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工程項(xiàng)目組織與管理講義(第三章)
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第三章工程項(xiàng)目的綜合管理
考試要點(diǎn):
1.熟悉工程項(xiàng)目綜合管理的目的、基本原則,工程項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)價(jià),工程項(xiàng)目的溝通與協(xié)調(diào)。
2.掌握工程項(xiàng)目綜合管理的過程、項(xiàng)目計(jì)劃的制定、實(shí)施和控制。
第一節(jié)概述
一、工程項(xiàng)目綜合管理的目的(熟悉)
對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行綜合管理的目的是為了保證項(xiàng)目的整體性,統(tǒng)籌、溝通、協(xié)調(diào)各方面的要求,解決項(xiàng)目實(shí)施過程中的各種矛盾沖突,并通過實(shí)施對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、安全等目標(biāo)進(jìn)行綜合管理,確保工程項(xiàng)目總體目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。
二、工程項(xiàng)目綜合管理的基本原則 (熟悉)
1.實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)是綜合管理工作的準(zhǔn)繩。
2.溝通是工程項(xiàng)目綜合管理的基本理念。
3.保持工程項(xiàng)目各項(xiàng)工作的整體協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行。
三、工程項(xiàng)目綜合管理的過程(掌握)
?。ㄒ唬┕こ添?xiàng)目綜合管理的框架
工程項(xiàng)目綜合管理是把工程項(xiàng)目各階段工作的具體目標(biāo)和任務(wù)同管理目標(biāo)結(jié)合在一起進(jìn)行的綜合管理。工程項(xiàng)目綜合管理的過程是一種有計(jì)劃有秩序的動(dòng)態(tài)管理過程,包括項(xiàng)目計(jì)劃的制定、項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施和項(xiàng)目計(jì)劃的變更控制。
(二)工程項(xiàng)目計(jì)劃
工程項(xiàng)目計(jì)劃是工程項(xiàng)目組織根據(jù)所確定的項(xiàng)目目標(biāo),對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中的各項(xiàng)工作所做的計(jì)劃安排。
1.工程項(xiàng)目計(jì)劃的作用
?。?)作為工程項(xiàng)目實(shí)施的控制依據(jù),是實(shí)施工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)性工作。
?。?)通過制定工程項(xiàng)目計(jì)劃預(yù)測(cè)所確定的工程項(xiàng)目管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)的可能性。
?。?)促進(jìn)工程項(xiàng)目相關(guān)各方之間的溝通。
?。?)確定關(guān)鍵的管理審查的內(nèi)容、范圍和時(shí)間等。
?。?)確定進(jìn)度度量和工程項(xiàng)目控制的時(shí)間基準(zhǔn)線。
2.工程項(xiàng)目計(jì)劃的制定(掌握)
?。?)工程項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)有項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)同有關(guān)項(xiàng)目管理組織自上而下,自下而上共同制定完成。
(2)工程項(xiàng)目計(jì)劃的制定通過分析和評(píng)價(jià)有關(guān)的內(nèi)部和外部、歷史和現(xiàn)今的信息,匯總并協(xié)調(diào)各種計(jì)劃,評(píng)估和預(yù)測(cè)未來可能的發(fā)展情況,從而建立一個(gè)連貫的、協(xié)調(diào)一致的有關(guān)完成工程項(xiàng)目任務(wù)方案的綜合性工程項(xiàng)目計(jì)劃。
(3)工程項(xiàng)目計(jì)劃通常要在多個(gè)方案中進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)和篩選。
