并按《基礎(chǔ)管理先進(jìn)單位評選辦法》的規(guī)定進(jìn)行綜合評比。

　　健全基礎(chǔ)管理檢查體系

　　建立基礎(chǔ)管理檢查領(lǐng)導(dǎo)小組，提供組織保障。組長：總經(jīng)理;副組長：副總經(jīng)理(主管成員);組員：局總部各部門負(fù)責(zé)人?；A(chǔ)管理檢查領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室根據(jù)檢查方式、側(cè)重點(diǎn)等，由副組長在總經(jīng)理的指導(dǎo)下從部門中選定?；A(chǔ)管理檢查組織機(jī)構(gòu)的成立，為順利開展各項(xiàng)檢查提供了組織保障。

　　推行“235”綜合考評理念，強(qiáng)化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)執(zhí)行力。在全局范圍內(nèi)推行“235”綜合考評理念，即將整個(gè)管理單元?jiǎng)澐譃?0分，其中建立科學(xué)的規(guī)章制度及戰(zhàn)略目標(biāo)占2分，執(zhí)行規(guī)劃及制度、采取相應(yīng)的保障措施占3分，執(zhí)行取得效果、達(dá)到預(yù)期目標(biāo)占5分?；A(chǔ)管理檢查中，首先看內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)如何，即“有沒有”;再看內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的實(shí)施情況，即“做沒做”;最后通過對工作目標(biāo)完成情況進(jìn)行綜合評價(jià)，引導(dǎo)員工更加注重內(nèi)部控制的執(zhí)行效果，即“好不好”。通過“有沒有、做沒做、好不好”三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)前期規(guī)范、過程控制、結(jié)果監(jiān)督考核，強(qiáng)化企業(yè)執(zhí)行力。

　　加強(qiáng)檢查力度，提升執(zhí)行效果。為保證內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的有效實(shí)施，確保管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，四公局通過開展綜合檢查、管理體系內(nèi)部審核、專項(xiàng)檢查、個(gè)別抽查等手段加強(qiáng)管控。通過檢查發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，并對內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的執(zhí)行效果進(jìn)行驗(yàn)證，然后針對發(fā)現(xiàn)的問題，制定改進(jìn)措施，糾正管理偏差;同時(shí)也多角度、多層面檢驗(yàn)企業(yè)管理制度的有效性，保證執(zhí)行效果;使企業(yè)各級單位管理水平得到全面改進(jìn)和提升，企業(yè)內(nèi)部控制體系有效運(yùn)行。

　　開展綜合管理大檢查。為加強(qiáng)規(guī)章制度的有效落實(shí)，規(guī)范所屬單位各項(xiàng)工作，審查其年度目標(biāo)完成情況，四公局通過年底綜合管理大檢查對各單位開展集中檢查。

　　檢查前，基礎(chǔ)管理檢查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室在檢查組組長和副組長的指導(dǎo)下，組織各部門編制綜合管理檢查表(見下表)。檢查表起到工作目標(biāo)的導(dǎo)向作用，以引導(dǎo)鼓勵(lì)各單位積極開展工作管理創(chuàng)新、商業(yè)模式創(chuàng)新等，檢查表在現(xiàn)行的法律法規(guī)、管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求、規(guī)章制度、部門職責(zé)及相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持“235” 工作綜合考評理念，并結(jié)合各部門重點(diǎn)工作編制。檢查內(nèi)容不要求面面俱到，重點(diǎn)檢查日常管理中的原則性要求，新制度、執(zhí)行不好的制度，專項(xiàng)檢查發(fā)現(xiàn)的突出問題等方面。

　　檢查過程中，檢查組成員除完成檢查工作外，要將四公局管理理念、企業(yè)文化及上級重要精神等進(jìn)行宣貫;與下屬單位對口業(yè)務(wù)人員進(jìn)行交流，全面了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展情況，并對其進(jìn)行一對一業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助下屬單位解決管理難題?，F(xiàn)場檢查后，要求檢查組成員給被檢查單位留存書面檢查記錄，并限期整改。

