企業(yè)IT部門成本管理研究

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　　自從1981年沈陽第一機(jī)床廠從德國工程師協(xié)會引入MRPⅡ軟件以來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和管理理念的進(jìn)步，各種各樣的企業(yè)信息化項(xiàng)目接踵而來，企業(yè)資源計劃（ERP）、客戶關(guān)系管理（CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）及企業(yè)流程再造（BPR）等等，國內(nèi)各種企業(yè)爭相花巨資對企業(yè)進(jìn)行信息化改造，成立專門的IT部門，設(shè)立CIO，仿佛搭上信息化快車，企業(yè)便可以高枕無憂地進(jìn)入新經(jīng)濟(jì)時代了。然而有專家調(diào)查發(fā)現(xiàn)，從1981年沈陽第一機(jī)床廠從德國工程師協(xié)會引入MRPⅡ軟件到2002年的20多年時間里，企業(yè)ERP應(yīng)用情況不容樂觀，按期按預(yù)算成功實(shí)施實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成的企業(yè)占10%-20%，沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成的或?qū)崿F(xiàn)部分集成的企業(yè)占30%-40%，而失敗的卻占50%，在實(shí)施成功的企業(yè)中大多是外資企業(yè)。國外的調(diào)查也存在類似情況，英國Kalido于2001年12月12日公布了有關(guān)企業(yè)信息管理的調(diào)查結(jié)果。調(diào)查顯示，96%的企業(yè)對于本公司的信息管理系統(tǒng)感到不滿。引人深思的是該調(diào)查是由美國Harte-Hanks以全球500強(qiáng)企業(yè)以及財富1000企業(yè)中的171家公司為對象通過問卷方式實(shí)施的。調(diào)查對象中，40%以上的企業(yè)年交易額超過20億美元。回答目前的信息系統(tǒng)不能靈活因應(yīng)變化的企業(yè)約占60%；對于資料的精度表示擔(dān)心的企業(yè)約占60%；60%以上的企業(yè)正在策劃有關(guān)數(shù)據(jù)及信息的整合計劃。國內(nèi)外數(shù)字表明企業(yè)信息化投資成功率很低。一方面是巨額的不惜代價的投入，一方面是不能令人滿意的產(chǎn)出效果，這讓企業(yè)的CIO們感到極大的壓力。造成這種困境的一個重要原因是企業(yè)缺乏對IT部門的成本管理。

　　在互聯(lián)網(wǎng)泡沫時期，企業(yè)對IT部門的成本支出幾乎處于失控狀態(tài)，大把“燒錢”是這一時期的生動寫照。但嚴(yán)酷的市場競爭現(xiàn)實(shí)讓企業(yè)不得不考慮IT部門對企業(yè)價值增加的貢獻(xiàn)，考慮IT部門的成本快速增長的合理性。雖然越來越多的人士認(rèn)為到IT部門的服務(wù)是一個企業(yè)或一項(xiàng)業(yè)務(wù)不可缺少的支持，但I(xiàn)T成本的快速增加影響了企業(yè)對IT部門的進(jìn)一步投入，甚而影響新的IT服務(wù)項(xiàng)目的開發(fā)。為了衡量IT部門工作績效，同時IT部門也想證明自身所做的努力，無論是IT服務(wù)的接受者還是IT部門本身都需要清楚提供一項(xiàng)IT服務(wù)的真實(shí)成本是多少，IT部門是如何管理控制這些成本的。IT部門的成本管理與控制被提到議事日程。

