適合項目管理的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)制度研究方法

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　　項目存在于組織當中，企業(yè)只是其中一種比較常見的組織類型，為了便于說明問題，在后續(xù)的內容中，僅涉及企業(yè)中項目管理方面的問題，但這并非意味著項目總是在企業(yè)內部的，有時它會超越企業(yè)，在一個項目中包有多個企業(yè)的參與。在其它類型的組織中，項目、項目管理與組織的關系，與此非常相似，就不再展開。

　　項目管理對于企業(yè)的重要性

　　決策能力和執(zhí)行能力，是企業(yè)發(fā)展不可或缺的兩種基本能力。以往人們普遍關注企業(yè)的決策能力，但是在加速發(fā)展、不斷變化的內部和外部壓力下，企業(yè)的執(zhí)行能力越來越受到人們的重視。如果每一次機會都能把握好，每一次努力都能達到預期的目的，也就是企業(yè)具有極強的執(zhí)行能力，這時公司的生存和發(fā)展，一定能夠得到有效的保障。

　　項目管理就是企業(yè)執(zhí)行能力的具體體現(xiàn)。項目管理，就是為了達到特定的目標而綜合運用各種方法、技術、技巧等，對項目的范圍、時間、成本和質量進行有效的管理。項目管理在面向目標的同時更關注過程，使項目過程能夠緊緊圍繞目標發(fā)展。企業(yè)無論是已經(jīng)確定了戰(zhàn)略目標，還是為了生存而疲于奔命，它的每一次行動，其實都是一個項目，通過每一個具體項目的執(zhí)行，達到一個個具體的目標，通過完成這些具體的目標，從而實現(xiàn)企業(yè)的生存和發(fā)展，進而實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標。因此，對項目的管理能力，直接反映出企業(yè)的執(zhí)行能力。

　　項目管理與傳統(tǒng)網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)的關系

　　在傳統(tǒng)的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)理論中，已經(jīng)對于企業(yè)的戰(zhàn)略決策、市場營銷、新產品開發(fā)、企業(yè)運營、人力資源管理、財務管理等基本職能，進行了深入、細致的研究和總結，已經(jīng)形成了一套成熟的管理方法體系，近年來又在信息技術管理、知識管理等方面得到不斷的補充和完善。應該說，從傳統(tǒng)企業(yè)的各個職能角度，相關的理論是成熟的，企業(yè)中的職能機構，往往也是按照專業(yè)特點而設置的。但是，市場在不斷地發(fā)展、變化，特別是外部競爭的不斷加劇，使得企業(yè)必須具備高效的響應能力，當出現(xiàn)任何新的機會時，必須能夠及時、有效的協(xié)調內部和外部資源，通過必要的項目過程，達成企業(yè)的具體目標。而這種項目的組織，一般都需要不同的專業(yè)技能相互配合，所以往往會跨越企業(yè)的各項職能，跨越組織內部不同的機構。從另一方面，項目是為了完成具體目標的，當目標尚未確定，或者目標已經(jīng)達到，則針對具體目標的項目也就不會存在，這也就是項目的臨時性的特點，導致企業(yè)中對項目的動態(tài)管理，與日常相對穩(wěn)定的部門管理有很大不同，比較突出的例子，就是對項目和項目成員的績效考核，與傳統(tǒng)部門及部門中的成員的績效考核，兩者之間就存在著很大的不同。第三，也是更重要的一個方面，就是在具體項目中，項目經(jīng)理具有很大的權力，但項目經(jīng)理這個頭銜是由于項目的存在而存在的，是臨時的，不屬于傳統(tǒng)組織中的權力體系中，但有時卻又會超越傳統(tǒng)的權力體系，這就會對企業(yè)的權力體系、企業(yè)文化等方面，產生比較大的沖擊和挑戰(zhàn)，這在矩陣式的項目組織體系中表現(xiàn)得更加突出。因此，在現(xiàn)代企業(yè)中，職能化管理和項目管理，兩者不可偏廢，需要根據(jù)各自的特點，有機地結合，相得益彰，才能使企業(yè)健康地發(fā)展。