　　對各單位的檢查結(jié)束后，基礎(chǔ)管理檢查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室7天內(nèi)形成檢查情況報(bào)告，報(bào)高管層分管成員及總經(jīng)理審閱、通過后，以正式文件形式發(fā)布檢查通報(bào)，各部門督促整改、并進(jìn)行驗(yàn)證;檢查結(jié)果作為年終考評依據(jù)，由基礎(chǔ)管理檢查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室保存。

　　開展管理體系內(nèi)部審核。為了驗(yàn)證管理體系的符合性和有效性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，不斷改進(jìn)，全面提升基礎(chǔ)管理水平，確保管理方針和管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，四公局通過年中管理體系內(nèi)部審核對各單位開展集中檢查。

　　每年初發(fā)布內(nèi)部審核計(jì)劃(《關(guān)于印發(fā) 年管理體系內(nèi)部審核計(jì)劃的通知》)，對審核的目的、審核依據(jù)、審核范圍、審核組成員及分工、審核初步日程安排、審核要求等進(jìn)行了明確。

　　內(nèi)部審核工作的實(shí)施。一是根據(jù)內(nèi)部審核計(jì)劃規(guī)定，審核組按時(shí)到場，由審核組長主持召開首次會議，宣布審核實(shí)施計(jì)劃，介紹審核目的、范圍、依據(jù)、日程安排和實(shí)施審核所采用的方法、程序。受審單位經(jīng)營班子成員及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員參加會議。二是內(nèi)審員根據(jù)分工，按照內(nèi)審檢查表進(jìn)行現(xiàn)場審核。內(nèi)審員應(yīng)通過查閱文件、提問、現(xiàn)場察看等方式，收集客觀證據(jù)來檢查管理體系的運(yùn)行情況并詳細(xì)記錄審核情況;對在審核中發(fā)現(xiàn)的不符合及存在的問題要及時(shí)向受審核方指出并開具《不符合(觀察項(xiàng))報(bào)告》;發(fā)現(xiàn)的較復(fù)雜的需受審核單位采取糾正和預(yù)防措施的問題出具書面問題清單。三是現(xiàn)場審核后，審核組長召開審核組會議，綜合分析審核結(jié)果，匯總并確定不合格項(xiàng)。四是內(nèi)審結(jié)束時(shí)，由審核組長主持召開末次會議(參加會議人員同首次會議)，報(bào)告審核結(jié)果，提出整改等要求。

　　內(nèi)部審核全部結(jié)束后，審核領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室組織內(nèi)審員完成糾正措施的跟蹤和驗(yàn)證。審核組組長7天內(nèi)向管理者代表提交一份完整的內(nèi)部審核報(bào)告(報(bào)告的內(nèi)容：內(nèi)審的目的、范圍、依據(jù)、方法和日期;內(nèi)審組成員和受審核單位或部門名稱;內(nèi)審計(jì)劃實(shí)施情況總結(jié);不合格項(xiàng)的數(shù)量、分布情況分析及糾正要求;管理體系運(yùn)行有效性的結(jié)論性意見，存在問題和改進(jìn)建議;內(nèi)部審核報(bào)告的分發(fā)范圍);內(nèi)部審核報(bào)告經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，按要求分發(fā)。

　　最后，將年度內(nèi)部審核結(jié)果提交管理評審。

　　專項(xiàng)檢查、個(gè)別抽查。基礎(chǔ)管理檢查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營情況，對重點(diǎn)單位/項(xiàng)目、預(yù)警單位/項(xiàng)目或臨時(shí)需要協(xié)調(diào)、幫扶的單位/項(xiàng)目進(jìn)行檢查。

　　檢查體系構(gòu)建，見實(shí)效。四公局基礎(chǔ)管理檢查體系建立以來，檢查力度明顯加強(qiáng)，在規(guī)范所屬單位/項(xiàng)目各項(xiàng)業(yè)務(wù)、推動各項(xiàng)制度的落實(shí)、對所屬單位管理人員的對口培訓(xùn)等方面起到了較好的作用，通過檢查推動了內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的有效落實(shí)，發(fā)現(xiàn)的問題有了針對性的整改，企業(yè)管理逐步規(guī)范化，基礎(chǔ)管理水平得到大幅提升，為打造升級版四公局提供有力支撐。