　　一、企業(yè)IT部門成本構(gòu)成分析

　　正確理解成本的分類及其性質(zhì)，是有效控制成本的前提。IT部門發(fā)生的成本主要包括：硬件成本；軟件成本；人力資源成本；場所成本，包括計算機(jī)房、辦公室及其他設(shè)備用房如測試室、培訓(xùn)室、空調(diào)等；外包服務(wù)成本，即從外部組織購買服務(wù)的成本，它可以是購買應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)也可以是數(shù)據(jù)中心的建設(shè)，因此成本中包括硬件軟件等不同成本類型，但由于服務(wù)提供方不愿提供詳細(xì)的成本數(shù)據(jù)等原因，很難將外包服務(wù)成本分解為最基本的成本類型，因此將它單獨(dú)列出作為一類；轉(zhuǎn)移成本，對于跨國公司或較大的企業(yè)，通常都有較為復(fù)雜的內(nèi)部會計核算體系，在組織內(nèi)部不同的部門之間相互提供產(chǎn)品或服務(wù)時，要制定一個轉(zhuǎn)移價格，轉(zhuǎn)移價格對于提供產(chǎn)品或服務(wù)的部門來說表示收入，對于使用這些產(chǎn)品或服務(wù)的購買部門來說則表示成本，即轉(zhuǎn)移成本。通常包括：硬件、軟件（公司財務(wù)部門為IT部門成本管理制定的控制機(jī)制）、人力資源成本（公司人力資源部門收取的人力資源費(fèi)用）、場所成本（主要由公司設(shè)施管理部門收取的費(fèi)用）。我們可以根據(jù)成本管理的不同需要，按不同的標(biāo)準(zhǔn)將這些成本分成不同種類。

　　1.根據(jù)成本的可追溯性劃分為直接成本與間接成本。

　　直接成本是指可以追溯到個別產(chǎn)品、服務(wù)或部門的成本叫做直接成本。例如IT部門為其他部門或企業(yè)外的客戶提供某項(xiàng)IT服務(wù)而直接耗費(fèi)的資源，這一資源的耗費(fèi)只與該項(xiàng)服務(wù)有關(guān)，則這些耗費(fèi)就是直接成本。間接成本是指由幾項(xiàng)服務(wù)或部門共同引起的成本叫做間接成本。例如IT部門的管理費(fèi)用，它不是專為某項(xiàng)服務(wù)或部門而發(fā)生的，因此算作IT部門的間接成本。

　　2.根據(jù)成本性態(tài)劃分為固定成本與可變成本。

　　成本性態(tài)是指成本總額對業(yè)務(wù)量的依存關(guān)系。業(yè)務(wù)量是指組織的生產(chǎn)經(jīng)營活動水平的標(biāo)志量。它可以是產(chǎn)出量也可以是投入量；可以使用實(shí)物量、時間度量，也可以使用貨幣度量。當(dāng)業(yè)務(wù)量變化以后，各項(xiàng)成本有不同的性態(tài)，大體可以分為：固定成本和變動成本。

　　固定成本是指不受業(yè)務(wù)量影響的成本。它包括硬件、軟件及建筑物的投資，但這不是指硬件、軟件及建筑物的購置價格，而是其每月或每年的折舊。這些折舊無論業(yè)務(wù)量增加還是降低，一直保持穩(wěn)定，這就是IT服務(wù)部門的固定成本。

　　變動成本是指隨著業(yè)務(wù)量增長而正比例增長的成本。例如，IT人員工資、打印機(jī)墨盒、紙張、電力等的耗費(fèi)都會隨著IT服務(wù)提供量的增加而增加，這些就是IT部門的變動成本。

　　3.根據(jù)成本的性質(zhì)劃分為資本成本和營業(yè)成本。

　　為購置長期使用的資產(chǎn)而發(fā)生的成本叫做資本成本。這些成本一般以一定年限內(nèi)的折舊體現(xiàn)在會計科目中。所以資本成本一般指折舊而不是購置資產(chǎn)的價格。營業(yè)成本是指日常發(fā)生的與形成有形資產(chǎn)無關(guān)的成本。例如硬件、軟件的維護(hù)費(fèi)用、保險費(fèi)以及許可證費(fèi)用等。