　　l、項目過程與企業(yè)的關系

　　企業(yè)中的項目自然屬于企業(yè)，所以企業(yè)是項目的生態(tài)環(huán)境。企業(yè)為項目設定目標、提供資源、控制過程和獲取成果，這與現(xiàn)代項目管理理論中項目包括的五大過程——啟動、計劃、執(zhí)行、控制和收尾，是對應的。在項目啟動過程中，企業(yè)為項目設定項目目標、落實項目責任；在計劃過程中，企業(yè)為項目準備所需的資源，或者是獲取資源的手段；在控制過程中，除了項目的自我控制外，企業(yè)也會在必要的環(huán)節(jié)上進行控制；在項目收尾過程中，企業(yè)獲取最終的項目成果；只有項目的執(zhí)行過程，完全是項目團隊的責任，企業(yè)基本不會越俎代庖。由此可見，在項目的各個過程中，項目管理與網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，存在著密切的關系，企業(yè)的管理制度，直接影響著項目的各個過程。因此，一個企業(yè)的管理制度能否有效地支持項目管理的需要，直接關系到項目的工作方式，影響著項目管理的工作效率，最終導致項目的成敗。

　　建立企業(yè)項目管理制度需要具備的前提條件

　　前面已經(jīng)提到，在傳統(tǒng)的職能化網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)體系中，企業(yè)所需要的各項基本職能都必須首先完備：

　　1、企業(yè)的戰(zhàn)略是清晰的，企業(yè)非常清楚自己的目標，包括自身在市場中的定位，自己的優(yōu)勢、劣勢，知道自己想要什么。例如在一定階段中，有的企業(yè)主要追求市場份額，有的追求營業(yè)額，有的追求利潤率，企業(yè)的戰(zhàn)略將直接影響著對項目的選擇和項目目標的設定。

　　2、市場營銷、新產品開發(fā)和日常運營，是企業(yè)的三項重要職能，而項目往往會貫穿這三項職能，至少與三項職能也是密切相關、相互影響的。企業(yè)的存在，必然需要對外提供產品（或服務），這三項職能都將圍繞著企業(yè)的產品而工作，產品管理是企業(yè)的一條主要線索。不同產品由于其自身特點的不同，所要求的產品開發(fā)方法不同、生產工藝不同、市場策略不同，總之，不同企業(yè)的產品管理體系會存在很多不同。例如軟件開發(fā)項目，項目的提交成果是軟件，那么針對軟件產品的軟件工程方法，就直接決定了項目需要經(jīng)過需求分析、設計、開發(fā)、測試等必要的過程，不同企業(yè)還會根據(jù)自己的特點需要，在軟件過程中提出不同的要求。項目管理方法是一種通用的管理方法，凡是面向具體目標對過程進行管理的企業(yè)活動，都可以采用項目管理方法。不同的項目成果，產出不同的產品，所需要的生產工藝也不盡相同，對項目管理而言，就是由不同生產工藝決定的項目活動的硬邏輯（hard logic）不同，所要求的資源也不同，從而具體項目過程和具體管理要求也就存在不同。因此，雖然項目管理方法作為一種方法論，具有著普遍意義，但是在具體企業(yè)的項目管理中，還需要與具體項目內容的專業(yè)特點相結合，才能使其落到實處，具有可操作性。正是項目管理的這一特點，就要求企業(yè)必須首先具備產品管理的規(guī)范，項目管理的過程必須能夠體現(xiàn)并滿足產品管理規(guī)范的要求，產品管理規(guī)范至少包括工藝過程的規(guī)范和成果質量的規(guī)范，由此來指導、約束項目的過程和成果。

　　3、人力資源管理和財務管理，直接管理著企業(yè)的核心資源，為企業(yè)的各項活動提供支持。項目作為企業(yè)的一種活動方式，必然需要企業(yè)提供資源的支持，人力資源和資金，都是項目所需要的基本資源，當項目所需要的某些資源企業(yè)不具備的時候，就需要從外部采購。在許多企業(yè)中，將項目視為一種投資行為是非常恰當?shù)模椖克枰馁Y金和管理項目的人，是開展項目的重要前提。因此，企業(yè)中的人力資源管理和財務管理，必須也是完備的，能夠有效地支持企業(yè)的各項活動。