?。?)制定工程項(xiàng)目計(jì)劃的主要步驟包括:①清晰地定義工程項(xiàng)目目標(biāo);②把工程項(xiàng)目范圍詳細(xì)劃分為各個(gè)工作包;③為了實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目目標(biāo),需要明確每一個(gè)工作包所必須完成的具體任務(wù),并由承擔(dān)該工作包任務(wù)的管理者提出詳細(xì)的工作計(jì)劃;④匯總各工作包的計(jì)劃并以網(wǎng)絡(luò)圖或橫道圖等表現(xiàn)形式表示各項(xiàng)任務(wù)和工作,表明各項(xiàng)任務(wù)之間的邏輯關(guān)系,安排協(xié)調(diào)一致的進(jìn)度計(jì)劃;⑤確定質(zhì)量檢查和評(píng)價(jià)的關(guān)鍵點(diǎn)和質(zhì)量檢查、評(píng)審安排;⑥進(jìn)行資源消耗評(píng)審,安排資源供給計(jì)劃和費(fèi)用控制計(jì)劃;⑦對(duì)計(jì)劃執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析,提出對(duì)策,在計(jì)劃安排上留有余地,特別是對(duì)那些影響全局的控制性工程,更應(yīng)留余地;⑧對(duì)計(jì)劃進(jìn)行評(píng)審,確定后下達(dá)基層執(zhí)行。
?。ㄈ┕こ添?xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施控制 (掌握)
⑴計(jì)劃實(shí)施控制的目的就是要不斷的監(jiān)視計(jì)劃實(shí)施的過程,當(dāng)出現(xiàn)偏離計(jì)劃時(shí),立即采取措施糾正偏離,在總體上保證進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用等計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
⑵工程項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施控制的基本方法:
?、俳⒂?jì)劃實(shí)施的監(jiān)測(cè)記錄體系和統(tǒng)計(jì)報(bào)告制度;
?、趯?duì)偏差進(jìn)行分析;
?、鄄扇〈胧┘m正偏差。
?。ㄋ模┕こ添?xiàng)目計(jì)劃的變更控制
1.工程項(xiàng)目計(jì)劃變更的含義
工程項(xiàng)目變更控制就是指建立一套適當(dāng)?shù)某绦驅(qū)μ幱趧?dòng)態(tài)環(huán)境的工程項(xiàng)目變更進(jìn)行有序的控制。
2.變更控制的原則
?。?)原先定義好的項(xiàng)目范圍和整體目標(biāo)要求必須不斷地保持。
?。?)在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí),加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)分析,在進(jìn)度安排上留有適當(dāng)余地,在費(fèi)用安排上考慮一定的不可預(yù)見費(fèi)。
(3)盡量減少變更帶來的影響。
?。?)建立嚴(yán)格的變更評(píng)審和批準(zhǔn)程序。
?。?)變更評(píng)審前要與有關(guān)部門進(jìn)行反復(fù)協(xié)商溝通
第二節(jié)工程項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)價(jià)(熟悉)
一、工程項(xiàng)目績(jī)效與績(jī)效評(píng)價(jià)的概念
工程項(xiàng)目績(jī)效是指工程項(xiàng)目實(shí)施活動(dòng)和過程的結(jié)果???jī)效評(píng)價(jià)則是在考核實(shí)施活動(dòng)過程的基礎(chǔ)上應(yīng)用考核結(jié)果的描述來確定績(jī)效的高低,做出評(píng)價(jià)。工程項(xiàng)目績(jī)效具有多因性、多維性、動(dòng)態(tài)性等特征,因此,項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)是一種綜合性的評(píng)價(jià)。
二、項(xiàng)目績(jī)效的作用
(1)確保業(yè)主獲知工程項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r,滿足業(yè)主檢查工程項(xiàng)目進(jìn)展情況的需求。
?。?)進(jìn)一步確認(rèn)項(xiàng)目組織對(duì)工程項(xiàng)目承諾的實(shí)現(xiàn)程度。
(3)作為預(yù)測(cè)項(xiàng)目建設(shè)終結(jié)績(jī)效的依據(jù)。
(4)盡早發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施的問題,以便提前采取措施。