　　此外根據(jù)管理人員對成本項(xiàng)目的可控性可劃分為可控成本與不可控成本：如果管理人員可以控制成本或?qū)Τ杀舅接兄卮笥绊?，這種成本就叫做可控成本。管理人員不能對其發(fā)生重大影響的成本叫做不可控成本。許多成本不能由人完全控制。在區(qū)分可控成本與不可控成本時，要特別注意管理人員是否有能力影響成本。

　　二、企業(yè)IT部門的成本管理目標(biāo)

　　由于企業(yè)是若干部門共同構(gòu)成，每個部門都有自己的目標(biāo)，所以對IT部門的成本管理的立足點(diǎn)，就十分關(guān)鍵。對企業(yè)IT部門的成本管理應(yīng)以企業(yè)為中心，站在企業(yè)的角度進(jìn)行分析。企業(yè)對IT部門的成本管理，并不是單純追求成本最低，利潤最大化，而不考慮其他各部門的利益。也不是以犧牲其他部門或企業(yè)的利益為代價而使IT部門獲取超額利潤。企業(yè)各成部門之間是為了共同的目標(biāo)——增加提高企業(yè)價值而形成的一種利益關(guān)系，如果各部門之間沒有利益關(guān)系，不進(jìn)行內(nèi)部核算的話，企業(yè)便會缺少對各部門行動的有效控制，缺乏對各部門工作績效的有效評價和獎懲。這影響到企業(yè)各部門的工作積極性和效果，進(jìn)而影響到企業(yè)的生存與發(fā)展。所以，企業(yè)IT部門的成本管理的目標(biāo)可以這樣定義：是企業(yè)追求企業(yè)價值最大為前提的IT服務(wù)的成本優(yōu)勢。

　　具體而言，成本管理中應(yīng)能使IT部門管理者：基于成本效益原則對每項(xiàng)IT服務(wù)做出決策；以可靠的數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)制定預(yù)算計劃；采取商業(yè)化形式實(shí)施IT服務(wù)及其相關(guān)投資；以商業(yè)化模式審視IT服務(wù)，以成本補(bǔ)償為基礎(chǔ)制定投資計劃等等。

　　三、IT部門成本管理模式設(shè)計

　　所謂成本管理是指以預(yù)算成本為限額，按限額開支成本和費(fèi)用，以實(shí)際成本和預(yù)算成本比較，衡量活動的成績和效果，并以例外管理原則糾正不利差異，以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)以至超過預(yù)期目標(biāo)。因此成本管理模式應(yīng)包括：預(yù)算、IT會計記錄、企業(yè)內(nèi)部核算以及成本分析與考核。

　　1、預(yù)算

　　預(yù)算是指組織按照一定的業(yè)務(wù)量水平及質(zhì)量水平，估計各項(xiàng)成本，計算預(yù)算成本，并以預(yù)算成本為控制經(jīng)濟(jì)活動的依據(jù)，衡量其合理性。當(dāng)實(shí)際狀態(tài)和預(yù)算有了較大差異時，要查明原因并采取措施加以控制。編制預(yù)算是以預(yù)算項(xiàng)目的成本預(yù)測及IT服務(wù)工作量的預(yù)測為基礎(chǔ)的。

　?。?）預(yù)算項(xiàng)目的成本預(yù)測

　　預(yù)算項(xiàng)目一般按照成本項(xiàng)目劃分，一旦確定一般要保持穩(wěn)定，這樣一是可以使企業(yè)了解其成本變動趨勢，進(jìn)行縱向比較，也可以與其他企業(yè)之間進(jìn)行橫向比較，二是為成本管理活動提供了一個簡單的處理基礎(chǔ)，如折舊可以按照成本類型的不同分別進(jìn)行處理。

　　在預(yù)算編制時，各預(yù)算項(xiàng)目的成本一般都是未知的，如加班工資、外部網(wǎng)收費(fèi)等，因此必須對其進(jìn)行預(yù)測。預(yù)測這些成本是以從前IT會計年度的成本數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)或以未來工作量的預(yù)測為基礎(chǔ)進(jìn)行的。IT成本管理必須謹(jǐn)慎地估計不可控制的成本的變化。

