管理信息系統(tǒng)在監(jiān)理企業(yè)的應(yīng)用

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　　一、前言

　　在今天的知識經(jīng)濟時代，企業(yè)對知識和信息的有效管理日益緊迫。作為知識經(jīng)濟的典型產(chǎn)物——網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)信息系統(tǒng)在這新一輪的競爭中必將起到不可替代的作用。它為企業(yè)提供了這樣一個平臺：從配合企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，使企業(yè)的各種資源盡量做到最優(yōu)配置，從而提高企業(yè)的核心競爭力，提高企業(yè)的效率和效益，使企業(yè)的高層決策、中層控制和基層動作整合集成、有序協(xié)調(diào)并最終高效運作。

　　申都工程咨詢有限公司的主要業(yè)務(wù)是設(shè)計審圖，、設(shè)計咨詢、項目管理和施工監(jiān)理。近年來，公司在推廣和應(yīng)用計算機技術(shù)方面花費了大量的人力和物力，取得了一些實際效果，但由于未建立網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)信息系統(tǒng)，信息資源不能及時檢索，充分共享，難以指導(dǎo)經(jīng)營、生產(chǎn)。存在的問題有：

　　（1）合同管理粗糙，信息流轉(zhuǎn)不暢，客戶管理系統(tǒng)未建立；

　?。?）審查人力調(diào)配不合理，人員間缺乏溝通渠道，審查時間難以控制；

　?。?）檔案管理秩序不佳；

　　（4）經(jīng)營贏利情況分析不便，難以作為差異化戰(zhàn)略制定決策的依據(jù)。

　　二、開發(fā)思路

　　針對上述存在的問題，公司確立了“整體設(shè)計、分部實施、重點突破、務(wù)求實效”的開發(fā)思路，并明確了管理信息系統(tǒng)應(yīng)為戰(zhàn)略和管理決策服務(wù)。公司以現(xiàn)有業(yè)務(wù)、準備開發(fā)的業(yè)務(wù)及行政管理業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，設(shè)立不同業(yè)務(wù)的流程模塊，最終形成管理決策支持輔助系統(tǒng)。基于此，公司管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃開發(fā)和實施主要包括以下幾個方面：

　　決策支持輔助系統(tǒng)：是整個系統(tǒng)的集成和樞紐，是信息匯集、處理、分析、發(fā)布和反饋的中心。它將對公司內(nèi)的經(jīng)營、財務(wù)、人事、生產(chǎn)、服務(wù)等各項指標(biāo)提出分析，它也將為公司內(nèi)部門與部門之間、員工與員工之間的信息流動和資源共享提供通暢的渠道，為公司決策層提供及時準確的第一時間、第一手信息。

　　人力資源管理分系統(tǒng)：對公司的人力資源進行管理和開發(fā)。財務(wù)管理分系統(tǒng)：對公司的財務(wù)情況進行管理。服務(wù)營銷管理分系統(tǒng)：基于CRM的理念對公司的營銷和服務(wù)情況進行管理。全部營銷信息將進入系統(tǒng)，使?fàn)I銷工作貫穿整個服務(wù)流程并與各部門有效協(xié)調(diào)。

　　項目管理分系統(tǒng)：將是各業(yè)務(wù)模塊中最大的一個模塊。包含前期策劃、投資分析管理、設(shè)計管理、咨詢管理、施工監(jiān)理管理、造價控制等各分部。根據(jù)項目不同特點和業(yè)主的不同要求，對項目進行整體的電子化管理。

　　施工圖設(shè)計審查管理分系統(tǒng)：使施工圖設(shè)計審查的整個流程電子化、規(guī)范化，提高工作效益和效率。

　　以上各個分系統(tǒng)應(yīng)互相銜接和融合，同時，該決策支持輔助系統(tǒng)也是一個不斷完善和開發(fā)的系統(tǒng)。系統(tǒng)的有效實施將擯棄傳統(tǒng)組織中的內(nèi)耗，形成以客戶市場為目標(biāo)的更富有彈性的扁平化的組織機構(gòu)，促使企業(yè)以更快和更靈活的方式應(yīng)對，滿足市場和顧客不斷變化的需求。

　　三、系統(tǒng)設(shè)計

　　根據(jù)確立的開發(fā)思路，系統(tǒng)設(shè)置了如下的一些模塊：

　　（1）經(jīng)營模塊

　　包括經(jīng)營信息、合同信息、客戶信息。經(jīng)營部門將經(jīng)營、合同信息輸入，及時流轉(zhuǎn)到審查部門。同時經(jīng)營部門對客戶的信息進行分析，找出重要的客戶，并針對這些客戶的需求，以其為中心對公司的流程等進行不斷的修整改造和完善。（參見圖1）

　　（2）審查模塊

　　包括整個流程控制、審查過程控制、審查面積控制、審查進度控制、審查報告控制。這里起到關(guān)鍵的承上啟下作用的是資料室而審查部門負責(zé)專業(yè)技術(shù)上的問題。（具體控制參見圖2）

　?。?）人力資源模塊

　　包括審查人員任務(wù)分配、審查人員工作狀態(tài)。這些主要由負責(zé)任務(wù)分配的審查部門的負責(zé)人控制，但公司的各個相關(guān)部門都可以及時了解公司人力資源安排的飽滿度，對公司一段時間內(nèi)的生產(chǎn)能力有一個較為準確的估計。（參見圖3）

