如何開(kāi)好項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議

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摘要：良好的開(kāi)端是成功的一半，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是一個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)始，因此其對(duì)于項(xiàng)目的順利開(kāi)展非常重要。然而，有不少項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)議不重視、走過(guò)場(chǎng)，或雖然知道其重要但不知道如何才能將其開(kāi)好。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，分別總結(jié)歸納出項(xiàng)目?jī)?nèi)部和外部啟動(dòng)會(huì)議的目的（作用）、需要參會(huì)的人員和會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容，為項(xiàng)目經(jīng)理更好地組織和召開(kāi)項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部啟動(dòng)會(huì)議提供參考。

　　良好的開(kāi)端是成功的一半，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是一個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)始，因此其對(duì)于項(xiàng)目的順利開(kāi)展非常重要。我們知道，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議一般由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織和召開(kāi)。然而，有不少項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議不重視、走過(guò)場(chǎng)，或雖然知道其重要但不知道如何才能將其開(kāi)好。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，分別總結(jié)歸納出項(xiàng)目?jī)?nèi)部和外部啟動(dòng)會(huì)議的目的（作用）、需要參會(huì)的人員和會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容，為項(xiàng)目經(jīng)理更好地組織和召開(kāi)項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部啟動(dòng)會(huì)議提供參考。

　?。ㄒ唬?nbsp;項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)議

　　項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)議指在項(xiàng)目承建方內(nèi)部召開(kāi)的會(huì)議。

　　1、目的

　　會(huì)議的目的是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)該項(xiàng)目的整體情況（包括項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目總體規(guī)劃及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員等信息）和各自的工作職責(zé)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和了解，為日后協(xié)同開(kāi)展工作作準(zhǔn)備；同時(shí)獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目資源的承諾和保障。

　　2、需要參加會(huì)議的人員

　　根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和會(huì)議的目的，我們可以知道，需要參加項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)議的人員包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員、項(xiàng)目承建方相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等。

　　3、會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容

　　項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)議所需要介紹的主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目主要干系人信息、項(xiàng)目的基本需求、項(xiàng)目的總體規(guī)劃（包括項(xiàng)目建設(shè)思路、項(xiàng)目總體計(jì)劃等）、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其分工、項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)策略和項(xiàng)目資源需求等。

　　其中“項(xiàng)目總體規(guī)劃”、“項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其分工”、“項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)策略”和“項(xiàng)目資源需求”是會(huì)上需要重點(diǎn)介紹的內(nèi)容。

　?。ǘ?nbsp;項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)議

　　項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)議指有項(xiàng)目主要干系人參加的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，該會(huì)議一般選擇在建設(shè)方或用戶(hù)方現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)。

　　1、目的

　　會(huì)議的目的是讓項(xiàng)目建設(shè)方、用戶(hù)方、監(jiān)理方（如有）等項(xiàng)目主要干系方對(duì)該項(xiàng)目的整體情況（包括項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目總體規(guī)劃及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員等信息）有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和了解，讓項(xiàng)目各主要干系方清楚各自的職責(zé)和義務(wù)，讓項(xiàng)目建設(shè)方、用戶(hù)方在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中所需要給予的支持和配合給予承諾，從而讓各方就項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)事宜達(dá)成共識(shí)。

　　2、需要參加會(huì)議的人員

　　根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和會(huì)議的目的，我們可以知道，需要參加項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)議的人員包括項(xiàng)目建設(shè)方、用戶(hù)方、項(xiàng)目監(jiān)理方相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目承建方領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)核心成員等。

　　3、會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容

　　項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)議所需要介紹的主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目主要干系方領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目的基本需求、項(xiàng)目的總體規(guī)劃（包括項(xiàng)目建設(shè)思路、項(xiàng)目總體計(jì)劃等）、項(xiàng)目各主要干系方的責(zé)任和義務(wù)項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)策略和在項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中項(xiàng)目建設(shè)方、用戶(hù)方所需要給予的支持和配合等。

其中，“項(xiàng)目總體規(guī)劃”、“項(xiàng)目各主要干系方的責(zé)任和義務(wù)”和“項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中項(xiàng)目建設(shè)方、用戶(hù)方所需要給予的支持和配合”是會(huì)上需要重點(diǎn)介紹的內(nèi)容。

　　結(jié)束語(yǔ)

　　需要注意的是，由于項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議主要是信息展示而不是討論，一般時(shí)間都比較短，因此一些需要與會(huì)各方認(rèn)可或承諾的事宜，需要在啟動(dòng)會(huì)議前溝通清楚，否則會(huì)嚴(yán)重影響啟動(dòng)會(huì)議的效果。

　　另外，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，項(xiàng)目的內(nèi)、外部啟動(dòng)會(huì)議也可以合二為一，但項(xiàng)目經(jīng)理一定需要兼顧各與會(huì)者所關(guān)心的內(nèi)容。

　　能否開(kāi)好項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，關(guān)鍵取決于前期準(zhǔn)備工作是否做得充分和到位，當(dāng)然啟動(dòng)會(huì)議文稿的組織、會(huì)議的形式、項(xiàng)目經(jīng)理的臨場(chǎng)表達(dá)也非常重要。

　　“片言以居要，一目能傳神”，愿我們的項(xiàng)目經(jīng)理，能充分利用項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上有限的時(shí)間，達(dá)到非常的效果；同時(shí)借用項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議這一契機(jī)，用團(tuán)隊(duì)的智慧點(diǎn)亮項(xiàng)目前進(jìn)道路上的明燈。

　　主要參考文獻(xiàn)：

　　[1] 《IT項(xiàng)目管理》凱西斯瓦爾貝 著 王金玉等 譯
　　[2] 《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》 （美）項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)  著 中國(guó)電子工業(yè)出版社