　　落實(shí)工作預(yù)警及考評機(jī)制

　　對照整頓“四風(fēng)”，提出規(guī)范辦事程序、開展管理預(yù)警要求。四公局對照整頓“四風(fēng)”，查找短板，針對辦事程序不規(guī)范、工作效率不高、管控力度不夠、制度執(zhí)行不力的問題，對各單位、各部門提出了改進(jìn)要求，發(fā)布了《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范辦事程序、落實(shí)工作預(yù)警和考評機(jī)制有關(guān)要求的通知》。規(guī)范辦事程序，對各單位、各部門從辦事原則、流程、時(shí)限、相關(guān)要求等方面提出了嚴(yán)格要求;落實(shí)工作預(yù)警和考評機(jī)制，從工作預(yù)警考評標(biāo)準(zhǔn)制定，預(yù)警發(fā)布、整改、驗(yàn)證，及約談、獎(jiǎng)罰考評機(jī)制等方面提出了下一步工作要求。

　　制定管理工作預(yù)警考評標(biāo)準(zhǔn)。為保證預(yù)警工作有章可依、順暢運(yùn)行，提高管控能力，四公局制定了管理工作預(yù)警考評標(biāo)準(zhǔn)——《管理工作預(yù)警事項(xiàng)考評標(biāo)準(zhǔn)表》。《管理工作預(yù)警事項(xiàng)考評標(biāo)準(zhǔn)表》將各項(xiàng)工作進(jìn)行了細(xì)化、量化，明確了對下屬單位重點(diǎn)管控工作內(nèi)容，科學(xué)制定衡量工作標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)置了三色預(yù)警(紅、黃、綠)考評標(biāo)準(zhǔn)，作為衡量各單位工作完成情況(嚴(yán)重不符合、輕微不符合、良好)的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

　　管理預(yù)警發(fā)布、整改、驗(yàn)證及獎(jiǎng)罰。四公局管理預(yù)警工作按季度開展，每季度末預(yù)警發(fā)布主管部門對各部門提交的經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的《XX年XX季度XX部門對各單位的工作預(yù)警表》、《XX年XX季度XX部門對各單位獎(jiǎng)勵(lì)表》進(jìn)行匯總、整理，形成《XX年XX季度對各單位的工作預(yù)警表》、《XX年XX季度對各單位獎(jiǎng)勵(lì)表》，經(jīng)高管層相關(guān)成員及總經(jīng)理簽字后，以正式文件發(fā)布。工作預(yù)警不限于《管理工作預(yù)警事項(xiàng)考評標(biāo)準(zhǔn)表》中確定的內(nèi)容，可根據(jù)工作實(shí)際和臨時(shí)工作安排增加預(yù)警工作內(nèi)容。

　　《XX年XX季度對各單位的工作預(yù)警表》載明了工作內(nèi)容、預(yù)警顏色、預(yù)警原因、處罰方式、改進(jìn)措施和要求完成時(shí)間等信息;各單位針對紅色和黃色的預(yù)警項(xiàng)制定專項(xiàng)整改措施，就整改情況及時(shí)報(bào)主管部門;局總部主管部門對整改效果予以驗(yàn)證，驗(yàn)證通過后，該項(xiàng)業(yè)務(wù)的預(yù)警顏色重新回歸綠色?！禭X年XX季度對各單位獎(jiǎng)勵(lì)表》載明了工作內(nèi)容、獎(jiǎng)勵(lì)原因、獎(jiǎng)勵(lì)方式等信息。

　　考評結(jié)合，落實(shí)約談和獎(jiǎng)罰機(jī)制。一是預(yù)警與考評。每年底組織各部門，結(jié)合綜合檢查、內(nèi)部審核、專項(xiàng)檢查、日常檢查及全年的預(yù)警情況對各單位業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行考評。

