項目綜合管理：溝通與協(xié)調是工程項目管理的有效方法

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現(xiàn)代項目中參加單位非常多,形成了復雜的項目組織,各單位有不同的任務、目標和利益,他們都企圖指導、干預項目實施過程。項目中組織利益的沖突比企業(yè)中各部門的利益更為激烈和不可調和,而項目管理者必須使各方而協(xié)調一致、齊心協(xié)力地工作,這就顯示出項目管理中溝通與協(xié)調的重要性。

溝通是組織協(xié)調的手段,是解決組織成員間障礙的基本方法。協(xié)調的程度和效果常依賴于各項目參加者之間溝通的程度。

實際工作中,主要存在的溝通障礙包括語言障礙、知識水平的限制、知覺的選擇性、心理因素的影響、溝通渠道的選擇、組織結構的影響、信息量過大七種障礙。

要克服上述障礙,管理過程中要采用提高溝通效率的技巧與建議:

1、澄清概念。項目經理在溝通前要有系統(tǒng)地思考,分析和明確溝通信息,并充分考慮接收者及可能受到該項溝通影響的所有人。

2、進行必要的信息交流?，F(xiàn)代社會變化迅速項目經理只有從大量的信息中進行選擇,把有用的和工作密切相關的信息傳遞出去,才能收到應有的效果。

3、確定溝通的目的與目標,進而確定溝通的內容。

4、溝通時要考慮一切環(huán)境,包括溝通的的背景、社會環(huán)境、人的環(huán)境以及過去溝通的情況。

5、計劃溝通內容時,應盡可能取得他人意見,與他人商議,獲得更深入的看法及獲得他人的支持。

6、用語言或非語言準確表達自己的想法。

7、在信息溝通后必須設法取得反饋,以弄清下屬是否愿意遵循,是否采取了相應的行動等。

8、項目經理要言行一致,以自己的行動支持自己的想法與說法,而且更有效的溝通是行重于言。

9、做一個“好聽眾”,在聽取他人的陳述時要專心,明確對方說些什么。

工程項目管理中,應該著重做好以下各項溝通與協(xié)調工作:

1. 內部人際關系的協(xié)調。項目經理部是項目組織的領導核心。通常,項目經理不直接控制資源和具體工作,而是由項目經理部中的職能人員具體實施控制,這就使得項目經理和職能人員之間以及各職能人員之間存在界限和協(xié)調。項目經理的協(xié)調上作包括:

項目經理與技術專家的溝通。技術專家往往對基層的具體施上了解較少,只注意技術方案的優(yōu)化,注重數(shù)字,對技術的可行性過于樂觀,而不注重社會和心理方面的影響。項目經理應積極引導,發(fā)揮技術人員的作用,同時注重全局、綜合和方案實施的可行性。

建立完善、實用的項目管理系統(tǒng)。明確各自的工作職責,設計比較完備的工作流程,明確規(guī)定項目中正式溝通方式、渠道和時間,使大家按程序、按規(guī)則辦事。

建立項目激勵機制。由于項目的特點,項目經理更應注意從心理學、行為科學的角度激勵各個成員的積極性。例如:采用民主的工作作風,不獨斷專行;改進工作關系,關心各個成員,禮貌待人;公開、公平、公正地處理事務;在向上級和職能部門提交報告中,應包括對項目組織成員的評價和鑒定意見,項目結束時應對成績顯著的成員進行表彰等。

形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍。以項目作為經營對象的企業(yè),應形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍,這樣盡管項目是一次性的、常新的,但項目小組卻相對穩(wěn)定,各成員之間相互熟悉,彼此了解,可大大減小組合摩擦。

建立公平、公正的考評工作業(yè)績的方法、標準,并定期客觀、慎重地對成員進行業(yè)績考評,在其中排除偶然、不可控制和不可預見等因素。

2、項目經理部與企業(yè)管理層關系的協(xié)調依靠嚴格執(zhí)行項目管理目標責任書”。項目經理部受企業(yè)有關職能部門的指導,兩者既是上下級行政關系,又是服務與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關系。企業(yè)要對項目管理全過程進行必要的監(jiān)督調控,項目經理部要與企業(yè)簽定責任狀,盡職盡責、全力以赴地抓好項目的具體實施。