　　企業(yè)項目管理制度研究方法

　　研究企業(yè)的項目管理制度，通常存在兩種思路。一種是以企業(yè)現(xiàn)有的管理制度為基礎，各個職能部門都有自己的管理要求，通過項目管理制度將這些管理要求聯(lián)系起來。另一種是以項目管理的需要為出發(fā)點，首先確定適宜的項目管理流程和制度，然后結合企業(yè)已有各職能部門的要求，對項目管理制度和職能部門的管理制度進行調整，使兩方面有機地結合起來。這兩種方法，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況來選擇。如果企業(yè)各項基礎職能管理已經(jīng)比較完備，運行比較穩(wěn)定，就可以考慮采用第一種方法。如果企業(yè)的基礎職能尚在不斷調整、完善之中，則可以考慮采用第二種方法，將基礎的職能管理和項目管理通盤考慮，一次到位，這樣可以大大提高工作效率，降低企業(yè)內部因多次調整所帶來的不穩(wěn)定性，同時也能夠使職能管理和項目管理能夠更有效地配合。

　　無論采用哪一種方法，我們都可以按照下面的步驟來進行：

　　1、確定在項目管理的整個過程以及各個知識領域中，有哪些環(huán)節(jié)牽扯到項目管理之外的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)的內容，會受到企業(yè)的管理制度的制約。

　　2、在這些環(huán)節(jié)中，確定必須由網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)制度承擔的責任，和必須由項目經(jīng)理（項目組）來承擔的責任。

　　3、對于那些既可以屬于網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)制度，也可以屬于項目管理范疇的部分，將來可以根據(jù)企業(yè)的各種可能情況進行分析。

　　4、將上述分析結果按照項目管理的完整過程貫穿起來，形成圍繞項目管理的完整體系。這個體系被分成三個部分，一是必須由網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)制度來約束的，二是必須由項目管理來負責的，三是可以根據(jù)企業(yè)具體情況具體安排，既可以屬于企業(yè)的管理制度，也可以屬于項目管理的范疇。

　　5、在具體的企業(yè)中，通過對第三部分的分析和確定，即可明確出具體企業(yè)中項目管理和網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)兩者之間的邊界和配合關系，明確項目經(jīng)理的權力范圍，為項目管理提供一個相對適宜的外部生態(tài)環(huán)境。

　　6、隨著項目管理制度的施行，可以根據(jù)需要不斷調整，不斷改進。

　　根據(jù)以上的思路，我們整理出項目管理知識領域各項內容在企業(yè)職能與項目之間分配的基礎模版，說明一般情況下，哪些工作由企業(yè)負責，哪些工作由項目負責，哪些工作可以由企業(yè)或項目負責?；诖四０妫Y合具體企業(yè)的實際情況，就可以比較快地定義出企業(yè)中項目管理與網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)在權責方面的邊界，指導企業(yè)逐步建立起項目管理的制度體系。

　　項目管理與職能管理的邊界清楚后，下一步就是分別從項目和職能兩個角度，分別整理項目管理的制度體系和職能管理的職能體系。

　　1、在項目管理體系方面，以PMI的項目基本過程為基礎，結合企業(yè)實際情況，形成具體的項目管理流程，根據(jù)項目管理所具有的權責，明確項目管理的有關制度，并強調需要與網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)保持溝通的內容和時機，明確各項問題的報告路線。

　　2、從職能角度，在界定清楚項目與企業(yè)的權責邊界后，還需要從職能的角度，調整原有的管理制度和流程，特別是將原來一管到底的職責，分割出一部分交給項目來管理，并明確出由項目管理的部分與相應職能部門的管理部分之間如何銜接，其目的是仍要保持各職能管理體系的完整性。例如在人力資源管理中，項目需要對其內部人力資源進行一定的管理，項目中對人員的考核與公司人力資源管理部門對員工的考核，就需要銜接、配合；再如在成本管理方面，項目的成本管理體系，應該屬于公司的成本管理體系的一個組成部分，兩者也應該是一致的、連續(xù)的。對各職能管理體系的相應調整工作如果不及時跟進，會導致新的項目管理體系與公司管理體系的脫節(jié)，甚至還會產生出新的矛盾。

　　總之，項目管理體系與職能管理體系是相互配合、密不可分的，兩者需要不斷協(xié)調，求得均衡，它們共同構成了企業(yè)的完整管理體系。