　　二是考評原則。嚴(yán)格按照公平、公正、公開的原則，對日常業(yè)務(wù)工作和臨時(shí)專項(xiàng)工作辦理落實(shí)情況進(jìn)行動態(tài)考評。

　　三是獎(jiǎng)罰措施。落實(shí)獎(jiǎng)罰按《獎(jiǎng)罰管理辦法(試行)》執(zhí)行，主要分為經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)罰、通報(bào)表彰或批評;視嚴(yán)重程度分別約談各單位部門負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)、黨政正職等。

　　四是紅色黃色預(yù)警約談。凡出現(xiàn)紅色、黃色預(yù)警由局高管層業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)和主管部門負(fù)責(zé)人視工作不符合程度及時(shí)約談該單位有關(guān)人員，幫助單位查找問題、分析原因，對存在的問題提出明確的整改要求，限期整改完成，并跟蹤整改結(jié)果。

　　五是預(yù)警與年終績效考核掛鉤。工作預(yù)警、工作約談、工作處罰等作為對各單位年終考評的依據(jù)之一;各部門此項(xiàng)工作的開展情況作為部門年終績效獎(jiǎng)勵(lì)發(fā)放的依據(jù)之一。

　　綜之，預(yù)警及考評機(jī)制的落實(shí)，使各單位需提防的事項(xiàng)在發(fā)生的之前，由上級主管部門根據(jù)以往的規(guī)律或得到的可能性前兆，向各單位、各部門發(fā)出信號，避免了危害在不知情或準(zhǔn)備不足的情況下發(fā)生，最大程度的降低了各方面影響和損失。同時(shí)，通過預(yù)警信息發(fā)布和共享，對單位起到警示作用，可對相關(guān)事項(xiàng)提前布置、加強(qiáng)防范工作，提高了內(nèi)部控制的主動性和針對性，更有利于目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　開展內(nèi)部控制評價(jià)形成“閉環(huán)式”管理

　　內(nèi)部控制評價(jià)原則。一是全面性原則。評價(jià)包括內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與運(yùn)行，涵蓋各種業(yè)務(wù)和事項(xiàng)。二是重要性原則。在全面評價(jià)的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向思路，著重關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn);堅(jiān)持重點(diǎn)突出思路，著重關(guān)注重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)、關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)及重要業(yè)務(wù)單位。三是客觀性原則。評價(jià)準(zhǔn)確揭示經(jīng)營管理的風(fēng)險(xiǎn)狀況，如實(shí)反映內(nèi)部控制設(shè)計(jì)與運(yùn)行的有效性。

　　內(nèi)部控制評價(jià)職責(zé)分工。董事會對內(nèi)部控制評價(jià)報(bào)告的真實(shí)性負(fù)責(zé)。監(jiān)事會對內(nèi)部控制評價(jià)報(bào)告進(jìn)行審議，對建立與實(shí)施內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督。高管層為內(nèi)部控制評價(jià)方案提出重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)或事項(xiàng)、并審定，聽取內(nèi)部控制評價(jià)報(bào)告，組織對發(fā)現(xiàn)的問題或報(bào)告的缺陷予以整改。內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)內(nèi)部控制評價(jià)的具體組織實(shí)施。

　　內(nèi)部控制評價(jià)工作流程。一是制訂評價(jià)工作方案。內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室根據(jù)內(nèi)部監(jiān)督情況和管理要求，分析經(jīng)營管理過程中的高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)，確定檢查評價(jià)方法，制定科學(xué)合理的評價(jià)工作方案，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后實(shí)施。評價(jià)工作方案應(yīng)明確評價(jià)范圍、工作任務(wù)、人員組織、進(jìn)度安排和費(fèi)用預(yù)算等相關(guān)內(nèi)容。

　　二是組成評價(jià)工作組。內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室在內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)內(nèi)部控制評價(jià)方案，挑選各部門熟悉情況、參與日常監(jiān)控、知曉內(nèi)部控制專業(yè)知識的負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干組成評價(jià)工作組，具體承擔(dān)內(nèi)部控制檢查評價(jià)任務(wù)。