3、項目經理部與發(fā)包人之間的協(xié)調,發(fā)包人代表項目的所有者,對項目具有特殊的權利,要取得項目的成功,必須獲得發(fā)包人的支持。

項目經理首先要理解總目標和發(fā)包人的意圖,反復閱讀合同或項目任務文件。對于未能參加項目決策過程的項目經理,必須了解項目構思的基礎、起因、出發(fā)點,了解目標設計和決策背景,否則可能對目標及完成任務有不完整的甚至無效的理解,會給工作造成很大的困難。如果項目管理和實施狀況與最高管理層或發(fā)包人的預期要求不同,發(fā)包人將會干預,將要改變這種狀態(tài)。所以,項目經理必須花很大力氣來研究發(fā)包人的意圖,研究項目目標。

項目經理有時會遇到發(fā)包人所屬的其他部門或合資者各方同時來指導項目的情況,這是非常棘手的。項目經理應很好地頃聽這些人的忠告,對他們做耐心的解釋說明,但不應當讓他們直接指導實施和指揮相關組織成員。否則,會有嚴重損害整個工程實施效果的危險。

項目經理部協(xié)調與發(fā)包人之間關系的有效方法是執(zhí)行合同。

4、項目經理部與監(jiān)理機構關系的協(xié)調:項目經理部應及時向監(jiān)理機構提供有關生產計劃、統(tǒng)計資料、工程事故報告等,應按《建設工程監(jiān)理規(guī)范》的規(guī)定和施工合同的要求,接受監(jiān)理單位的監(jiān)督管理,搞好協(xié)作配合。項目經理部應充分了解監(jiān)理工作的性質、原則,尊重監(jiān)理人員,對其工作積極配合,始終堅持雙方目標一致的原則,并積極主動地工作。在合作過程中,項目經理部應注意現(xiàn)場簽證工作,遇到設計變更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽工程等應及時得到監(jiān)理人員的認可,并形成面材料,盡量減少與監(jiān)理人員的摩擦。項目經理部應嚴格地組織施工,避免在施工中出現(xiàn)敏感問題。與監(jiān)理人員意見不一致時,雙方應以進一步合作為前提,在相互理解、相互配合的原則下進行協(xié)商,項目經理部應尊重監(jiān)理人員或監(jiān)理機構的最后決定。

5、項目經理部與設計單位關系的協(xié)調。項目經理部應在設計交底、圖紙會審、設計洽商與變更、地基處理、隱蔽工程驗收和交工驗收等環(huán)節(jié)與設計單位密切配合,項目經理部應注重與設計單位的溝通,對設計中存在的問題應主動與設計單位磋商,積極支持設計單位的工作,項目經理部在設計交底和圖紙會審工作中應與設計單位進行深層次交流,準確把握設計,對設計與施工不吻合或設計中的隱含問題應及時予以澄清和落實;對于一些爭議性問題,應巧妙地利用發(fā)包人與監(jiān)理工程師的職能,避免正面沖突。

6、項目經理部與材料供應人關系的協(xié)調項目經理部與材料供應人應該依據供應合同,充分利用價格招標、競爭機制和供求機制搞好協(xié)作配合。項目經理部應在項目管理實施規(guī)劃的指導下,認真做好材料需求計劃,并認真調查市場,在確保材料質量和供應的前提下選擇供應人。為了減少資源采購風險,提高資源利用效率,供應合同應就數(shù)量、規(guī)格、質量、時間和配套服務等事項進行明確。

7、項目經理部與分包人關系的協(xié)調項目經理部與分包人關系的協(xié)調應按分包合同執(zhí)行,正確處理技術關系、經濟關系,正確處理項目進度控制、質量控制、安全控制、成本控制、生產要素管理和現(xiàn)場管理中的協(xié)調關系。項目經理部應加強與分包人的溝通,及時了解分包人的情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,并以平等的合同雙方的關系支持承包人的活動,同時加強監(jiān)管力度,避免問題的復雜化和擴大化。

8、項目經理部與其他單位關系的協(xié)調項目經理部與其他公用部門有關單位的協(xié)調應通過加強計劃性和通過發(fā)包人或監(jiān)理工程師進行協(xié)調。

項目經理部與遠外層關系的協(xié)調應在嚴格守法、遵守公共道德的前提下,充分利用中介組織和社會管理機構的力量。遠外層關系的協(xié)調應以公共原則為主,在確保自己工作合法性的基礎上,公平、公正地處理工作關系,提高工作效率,促進社會和諧。

綜上所述,工程項目管理中,協(xié)調工作涉及面廣且又瑣碎,突出了各專業(yè)協(xié)調對項目順利實施的重要性,項目經理要加強這方面的管理,同時做好每一部分工作,才有可能把問題隱患消滅在萌芽狀態(tài),保證圓滿完成工程項目目標。