　?。?）財務(wù)控制模塊

　　包括項目收款情況、項目欠款情況。（參見圖4）

　?。?）綜合分析模塊

　　包括經(jīng)營趨勢分析、項目利潤分析、成交客戶分析、優(yōu)勢競爭力分析等為公司決策提供幫助。（參見下圖5、圖6）

　　上述模塊既獨立但更重要的是互相聯(lián)系、互相制約、綜合運用，對解決公司的審查時限、審查工作范圍、審查業(yè)務(wù)分配、回款以及決策支持起到了極大的幫助作用。

　　四、實施效果

　　申都工程咨詢公司的項目管理信息系統(tǒng)（目前主要涵蓋施工圖設(shè)計文件審查這一塊業(yè)務(wù)，對項目管理和咨詢略有涉及，但僅指在合同及收費上）從設(shè)想到設(shè)計開發(fā)到投入試運行到正式實施前后歷時一年半。就是在這短短的一段時間內(nèi)，由于項目管理信息系統(tǒng)的使用，使很多原來理不清、搞不明的問題得到了疏理，使公司的運作規(guī)范高效，公司的管理上了一個臺階。

　　1.審查時效問題得到了有效的控制，并獲得了業(yè)主的贊同。

　　審查周期從原來的平均40個工作日降低到了20個工作日之內(nèi)，大大加快了審查速度。同時，由于項目管理信息系統(tǒng)的一部分內(nèi)容也對客戶開放，使他們也能非常清晰的了解自身項目的進展情況，既避免了來回的周折、問訊，節(jié)約了人力和時間，也避免了一些誤解。更大的潛在好處是樹立了公司管理科學(xué)化、制度化、高效化及以客戶利益為上的良好形象，獲得了業(yè)主認可。

　　2.歷年項目未收費問題得到了徹底的清理。

　　通過項目管理信息系統(tǒng)，公司將以往沒有搞清的欠帳重新輸理一遍，使回款情況有了進展，填補了公司的漏洞。

　　3.建立了有效的客戶名單，了解了客戶的需求。

　　依據(jù)項目管理信息系統(tǒng)，申都工程咨詢公司對每一個客戶都有了深刻的了解。他們據(jù)此建立了公司的客戶聯(lián)系、回訪等制度，使經(jīng)營部門的活動更有針對性。現(xiàn)在，公司的經(jīng)營部門效率大為提高，2002年一季度，簽約合同達到了300多萬，洽談合同的簽約率達70％－80％，合同標(biāo)的也有所上升。

　　4.對自身的優(yōu)勢和劣勢有了較為明確的認識。

　　通過項目管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)計分析，申都工程咨詢公司掌握了市場上各種不同類型的建筑審查的成交價格，得出了各種建筑審查的利潤高低，并以此找出了自身競爭差異點。

　　另外，通過該系統(tǒng)的統(tǒng)計分析，現(xiàn)在公司對合同項目的狀態(tài)也非常清楚，哪些是已經(jīng)完成的，哪些是正在審查的，哪些是有待審查的，并且為什么有待審查；公司目前還有多少在手的合同量，屆時是否可以及時拿出報告、人力資源是否能周轉(zhuǎn)得過來等等。這就使得公司在制定下一步的中短期目標(biāo)時有了可靠的數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)。

　　5.公司的人力資源得到了合理的調(diào)配和充分的利用。

　　自從有了這套信息系統(tǒng)，申都工程咨詢公司的審查人員根據(jù)每個人的特長和工作進度的快慢，都可以得到恰如其分的工作量。同時，公司的整體出報告的周期也大大縮短。對于公司而言，投入和產(chǎn)出之間的時效也加快了。

　　五、項目管理信息系統(tǒng)目前在行業(yè)內(nèi)的應(yīng)用情況

　　通過項目管理信息系統(tǒng)在申都工程咨詢公司應(yīng)用的實例，我們可以看到，這套系統(tǒng)對解決建筑咨詢企業(yè)的一些實際問題還是相當(dāng)有效的。

　　正因為如此，申都工程咨詢公司在上海首先開發(fā)應(yīng)用了這套系統(tǒng)以后，在同行中取得了較為明顯的管理優(yōu)勢，在其母公司也引起了很大反響，獲得了好評。2001年下半年，一些有施工圖設(shè)計審查資質(zhì)的上海市工程咨詢企業(yè)到申都工程咨詢公司來學(xué)習(xí)，同時，有5、6家企業(yè)也開發(fā)應(yīng)用了其相應(yīng)的項目管理信息系統(tǒng)，在行業(yè)內(nèi)形成了一定的氣候。由于整個行業(yè)的投入，項目管理信息系統(tǒng)本身也將隨著企業(yè)流程的不斷改造和優(yōu)化而不斷完善。與此同時，政府專管設(shè)計、勘察及施工圖審查質(zhì)量的監(jiān)督部門也于2001年下半年推出了其自行開發(fā)設(shè)計的施工圖設(shè)計文件審查報審備案的管理信息系統(tǒng)，并于2002年7月起在審查機構(gòu)中推行。政府的加入，無疑是對這項工作的極大支持和推動，也為工程咨詢企業(yè)自己的項目管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和實施提供了更廣闊的舞臺。