?。?)作為考核工作成果,實(shí)行獎(jiǎng)懲的依據(jù)。
三、績(jī)效目標(biāo)指標(biāo)和評(píng)價(jià)時(shí)間的設(shè)定
(一)績(jī)效目標(biāo)指標(biāo)的設(shè)定
?、彭?xiàng)目績(jī)效目標(biāo)必須準(zhǔn)確化、具體化、定量化。
?、瓶?jī)效目標(biāo)的設(shè)定應(yīng)當(dāng)是合理的和可達(dá)到的
?。ǘ┰u(píng)價(jià)時(shí)間的設(shè)定
1.階段性評(píng)價(jià)
是指一個(gè)子項(xiàng)目或較大的單項(xiàng)工程完工后的階段性工作評(píng)價(jià),這時(shí)評(píng)價(jià)的內(nèi)容比較廣泛,包括對(duì)項(xiàng)目的功能特性,質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。
2.定期評(píng)價(jià)
指建設(shè)過程中的月度、季度、年度評(píng)價(jià)。這時(shí),子項(xiàng)目尚在建設(shè)過程中,很難對(duì)項(xiàng)目功能特性做出評(píng)價(jià),只能對(duì)已完成部分工程的質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。
四、項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)的基本作法
⑴對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施效果進(jìn)行檢查,收集測(cè)量數(shù)據(jù)。
⑵對(duì)檢查結(jié)果和測(cè)量數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析和預(yù)測(cè),制定必要的措施。
?、蔷帉懝こ添?xiàng)目績(jī)效報(bào)告。工程項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告是利用工程項(xiàng)目執(zhí)行“期間”的關(guān)鍵指標(biāo)、目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)和設(shè)想等因素監(jiān)控的結(jié)果對(duì)工程項(xiàng)目能否獲得圓滿成功的早期預(yù)警系統(tǒng),是及時(shí)反映在某一時(shí)間點(diǎn)上的工程項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)問題以及應(yīng)當(dāng)如何改進(jìn)。
工程項(xiàng)目計(jì)劃和工作成果是績(jī)效報(bào)告輸入的重要內(nèi)容,績(jī)效報(bào)告的主要輸出包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告、預(yù)測(cè)和變更申請(qǐng)。
狀態(tài)報(bào)告介紹工程項(xiàng)目在某一特定時(shí)間點(diǎn)上所處的位置,它要說明的是,從達(dá)到范圍、時(shí)間和費(fèi)用目標(biāo)上講工程項(xiàng)目當(dāng)前所處的狀態(tài)。
進(jìn)展報(bào)告介紹工程項(xiàng)目組織在某一特定期間內(nèi)所完成的工作。
工程項(xiàng)目預(yù)測(cè)是在過去資料和發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上,預(yù)測(cè)工程項(xiàng)目未來的狀態(tài)和進(jìn)度。
第三節(jié)工程項(xiàng)目的溝通和協(xié)調(diào)(熟悉)
一、概述
?。ㄒ唬╉?xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通
項(xiàng)目所有各方的溝通可概括為兩大類:項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通和向團(tuán)隊(duì)外部管理層和客戶進(jìn)行的溝通。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員有四種主要的溝通要求:
?。?)責(zé)任。每一個(gè)項(xiàng)目成員都需要非常確切地知道他負(fù)責(zé)的是項(xiàng)目的哪一部分,與其它部分有哪些聯(lián)系。
?。?)協(xié)作。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,參與項(xiàng)目建設(shè)的各方相互依賴,相互協(xié)作、相互影響,通過實(shí)施過程的溝通使相關(guān)各方有效地協(xié)調(diào)工作,確保項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。