　　三是實(shí)施現(xiàn)場測試。評價(jià)工作組與被評價(jià)單位進(jìn)行溝通，了解基本情況后，確定評價(jià)范圍、檢查重點(diǎn)和抽樣數(shù)量，評價(jià)人員根據(jù)內(nèi)部控制評價(jià)的內(nèi)容及分工，綜合運(yùn)用各種評價(jià)方法，從內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等方面開展現(xiàn)場檢查測試，充分收集被評價(jià)單位內(nèi)部控制設(shè)計(jì)與運(yùn)行是否有效的證據(jù)，記錄測試相關(guān)情況，并對發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷進(jìn)行初步認(rèn)定。

　　四是評價(jià)記錄。評價(jià)工作組評價(jià)人員根據(jù)內(nèi)部控制評價(jià)的內(nèi)容、分工及現(xiàn)場測試評價(jià)情況，將內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等方面評價(jià)結(jié)果填入《內(nèi)部控制評價(jià)表》。

　　五是匯總評價(jià)結(jié)果、編制評價(jià)報(bào)告。評價(jià)工作組匯總評價(jià)人員的工作底稿，初步認(rèn)定內(nèi)部控制缺陷，形成現(xiàn)場評價(jià)報(bào)告，提交內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室對評價(jià)工作組的評價(jià)結(jié)果進(jìn)行全面復(fù)核、分類匯總，對缺陷的成因、表現(xiàn)形式及風(fēng)險(xiǎn)程度進(jìn)行定量或定性的綜合分析，按照對控制目標(biāo)的影響程度判定缺陷等級。

　　六是形成內(nèi)部控制評價(jià)報(bào)告。內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室以匯總的評價(jià)結(jié)果和認(rèn)定的內(nèi)部控制缺陷為基礎(chǔ)，綜合內(nèi)部控制工作整體情況，客觀、公正、完整地編制內(nèi)部控制評價(jià)報(bào)告，經(jīng)內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組及高管層、董事會、監(jiān)事會通過后，形成單位總的內(nèi)部控制評價(jià)結(jié)果。

　　七是報(bào)告反饋和跟蹤。對于認(rèn)定的內(nèi)部控制缺陷，內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室結(jié)合董事會和監(jiān)事會要求，提出整改建議，要求責(zé)任單位及時(shí)整改，并跟蹤整改落實(shí)情況，造成損失或負(fù)面影響的，根據(jù)相關(guān)辦法追究相關(guān)人員的責(zé)任。

　　形成“閉環(huán)式”管理。內(nèi)部控制評價(jià)是內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組對內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行全面評價(jià)、形成評價(jià)結(jié)論、出具評價(jià)報(bào)告的全過程“閉環(huán)式”管理的最后一環(huán)。四公局通過內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，摒棄了粗放生產(chǎn)型管理，向建設(shè)節(jié)約科學(xué)型企業(yè)及精細(xì)化管理邁進(jìn)了一步，提升了內(nèi)部控制能力，為打造升級版企業(yè)奠定了基礎(chǔ)。

　　通過打造升級版的內(nèi)部控制體系，2013年度,局資產(chǎn)規(guī)模111.28億元,較2012年81.53億元增長36.5%，資產(chǎn)總額在四個(gè)對標(biāo)范圍內(nèi)排第一名,較上年同期名次上升二名,資產(chǎn)增速在四個(gè)企業(yè)中排名第一,達(dá)到了36.5%。

　　2013年，四公局新簽合同額173.9億元，完成中國交建下達(dá)指標(biāo)90億元的193%，是上年度的157%;營業(yè)收入97.5億元，完成中國交建下達(dá)指標(biāo)95.7億元的102%，是上年度的136%;利潤總額2.12億元，完成中國交建下達(dá)指標(biāo)1.7億元的125%，是上年度的117，各項(xiàng)主要經(jīng)營指標(biāo)再創(chuàng)歷史新高。

　　(作者單位：中交第四公路工程局有限公司)