　　（2）IT服務(wù)工作量預(yù)測

　　IT工作量是成本變化的一個主要原因之一，因此，在編制預(yù)算的時候，要預(yù)測未來IT工作量。不僅成本管理活動需要估計工作量，在服務(wù)級別管理和容量管理中也需要對工作量進(jìn)行預(yù)測。工作量預(yù)測是以工作量的歷史數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，考慮數(shù)據(jù)的更新與計劃的修改，得出未來IT工作量。

　　2、會計記錄

　　會計記錄是跟蹤監(jiān)測IT部門或組織的費(fèi)用是如何形成的書面記錄。包括各種分類賬，由會計人員進(jìn)行管理。會計記錄非常重要，它是人們認(rèn)識、識別與IT部門有關(guān)的成本，了解費(fèi)用的去向的工具，可以幫助企業(yè)計算向企業(yè)內(nèi)部及外部客戶提供每一項(xiàng)服務(wù)的成本，指出在提供服務(wù)過程中資金的去向，提供IT成本效益分析或投資回報分析數(shù)據(jù)，描述成本的變化趨勢。IT會計的基本原則與其他業(yè)務(wù)活動的會計原則沒什么兩樣。

　　IT會計最主要的工作是定義成本要素，成本要素是成本項(xiàng)目的進(jìn)一步細(xì)分，例如，硬件可以再分為辦公室硬件、網(wǎng)絡(luò)硬件以及中心服務(wù)器硬件。這有利于識別的每一項(xiàng)成本都較容易地填報在成本表中。成本要素結(jié)構(gòu)一般在一年當(dāng)中是相對固定的。定義成本要素結(jié)構(gòu)一般可以按部門、按客戶或按產(chǎn)品劃分。對IT部門而言，理想的方法應(yīng)該是按照服務(wù)要素結(jié)構(gòu)定義成本要素結(jié)構(gòu)，這樣可以使硬件、軟件、人力資源成本等直接成本項(xiàng)目的金額十分清晰，同時有利于間接成本在不同服務(wù)之間的分配。服務(wù)要素結(jié)構(gòu)越細(xì)，對成本的認(rèn)識越清晰。

　　3、內(nèi)部核算

　　內(nèi)部核算是指向接受IT部門服務(wù)的客戶收取費(fèi)用，進(jìn)行成本效益核算的過程。內(nèi)部核算包括收費(fèi)的對象確定和計算收費(fèi)額的方法的選擇。良好的內(nèi)部核算體系是以存在有效的會計系統(tǒng)，完善的會計記錄為前提。如果接受IT服務(wù)的客戶是組織外部的客戶，則收取費(fèi)用作為提供服務(wù)的回報，如果接受IT服務(wù)的客戶是企業(yè)內(nèi)部其他部門，則用模擬方式進(jìn)入適當(dāng)?shù)臅嬁颇?，以反映IT部門的活動效果及其對應(yīng)部門的活動耗費(fèi)。

　　進(jìn)行內(nèi)部核算的目的有兩個：防止成本轉(zhuǎn)移帶來的部門間責(zé)任轉(zhuǎn)嫁，使每個責(zé)任中心都能作為單獨(dú)的組織單位進(jìn)行業(yè)績評價；作為一種價格引導(dǎo)下級部門采取明智的決策，IT部門據(jù)此確定提供產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量，IT服務(wù)需求部門據(jù)此確定所需要的產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量。但是，這兩個目的往往有矛盾。能夠滿足評價部門業(yè)績的轉(zhuǎn)移價格，可能引導(dǎo)部門經(jīng)理采取并非對企業(yè)最理想的決策；而能夠正確引導(dǎo)部門經(jīng)理的轉(zhuǎn)移價格可能使某個部門獲利水平很高而另一個部門虧損。因此很難找到理想的轉(zhuǎn)移價格，而只能根據(jù)企業(yè)的具體情況選擇基本滿意的解決辦法。常見的定價方法有：成本法、成本加成定價法、現(xiàn)行價格法、市場價格法、固定價格法等。