?。?)決策要求。要通過溝通使項(xiàng)目成員知道由顧客、項(xiàng)目主辦者和管理者所做出的與項(xiàng)目實(shí)施及其業(yè)務(wù)環(huán)境相關(guān)的所有決策,從而與相關(guān)決策保持高度的一致性。
(4)項(xiàng)目進(jìn)展情況。要通過溝通使項(xiàng)目成員了解項(xiàng)目進(jìn)展情況并跟上項(xiàng)目的進(jìn)展。
一次富有成效的項(xiàng)目情況會(huì)議可以滿足項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)的多種溝通需求,為項(xiàng)目管理人員提供機(jī)會(huì):
?、偬嵘龍F(tuán)隊(duì)凝聚力;
?、趯碜詧F(tuán)隊(duì)外部的有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)展的信息通報(bào)給大家;
?、郯l(fā)現(xiàn)潛在問題或就共同問題的解決方法進(jìn)行溝通;
?、艽_保整個(gè)團(tuán)隊(duì)共同分擔(dān)責(zé)任以達(dá)成所有的項(xiàng)目目標(biāo)。
?。ǘ┡c管理層和顧客進(jìn)行溝通
成功的項(xiàng)目管理人員可以滿足利害相關(guān)者的期望,在所有應(yīng)得到滿足的利害相關(guān)者中,顧客和管理層應(yīng)排在名單的最前面。項(xiàng)目管理人員應(yīng)該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。
二、工程項(xiàng)目溝通管理的特征
⑴復(fù)雜性。
⑵系統(tǒng)性。
三、工程項(xiàng)目溝通的重要性
?。?)為項(xiàng)目的決策和計(jì)劃提供信息。
?。?)作為組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。
?。?)是改善人際關(guān)系構(gòu)建項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必不可少的條件。
?。?)是項(xiàng)目管理人員成功進(jìn)行項(xiàng)目管理的重要手段。
四、溝通方式
溝通方式包括:
1.書面正式的溝通
2.書面非正式的溝通
3.口頭正式的溝通
4.口頭非正式的溝通
溝通方式的選取取決于欲要溝通的對(duì)象。
口頭溝通的方式有私下聯(lián)系、團(tuán)隊(duì)會(huì)議或者打電話,這種溝通方式的優(yōu)點(diǎn)是溝通方便,具有很大程度的靈活性且溝通速度快,能提供一些正式溝通中難以獲得的信息,缺點(diǎn)是容易失真。而書面溝通則要求精確,它通過文件的發(fā)放、會(huì)議記錄、往來信函、報(bào)告及備忘錄以及電子郵件和工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)等作為其傳輸載體,其優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好,有較強(qiáng)的約束力,缺點(diǎn)是溝通速度慢。
五、消除障礙,提高溝通的有效性
(一)有效信息溝通的障礙
溝通的障礙:①認(rèn)知障礙;②語(yǔ)義障礙;③個(gè)性和興趣障礙;④態(tài)度、情感和偏見造成的障礙;⑤組織結(jié)構(gòu)的影響;⑥信息量過大造成的障礙。
?。ǘ┯行贤ㄐ枰臈l件
⑴相互之間的文化背景的了解。
?、凭哂忻鞔_的溝通動(dòng)機(jī)和期望。
?。ㄈ┯行贤ǖ耐緩?/p>
溝通的有效性,主要取決于發(fā)送者和接收者對(duì)溝通的態(tài)度和環(huán)境。
為了實(shí)現(xiàn)有效的溝通,項(xiàng)目管理相關(guān)各方應(yīng)該:
①明確希望通過溝通所達(dá)到的目標(biāo),并做好工程項(xiàng)目的溝通計(jì)劃安排;
?、诳紤]溝通時(shí)的一切環(huán)境情況,包括溝通的背景、社會(huì)環(huán)境、人的環(huán)境以及過去溝通的情況等,以便溝通的信息符合環(huán)境情況要求;
?、鄞_定進(jìn)行溝通的方式,并注意使用和改進(jìn)溝通的技巧;
?、芤鹣嚓P(guān)人員的興趣,應(yīng)盡可能取得他人的意見,與他人商議,既可以獲得更深入的看法,也易于獲得其積極的支持;
?、菀褂煤?jiǎn)單、明確的表達(dá),做好工程項(xiàng)目信息傳播管理;
⑥要進(jìn)行信息的追蹤與反饋,充分發(fā)揮工程項(xiàng)目的績(jī)效報(bào)告的作用;
?、咦龊霉ぷ鹘K結(jié)的信息處理。
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