如何開好項目啟動會議

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摘要：良好的開端是成功的一半，項目啟動會議是一個項目的開始，因此其對于項目的順利開展非常重要。然而，有不少項目經(jīng)理對項目內(nèi)部啟動會議不重視、走過場，或雖然知道其重要但不知道如何才能將其開好。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，分別總結(jié)歸納出項目內(nèi)部和外部啟動會議的目的（作用）、需要參會的人員和會上需要介紹的主要內(nèi)容，為項目經(jīng)理更好地組織和召開項目內(nèi)、外部啟動會議提供參考。

　　良好的開端是成功的一半，項目啟動會議是一個項目的開始，因此其對于項目的順利開展非常重要。我們知道，項目啟動會議一般由項目經(jīng)理負責組織和召開。然而，有不少項目經(jīng)理對項目啟動會議不重視、走過場，或雖然知道其重要但不知道如何才能將其開好。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，分別總結(jié)歸納出項目內(nèi)部和外部啟動會議的目的（作用）、需要參會的人員和會上需要介紹的主要內(nèi)容，為項目經(jīng)理更好地組織和召開項目內(nèi)、外部啟動會議提供參考。

　?。ㄒ唬?nbsp;項目內(nèi)部啟動會議

　　項目內(nèi)部啟動會議指在項目承建方內(nèi)部召開的會議。

　　1、目的

　　會議的目的是讓項目團隊成員對該項目的整體情況（包括項目的建設(shè)背景、項目總體規(guī)劃及項目團隊成員等信息）和各自的工作職責有一個清晰的認識和了解，為日后協(xié)同開展工作作準備；同時獲得領(lǐng)導對項目資源的承諾和保障。

　　2、需要參加會議的人員

　　根據(jù)會議的性質(zhì)和會議的目的，我們可以知道，需要參加項目內(nèi)部啟動會議的人員包括項目團隊全體成員、項目承建方相關(guān)領(lǐng)導等。

　　3、會上需要介紹的主要內(nèi)容

　　項目內(nèi)部啟動會議所需要介紹的主要內(nèi)容包括：項目的建設(shè)背景、項目主要干系人信息、項目的基本需求、項目的總體規(guī)劃（包括項目建設(shè)思路、項目總體計劃等）、項目團隊成員及其分工、項目存在的風險及應對策略和項目資源需求等。

　　其中“項目總體規(guī)劃”、“項目團隊成員及其分工”、“項目存在的風險及其應對策略”和“項目資源需求”是會上需要重點介紹的內(nèi)容。

　?。ǘ?nbsp;項目外部啟動會議

　　項目外部啟動會議指有項目主要干系人參加的項目啟動會議，該會議一般選擇在建設(shè)方或用戶方現(xiàn)場召開。

　　1、目的

　　會議的目的是讓項目建設(shè)方、用戶方、監(jiān)理方（如有）等項目主要干系方對該項目的整體情況（包括項目的建設(shè)背景、項目總體規(guī)劃及項目團隊成員等信息）有一個清晰的認識和了解，讓項目各主要干系方清楚各自的職責和義務，讓項目建設(shè)方、用戶方在項目建設(shè)的過程中所需要給予的支持和配合給予承諾，從而讓各方就項目建設(shè)的相關(guān)事宜達成共識。

　　2、需要參加會議的人員

　　根據(jù)會議的性質(zhì)和會議的目的，我們可以知道，需要參加項目外部啟動會議的人員包括項目建設(shè)方、用戶方、項目監(jiān)理方相關(guān)領(lǐng)導和項目負責人，項目承建方領(lǐng)導，項目團隊核心成員等。

　　3、會上需要介紹的主要內(nèi)容

　　項目外部啟動會議所需要介紹的主要內(nèi)容包括：項目的建設(shè)背景、項目主要干系方領(lǐng)導和項目負責人、項目的基本需求、項目的總體規(guī)劃（包括項目建設(shè)思路、項目總體計劃等）、項目各主要干系方的責任和義務項目存在的風險及其應對策略和在項目的建設(shè)過程中項目建設(shè)方、用戶方所需要給予的支持和配合等。

其中，“項目總體規(guī)劃”、“項目各主要干系方的責任和義務”和“項目建設(shè)過程中項目建設(shè)方、用戶方所需要給予的支持和配合”是會上需要重點介紹的內(nèi)容。

　　結(jié)束語

　　需要注意的是，由于項目啟動會議主要是信息展示而不是討論，一般時間都比較短，因此一些需要與會各方認可或承諾的事宜，需要在啟動會議前溝通清楚，否則會嚴重影響啟動會議的效果。

　　另外，根據(jù)項目的實際情況，項目的內(nèi)、外部啟動會議也可以合二為一，但項目經(jīng)理一定需要兼顧各與會者所關(guān)心的內(nèi)容。

　　能否開好項目啟動會議，關(guān)鍵取決于前期準備工作是否做得充分和到位，當然啟動會議文稿的組織、會議的形式、項目經(jīng)理的臨場表達也非常重要。

　　“片言以居要，一目能傳神”，愿我們的項目經(jīng)理，能充分利用項目啟動會議上有限的時間，達到非常的效果；同時借用項目啟動會議這一契機，用團隊的智慧點亮項目前進道路上的明燈。

　　主要參考文獻：

　　[1] 《IT項目管理》凱西斯瓦爾貝 著 王金玉等 譯
　　[2] 《項目管理知識體系指南》 （美）項目管理協(xié)會  著 中國電子工業(yè)出版社