　　4、成本分析與考核

　　IT會計人員將每月、每年成本、收益、工作量、服務(wù)水平等的實(shí)際數(shù)據(jù)與相應(yīng)的預(yù)算、計劃數(shù)據(jù)相比較，確定其差額，發(fā)現(xiàn)有無例外情況。對存在的例外情況，要進(jìn)行差異分析。

　　差異分析是指確定差異的數(shù)額，將其分解為不同的差異項(xiàng)目，并在此基礎(chǔ)上調(diào)查發(fā)生差異的具體原因并提出分析報告。通過差異分析，找到造成差異的原因，分清責(zé)任，采取糾正行動，實(shí)現(xiàn)降低成本的目的。

　　四、開展IT部門成本管理的難點(diǎn)與建議

　　目前在國內(nèi)外的企業(yè)在嘗試實(shí)施IT的成本管理，但在實(shí)施過程中遇到了各種問題。

　　第一，缺少既懂IT又熟悉會計知識的人員，致使IT部門成本管理模式有待完善。成本管理活動對于IT人員和會計人員而言都是一個新事物，往往由于會計人員對IT業(yè)務(wù)不熟悉或IT人員對成本模型、收費(fèi)機(jī)制等缺乏充分認(rèn)識，致使成本管理模式設(shè)計不完善，造成成本管理系統(tǒng)無效。

　　第二，高層管理人員對IT服務(wù)的成本管理缺乏認(rèn)識，導(dǎo)致各部門之間不能有效的協(xié)調(diào)，致使不能獲得成本管理相關(guān)信息，成本管理過程不能嚴(yán)肅認(rèn)真的執(zhí)行。IT部門的成本監(jiān)測、計算、補(bǔ)償?shù)榷夹枰髽I(yè)其他部門的相關(guān)計劃信息，沒有企業(yè)高層的協(xié)調(diào)，這些計劃的詳細(xì)信息通常不容易獲得，成本管理也就流于形式。

　　第三，IT成本管理本身的成本效益問題。對IT部門實(shí)行成本管理本身也是存在成本和風(fēng)險的，因此實(shí)施成本管理要考慮實(shí)行成本管理而帶來的效益是否高于為之付出的代價。如果否，那么實(shí)行成本管理是無效的。

　　對IT部門實(shí)施成本管理是企業(yè)追求企業(yè)價值最大化的必然選擇，因此我們必須做好以下工作，逐步完善IT部門成本管理模式：

　　一是加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化企業(yè)全員成本管理意識，議建立數(shù)據(jù)搜集機(jī)制，建立起采集包括：工作量、服務(wù)種類、客戶、成本、資源存量等數(shù)據(jù)的采集點(diǎn)。

　　二是加強(qiáng)員工培訓(xùn)工作，對IT部門成本管理系統(tǒng)的每位員工都要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。對原IT人員要加強(qiáng)會計知識技能的培訓(xùn)，理解會計原理及本質(zhì)；對于原財務(wù)人員則要加強(qiáng)IT知識技能的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使所有IT財務(wù)管理人員都能理解會計原理以及IT服務(wù)管理各流程的基本原則。

　　三是進(jìn)行成本管理的可行性研究?？尚行砸簿褪菍?xiàng)目的“必要性”、“可能性”和“合理性”等問題進(jìn)行分析論證。對IT服務(wù)實(shí)行成本管理是否必要、有無實(shí)現(xiàn)的可能性，實(shí)行成本管理是否符合成本與效益原則，是計劃階段應(yīng)該回答的問題。可行性研究的主要工作包括：確定實(shí)行成本管理所需的人、財、物等資源；界定與組織其他部門的財務(wù)界限；定量分析實(shí)行IT成本管理的成本與效益，評價其合理性等，有效解決IT部門成本管理自身的成本效益問題。